1、YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation关于称呼与问候1恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。电子邮件不用写日期，因为邮件发出的时候就有自带的日期，所以不做要求。2Email开头结尾最好要有问候语 How are you,老外会
2、以为你活在20世纪，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。3称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Dear Mr. Smith. I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best Regards,David不知对方性别可用Dear Madam ，Sir。如果针对整个部门：Gentlemen
3、 or Ladies：职场电子邮件礼仪（2） 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就
4、是深刻的教训！3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，
5、拼写是否有错误。6.合理提示重要信息不要动不动就用、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8不要动不动使用 :） 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以:）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:） 9标点与格式不要拘泥于语法和标点符号，尤其是滥用后者。你会常常看到有人为了强调
6、，硬要在句子后面追加一大堆感叹号。对于滥用标点符号不能掉以轻心。感叹号（计算机术语叫做“bangs”）只是另一种结束句子的方式而已。格式很管用，但不是万能膏药。（书写邮件）用语直白。句号就够了。尽量使用默认的字体和简单的格式，把那些五颜六色的背景，千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。大小写要注意，非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。10文法要求切忌主客不分或模糊 例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 应改为
7、：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. （We我们是主语, 不是report。）时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力。E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。职场电子邮件礼仪（3） 附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个
8、附件时4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。2. 选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮
9、件。结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。2. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。职场电子邮件礼仪（4）回复技巧1. 及时回复Email对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，电子邮件的设计初衷不是即时沟通（那是电话的“地
10、盘”），而是方便沟通。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理。但并不是说不需回复，特别是内部交流邮件最好在24小时内给予答复。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2. 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只
11、能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。4要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了，如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的R
12、E来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行！5. 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。职场电子邮件礼仪（5）发送，抄送，密送要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1 To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。3 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发
13、给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。4TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。常用短语（可能会有帮助吆）：Look forward to your feedbacks and suggest
14、ions soon.期待您的反馈建议!What do you think about this?这个你怎么想?Any question, please dont hesitate to let me know.Should you need any further information, please feel free to contact us.有任何问题,欢迎和我们联系。Do you have any idea about this。?对于这个您有什么建议吗?I have some questions about the SB我对此SB有一些疑问Thanks for the information谢谢您提供的信息!Your kind assistance on this are very much appreciated.Really appreciate your help!我们对您的协助表示感谢。
