1、规范文件运行流程1目的规范文件运行流程，对质量管理体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和报废实施有效控制，提高文件处理质量和效率。2适用范围适用于公司质量体系文件及公文、资料（包括外来文件）的控制。3职责3.1公司行政办公室是本程序的归口管理部门，负责对全公司文件流转进行控制。3.2各部门负责人负责对本部门有关文件的管理。4工作程序4.1文件的分类4.1.1形成文件的质量方针和目标4.1.2质量手册、程序文件及其他质量文件（如规范、规程、制度、办法等）4.1.3公司适用的公文：决定、决议、通知、请示、批复、函、会议纪要等4.1.4各种记录文件4.1.5直接引用的外来文件和资料（如法律、法规、
2、标准、规范及业务单位提供的文件资料）4.2文件的编写和编码文件的编写和编码按照程序文件编写导则执行，行政文件仍按行政发文号方式执行。4.3文件的受控方法4.3.1文件分“受控”和“非受控”两种；4.3.2受控文件在公司内部运行时使用，并在文件上加盖“受控”章，当文件修改时，受控文件的持有者可及时得到修改文件的有效版本。4.3.3当需要时，经管理者代表批准，非受控文件可对外发放，并在文件上加盖“非受控”章，非受控文件不受文件修改后的更换。4.4文件的编制、审批和发放4.4.1质量手册、程序文件及其他质量文件的编制、审批和发放。a.由管理者代表负责组织各相关部门进行编制。b.质量管理体系文件由文件
3、起草部门填写文件审批表，并经管理者代表审核，总经理批准。文件审批人对文件的适宜性、充分性负责。c.文件审批前应由文件编写部门及相关部门负责人对文件进行会审，会审记录填写在文件审批表中。d.质量管理体系文件在发放前由文件起草部门在文件审批表中确定文件发放范围，由行政办公室负责发放，文件发放填写文件发放登记表。4.4.2行政公文的编制、审批和发放4.4.2.1行政公文按文件的重要性分为一般公文和特殊公文。特殊公文必须以公司统一的红头文稿行文，其余不以红头文稿行文的即为一般公文。4.4.2.2特殊公文的行文流程应包括拟稿审核、会签、签发、编号、打印、校对、油印、用印、分送等。特殊公文应统一使用红头格
4、式。a. 特殊公文应由承办部门草拟，并填写文件审批表。草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和会签，并在文件审批表上签署意见、姓名、时间。b. 经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿，并给予行政公文编号。对不符合行文规则和基本要求的，行政办公室可退回拟稿部门。c. 特殊公文原则上由总经理签发。总经理签发时，应在文件审批表签署意见、姓名、时间。d. 特殊公文应由承办部门草拟，并填写发文审批表。草拟的公文由承办部门和协办部门的负责人及分管领导进行审核和会签，并在文件审批表上签署意见、姓名、时间。e. 经审核会签的特殊公文由行政办公室核稿，填写发文登记目录，并给予行政公文编号。对不符
5、合行文规则和基本要求的，行政办公室可退回拟稿部门。f. 特殊公文原则上由总经理签发。总经理签发时，应在文件审批表签署意见、姓名、时间。g.特殊公文的发放范围由文件起草部门在文件审批表中确定，向有关部门或人员发放后，及时填写文件发放登记表。一般文件的行文必须按照拟稿、签发、用印、分送等简化步骤进行。a.一般文件应由承办部门草拟。b.部门分管领导签发，并在文件审批表上签署意见、姓名、时间。4.4.2.3.发放范围由文件起草部门在文件审批表中确定，并向有关部门或人员发放。4.5文件的打印、校对、油印及用印4.5.1文件的打印由承办部门或行政办公室进行，校对由承办部门负责。4.5.2行政办公室根据文件
6、审批表上填写的发文数量进行油印。以公司名义行文的文件，由行政办公室根据领导签发意见统一用印。凡油印数量超过60份的，可以不予用印，直接分送。以承办部门名义行文的文件，应由承办部门根据分管领导签发的意见统一用印。4.5.3文件分送由文件起草部门负责。4.6外来文件的控制管理4.6.1外来文件指与本公司有关的法律法规及政府发文、业务单位文件资料等。由行政办公室负责接收并进行识别。识别的内容有：本公司是否可以直接引用；引用的文件是否是有效版本。4.6.2根据文件的内容和性质分为阅件和办件。4.6.3阅件由办公室根据来文的时间顺序和文件性质登记编号并编制目录。目录按文件性质分为市府区府文件收文目录（A
7、/B-X）、市委区委文件收文目录(A/B-D)、投资项目管理文件目录(T-Z)及帐外文件目录(Z)。a. 市府、区府文件由办公室直接分送领导传阅。重要的文件填写文件传阅单。传阅完毕，由办公室收回并分类保存，于下一年度作为保密废纸统一销毁。凡涉及本单位相关事宜的文件应予以存档。b. 市委、区委文件由文秘人员送党委办公室办理。c. 投资项目管理文件由行政办公室进行预分类归档，以便查阅。d. 其他文件（包括相关的法律、法规）由行政办公室进行预分类归档，以便查阅。e. 阅件经识别后需在公司内部发放的，应由行政办公室填写文件审批表，报管理者代表批准，并明确发放范围。外来文件发放按本程序4.4.1条款执行
8、。4.6.4办件按登记编号，由行政办公室编写来文承办目录，并根据承办内容和要求填写来文承办单，按文件办理事项的性质，送交相应部门办理。重要文件必须呈总经理批示后转送有关部门或人员办理。一般文件直接送有关部门和人员办理。会议通知及时直接送有关当事人办理。4.6.4.1承办部门收到需办理的文件后，应按要求抓紧办理，对确不属于本部门职权范围或本部门不宜办理的，及时送回行政办公室，并说明理由。办理内容涉及两个部门以上的，由部门间协商办理，协商有困难的，请示分管领导协调。承办中需行文的，应按业务范围，由职能部门拟稿。4.6.4.2文件的催阅、催办应由办公室按文件紧急程度适时进行。a. 重点文件或紧急文件
9、跟踪催办，至少一天一次，督促承办部门或人员在规定时间内完成。b. 一般文件定期催办，一周一次。4.7文件的更改4.7.1文件更改一般由原编制部门或原编制人提出并填写文件更改审批表报行政办公室办理审批手续。4.7.2文件更改一般由原审批部门负责审批。4.7.3文件更改后由文件主管部门负责按原文件发放记录发放同时收回作废文件，文件收回时应在文件发放记录表上作出收回记录。4.8文件的立卷、归档和销毁各职能部门根据本部门工作性质和内容，就本部门形成的文件进行预立卷，并于次年的2月，统一交行政办公室归档。具体按照档案管理程序执行。涉密文件的销毁由行政办公室统一集中处理。5相关文件及记录5.1文件审批表5
10、.2发文登记目录5.3来文承办单5.4来文承办目录5.5市府区府文件收文目录（A/B-X）5.6市委区委文件收文目录(A/B-D)5.7投资项目管理文件目录(T-Z)5.8帐外文件目录(Z)5.9文件传阅单5.10文件发放登记表5.11档案管理程序1 目的明确规定记录控制的责任、方法和要求，保证业务活动和体系运行中各项质量记录符合规定要求。2 适用范围适用于公司各种质量记录的控制工作。3 职责3.1公司行政办公室是本程序的归口管理部门，负责质量体系运行质量记录的控制。3.2各部门负责人负责对本部门责任范围内的质量记录的控制。4 工作程序4.1质量记录的范围及管理4.1.1公司按质量管理体系各条
11、款开展质量活动中形成的记录，报告和数据均数质量记录范围。4.1.2质量记录一般采用“发生地归口管理”的方式实施管理，各部门应明确专人负责本部门的质量记录的收集和管理。4.2质量记录的格式与编码4.2.1质量记录的格式由使用部门负责设计，并随文件一同报批，记录表单应一式二份报行政办公室统一编码登记，并进行印刷。4.2.2质量记录的编码标识方式质量记录的编码方式按“文件编写导则”执行。4.2.3行政办公室退回一分质量记录格式样张给使用部门，由使用部门按格式样张复制使用。4.3质量记录的填写质量记录应填写清晰、正确、及时、内容完整，不得遗漏或缺项，填写审核人、批准人应履行签字手续。4.4质量记录的收
12、集归档4.4.1质量记录的收集保管由各部门负责人指定专人按归档要求进行组卷，并编制质量记录索引目录，在目录中明确：质量记录名称、记录编号、组卷日期/责任人、保管期限。 4.4.2如须移交档案室保管的质量记录，填写质量记录归档移交单，并在移交单中明确：质量记录名称、记录编号、移交人和接收人、移交日期。4.5质量记录的保管4.5.1各部门负责将本部门生成且无须交档案室保管的质量记录，储存在本部门的文件柜内，做好归档记录的编目工作。行政办公室负责将各部门交至档案室保存的质量记录储存在档案室文件柜内，并做好编目工作，以便查阅。4.5.2质量记录以磁盘方式储存的，应做好标识以便查阅。4.6质量记录的查阅
13、4.6.1本公司人员如因工作需要，需查阅归档的质量记录时，应填写质量记录查阅登记表。4.6.2外单位人员需查阅质量记录，属档案室管理的质量记录，由管理者代表批准后查阅，各部门存档的质量记录，应经过部门负责人批准后查阅。4.7质量记录的销毁4.7.1根据质量记录对质量体系运行的重要性确定保存期限，同时在质量记录清单中注明保管期限。4.7.2属档案室管理的质量记录过期，应由行政办公室填写文件销毁审批表，经总经理批准后进行销毁。5 相关文件及记录5.1文件编写导则5.2质量记录清单5.3质量记录索引目录5.4质量记录归档移交单5.5质量记录查阅登记表5.6文件销毁审批表1 目的 通过质量管理体系策划
14、或产品/服务实现的策划活动，完善质量管理体系及产品/服务实现过程的控制，提高服务质量水平以实现质量目标，增强顾客满意。2 适用范围 本程序用于公司开展质量管理体系策划和产品/服务实现的策划活动的管理。3 职责3.1总经理负责质量管理体系策划活动的组织领导工作。3.2管理者代表负责质量管理体系策划活动的组织实施及产品/服务实现策划活动的组织领导工作。3.3 企业管理部、物业管理部、幼托管理部、商业服务部、投资发展部负责产品/服务实现策划的具体实施工作。4 工作程序4.1 质量管理体系的策划4.1.1 开展质量管理体系策划的时机a按照质量管理标准建立、改进或变更质量管理体系时；b公司的质量方针、目
15、标、组织机构发生重大变化时；c公司的资源配置、市场情况发生重大变化时；d现有体系文件、质量活动未能涵盖的特殊情况发生时。4.1.2质量管理体系策划的内容a确定需达到的质量目标；b确定相应质量管理过程，明确过程的输入、输出活动及其控制要求；c计划为实现质量目标所需过程的资源配置；d对质量目标及其实现情况进行定期评审，作出规定，以确保持续改进。4.1.3总经理负责主持质量管理体系的策划活动，管理者代表负责具体组织实施工作，质量管理体系策划的结果应形成文件，可以是质量管理计划或方案，由管理者代表或指定的人员编制。4.1.4质量管理计划/方案可以包括以下内容：a应达到的目标及要求：b确定计划实施的步骤
16、及进度安排;c明确各有关部门在产品/服务实施中的职责；d明确各部门在质量体系策划及实施过程中的职责；e确定策划实施所需的资源配置4.1.5质量管理计划/质量管理方案经管理者代表审核，总经理批准后组织实施。在对质量管理体系的变更进行策划和实施时，应注意保持质量管理体系的完整性。4.1.6质量管理体系策划的最终结果可形成质量手册或其他文件。可按“文件控制程序”执行。4.2产品/服务实现的策划4.2.1 产品/服务实现的策划包括：a新增服务项目的策划b新的投资项目的策划4.2.2新增服务项目的策划4.2.2.1新增服务项目的策划的时机：a当对现有子公司改变公司资本结构和治理形式时；b当增加新的物业管
17、理服务项目时；c当为幼托园所提供新的服务项目时；d当为商业企业提供新的服务项目时。4.2.2.2新增服务项目策划活动的内容a了解产品服务对象的需求及期望，进行实地调查，明确服务需要；b和服务对象讨论，达到服务目标的功能；c明确组织机构、职责及资源配置；d开展服务提供及服务控制的所需建立的过程和文件以及监测准测；4.2.2.3新增服务项目的策划活动结果应形成文件，可以是质量计划或管理方案，其内容可包括；a新增服务项目管理质量目标；b有关人员职责及相应资源配置；c新增服务项目所需过程、活动、文件及监视测量的策划；.新增服务项目计划实施进度安排。4.2.3新的投资项目的策划4.2.3.1新的投资项目
18、分类及职责；a.投资金额单项在人民币300万元以上，由董事会半数以上成员表决通过决策b.投资金额在人民币300万元（含）以下，可由董事会授权集团公司本部任职的董事先行决策，经半数以上成员通过后实施，并在下一次董事会会议上追报。4.2.3.2 新的投资项目立项由总经理办公会议确定4.2.3.3 新的投资项目质量计划/方案的编制及内容；a.一般投资项目由各部门负责编制质量计划/方案，大型投资项目由管理者代表负责编制质量计划/方案。b.新的投资项目质量计划/方案的内容可包括： 质量目标 有关人员职责和资源； 开展相应活动的作业指导书和服务质量的控制和手段； 项目收支测评及收费说明； 在实施中需要说明
19、的问题及计划时间进度安排等。4.3质量（管理）计划/方案的评审及批准： 质量（管理）计划/方案编制后由总经理或管理者代表组织相应部门对计划的适应性或可行性进行评审，评审结果填写在质量计划评审记录表中并报总经理批准。4.4 质量(管理)计划/方案的实施及验证。4.4.1质量(管理)计划/方案经总经理批准后，各部门应按计划中规定的内容及进度安排开展活动，并及时将实施情况向管理者代表报告。4.4.2管理者代表应按计划中的时间进度安排检查计划实施情况，必要时应组织及调整意见。质量计划实施情况的检查、记录在质量计划实施情况检查记录表中。4.5质量(管理)计划/方案在实施中可对不适用的部分进行必要的更改，
20、以确保计划的可行性，满足顾客要求。计划的更改可按文件控制程序的规定执行。5 相关文件和质量记录5.1文件控制程序5.2质量计划评审记录表5.3质量计划实施情况检查记录表1 目的通过定期地对质量管理体系的评审，保证本公司质量体系能够持续而且有效地满足ISO9001-2000标准及本公司的质量方针和质量目标的要求。2 适用范围本程序适用于对本公司质量管理体系的适宜性、充分性和有效性进行的评审。3 职责3.1 总经理负责主持管理评审活动。3.2 管理者代表负责管理评审活动的组织实施工作。3.3 行政办公室负责管理评审记录及评审后纠正和预防措施的检查验证工作。4 工作程序4.1 管理评审的频次及形式4
21、.1.1 管理评审的频次a.管理评审在每年第四季度进行；b.当出现如下情况时，总经理决定可适当增加审核频次： （1）质量体系发生重大变化时； （2）市场情况发生重大变化时； （3）出现重大质量事故或连续被客户投诉超出质量目标控制范围时； （4）其他认为有评审需要时。4.1.2 管理评审一般以评审会的形式进行，管理评审会由总经理主持。4.2 管理评审输入的信息a.内审及认证机构审核的结果；b.顾客反馈的信息；c.服务提供过程的业绩及服务的符合性； d.预防和纠正措施实施及其有效性的情况；e.上次管理评审的改进措施的实施及跟踪情况；f.可能影响质量管理体系的变更及有关改进的建议。4.3 管理评审前
22、的准备。4.3.1 管理者代表负责编制管理评审计划并报总经理批准后组织实施。4.3.2 管理评审计划的内容可包括：a.本次管理评审的目的、范围、依据；b.评审组成员名单；c.评审时间；d.评审输入的信息；e.评审议程安排；f.评审工作要求；4.3.3 评审资料的准备管理者代表负责就评审输入内容进行分工，明确责任后，各相关部门负责准备书面报告资料。4.4 评审的实施4.4.1 评审会议由总经理主持。4.4.2 管理者代表报告质量体系运行情况，各相关部门按准备的内容进行汇报，评审会议参加人员对上述报告及汇报的情况进行讨论和评审，在评价的基础上提出改进建议。4.4.3总经理在对各项内容评审的基础上，
23、做出评审结论，提出决策性的改进意见。4.4.4行政办公室负责做好管理评审会议记录，管理者代表根据会议记录进行整理，编写管理评审报告经总经理批准后分发至各部门。4.5管理评审输出管理评审输出以管理评审报告的形式作为输出的文件。管理评审报告应包括以下方面有关的决定和措施：a.管理质量管理体系及其过程有效性的改进b.与顾客要求有关的服务的建议；c.资源配置上的需求。4.6 改进措施的实施及跟踪：a.行政办公室根据管理评审报告中提出的改进意见，按照纠正和预防措施控制程序规定填写纠正/预防措施表发给责任部门；b.责任部门负责制订纠正/预防措施并组织实施；c.行政办公室负责对纠正/预防措施实施的有效性进行
24、跟踪验证，并记录实施及验证情况，向总经理报告。4.7 管理评审中形成的记录由行政办公室负责收集、归档保存。5.0 相关文件和质量记录5.1 纠正和预防措施控制程序5.2 管理评审报告5.3 管理评审记录 5.4 纠正/预防措施表5.5 管理评审计划1 目的1.1通过对各部门工作人员的能力评价，激发员工的进取心，保持员工队伍的工作适应能力。1.2通过对相关人员的教育培训，以确保员工受训后工作水平有效提高，胜任本岗位工作。2 适用范围本程序适用于对公司本部在岗员工的管理、考评、培训。3 职责人力资源部负责员工能力的确定与培训的实施。4 工作程序4.1人力资源需求的确定4.1.1各部门于每年12月上
25、旬制定下一年度本部门定员编制表。4.1.2人力资源部每年12月制订或修订下一年度的公司定员编制表，作为人力资源的总依据。4.1.3人力资源部负责完善各岗位的工作要求，编制岗位任职要求，作为聘任评价人员的依据。4.2人员的配置4.2.1公开招聘符合岗位工作要求的人员，经培训、试用和审核合格后，准予录用。4.2.2集团中层及以上干部的选拔任用由党办按干部选拔任用管理规定执行。4.2.3根据岗位要求，实施在岗员工继续教育，考核达到岗位任职要求的，准予留岗。4.2.4对在岗员工进行跟踪管理，对不符合岗位要求的予以再次培训，二次培训不合格的予以换岗、离岗或解除劳动合同。待岗、下岗人员划归新汇劳务公司按下
26、岗职工管理规定执行。4.3员工考核管理4.3.1考评对象4.3.1.1一般员工由本部门及人力资源部考评。4.3.1.2中层干部由党办组织考核。4.3.2考核办法4.3.2.1绩效考核：采取逐级考核法，每一年考评一次。考评结果与上年度集团领导考核结果的挂钩奖挂钩。（具体见“挂钩奖分配办法” ）4.3.2.2能力考核：每二年一次，由员工回顾总结，人力资源部发 民主测评表，通过测评意见统计、汇总及开座谈会听意见，集团领导层核定中层干部及科室部员职级并据此进行岗位聘任。4.3.3考核内容考核“德、智、能、绩”四个方面，具体内容为：德：主要指责任心、协作性、积极性和纪律性；智：主要指学历、业务知识、资历
27、、相关岗位工作年限和教育培训情况；能：主要指综合分析能力、理解力、判断力、计划能力、组织能力、沟通能力、创新能力、应变能力、口头表达能力、文字能力。绩：主要指工作数量、工作质量、工作实效、工作方法、工作业绩。4.3.4考核结果为职务任免、职级评定、竞争上岗、岗位调配提供依据。4.4教育和培训4.4.1新进人员培训（1）新进人员报到后，人力资源部应就实际人数考虑给予集中或个别培训，其内容包括：公司简介、员工守则、管理制度、福利待遇等。（2）新进人员到用人部门后，部门负责人应指派专人进行业务指导，必要时可安排至基层相关部门实习，使其尽快进入状态并熟悉业务技能，并且落实跟踪考察表的填报。（3）试用期
28、间用人部门从工作态度、工作质量、工作数量、业务知识、进步速度等方面对其进行考核，并记录于“试用期员工考核表”中，试用期满后，交人力资源部登记存档。（4）新进干部试用考核，必须经主管领导核准。4.4.2在岗员工培训（1）对在岗员工，每年12月上旬由各部门负责提出需要培训的岗位及要求，形成各部门培训需求报告提交人力资源部。（2）人力资源部根据培训需求报告，于每年12月底制定公司年度培训计划。（3）公司年度培训计划经主管领导批准后下发给相关部门。（4）各部门负责人按照公司年度陪训计划的安排，组织员工的在岗培训。（5）年度培训计划中明确的公司集中培训项目，由人力资源部拟订培训实施计划，经主管领导批准后
29、，提前分发给相关部门和人员。（6）在岗员工培训的主要内容：岗位资格证书、职称考试及培训、转岗培训、中层干部管理课程培训等。4.5公司或各部门内部组织的培训，均应填写培训记录表4.6对须进行考核的培训项目，培训责任部门对考核结果进行记录。4.7员工培训档案的建立4.7.1员工培训后获得资格证书复印件应交人力资源部归档。4.7.2人力资源部负责建立员工的培训记录，记录内容包括：培训日期、培训项目名称、培训考核结果。4.7.3人力资源部在每次培训结束后10天内，将本次的培训实施计划、培训记录表原件归档。4.7.4为确保员工认识到所从事的工作的相关性和重要性，使之为实现质量目标作出贡献，工会制定了旨在
30、提高员工工作积极性，更好地发挥员工主观能动性的工会会员管理规定。集团员工的相关活动按照此规定执行。4.8培训评估和反馈4.8.1每期培训结束，人力资源部征询学员及用人部门意见，对培训的有效性进行评估，征询方法可采用部门跟踪访问、问卷调查、综合座谈等形式。4.8.2人力资源部根据调查结果改进培训方式或另择培训学校。对经培训不合格者，提供再次培训的机会，对仍不胜任岗位工作的员工予以换岗、离岗或解除劳动合同。4.9人事档案管理由党委办公室按照人事档案管理规定执行。5 相关文件和记录5.1岗位要求说明书5.2下岗职工管理规定5.3干部选拔任用管理规定5.4挂钩奖分配办法5.5员工绩效考核标准5.6工会会员管理规定5.7人事档案管理规定5.8员工守则5.9定员编制表5.10试工期员工考核表5.11民主测评表5.12民主测评汇总表5.13培训需求调查表5.14年度培训计划表5.15培训记录表5.16培训意见调查表1 目的对公司新的产品/服务项目的开发全过程实施控
