1、立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存文献材料，涉及纸质和电子文献材料。3.2整顿arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化过程。3.3件item归档文献整顿单位。3.4档号archival code在归档文献整顿过程中赋予其一组字符代码，以体现归档文献类别和排列顺序。4整顿原则4.1归档文献整顿应遵循文献形成规律，保持文献之间有机联系。4.2归档文献整顿应区别不同价值，便于保管和运用。4.3归档文献整顿应符合文档一体化管
2、理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。4.4归档文献整顿应保证纸质文献和电子文献整顿协调统一。5普通规定5.1组件（件组织）5.1.1件构成归档文献普通以每份文献为一件。正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录普通一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）普通独立成件，也可为一件。有文献解决单或发文稿纸，文献解决单或发
3、文稿纸与有关文献为一件。5.1.2件内文献排序归档文献排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字文本，无特殊规定，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文献解决单或发文稿纸，文献解决单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2分类5.2.1立档单位应对归档文献进行科学分类，同一全宗应保持分类方案一致性和稳定性。5.2.2归档文献普通采用年度机构（问题）保管期限、年度保管期限机构（问题）等办法进行三级分类。a）按年度分类将文献按其形成年度分类。跨年度普通应以文
4、献签发日期为准。对于筹划、总结、预算、记录报表、表扬先进以及法规性文献等内容涉及不同年度文献，统一按文献签发日期鉴定所属年度。跨年度形成会议文献归入闭幕年。跨年度办理文献归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以阐明。b）按机构（问题）分类将文献按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选取其一合用，不能同步采用。采用机构分类，应依照文献形成或承办机构对归档文献进行分类，涉及多部门形成归档文献，归入文献主办部门。采用问题分类，应按照文献内容所反映问题对归档文献进行分类。c）按保管期限分类将文献按划定保管期限分类。5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构
5、（问题）分类立档单位，可以采用年度保管期限等办法进行两级分类。5.3排列5.3.1归档文献应在分类方案最低一级类目内，准时间结合事由排列。5.3.2同一事由中文献，按文献形成先后顺序排列。5.3.3会议文献、记录报表等成套性文献可集中排列5.4编号5.4.1归档文献应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简朴性原则。5.4.2档号构造宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。如“Z109-WS-Y-BGS-0001”。5.4.3档号按照如下规定编制：a）全宗号：档案馆给立档单位
6、编制代号，用4位数字或者字母与数字结合标记，按照DA/T 13-1994编制。b）档案门类代码年度：归档文献档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标记。年度为文献形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标记。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标记，如办公室代码“BGS”等。归档文献未按照机构（问题）分类，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文献在分类方案最低一级类目内排列顺序号，用4位阿拉伯数字标记，局限性4位，前面用“0”补足，如“002
7、6”。5.4.4归档文献应在首页上端空白位置加盖归档章并填写有关内容。电子文献可以由系统生成归档章样式或以条形码等其她形式在归档文献上进行标记。5.4.5归档章应将档号构成某些，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选取项（见附录A图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标记（见附录A图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“”简称标记，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标记（见附录A图A3）。5.5编目5.5.1归档文献应根据档号顺序编制归档文献目录。编目应精确、详细，便
8、于检索。5.5.2归档文献应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文编目应体现来文内容。归档文献目录设立序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号：填写归档文献顺序号。b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。c）文号：文献发文字号。没有文号，不用标记。d）责任者：制发文献组织或个人，即文献发文机关或签名者。e）题名：文献标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文献重要内容、不以便检索，应所有或某些自拟标题，自拟内容外加方括号“ ”。f）日期：文献形成时间，以国际原则日期表达法标注年月日，如19990909。g）密级：文献密级按文献实际标注状况填写。没有密级，
9、不用标记。h）页数：每一件归档文献页面总数。文献中有图文页面为一页。i）备注：注释文献需阐明状况。5.5.3归档文献目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设立（见附录B图B1）。5.5.4归档文献目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册归档文献目录，应编制封面（见附录B图B2）。封面设立全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文献目录可以按年装订成册，也可每年区别保管期限装订成册6纸质归档文献修整、装订、编页、装盒和排架6.1修整6.1.1归档文献装订前，应对不符合规定文献材料进行
10、修整。6.1.2归档文献已破损，应按照DA/T 25-予以修复；笔迹模糊或易退变，应予复制。6.1.3归档文献应按照保管期限规定去除易锈蚀、易氧化金属或塑料装订用品。6.1.4对于幅面过大文献，应在不影响其日后使用效果前提下进行折叠。6.2装订6.2.1归档文献普通以件为单位装订。归档文献装订应牢固、安全、简便，做到文献不损页、不倒页、不压字，装订后文献平整，有助于归档文献保护和管理。装订应尽量减少对归档文献自身影响，原装订方式符合规定，应维持不变。6.2.2应依照归档文献保管期限拟定装订方式，装订材料与保管期限规定相匹配。为便于管理，相似期限归档文献装订方式应尽量保持一致，不同期限装订方式应
11、相对统一。6.2.3用于装订材料，不能包括或产生也许损害归档文献物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。6.2.4永久保管归档文献，宜采用线装法装订。页数较少，使用直角装订（见附录C图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文献较厚，使用“三孔一线”装订。永久保管归档文献，使用不锈钢订书钉或浆糊装订，装订材料应满足归档文献长期保存需要。6.2.5永久保管归档文献，不使用不锈钢夹或封套装订。6.2.6定期保管、需要向综合档案馆移送归档文献，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管、不需要向综合档案馆移送归档文献，装订方式可以按照6.2.4执行，也
12、可以使用不锈钢夹或封套装订。6.3编页6.3.1纸质归档文献普通应以件为单位编制页码。6.3.2页码应逐页编制，宜分别标注在文献正面右上角或背面左上角空白位置。6.3.3文献材料已印制成册并编有页码；拟编制页码与文献原有页码相似，可以保持原有页码不变6.4装盒将归档文献按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限归档文献不能装入同一种档案盒。6.4.1档案盒6.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以依照需要设立为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D图D1）。6.4.1.2档案盒应依照摆放
13、方式不同，在盒脊或底边设立全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设立机构（问题）等选取项（见附录D图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文献和最后一件文献件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒排列顺序号，按进馆规定在档案盒盒脊或底边编制。6.4.1.3档案盒应采用无酸纸制作。6.4.2备考表备考表置于盒内文献之后，项目涉及盒内文献状况阐明、整顿人、整顿日期、检查人、检查日期（见附录E）。a）盒内文献状况阐明：填写盒内文献缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。b）整顿人：负责整顿归档文献人员签名或签章。c）整顿日期：归档文献整顿完毕日期。d）检查人：负责检查归
14、档文献整顿质量人员签名或签章。e）检查日期：归档文献检查完毕日期。6.5排架6.5.1归档文献整顿完毕装盒后，上架排列办法应与本单位归档文献分类方案一致，排架办法应避免频繁倒架。6.5.2归档文献按年度机构（问题）保管期限分类，库房排架时，每年形成档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。6.5.3归档文献按年度保管期限机构（问题）分类，库房排架时，每年形成档案按保管期限依次上架，便于档案移送进馆。7归档电子文献整顿规定7.1归档电子文献组件（件组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本规则“5普通规定”规定。7.2归档电子文献格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整顿规定，参照数字档案室建设指南（）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等原则执行。7.3归档电子文献整顿，应使用符合数字档案室建设指南（）、GB/T 18894等原则应用系统
