1、XXXXXX项目立项报告XXXXXX项目立项报告一、综述:xxxx年xx月xx，项目组开始评估，发现XXXXXXXX两个系统从各方面存在不足，不能适应集团集采和采购管理的长期需求以及与SAP系统的集成要求。最终确定由SAP项目开发组自行开发独立系统，方案确定后SAP项目组对方案从技术以及业务两方面进行了进一步评估，于XXXX年XX月XX日确定了文中将表述的技术解决方案（详细方案见附件2：XXXX集团采购管理平台设计方案）。为了能顺利推进该方案的执行和实施，从方案的实施路径以及实施组织等多方面确立了项目管理实施方法，作为该项目立项的可行性依据。二、解决方案解决方案优劣比较：解决方案实施模式优势劣
2、势XXXXX云部署1、 应用范围广2、 有利于盘外供应商管理1、 成本高，持续支出2、 无法现实SAP以及集团集采需求3、 扩展性受限XXXX平台外包开发本地部署1、 适应xxxx需求2、 本地部署功能可扩展1、 扩展成本高2、 现实SAP以及集团集采需求成本高3、 不能覆盖全集团业务集团集采平台自主开发、本地部署1、 可完全适应集团集采需求2、 符合SAP各个系统集成需求3、 开发成本低4、 滚动迭代式开发5、 有利于集团采购长远管理需求1、 整体实施周期较长2、 缺少云端盘外资源3、 系统从零起步、集团和xxxx需要有半年的手工操作数据的时间SAP项目组最终确认自行开发的解决方案。该方案源
3、于XXXX平台，而优化于SAP项目组。方案总体在集团信息化规划范围内进行了完善和优先级调整。此次实施以XXXX、XXXX、XXXX为主要实施对象进行实施，其他子公司参照三家模式进行复制管理。整个系统业务需求将由此三家公司为蓝本进行设计。SAP项目开发组独立负责技术开发，集团信息部提供服务器以及网络资源支持。项目将采用滚动迭代小模块逐步上线模式进行实施。该模式具有功能上线快，用户需求满意度高的优势。整体项目按照三个阶段进行整体实施。1、功能阶段（20XX-XX至20XX-XX）：实现集团采购以及XXXXX平台业务整合、实现SAP系统以及OA系统集成、业务汇总数据分析； 2、优化升级阶段（20XX
4、-XX至20XX-XX）：实现集团采购全过程管理、深化供应商管理；3、综合分析阶段（20XX-XX至20XX-XX）：跨系统、多维度分析；三、实施组织 XXXX项目实施以集团集采业务管理为始末，集采业务将覆盖集团旗下所有子公司采购业务管理，所以项目组织中还需要建立子公司项目实施小组。此次开发由SAP项目开发组完成所以项目组织实施组中将有一个项目IT组负责项目的开发和运维相关工作内容。项目组织职责表：组织名称主要职责成员集团项目组长1、 负责本项目于全集团宏观管理优化目标的达成2、 在系统建构贯彻集团管理策略、协调各公司的需求3、 负责向集团领导汇报项目实施的情况，接受其对项目的指导4、 负责召
5、集项目组会议，监控和协调项目的实施进度5、 负责审核各项验收标准，负责项目验收的组织、监督，负责根据功能性验收和技术性验收报告向公司领导提交验收建议和报告6、 通过项目管理组对项目实施、验收、评价、跟踪负集体责任XXXX子公司项目组长1、 负责对子公司项目内集团采购目标的达成、并坚持从项目整体效益和局部效益相结合的工作原则2、 负责提供部门采购业务需求、明确建设目标、数据流程规范，监管实施过程3、 相关子公司内业务部门沟通协调工作4、 负责各项本项目验收标准制定 5、 负责确定相关功能验收标准，负责确认项目功能验收报告6、 通过项目管理组对项目实施、验收、评价、跟踪负集体责任子公司中项目相关核
6、心业务部门负责人项目IT组长1、 负责对该项目技术要求的达成，并负责项目对集团长期信息规划目标的连贯性，贯彻集团信息化相关管理和规划的执行2、 负责组织信息中心人员执行项目管理小组确定的项目管理措施，并维护项目管理档案和资源3、 负责技术解决方案的审批、确认和实施监督4、 相关业务部门沟通协调5、 负责各项验收技术标准制定6、 负责拟定相关技术验收标准，负责提交项目技术性验收报告，以及各阶段总结报告IT技术实施负责人项目成员1、 接受项目组的管理和安排，完成下达的任务2、 完成业务需求提供、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用的工作3、自觉参加并调动其他非项目组成员同事参与项目建
7、设，接受培训和推广应用，及时反馈项目意见和调整、修改或补充需求各业务部门实际工作人员组织架构图：拟定核心组成人员: 组织职务拟定人员XXXX SRM项目管理项目组长集团本部项目组长副组长xxxx项目组长副组长Xxxx项目组长副组长技术开发组技术组长技术副组长四、集团SRM管理项目进度安排阶段步骤说明开始时间耗时（周）参与范围准备阶段项目启动报告上报项目启动报告，报告审批通过xxxx-10-140.5项目组实施组织确定确定数据管理项目实施参与人员xxxx-10-140.5项目组确定核心设计小组成员核心小组成员组成确定xxxx-10-140.5项目组启动流程明确实施组织以及实施计划，动员各级参与人
8、员xxxx-10-150.5项目组目确认子项目组织确认确定每个子项目的组织成员职能职责确定人员名单xxxx-10-140.5各子公司项目相关人员子项目数据相关实施进度确认确定项目具体实施进度xxxx-10-141项目组实施技术平台搭建技术开发平台搭建xxxx-10-141项目组第一期功能开发信息中心确定报表模型后上报核心小组确认xxxx-1012项目组分模块分阶段部署测试部分模块部署测试系统xxxx-128项目组功能逐步完善和部署已测试系统逐步完善上线xxxx-120项目组第一期全模块完成完成第一期所有功能上线xxxx-64项目组第一期评估子公司项目评估评估各子公司项目完成质量xxxx-6持续
9、项目组BI报表评估评估各BI报表使用以及数据展示情况xxxx-7持续项目组 五、其他 此项目组织主要以xxxx年度实施情况为主设置（后附xxxx年项目进度以及人员组织表）。XXXX项目是一个长期推进的项目，是以集团集采为核心推动企业采购数据化管理以及信息化建设的项目。因为本项目中包含子公司参与实施和管理而需要一个部门负责整体项目的推进协调工作，以保证项目的顺利推进。其作为SAP项目的子项目进行实施，所以整体管理有SAP项目组负责。望XXXX管理项目能成功实施。特此汇报！XXXX项目组xxxx-10-11附件1：xxxx XXXX项目组织成员项目名称项目负责人成员成员职责集团本部完成业务需求提供
10、、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用完成业务需求提供、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用完成业务需求提供、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用xxxx完成业务需求提供、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用完成业务需求提供、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用Xxxx完成业务需求提供、业务过程建议、业务数据整理、系统业务测试和业务使用IT组平台技术设计、系统架构设计、数据分析系统开发OA以及SAP对接开发服务器以及网络支持附件2：xxxx集团采购管理平台设计方案（定稿）编订： 校对： 一、 建设目标为了更好地在XXXX范围
11、内整合各子公司的采购资源，发挥资源优势，提升采购效率，同时根据集团的信息化建设需要建立一套完整的、高质量的、可追溯的采购数据平台，经集团信息部门研究，决定自行设计开发一套面向整个集团的全过程采购管理系统。二、 建设内容 1、 系统功能集团化管理：在组织架构及底层数据设计时须充分考虑集团化业务管理的需要，以便集团各下属子公司能独立在系统中开展业务，并且又能兼顾各子公司数据的汇总统计及分析。 2、 建立统一完整的供应商注册、分级及评价体系（供应商与物料建立对应关系）；供应商基础档案包括资质管理、绩效考核、优秀供应商奖励、供应商黑名单、供应商淘汰机制等。同时为每个合格的供应商生成一个主帐户，可允许供
12、应商根据此帐户维护业务员、查询并参与采购项目报价，查询本单位报价、订单、送货、评价情况，同时系统会根据历史成交情况生成供应商的评价数据，为后续的评标体系提供数据基础。3、 建立整个XXXX范围内的物料档案数据库；4、 形成从采购计划、采购招标、供应商报价、评标、开标、执行采购、到货验收、采购评价等全生命周期的采购数据管理；5、 详细的数据痕迹管理，详细记录采购项目各个环节产生的数据，并可按关键字进行数据的查询及跟踪；6、 形成多维护的数据查询及分析体系，可按采购时间（年、季、月）、采购周期、供应商、采购物料、价格、数量、评价等级等多种维护对采购数据进行综合查询及分析；7、 SAP数据接口：开发
13、与集团SAP系统的数据交换接口，以进行主数据的交换及同步（如供应商主数据、物料主数据等），采购申请、采购订单、收货信息、开票信息等数据的同步及交换；8、 OA数据接口：采购平台中主要执行采购数据的生成与校验，所有的签批流程（如询价结果审批等）均在实现，故需开发与系统的数据交换接口，以便OA系统发起及签批完成相应流程后，在采购平台生成相应数据，并将数据与流程建立数据关联。三、 系统数据分布图：四、 系统集成图五、 用户群体系统用户群如下：1、 管理员：主要负责用户管理、权限控制、日志追踪等；2、 采购人员：主要负责主数据维护、制定采购计划、控制采购流程、供应商比价、选定中标候选人、生成采购订单等
14、；3、 财务管理人员、质量管理人员、仓库管理员：定期开展供应商绩效考核，对供应商送交样品进行评分，并对采购到货进行质量评估及验收。4、 供应商：注册、资料更新、采购查询、业务员管理、在线报价、开票、送货等。六、 实施阶段整个采购平台的建设将分为以下三个阶段：1、 第一阶段：（xxxx-9-5至xxxx-5-31）本阶段的目标主要是完成整个采购管理平台的基础功能的建设，保证系统各类用户能在系统中开展基本采购活动，并实现采购平台与OA、SAP等系统的对接。并完成对外数据提供，包括数据接口，数据导出等功能。2、 第二阶段：（xxxx-6-1至xxxx-12-31）本阶段的目标主要是对第一阶段各项功能
15、的细化，以逐步完善并优化采购平台各模块的功能。如供应商注册、招标过程管理（如招标文件发放、公示、投标）、采购质量评估及供应商绩效评估等。3、 第三阶段：（XXXX-1-1至XXXX-12-31）本阶段的目标主要是对采购平台数据的分析利用。七、 系统结构系统采用BS架构进行设计开发，用户均通过浏览器访问系统功能；数据库采用MS SQL-Server。系统成型后，将包括如下部分：1、 PC版部分：主要供XXXX员工使用，包括采购人员、质量管理人员、仓库管理员、各物料最终使用人员等使用。2、 移动部分：移动端一期主要是依托XXXX微信公众号开发微网站，提供各供应商进行网络报价、送检物料等功能。二期将
16、逐步覆盖PC端各主要功能。3、 后台管理部分：主要供系统管理员进行组织架构管理（需同时兼顾集团化数据管理及各子公司独立业务开展的需求）、用户管理、权限控制、日志追踪等功能。八、 模块结构序号子系统模块阶段说明1采购平台PC版主数据管理供应商管理一期须开发数据接口，实现供应商数据与SAP系统的同步，同时采购平台可逐步实现供应商辅助档案（银行信用等级、最新财务报表、审计报告等）的建立及完善。2物料管理一期须开发数据接口，实现物料数据与SAP系统的同步。3物料分类一期依托物料分类，建立合格供应商名单，盘内供应商允许直接参与相应物料的报价，盘外供应商可通过采购管理员邀请的方式参与报价。4采购计划采购计
17、划一期采购计划有两种方式：1、 从SAP系统取数；2、 直接采购：如长期或者大宗采购、战略原料及非生产性物料、办公劳保易耗品等直接在采购平台采购，完成后将数据返回SAP。5组织采购一期采购管理员可根据采购项目的要求，集中或单独启动采购项目。启动后各符合条件（物料分类下的合格供应商档案）的供应商可查询并在线报价。7信息发布系统公告一期如平台管理规定等，所有系统用户均可查阅。8招标管理信息公示一期基于某一采购项目的信息发布，仅供似投标单位查询，如招标文件、信息公示、招标答疑等。9供应商报名二期供应商在线报名，报名时需按要求填写报名表。10资格审查二期招标人根据招标文件的要求对报名供应商进行资格审查
18、。11投标保证金缴纳二期合格供应商线下缴纳投标保证金，缴纳后，采购管理员对供应商的缴费情况进行登记。12招标文件发放二期在线发放招标文件。13互动答疑二期采购管理员在线对供应商的问题进行在线答疑。14综合评标二期引入专家评议制度等，对供应商的报价方案进行综合评比，并结合历史成交情况优选中标供应商。15评标竞价供应商报价一期供应商在有效期内完成报价。报价时可以上传产品实物图片、可以提交备选报价方案。16开标一期供应商报价完成后，系统结束报价并进入下一环节，采购员可查询各供应商的报价信息（在开标前可隐藏实际报价。）采购平台应对供应商报价做出汇总，包括：总价汇总并提示总价最低、漏报项目提示、单项最低
19、价提示。17报价评分二期质量管理人员对供应商提交的样品或图片进行质量评分。18综合评标一期财务、质量、采购、使用部门对供应商的报价方案进行综合评比，结合历史成交情况优选中标供应商。19方案审批一期综合评标后，采购管理员组织评标数据,在OA系统发起签批流程，流程签批后将中标结果同步到采购平台。20中标及分标一期对中标供应商信息进行登记，组织生成采购订单，并在OA中发起订单审批流程，OA签批确认后给中标供应商发送中标提醒。21采购订单管理一期对不需要询价的采购计划，采购员可以直接生成采购订单。并同时将订单数据同步到SAP系统。22采购验收合同签订一期采购人员将采购合同扫描并上传系统，合同签订后，供
20、应商需在系统时进行交期反馈。23到货验收二期采购员对供应商送交的物料进行验收(非生产、非质量管理的可不需要进行质量验收)，并给出评价。到货验收后系统自动给供应商发送提醒消息。24物料入库二期经质量验收合格的物料，经仓库管理员接收入库。25采购评价物料领用二期由物料最终使用人领料出库。26使用评价二期物料最终使用人使用后，需对采购物料进行评价。27退换货二期对不合格的物料需进行退货或换货处理，填写退换货信息后系统自动按既定格式给供货商发送退换货通知。28辅助功能催货一期采购管理员可在此发起对供应商的催货提醒。系统同时提供按既定时间节点，自动给供应商发出催货提醒。29开票管理一期采购管理员可在此维
21、护供应商的开票数据。对欠票供应商可进行崔开发票。30供应商管理供应商审批二期供应商注册成功后，管理员需对供应商的注册信息进行核实审批，以确保系统中的供应商数据的准确性。31供应商分级一期可对供应商进行评级分类，采购员发布采购需求时可对供应商的级别做出具体要求。32档案管理一期建立完整的供应商档案及筛选机制，包括基础资料、资质、投标历史、信用档案等； 33业务员管理一期供应商主帐户登录后，可在此进行业务员帐户维护，业务员帐户登录后可在授权范围内协助主帐户进行报价、交期反馈、发货等活动。34绩效考核二期财务、采购、质量等部门定期对供应商进行质量考核，分别按照既定维度进行打分，并汇总出最终考核结果。
22、以据此形成对供应商的奖惩制度。35黑名单管理一期可实现对供应商的分级管理，并建立供应商黑名单，进入黑名单的供应商将进行封号处理。 36查询统计数据查询一期对各类数据按既定字段进行关键字模糊查询。37统计分析一期可按采购时间（年、季、月）、采购周期、供应商、采购物料、价格、数量、评价等级等多种维护对采购数据进行综合查询及分析38集成平台数据接口SAP数据接口一期从SAP获取主数据，及订单支付数据，同时将直接生成的订单数据同步到SAP系统。39OA数据接口一期从OA系统获组织架构、人员、采购计划、评标结果、费用支付等流程数据。40Excel数据导出一期将采购平台的数据如采购订单、供应商报价、供应商
23、信息等导出Excel。41采购平台移动版供应商注册二期供应商需先在平台进行注册，注册完成后可根据联系人手机号，自动生成登录帐号，供应商主帐户登录后，可进行业务员管理，可由供应商添加或删除业务员帐号，业务员可对授权范围内的产品类别进行报价。42用户登录一期供应商根据管理员提供的帐户登录移动端系统。43采购查询一期供应商可在线查询各采购项目信息。44供应商报价一期供应商可在线对采购物料进行报价，需注明供货价格、数量、规格说明、供货时间、付款方式、帐期等。若需送交样品的，须同时将送交样品信息（包括报告单、实物照片）录入系统。45开票查询一期查询本单位的开票及欠票情况。46中标通知一期若获得中标，将会
24、在此给中标候选人发送系统通知。47送货一期中标供应商按时将供应物料送交公司后，需填写相应送货信息(物流单号、快递单号、联系方式)。48退换货一期若需退换货，则在此栏目通知供应商退换货原因及相关信息。49消息提醒一期包括中标通知、供货提醒、到货提醒、退换货提醒等。50后台管理系统组织架构管理一期在组织架构及底层数据设计时须充分考虑集团化业务管理的需要，以便集团各下属子公司能独立在系统中开展业务，并且又能兼顾各子公司数据的汇总统计及分析。51用户管理一期创建用户，用户可分为XXXX内部用户及供应商用户。52权限管理一期对各类用户进行授权53日志查询一期数据日志查询，以便在对数据的真实性有争议时，追
25、溯数据产生差异的原因。九、 资源需求(可与费控系统共用)序号资源名称说明需要时间对接人1服务器硬件环境：8G内存、100G硬盘空间软件环境：IIS7.5、MS SQLserver2012.开放端口：数据库接口、IIS 端口(801、802、803)xxxx-9-202Web服务器硬件环境：8G内存、500G硬盘空间软件环境：IIS7.5、开放端口： IIS 端口(801、802、803)xxxx-11-13数据库服务器硬件环境：16G内存、200G硬盘空间软件环境： MS SQLserver2012.开放端口：数据库接口xxxx-11-14测试人员待定（建议相关模块全职关键用户）xxxx-11
26、-20 一十、 进度计划1、 一期计划序号工作内容开始时间结束时间备注1数据整理及数据库设计xxxx-09-05xxxx-09-122开发环境搭建xxxx-09-16 xxxx-09-203后台管理系统xxxx-09-21xxxx-09-25重点完成在OA用户、组织架构基础上完成系统的集团化应用支持。4采购平台PC版主数据管理xxxx-09-25xxxx-09-31包括供应商管理、物料管理的数据管理5采购计划xxxx-10-08xxxx-10-30含OA流程接口6供应商管理xxxx-11-01xxxx-12-31包括供应商注册、审批、供应商分级、供应商信用管理等7评标竞价xxxx-12-01x
27、xxx-1-23含OA流程接口8采购验收xxxx-2-01xxxx-02-25包括合同签订、到货验收、物料入库等9采购评价xxxx-02-26xxxx-03-31包括比价、售后阶段的供应商评价。10辅助功能xxxx-11-01xxxx-03-31包括崔货、开票管理11查询统计xxxx-10-20xxxx-04-30系统各类数据的查询支持。12数据接口xxxx-09-31xxxx-5-31接口开发，需优先满足xxxx-10-17SAP联调测试需求。13采购平台移动版用户登录xxxx-10-26xxxx-10-3115采购查询xxxx-11-1xxxx-11-10查询权限范围内的采购数据及历史投标
28、情况。16供应商报价xxxx-11-11xxxx-11-25在线报价17中标通知xxxx-2-1xxxx-2-5查询中标情况18送货xxxx-2-6xxxx-3-31中标后送货。19退换货xxxx-4-01xxxx-4-30在线退换货管理。20系统测试xxxx-11-20xxxx-5-31系统功能阶段测试21系统上线xxxx-6-1系统上线2、 二期计划(xxxx-6-1至xxxx-12-31)序号模块说明1招标管理供应商报名供应商在线报名，报名时需按要求填写报名表。2资格审查招标人根据招标文件的要求对报名供应商进行资格审查。3投标保证金缴纳合格供应商线下缴纳投标保证金，缴纳后，采购管理员对供应商的缴费情况进行登记。4招标文件发放在线发放招标文件。5互动答疑采购管理员在线对供应商的问题进行在线答疑。6综合评标引入专家评议制度等，对供应商的报价方案进行综合评比，并结合历史成交情况优选中标供应商。7评标竞价报价评分质量管理人员对供应商提交的样品或图片进行质量评分。8
