1、office办公软件使用技巧大全office办公软件使用技巧大全标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUBWUNN-INNULDDQTYKII办公软件使用技巧1.同时保存所有打开的Word文档有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存， 既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单 击“文件”菜单，大家看，己经多出了 “同时保存”和“同时关 闭”命令，这可就方便多了2.巧妙设置文档保护在用Word 2000/XP打卬一份文件时，忽然头儿有要事吩咐， 要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛 苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜
2、单中的 “保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设 上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击 键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中 的“解除文档保护”命令，一切又正常了。3.编辑长文件更轻松相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档 时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖 动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到 滚动条上而的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠 标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑 区找到文章开头的内容，在下而编辑区找到需要粘贴的位置，这 样你就可
3、以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复 制相距很远且处数较多的内容。4.给WPS文档添加水印先用作图软件（画笔工具等）制作一张色彩非常淡的图片（直接 将Word的水卬效果图“抓”下来也行），然后打开需要添加水印 的WPS文档，执行“格式一页面背景设置”命令，打开“设置 背景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮， 选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设 置上水卬了。5.在金山文字中快速打开“页面设置”在用金山文字2002处理文档时，一个最常用的操作就是设置 页而。先执行“视图一标尺一水平（垂直）标尺”命令，展开“水平 （垂直）标尺”打开，然后用鼠标在水平
4、（垂直）标尺上双击，即可快 速打开“页而设置”对话框，对页面进行设置了。6.在Excel中插入拼音在我们使用Excel时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音 注释就能使人看得更明口。具体的方法是：选中想要加入拼音注 释的表格，打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信 息/设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中， 分别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单 中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音，可 通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼 音。7.取消“自作聪明”的超级链接当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会
5、自动 为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动 IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些 碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击“工具一自 动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动 套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目 前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就 不会转变为超级链接了。8.丄设Word ）u动后的默认文件夹Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设 置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，
6、步骤如下：（1） 单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对 话框；在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文 档”；单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查 找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单 击“确定”按钮；（4）最后单击“确定”按钮，此后Word的默认 文件夹就是用户自己设定的文件夹。9.在Word中快速输入汉字偏旁部首作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字 的偏旁部首。执行“插入一符号”命令，打开“符号”对话框， 在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定 为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部
7、首排列 的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要 的（如扌、攵、7等）偏旁部首，按“插入”按钮就行了。10.改变WPS Office 2000启动后的默认纸张和字号1.进入WPS Office 2000,选择“文件一页面设置”,将“纸 张规格”设置为26开或B5,并根据需要设置好纸张边距，回车 确定。2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、3.选择“文件一存为模板”，在左面模板类型中选择“通 用”型，在右而“模板名”中输入模板名称，单击“确定”。然 后退出 WPS Officeo4.再次进入WPS Office,选择“文件一新建”,单击“通用” 模板，单击你刚才输
8、入的模板名称，单击对话框右下角的“设为 默认模板”，单击“确定”，大功告成。这样，当你每次进入 WPS Office后，纸张就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要 的了。11.将Word表格巧妙转换为Excel表格先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标 放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十 字模样的标志。把光标移到上而再单击，整个表格的字会变黑表 示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打 开Excel,再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在 出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。12.巧存Word文档中的图片有
9、时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文 档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法 来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”， 指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目 录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你 会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存 着。13.在金山表格2002中为数值自动添加单位在使用金山表格2002时，因工作需要，笔者常常需要在输入 的数字（如“2320”等）后面添加单位如“平方米”等。其实只要稍 加设置一下，就可以让系统自动添加：选中相应的单元格（区域）， 打开“单元格格式
10、”对话框，在“格式”标签中，选中“格式类 别”下面的“数值扩展”选项，再在下面“格式编码”的方框中 输入“护平方米，先后按“添加”和“确定”按钮退出。以后 在上述单元格中输入数字，按下“Enter”键后，即可将数字后面 自动加上所设置的单位。14.PowerPoint的特殊播放模式在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中，往往需要与其他 程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。而用Powerpoint演示 文稿时，一般会处于全屏放映模式，在这种模式下，必须使用 Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗口切换。其实我们可以这样 操作：按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键而激活播放
11、操 作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形 式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操 作，如最小化和自定义大小。15.在Word XP中巧输分数启动WordXP,选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和 公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单 击“选项”按钮，在“开关”中选择“F(J”，按下“添加到 域”，在下而的“域代码”中添加上分子和分母，如EQF(1,2), 连按两次“确定”回到Word编辑窗口，这样分数制作就完成 了。26.快速输入大写数字由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字(
12、特别是财务 人员)，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型还 是拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现，利用Word2000 可以巧妙地完成：首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所示的对话 框，选择“壹，贰，垒”项，点击“确定”即可，或者你也可以 直接在“数字”对话框中输入数字。17.巧设WPS Office的表单域外形WPS Office中的表单域虽然可以自由设置填充色和边线，但 是却不能修改外形。为此笔者找到一个方法，可以对几种表单域 外形进行设置，只是方法略为麻烦了一点。插入一个单行文字型表单域，点击表单域工具栏中的保护文
13、档图标，确定使文档处于保护状态，单击该表单域使它进入输入 状态，可以看到文字输入的光标在表单域中闪烁，然后点击表单 域工具栏中的保护文档图标解除保护状态。请注意此时文字输入 的光标仍处于表单域中，马上右击该表单域，在弹出的右键菜单 中就会有一个外形选择项。现在只要在外形选择项中选择喜欢的 外形就可以修改表单域的形状了。当然并不是所有的表单域都可以采用以上方法设置。经笔者 试验，单行文字型、多行文字型和日期型的表单域都可以设置外 形。18.在Excel中快速输入特殊符号报表中常用的“二OO二”中的。很多人都是将就地 打卬为“二00二”、“二00二”或“二零零二”。其实这都是 不正确的，“00”是
14、数字键，“00”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们 之间都不匹配。经过仔细摸索，笔者发现被忽略的中文输入法中 的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入法，先输 入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软 键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打 开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键 盘”上的Q键，中文小写的“O”便被录入进来。19. WPS Office中用文字框巧分栏在工作中，经常会用到页而分栏设置，WPS Office能够将栏 间距设为0100mm之间的任何数值，基本上能满足工作的需 要。
15、但有的时候可能需要将栏间距再加大或左右不对称，这时系 统设置就无能为力了。其实利用文字框就能解决这个问题。1首先设置好分栏数，然后打开“插入”下的“文字框”， 这时鼠标变为十字形，用鼠标在分栏的中间拖出一个文字框。2.用右键点击文字框，在弹出的菜单中选择“对象属性”， 然后在“边线端点”中将“边线风格”设为空线。3.再到“位置尺寸”框中根据需要设定好文字框的大小与位 置。这里需要注意的是，文字框应该与栏中的文字等高。4.最后将右键弹出菜单中的“绕排方式”设为“左右绕 排”。20.幻灯片播放速度随意设用PowerPoint2002制作幻灯片时，“自定义动画”的速 度”只有5个选项，其中最快为秒，
16、最慢为5秒，但有时播放动 画需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改， 怎么办呢？这时可以先在“自定义”动画的任务窗口中选中所定 义的动画，点击右侧的小三角，选中“计时”项，然后在弹出的 对话框中找到“速度”项，将它修改为合适的速度即可（最长不能 超过60小时）。21.在Excel中快速输入大写数字在“智能ABC输入法”状态下，按住Shift键，再按下“i” 键（不含引号），松开Shift键，然后输入任一数字键，就得到相对 应的大写数字了。另外，财会人员常用的单位词，如“个、拾、 佰、仟、万”等，同样可以借助于i键加上单位词相对应的汉语拼 音第一个字母方便地得到（具体可查看“智能A
17、BC输入法”的“帮 助”菜单）。22.在Word文档中插入MP3文件在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图 片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这 种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格 式的声音文件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文 件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对 象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按 钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件，并确 定。当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡 片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入点就会出现MP3文件的
18、图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在 Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。23.让Excel启动时自动打开工作簿用户可自定义默认工作簿，以便每次启动Excel时，均可自动 打开此工作簿。方法是：自定义一个新工作簿，然后将它保存在 XLStart 文件夹下。在 C:Documents and Settings用户名 Application DataMicrosoftExcel 或 C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficelO下就可以找到XLStart文件夹。具体路径还要视你 的系统安装盘符而定。24.在英文状态下快速输入中文标
19、点符号在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时 许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一 来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法 转为中文，十分麻烦。有没有简便的方法呢？当然有。0ffice2000 为用户提供了 12组输入中文标点符号的快捷键（详见附表），不管 在任何输入法状态下（当然包括英文），只需按下快捷键，即可输入 中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是：“/!”等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。25.为Word添加小助手我们在使用Word2000进行文档处理时，经常使用工具栏中 的“字数统计”功能来了解当前文档
20、的字数、字符数、行数等信 息，非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信 息，这时可以通过在工具栏上添加“属性”的方法，来快速查看 文档的详细信息。1.单击“工具”菜单，从其下拉菜单中选择“自定义”命 令，打开自定义设置窗口。2.在自定义设置窗口中，选择“命 令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”，然后在右 边的“命令”中选择“属性”项。3.双击“属性”项并将它拖动 到工具栏上。这样在Word的工具栏上，就出现了 “属性”项。当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单 击工具栏上的“属性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文 档大小、创建人等详细信息就会出现了，也
21、可以根据自己的需 要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。26.找回Word中的菜单栏首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命 令。再单击“命令(C)”选项，然后在“类别(G)”列表框中拖动滚 动条，找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令 (D)”列表框中看到我们熟悉的“文件(F)” “编辑(E)”等菜单了。 既然找到了，就动手一个个地把它们拖回去吧！当然，这些菜单 既然能被拖到菜单栏中去，当然也能把它拖回对话框。27.彩色Excel表格显示打印两不误如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式，而打卬机为黑 白打卬机，那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不
22、理 想。在不更改工作表颜色设置的情况下，可以进行如下设置：1.在“文件”菜单中，单击“页面设置”命令。2.单击“工作表”选项，然后选择“打印”框下的“单色打 印”项。如果使用的是彩色打卬机，选择该选项可减少打印所需 时间。3.单击“确定”按钮。现在，你的Excel工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目，打印 出的黑口稿也能称心如意，感觉不错吧！28.在演示文稿中使用绘图笔利用Powerpoint进行文稿演示时，当演示者需要对某部分内 容进行讲解标注时，可单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择 “指针选项”中的“绘图笔”，鼠标将变成小笔形状，拖动鼠标 即可在演示文稿中书写或绘画。通过“指针选项”中的“绘
23、图笔 颜色”改变笔的颜色。利用“绘图笔”书写的内容会在再次演示 时自动擦除。29.Word也能“自动求和”编辑Excel工作表时，相信大家对常用工具栏中的“自动求 和”按钮情有独钟。其实，在Word2000/XP的表格中，也可以使 用“自动求和”按钮呢！当然，这需要你事先把该按钮请出来， 其方法是：1.在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”；在 “命令”框中，找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。3.关闭“自定义”对话框。现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工具 栏中的“自动求和”按钮，则Word将计算
24、并显示插入点所在的 上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数 据时，上方求和优先。30.WPS Office 2002配置工具有妙用安装完WPS Office 2002后，在开始菜单中的“WPS Office2002”项中，有一个“配置工具”的快捷方式，可能大家并没有 太注意它，其实它还挺有用的。点击它后弹出配置工具的对话 框，里面有三个按钮：第一个是“设置文件关联”，它用于设置 是否默认使用WPS Office来打开Word、Excek Powerpoint文件， 是否设置金山邮件为默认邮件系统；第二个是“恢复系统默认设 置”,它用于取消WPS Office打开Microso
25、ft Office文件的关联， 恢复成原来的关联；第三个是“修复WPS Office,用于修复软 件或其他一些不正常的情况。31.巧用“选择性粘贴”使行列互换假如A1-A10单元格中有不同的内容，现在需要将这些内容分 别排列在A2、Bl Cl、D1.J1单元格中，即将原来在同一列中的 内容重新排列在一行中。难道要一个一个单元格去复制粘贴吗？ 完全不用。首先，选中A1-A10单元格，单击右键，在弹出的菜单 中选择“复制”命令；接着单击B1单元格，再单击右键，在弹出 的菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出对话框，选择其中的复 选项“转置”，点击确定。这时你会看到Bl、C1.K1单元格中已 有了 A1
26、-A10单元格中的内容，将A列选中，在右键菜单中删除， 此时行列转换工作就完成了。32.在窗口中播放PPT幻灯片通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻灯片，如果你 想在播放幻灯片的过程中与其他窗口进行配合，以增强演示效 果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。启动该模式的方法 是：打开PPT文件，按住Alt键，然后依次按下D键和V键。此 时，幻灯片将在PPT窗口进行播放，这样你就可以拖动、最小化 和改变这个窗口的大小了。33.预览时可编辑文档当你使用Word2000/2000的预览功能时，如果还要编辑文 档，这时候不必回到视图模式，只要点一下放大镜图标，这时候 就会自动进
27、入编辑模式，你可以对文档进行任意编辑。这个技巧 对编辑文档非常有用！特别是调整封面、拖动一些表格等。可以 边预览，边编辑，既方便又准确。34.在WPS 2002中调用Word公式编辑器要在WPS 2002中调用Word公式编辑器，前提是你的电脑中 己经安装了 Word软件，且加载了 “公式编辑器”。打开WPS 2002,点击“插入”菜单，选择“OLE对象”命令，打开“插入 对象”对话框，选中“新建”选项后，在“对象类型”中选择uMicrosoft Equation ”，按下“确定”按钮，即可直接调用Word 中的“公式编辑器”输入公式。35.轻松保存Office XP的用户个性化设置在“开始/
28、程序”中找到“Microsoft Office I具”，启动其中 的“用户设置保存向导”。再点击“下一步”按钮，程序立即搜 索己安装Office组件。然后选择“保存本机的设置”，再点击 “下一步”按钮。接着程序提供给你两种保存方式：“将设置保 存到Web”和“将设置保存到文件”。选择后一项，并用“浏 览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成”按钮，程序在保存 路径中生成一个后缀名为OPS的文件。这个文件包含的就是用户 的设置信息。要恢复设置时，启动软件，选择“将原先保存的设 置恢复应用到本机上”，接着指定设置信息文件的路径，点击“完成”就恢复了。36.在Word中快速“粘贴”在Word 2000
29、/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘 贴”或按快捷键CtrkVo其实还有另一种方法更方便。执行菜单 命令“工具一选项”，在打开的对话框中单击“编辑”选项，单 击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关 闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘 上的INS键（即Insert键）就能快捷实现粘贴了。37.快速转换英文字母的大小写在Word 2000/XP中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文 单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种 情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母 或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光
30、标定位 到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时 如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字 母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的 字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母 的变化依此类推。38.在Excel中快速输入小数利用Excel处理数据时，经常会要输入一些小数，有时一整列 都是小数，这样对输入速度有很大影响，大家不妨来试试这个办 法：点击“工具/选项”，在弹出的的“选项”对话框中选择“编 辑”选项，然后选中“自动设置小数点”的复选框，并在“位 数”框内设定小数点的位数。这样当你输入小数时就不用再输入 小数点了，
31、它会将你输入的数字根据设置的小数点位数自动转化 为小数！如设置位数是2位，输入123就自动变为了。39.锁定Word表格标题栏Word 2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分 割条”，位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处 于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条”， 当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将“分割条”向下拖 至所需的位置，并释放左键。此时，Word编辑窗口被拆分为上下 两部分，这就是两个“窗格”。在下面的“窗格”任一处单击， 你就可对表格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的表格标题 栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个“窗格”还
32、 原成一个窗口，可在任意点双击“分割条”。40.给Access数据库文件瘦身当你用Access 2000/XP建立数据库文件时，会发现还没录入 多少数据，数据库文件的体积己经达到了数百KB,我们能否给它 减减肥呢？答案当然是肯定的。请选择“工具” 一 “选项”命 令，在弹出的“选项”窗口中选择“常规”选项，将“关闭时压 缩”复选框勾选，然后点击“确定”按钮即可。这样，在录入数 据后，保存并退出Access时，你会发现文件的体积会减少许多。41.快速打E卩Word XP的快捷键列表单击“工具”菜单，选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹 出宏设置窗口，在“宏的位置”下拉框中，选择“Word命令” 项。在“宏名”框中，单击uListcommands命令。单击右边的 “运行”按钮。这时弹出“命令列表”对话框，单击“当前菜单 和快捷键设置”单选钮，单击“确定”按钮。你会看到Word XP 自动创建了一个新文档，里面就是所有Word XP的快捷键信息。 最后只须单击“文件”菜
