1、 接待手册 接待手册 比亚迪股份有限公司 总裁办公室 前 言 前前 言言 接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。本文所述的我司接待工作，主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人来访公司所开展的一系列活动。主要包括会务、参观、招待等。但不包括外部合作单位派驻公司跟踪业务、外单位常驻公司人员以及公司内部各单位安排的参观、访问活动等。随着公司的发展壮大和知名度的提升，外部来访数
2、量越来越多，级别也越来越高，而公司目前接待工作，组织、安排相对而言随意性、变动性很大，无具体可遵循的接待标准，接待信息传递以及具体接待安排效率较低，接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。王总非常重视接待工作，希望系统建立比亚迪接待体系，程序化、标准化、专业化要求、指导接待工作。按照王总指示精神，为了建立具有比亚迪特色的接待标准，进一步完善和规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章可偱、有度可依，总裁办公室特编写了接待手册。本手册主要内容有：接待流程、接待标准、OA 接待电子流平台介绍、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。本手册内容还将不断完善、丰富，后续集团公司所
3、有接待需参照手册中的标准实施。由于第一次编写和发布，不足之处在所难免，恳请广大领导、同事批评、指正。总裁办公室 2010 年 8 月 25 日 目 录 I 目 录 目 录 第一篇总则.1第一节定义.1第二节职责.1第二篇常规接待工作.4第一章接待参考标准.4第一节 一级接待.4第二节 二级接待.5第三节 三级接待.6第二章接待程序.10第一节 来访信息确认.11第二节 领导评估.11第三节 前期策划及准备.11第四节 接待组织实施.13第五节 接待后期工作.13第三章接待电子流平台.16第一节 平台优势.16第二节 平台工作流程.17第四章接待原则及注意事项.20第一节 接待基本原则.20第二
4、节 座次原则.21第三节 接待人员注意事项.46附录一：参考制度.471.比亚迪公司接待管理制度.472.比亚迪公司参观资源管理制度.47附录二：广东地区参观资源.47附录三：接待常用模版.48模板 1：来访预约单.48模板 2：参观场所放行、拍摄申请.49模板 3：铭牌.49模板 4：欢迎牌.51模板 5：接待检查清单.52模板 6：领导版接待安排表.53模板 7：工作人员版接待安排表.54 第一篇 总则 1 第一篇 第一篇 总则 总则 第一节 定义 第一节 定义 一、接待主管部门：指负责公司接待体系建设与管理的部门，各地区接待主管部门由公司指定。二、接待组织部门：指根据来访对象及业务相关性
5、实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门。三、接待协助部门：指拥有公司公共资源且可提供用于接待服务的的部门。包括但不限于会务管理、宣传管理、车辆管理、参观资源管理、安保服务等部门。四、参观资源：指经公司指定可用于参观或体验，能展现公司发展成果或技术实力的公司产品、设备、场所及周边公共区域。包括但不限于公司自行设计制造的生产线、设备、展品，广场、生产车间、实验室、活动室、会所、展厅、厂区主干道及其他公共区域。五、参观资源主管部门：由公司指定的全面负责参观资源开发、协调、监督及管理的部门。六、参观资源管理部门：指对参观资源负有管理责任的部门。包括但不限于各参观资源所属部门、后勤部门、宣传主管
6、部门、环境主管部门、安全主管部门、体系主管部门。第二节 职责 第二节 职责 一、一、接待主管部门 1.负责公司接待体系建设及管理，包括接待制度的制定、变更、解释及提供接待知识培训与咨询服务等；2.负责核实、调查、处理公司各部门接待过程中出现的违规现象；3.负责接待档案的管理。二、二、接待组织部门 原则上，各职能部门组织与其业务相关的接待，例如：?财经处主导与财政、税务等相关政府部门的接待；?汽车产业办公室主导与汽车行业相关的来访接待；?人力资源处出入境管理部主导政府外事部门、各国大使馆（领事馆）、各国经济投资开发局的来访接待等。1.根据确定的具体来访信息（如来访目的、时间、时长、地点、人数、人
7、员名单、第一篇 总则 2 行车路线、具体要求等）进行评估，并拟订接待安排，提前一天将相关信息及时、有效传递给接待协助部门，同时预约参与接待人员；2.依照公司规定，根据需要，联系摄影、摄像及宣传报道等事宜；3.根据需要，向会议室管理部门提前按相关规定预订会议室，并对所需画册、饮料、果点、投影仪等提前提出申请；4.负责准备会谈中需要使用到的电脑、会谈资料、礼品、铭牌等；5.根据用车需要，按车辆管理部门规定提前提交用车申请；6.组织相关接待人员迎接、送行；7.根据需要安排产品体验（如车辆试乘试驾），提前联系相关部门落实和安排；8.根据需要安排住宿，尽量引导或安排客人就近入住公司的协议酒店；如由公司付
8、费，原则上安排入住公司招待所或公司协议酒店；如有特殊情况或其他要求，可根据领导指示安排；9.根据需要安排用餐，一般情况下，根据客人的喜好和忌口情况，在公司内商务就餐地点安排商务套餐，如有特殊情况或其他需求，可根据客方要求及领导指示安排；10.接待涉及展厅、厂区参观，须根据当地参观要求，联系协助接待部门提前申请；被参观点如有临时调整，需提前通知接待协助部门及时调整；11.负责对接待实施过程中客方人员的衔接、督导及涉及的信息安全监控；12.负责评估接待结果，建立和维护接待档案；13.负责接待实施中涉及的相关后续事务的组织、跟进、协调、落实。三、三、接待协助部门 根据接待组织部门最终协调确定的要求，
9、具体安排相关工作，并对相关接待效果负责；必要时可向接待组织部门提供合理化建议。1.会务管理部门：1.1 根据接待要求配备人员及相关物品；1.2 确保相关场所正常运作，并满足 5S 要求。2.餐饮管理部门：2.1 负责公司内商务就餐地点内的用餐安排，按要求提供相应服务；2.2 确保就餐地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，并满足 5S 要求。3.住宿管理部门：3.1 按要求提供相应的住宿服务；3.2 确保住宿地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，并满足 5S 要求。4.前台：根据接待要求提供相应前台服务。5.宣传管理部门：根据公司规定和接待组织部门需求，安排摄影摄像及相关的宣传报道等。第
10、一篇 总则 3 6.车辆管理部门：根据公司规定和接待组织部门需求，提供良好的车辆服务，包括但不限于司机提前熟悉接待路线、准点接送等。7.安保部门：根据公司规定、接待组织部门需求提供安保支持和服务，如：岗亭放行、车辆引导、车位预留、参观路段及节点的秩序管控等；协助政府机关安排的安检和备案工作。8.参观资源主管部门：8.1 负责参观资源的开发、管理、检查、考核工作；8.2 以广东地区为例：汽车产业办公室协调汽车产业群各参观资源接待准备及试驾安排；原则上，总裁出席的接待，还需协调汽车产业群各参观节点最高负责领导陪同该节点接待；总裁办公室协调 IT、新能源产业群各参观资源接待准备工作；原则上，总裁出席
11、的接待，需协调 IT、新能源产业群各参观节点最高负责领导陪同该节点接待；8.3 整体管控各对应参观资源运作情况，及时掌握、反馈异常情况，以确保良好的参观效果。9.参观资源管理部门：做好对应参观资源管理、维护工作，确保良好的参观效果；相关工作，如：确保接待过程中参观点正常运作；负责参观资源及周边相关公共区域的 5S；劳保用品规范、及时供给；指定专门的业务对口人，配合接待相关工作；维护、更新接待联系人系统并及时反馈相关信息至参观资源主管部门等。9.1 展厅管理部门：9.1.1确保展厅正常运作，并满足 5S 要求，具体参见展厅管理规定；9.1.2根据需要提供接待相关服务。9.2 未来村管理部门：9.
12、2.1确保未来村正常运作，并满足 5S 要求；9.2.2根据需要安排就餐、会务等工作。9.3 纳入参观资源的各车间、工厂：9.3.1 确保产线正常运作，并满足 5S 要求；9.3.2 负责劳保用品规范、及时供给；9.3.3 根据需要安排业务对口人（如讲解员、引领人员），配合接待相关工作；9.3.4 负责向参观资源主管部门反馈车间生产安排及异常情况。9.4 后勤部门、体系主管部门：按公司相关规定，确保公司内接待沿途、参观资源 5S 满足接待要求。9.5 环境主管部门、安全主管部门：按公司相关规定，对环境问题及安全隐患进行的监督管理，以满足接待要求。第二篇 常规接待工作 4 第二篇 常规接待工作
13、第二篇 常规接待工作 第一章 接待参考标准第一章 接待参考标准 根据接待对象的不同，公司接待标准由高到低依次分为一级、二级、三级三个不同等级，接待组织部门根据对应标准安排接待，根据需要安排相应项目，具体可参照接待标准对应表。第一节 一级接待 第一节 一级接待 一、接待对象?省级以上的政府官员；?公司有投资地区市级及以上政府官员；?公司有重大合作意向的地区市级及以上政府官员；?其他对公司业务推进有重大作用的政府官员（级别不受上述限制）；?重要企事业单位领导；?重要客户、供应商；?公司领导指定的其他重要对象；?总裁出席的所有接待。二、接待标准：1.主接待领导：高级总监及以上职位的领导。2.招待原则
14、：一级接待的招待标准由一级主接待人决定。3.迎送：3.1 视需要安排车辆接送或引路；3.2 视需要安排接机。4.餐饮：4.1 根据需要和客人喜好安排相应招待场所；4.2 若在公司商务就餐点就餐，主桌需摆放铭牌，客方及公司领导有特殊要求者除外；4.3 主桌须摆放当席中英双语菜单。5.住宿：5.1 接待人员需在客人入住前复查房间设施；5.2 接待人员提前按客人喜好安排房间，确定房间号，并代办入住、退房手续；5.3 住宿场所须保密客人信息。6.景点游览：提前购票尽量避免排队等候。7.会议室：第二篇 常规接待工作 5 7.1 物品摆放：提前摆放纸杯、可乐、水、水果、纸巾、公司画册、记录簿（含两页公司文
15、头纸和一支铅笔）、投影仪、翻页笔、激光笔、电脑、烟灰缸（备用）等物品，视情况准备茶、咖啡、点心等；7.2 投影 PPT 欢迎牌；7.3 摆放铭牌；7.4 会前检查会议室物品配备及 5S；7.5 与会期间做好饮品添加、台面清洁等服务；7.6 会后检查会议室，若发现客人遗落物品，及时联系、归还；7.7 视需要安排贵宾室和/或其他会议室供主宾和/或随行人员休息。8.展厅：8.1 原则上，展厅需提前检查、清场；8.2 涉及展品体验，需提前开启，保证体验效果；8.3 展厅工作人员全程陪同、引导、演示相关设备。9.大厅：视需要，提前清场。10.礼品：价值高/有纪念意义/有一定使用价值的比亚迪产品、地区特产
16、等。11.车辆：根据人数、路线、天气情况，商务车、游览车上需配备瓶装水。12.摄影、摄像及宣传报道：?须摄影、视需要安排摄像；?视需要制作相册或相框；?内部宣传报道；根据需要安排外部宣传报道，外部宣传单位正式发布此报道需经公司宣传主管部门审核。13.讲解人员：具备相当的专业化和职业化素养，能充分掌握及良好表达讲解内容。14.车间：原则上，总裁出席的接待，各参观节点最高负责领导陪同该节点接待。15.视需要提前安排彩排。16.安保支持：?如涉及厂区参观，安排保安摩托车开道，司机须熟知路线；?警车：视需要联系当地派出所安排警车或协助当地派出所警车做好安检等工作。17.参观资源检查：相关参观资源部门经
17、理（含）以上领导安排。18.方案审批：申请人-部门经理-事业部总经理/分管副总裁。第二节 二级接待 第二节 二级接待 一、接待对象：?公司所在地一级接待范畴之外的政府官员；?非投资或意向投资地区，无实质业务来访的市级政府官员；第二篇 常规接待工作 6?对公司业务有一定推进意义的客户、供应商、重要协会或组织、企事业单位等；?公司领导指定的符合二级接待的其他对象。二、接待标准：1.主接待人：总监及以上职位的领导。2.招待原则：二级接待的招待标准由主接待人提出，经接待组织部门事业部总经理或以上领导批准后执行。3.迎送：视需要安排车辆接送或引路。4.餐饮：根据客人喜好安排相应包房，摆放铭牌。5.住宿：
18、视需要提前安排房间，确定房间号。6.会议室：6.1 物品摆放：提前摆放纸杯、可乐、水；视需要准备水果、纸巾、茶（咖啡）、公司画册、投影仪、激光笔等物品；6.2 投影 PPT 欢迎牌；6.3 视需要摆放铭牌；6.4 会前检查会议室物品配备及 5S；6.5 与会期间做好饮品添加、台面清洁等服务；6.6 会后检查会议室，若发现客人遗落物品，及时联系、归还。7.展厅：提前做好设备设施的检查；视需要安排展品体验。8.礼品：价值中等/有纪念意义/有一定使用价值的比亚迪产品、地区特产等。9.车辆：根据人数、路线、天气情况，商务车、游览车上视需要配备瓶装水。10.摄影、摄像及宣传报道：须摄影、视需要安排摄像；
19、视需要安排内部宣传报道。11.讲解人员：具备一定的专业化和职业化素养，能良好掌握及表达讲解内容。12.接待场所检查：相关场所责任人。13.方案审批：申请人-部门经理。第三节 三级接待 第三节 三级接待 一、接待对象：?非投资或意向投资地区，无实质业务往来的市级以下政府官员；?普通客户、供应商、协会或组织、企事业单位等；?领导指定的其他符合三级接待的对象。二、接待标准：1.主接待人：业务相关负责人。2.招待原则：三级接待原则上不安排就餐、住宿等招待活动。3.会议室：提前摆放纸杯、可乐、水，视需求准备其他备品。4.讲解人员：能良好掌握及表达讲解内容。第二篇 常规接待工作 7 5.接待场所检查：相关
20、场所责任人。6.方案审批：申请人-部门经理。接待分级定义表 接待分级定义表 项目 一级 二级 三级 接待对象?省级以上的政府官员；?公司有投资地区市级及以上政府官员；?公司有重大合作意向的地区市级及以上政府官员；?其他对公司业务推进有重大作用的政府官员（级别不受上述限制）；?重要企事业单位领导；?重要客户、供应商；?公司领导指定的其他重要对象；?总裁出席的所有接待。?公司所在地一级接待范畴之外的政府官员；?非投资或意向投资地区，无实质业务来访的市级政府官员；?对公司业务有一定推进意义的客户、供应商、重要协会或组织、企事业单位等；?公司领导指定的符合二级接待的其他对象。?非投资或意向投资地区，无
21、实质业务往来的市级以下政府官员；?普通客户、供应商、协会或组织、企事业单位等；?领导指定的其他符合三级接待的对象。主接待领导 高级总监及以上职位的领导 总监及以上职位的领导 业务相关负责人 招待原则 一级接待的招待标准由一级主接待人决定 二级接待的招待标准由主接待人提出，经接待组织部门事业部总经理 三级接待原则上不安排就餐、住宿等招待活动 参观资源检查 相关参观资源部门经理（含）以上领导安排 相关场所责任人 相关场所责任人 方案审批 申请人-部门经理-事业部总经理/分管副总裁 申请人-部门经理 申请人-部门经理 接待标准对应表 接待标准对应表 1、接待若涉及以下项目，则按对应要求安排；2、必须
22、安排；可选择性安排；空白一般情况下不安排，如有需要可视情况调整。项目 内容 一级 二级三级车辆接送或引路 迎送 接机：值机（代客人办理登机、行李托运）（仅限深圳机场国内航班）；贵宾厅休息（收费）；视情况提供机场鲜花迎接（收费）公司内商务就餐地点按要求提供相应服务；确保就餐地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，并满足 5S 要求 根据需要和客人喜好安排相应招待场所 铭牌：若在公司商务就餐点就餐，主桌需摆放铭牌，客方及公司领导有特殊要求者除外 餐饮 主桌须摆放当席中英双语菜单 第二篇 常规接待工作 8 公司内住宿地点按要求提供相应的住宿服务；确保住宿地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，并
23、满足 5S 要求 接待人员提前复查房间设施 提前按客人喜好安排房间，确定房间号 安排代办入住、退房手续 住宿 住宿场所须保密客人信息 景点游览 提前购票 根据接待要求配备人员及相关物品；确保相关场所正常运作，并满足 5S 要求 标配：纸杯、可乐、水 公司画册 记录簿（包括公司文头纸和笔）、烟灰缸（备用）水果、纸巾、投影仪、翻页笔、激光笔 点心、茶、咖啡等 接待人员会前复查会议室物品配备及 5S 与会期间做好饮品添加、台面清洁等服务 会后检查会议室，若发现客人遗落物品，及时联系、归还 投影 PPT 欢迎牌 安排贵宾室和/或其他会议室供主宾和/或随行人员休息 会议室 摆放铭牌 提前做好设备设施的检
24、查，确保展厅正常运作，并满足 5S 要求 接待人员提前复查 清场 涉及展品体验，需提前开启，保证体验效果 展厅 展厅工作人员全程陪同、引导、演示相关设备 大厅 提前清场 价值高/有纪念意义/有一定使用价值的比亚迪产品、地区特产等 礼品 价值中等/有纪念意义/有一定使用价值的比亚迪产品、地区特产等 第二篇 常规接待工作 9 提供良好的车辆服务，包括但不限于司机提前熟悉接待路线、准点接送等 视人数安排，4 人内可安排轿车；5-6 人可安排商务车；6-15 人可安排中巴车；30-50 人可安排大巴车 商务车 根据人数、路线、天气情况配备瓶装水 提供良好的车辆服务，包括但不限于司机提前熟悉接待路线、准
25、点接送等 视人数安排，广东各园区内游览车核载 7 人/车（一般体型满载可达 10 人）保证充满电，车况良好 游览车 根据人数、路线、天气情况配备瓶装水 摄影 摄像 制作相册或相框 内部宣传报道 摄影、摄像及宣传报道 安排外部宣传报道，外部宣传单位正式发布此报道需经公司宣传主管部门审核 具备相当的专业化和职业化素养，能充分掌握及良好表达讲解内容 具备一定的专业化和职业化素养，能良好掌握及表达讲解内容 讲解人员 能良好掌握及表达讲解内容 确保参观时段产线正常运作 满足 5S 要求；劳保用品规范、及时供给 视情况安排相应的引导人员、讲解人员 车间 总裁出席的接待，事业部最高领导在场或事业部最高领导安
26、排熟悉情况的其他人员陪同接待 参观沿途道路疏通及岗亭放行 保安摩托车厂区内开道，司机须熟知路线 安保支持 联系当地派出所安排警车或协助当地派出所警车做好安检等工作 参观人数 10 人以上需准备，视情况使用 参观人数 20 人以上使用 讲解设备 讲解器充满电，并备 2 套干电池备用 彩排 接待人员提前安排相关节点彩排 第二篇 常规接待工作 第二章 接待程序第二章 接待程序 接待组织部门参考“接待流程图”，根据接待标准和需要开展对应的接待工作：接待流程图 接待流程图 步骤 执行人 事务 注释 接待组织部门 发送来访预约单（模版 1）给来访单位联系人填好后回传；如客方已发来访函且信息完整则可简化该程
27、序 接待组织部门 领导 将接待任务及来访信息汇报给部门领导评估 接待组织部门 评估同意后，预约主接待领导及相关出席人员 接待组织部门 领导 填写“接待申请”，提交领导审批 接待组织部门 准备相应的汇报或工作材料，来访前请示公司主接待领导的意见；通知接待协助部门做好接待准备，并与客方联系人做好沟通；如必要，做好安检、备案和宣传准备工作 1 接待协助部门 接待组织部门 接待协助部门应进行前期检查以确保接待效果；重大接待时，接待协助部门联合接待组织部门提前彩排 根据来宾身份、职务、来访目的等综合考虑，由相应领导或职务相宜人员迎接；了解来宾所乘交通工具的车次、路线及预计抵达时间，通知出席人员准时到位
28、收到来访信息10 厂内参观座谈报告宴请安排景点观光 2 接待组织部门 安排送行车辆，通知送行人员，组织送行 3 接待组织部门 填写接待总结概述，并结案 跟进、协调、落实接待后续相关事务 YN中期实施迎接会见送行填写接待总结概述，结案跟进、协调、落实后续事务预约相关领导前期检查领导评估前期准备填写接待申请并提交领导审批Y内外部沟通婉拒修改后期总结 第二篇 常规接待工作 第一节 来访信息确认 第一节 来访信息确认 一、收到来访需求时，请客方将来访意图，目的，时间、时长，人数，来访人员名单（姓名、单位、职务）等信息以传真或邮件形式发至我司，或将 来访预约单（模板 1）发至客方填写。如客方已发信息完整
29、的来访函，则可简化该程序。第二节 领导评估 第二节 领导评估 一、将具体来访信息汇报部门领导评估；二、如领导指示同意接待，需请示接待等级、行程安排、出席人员、礼品、用餐等事项；如否，需根据领导指示通过电话、短信或邮件回复客方。第三节 前期策划及准备 第三节 前期策划及准备 一、提前向客方联系人确认客方来访车辆信息（车牌、车型）、欢迎牌内容、座次；如有陪同单位，还需确认陪同单位的人员名单、人数；二、主动将到达我公司的路线说明发至对方联系人手机；三、根据指示预约公司参与接待领导，并请参与接待领导指定相关陪同人员。若多个单位或部门一同来访，应提前与公司各相关部门协调，确定相应参与接待领导；四、登录
30、OA 首页流程/公共流程填写“接待申请”，完成相关流程及准备；1.会议室预订；2.接待用车安排；3.参观节点参观申请，类场所放行及拍摄申请（模板 2）；4.礼品申请；5.讲解器申请；五、用餐安排；六、住宿安排；七、资料、备品准备：1.根据来访主题，与相关部门协调，准备相应的汇报或工作材料，在来访前呈请公司主接待领导确定；2.打印铭牌；准备电脑、铭牌（模板 3）、PPT 欢迎牌（模板 4）等 八、物品摆放图：1.会议室：根据接待标准、人数预定会议室及安排、准备相应备品，如饮品等；（具体摆放要求见附件：会议室物品摆放要求.doc 11 第二篇 常规接待工作 12 图 2.1 台面 图 2.2 全景
31、 2.3 记录簿 图 2.4 文头纸 图 2.5 公司画册 图 2.6 纸杯 图 2.7 铭牌 2.就餐：图 2.8 图 2.9 全景 第二篇 常规接待工作 13 九、根据需要安排开道摩托车、警察；十、摄影、摄像及宣传报道；十一、积极协助政府机关安排的安检和备案工作，并预订会议室作为政府安检部门临时工作点；十二、将客方车辆信息（车牌、车型、数量）提前告知安保部门安排放行、车位预留和车辆指引；十三、参考“接待检查清单”（模板 5），准备、落实、检查各项工作。第四节 接待组织实施 第四节 接待组织实施 一、摆放铭牌、投影 PPT 欢迎牌；二、如有电子欢迎牌，需在客方到达前锁定欢迎内容；三、迎接 1
32、.客方正式来访前，需再次确认来访人数和预计到达时间，并随时与客方沟通所在地点或引导客方到达某个标志性建筑时及时沟通，以便随时跟进客方实际行程进度，适时请领导前来迎接；2.提前到达的来访人员，需请出席级别相对应的领导先行接待；四、通知出席领导 1.如客方到达时间提前或推迟，应第一时间通知出席领导；2.如有的出席领导迟迟未到，应及时联系并告知当前所在地点；五、车辆调动 车辆需停在参观场所门口，车头指向下一参观地点的行进方向，领导乘坐车辆车门尽量正对参观场所大门。第五节 接待后期工作 第五节 接待后期工作 一、维护接待档案；二、使用接待电子流平台的地区，填写接待总结，“接待申请”流程结案；三、问题反
33、馈：将接待过程中出现的问题反馈给参观资源相关责任人或资源管理部门给予解决；四、根据需要整理照片提供给来访客方及公司出席接待领导；五、根据需要宣传、报道；如来访人员中有媒体等，需请其在对外发出的宣传内容刊登之前提交我司审核；六、根据需要撰写会议纪要并发予相关与会人员；七、跟进、协调、落实接待后续相关事务。第二篇 常规接待工作 14 接待流程 接待流程 必须操作流程；可选择操作流程 性性质 质 环节 环节 具体内容 具体内容 备注 备注 来访信息确认 来访目的，时间、时长，人数，来访人员名单（姓名、单位、职务）等 可参考来访预约单（模板 1）.婉拒：需根据领导指示通过电话、短信或邮件回复客方；领导评估 婉拒接待.接待：请示接待等级、行程安排、出席人员、礼品、用餐等事项 确认其他信息 来访车辆信息（车牌、车型、数量）、欢迎牌内容、座次、陪同单位的人员名单、人数等 接待路线发送 （短信或邮件）预约
