1、附件2物资采购管理制度参考文本物资采购管理制度一.总则（一）目的为加强公司的采购管理工作，规范公司采购行为，保证采购质量，提高经济效益，依据国家有关招投标的法律、法规有关规定，并结合公司实际经营管理情况，制定本办法。（二）采购管理采购管理包括工程类、物资类和服务类采购的管理范围、组织形式、采购方式、采购计划、采购实施、采购审核、采购合同等全过程管理。（三）适用范围本办法适用于公司及所属分公司和全资子公司的所有采购活动，公司控股公司采购活动参照本办法执行。（四）采购方式采购方式分为招标和非招标方式。招标方式包括公开招标和邀请招标；非招标方式主要包括竞争性谈判、单一来源采购、询价采购以及零星采购。
2、（五）术语与定义1.工程类采购，是指土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程，包含这些工程的新建、改建、扩建和拆除等。2.物资类采购，是指用于公司生产、建设和经营的设备、材料、工器具、消耗性物资、办公用品、劳动保护用品和低值易耗品等。3.服务类采购，是指除物资和工程以外的采购对象，包括勘察、设计、工程监理、咨询等。4.公开招标，是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标5.邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。6.竞争性谈判，是指采购人直接邀请一般三家以上，但不少于两家供应商，就采购项目和谈判文件进行协商谈判，择优确定签约供应商及产品或服
3、务的采购方式。7.单一来源采购，是指采购人就某个采购项目与单一供应商进行洽谈，确定签约价格和签约条件的采购方式。8.询价采购，是指采购人就某个采购项目直接向至少三家及以上供应商发出询价文件邀请其应答和报价，在此基础上进行比较并确定签约供应商的采购方式。9.零星采购，是指公司针对一些单项价值低、需求频率高、不易形成批量的物资进行零散购买的采购方式。二.组织机构和职责（一）董事长办公会(党政联席会)相关职责1.贯彻落实国家有关招投标的法律、法规以及公司有关招投标采购的规章制度；2.审议和批准公司年度需求采购计划；3.审议和批准公司采购项目的采购方式、采购实施方案和采购结果； 4.研究决定公司采购工
4、作的重大事项；5.对公司采购工作实施监督和检查。（二）采购管理小组组长由公司总经理担任，组员由相关部门主要负责人组成。主要职责包括：1.落实董事长办公会的各项采购决议和决定；2.协调、指导和检查公司的各项采购工作；3.负责公司采购工作重大问题的研究并提出处理意见。（三）采购部门公司采购归口管理部门（以下简称“采购部门”）的具体职责：1.组织制定和完善公司有关采购管理制度，规范采购的业务流程和管理程序；2.按最终确定的采购方案及采购结果执行采购工作；3.配合组建和管理公司评标专家库；4.负责监督和检查采购项目的合同履行情况；5.协调解决公司采购工作的质疑。（四）采购相关部门1.公司法律顾问负责审
5、核采购合同文本，对采购工作全过程提供法律保障，提出相关的法律意见和建议。2.公司监事会负责监督检查采购活动。已设立审计、纪检监察部门或人员的单位，则由审计、纪检监察部门或人员负责根据国家和公司相关规定对采购工作进行全过程监督。三.采购方式（一）招标方式1.公司下列范围内的各类采购项目，必须进行招标：（1）大型基础建设项目；（2）大额物资设备；（3）服务类单项合同估算价在100万元（含）以上的；（4）其他按照国家有关规定必须招标的。2.以招标方式采购时，原则上应采取公开招标方式。采取邀请招标的，必须经董事长办公会(党政联席会)履行审批手续，并由采购部门对采用邀请招标的理由及被邀请人的情况进行说明
6、。3.国际招标项目招标程序及管理按照机电产品国际招标投标实施办法等国际招标有关规定执行。4.具备自行组织招标条件的，原则上应按照国家有关规定，自行办理招标。如须委托招标代理机构开展招标的，应严格按照国家有关规定选择有相应资质的招标代理机构代理招标事宜，并签订委托代理合同，明确委托代理范围、期限、职责和工作要求。严格按照国家有关规定及标准，确定招标代理费用。（二）非招标方式1.公司范围内的采购项目，有下列情形之一的，经董事长办公会(党政联席会)批准可以采用非招标方式进行采购：（1）公司必须招标范围外的；（2）公司必须招标范围内，重新招标后有效投标人仍不足三个的；（3）公司必须招标范围内，存在国家
7、规定可不进行招标或不适宜招标等特殊情况。2.可采用竞争性谈判、询价采购方式的情况：（1）公司必须招标范围外的，且金额在5万元以上；（2）满足公开招标、邀请招标条件但经过两次招标失败，报请公司董事长办公会(党政联席会)同意批准后，可以不再进行招标的；（3）技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；（4）采用招标所需时间不能满足公司紧急需要的。3.可采用单一来源采购方式的情况：（1）公司必须招标范围外的，且金额在5万元以上；（2）满足公开招标、邀请招标条件但经过两次招标失败，报请公司董事长办公会(党政联席会)同意批准后，可以不再进行招标的；（3）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；（4
8、）需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的。各单位（部门）应慎重选用单一来源采购方式。根据项目实际情况确需选用的，单一来源采购的理由应充分、必要。4.可采用零星采购的情况：对单项合同估算价在5万元（不含）以下，且不易形成批量的。零星采购由采购部门自行组织实施，并遵循下列基本程序：（1）确定采购需求：采购需求部门负责提出零星采购需求；（2）实施采购工作：采购部门按照货比三家的原则进行比价选择，确定供应商；（3）费用结算：采购部门按要求完成费用结算工作。四.管理内容（一）编制年度需求采购计划1.公司各部门、分子公司在每年2月28日前根据本单位实际需求编制部门、分子公司
9、年度需求计划，要求填报预计需要采购的项目类型、品类、预算价格、需求时间等内容，并上报公司采购部门。2.采购部门负责汇总各部门、分子公司上报的采购计划，编制公司年度采购计划，并上报董事会审批。3.董事会审议通过后由采购部门发文执行。4.年度采购计划内的采购需求发生重大变化，或未列入年度采购计划需要新增采购需求的，由需求部门按提出追加计划，其中：（1）未列入年度采购计划需要新增采购需求的，原则上按季度审批，经董事长办公会(党政联席会)审批后正式纳入公司年度采购计划。（2）若是单项合同估算价超出公司年度预算价格的，采购需求部门必须提供超预算采购情况说明，还须经由公司董事会或股东会审定通过后正式纳入公
10、司年度采购计划。（二）编制采购实施方案采购需求部门根据公司下发的年度需求采购计划，结合实际需求编制部门采购方案，采购方案应包括以下主要内容：采购范围、标包划分、立项批复情况、采购方式、采购对象应具备的资格、评标委员会/谈判人员的组建办法、评定签约的标准、时间进度安排等事项。（三）审批采购实施方案采购实施方案编制完成后，按公司管理规定履行审批程序：1.采购部门在收到采购需求部门采购实施方案后，核对采购需求是否在公司年度需求采购计划之内。2.采购部门审核采购实施方案，并在充分与采购需求部门进行沟通，明确采购需求部门意愿。3.凡是计划采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购方式进行
11、的，采购实施方案均需通过董事长办公会(党政联席会)审批方能执行。4.公司总经理负责审批除公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购采购方式以外所有的采购申请，采购申请批准后由采购实施工作人员负责执行。（四）实施采购1.编制采购文件采购部门（或招标代理机构）负责按照采购方案编制采购文件。采购文件主要由技术文件和商务文件组成。采购文件应当明确商务要求、技术要求、报价文件要求、合同条款以及评定签约的标准等事项。采购文件所列合同条款未使用公司或本单位合同标准文本条款的，应由法律部门或法律归口管理部门参与采购文件的审查。2.审定采购文件采购文件编制完成后，由采购部门负责组织审定采购文件的商务
12、和技术条款。3.发出采购文件按照采购方式，采购部门（或招标代理机构）向采购对象发出招标公告或采购邀请文件并提供采购文件。采购对象应符合采购条件且具有相应的能力，邀请的采购对象一般应在三家以上（单一来源采购除外）。招标公告或邀请文件应对采购项目的需求、回复方式、回复时间等事项作出规定。被邀请参加采购竞争的采购对象应在平等的条件下获取采购文件。4.成立评标委员会或采购工作组采用招标方式的，采购部门（或招标代理机构）负责按照采购方案成立评标委员会，成员由招标人代表以及有关技术、经济方面的专家组成，人数应当是至少5人以上的单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分二。采用非招标方式的，采购部门（或招标代
13、理机构）负责按照采购方案成立相应的采购工作组，成员由招标人代表以及有关技术、经济方面的专家组成，人数应当是至少3人以上的单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分二。5.编制采购报告评标委员会或采购工作组应当根据采购文件确定的评定签约标准进行评审，向采购部门提出采购报告并推荐签约供应商。采购报告应经采购工作组全体成员和监督人员签字。6.成交结果的认定和执行（1）采购部门收到采购报告后，应履行相应的审批程序确定成交供应商。（2）根据确定的成交结果，采购部门通知成交供应商在规定的时间内凭成交通知书组织完成合同的签订。所订立的合同不得对采购文件和成交供应商的响应文件实质性修改；不得再行订立背离合同实质
14、性内容的其他协议。（五）采购文件归档1.采购活动所形成的采购文件应按照档案管理的要求进行妥善保存，不得伪造、变更或销毁，以接受检验监督。2.以采购项目为单位，采购部门负责收集采购文件并提交给采购项目档案管理部门，归档内容参照附件2：采购项目文件归档范围参照表。（六）组织纪律所有参加采购的工作人员应当恪守职业道德，严禁有下列行为：1.将必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的；2.明知本人的亲属或其他利害关系人直接或间接参与本项目的投标，不主动回避；3.私下接触投标人，收受投标人、中介人以及其他利害关系人的财物或者其他好处；4.向供应商透漏采购文件的评审、成交供应商的推荐等情况；5.与
15、投标人相互串通，阻扰、排挤其他投标人公平竞争；6.签订合同时对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改，损害公司利益；7.对潜在供应商实行歧视待遇，或是违法或以不合理的条件限制或者排斥本地区、本系统以外的法人或组织参加采购等限制正当竞争的行为；8.其他违反职业道德和工作纪律的行为。五.监督检查1.对于采购工作中的违纪违规行为，将追究有关当事人和单位负责人的责任；触犯法律的，移交司法机关处理。2.公司对采购管理工作建立考核机制，制订相应考核指标，纳入相关考核体系进行考核。附件：1.公司采购管理流程 2.采购项目文件归档范围参照表附件1：公司采购管理流程附件2：采购项目文件归档范围参照表采购过程一级
16、文件类别二级文件类别是否归档保管部门保管期限备注招标过程文件采购方案采购方案审批表是采购档案管理部门30年采购方案（经审批的招标方案应每页小签或加盖骑缝章）资格预审过程文件（如有）经审批的资格预审公告是采购档案管理部门30年在中国采购与招标网公告及发布确认函资格预审文件（盖有招标服务机构公章的书面版及电子版）资格预审评审报告（含经评标专家、监察人员确认的各种表单）经审批的资格预审结果审批表资格预审合格通知书资格预审不合格通知书已通过资格预审申请文件正本经部门审批的招标公告招标公告审批表是采购档案管理部门30年在中国采购与招标网发布的招标公告中国采购与招标网招标公告发布确认函招标文件招标文件（盖
17、有招标服务机构公章的书面版及电子版各一份）是采购档案管理部门30年招标文件的澄清与修改过程文件（如有）招标文件的澄清与修改过程文件（投标人澄清问题书面传真及电子版）是采购档案管理部门30年经部门审批的招标文件澄清与补遗公告（如有）经部门审批的招标文件澄清与修改公告（纸质及电子版）是采购档案管理部门30年中国采购与招标网澄清公告发布确认函（如有）招标答疑会资料（如有）招标答疑会议通知招标答疑会签到表招标答疑会会议纪要发售标书过程文件购买标书时提交的资料标书购买登记表否采购业务部门3个月中标通知书发出3个月后定期鉴定及销毁购买标书时提交的资料投标意向书（如有）购买标书时提交的资料法定代表人授权书（
18、如有）购买标书时提交的资料身份证复印件（如有）购买标书时提交的资料关联企业情况声明（如有）购买标书时提交的资料检察院行贿犯罪查询档案告知函（如有）接收澄清/补遗公告回执表（如有）评标过程文件评标专家遴选记录评标专家抽取结果表是采购档案管理部门30年专家异常处理表（如有）评标报告评标报告是采购档案管理部门30年附件：1）资格预审入围投标人名单（如有）2）投标报名及招标资料领取登记表3）投标文件递交记录表4）评标会议签到表5）唱标记录汇总表6）综合评分汇总表7）初步评审表8）价格评分汇总表（如有）9）商务评分汇总表（如有）10）技术评分汇总表（如有）11）商务评分表(专家)（如有）12）技术评分表
19、(专家)（如有）13）核价问题汇总表（如有）14）澄清、澄清函及投标人的澄清回复（如有）15）供应商评价及奖惩情况（如有）定标及中标过程文件定标过程文件中标结果审批表是采购档案管理部门30年党政联席会采购会议纪要中标公示中标公示审批表是30年中标公示（应加盖公章）中标公告中标公告审批表（经承办部门确认的）是30年中标公告（应加盖公章）中国采购与招标网招标公告发布确认函中标通知书中标通知书（应加盖公章）是30年其他事项记录其他事项记录表（记载有无重新招标、有无项目延期或取消、有无预中标结果调整、有无投诉及其他不符合规定的事项等记录）是30年领取中标通知书提交的资料法定代表人授权书（如有）否采购业
20、务部门3个月中标通知书发出3个月后定期鉴定及销毁身份证复印件（如有）投标文件中标单位投标文件商务投标文件（包括正本及电子版）是采购档案管理部门30年报价文件（包括正本及电子版）技术投标文件（包括正本及电子版）投标文件第一未中标单位商务投标文件（包括正/副本及电子版）是采购档案管理部门30年报价文件（包括正/副本及电子版）技术投标文件（包括正/副本及电子版）未中标单位投标文件（电子版）商务投标文件（电子版）是采购档案管理部门30年技术投标文件（电子版）未中标单位报价文件（电子版）未中标单位投标文件未中标单位商务投标文件、报价文件、技术投标文件（纸质正本）否采购业务部门3个月中标通知书发出3个月后定期鉴定及销毁收标过程文件递交标书时提交的资料（法定代表人授权书、身份证复印件、投标专用章的授权证明文件
