1、信息系统在香港地铁运营管理中的应用陈建伟(港铁技术咨询(深圳)有限公司,518031,深圳 工程师)摘 要 以香港地铁公司成功应用的信息系统为蓝本,介绍地铁运营管理中信息系统的重要作用以及财务管理、人力资源管理、预算管理、设备维护管理、采购管理、库存管理、工务行车管理等信息系统在地铁运营管理中的具体应用。关键词 香港,地铁,信息系统,运营管理中图分类号 U 231+.92Application of Information System in Hongkong MTRs Oper2ation ManagementChen JianweiInformative abstractHongkong
2、MTR Corporation is a sus2tainable profitable subway company in the world,because theinformation system is widely used in various operational levels.It supports HK metros operation and information needs,coop2erates with the companys business objectives,created and en2hanced the commercial value of th
3、e company.The informationsystem provides comprehensive,timely and accurate data ofbudget,expenditure,cash flow,logistics,passenger flow,riskand other important information for decision2making manage2ment,and also increases the productivity of the company andsupports equipment maintenance management
4、of the railway toensure service levels.Because of its mechanism of cost estimateand cost control to reduceproduction costs,the information sys2tem is successfully applied in HK MTR.This paper introducesthe importance of the information system in metro operation aswell as some systemsdetailed applica
5、tion,e.g.financia man2agement,human resource management,budget management,equipment maintaining management,purchasing management,inventory management and engineering traffic management.Key wordsHongkong,subway,information system,opera2tion managementAuthors addressMTR Consulting(Shenzhen)Co.,Ltd.,51
6、8031,Shenzhen,China 香港地铁公司作为全球少数能持续盈利的地铁公司之一,信息系统在公司各个业务层面得到了广泛应用。信息系统支持公司的业务运作和信息化需要,密切配合公司的业务目标,为公司创造和提升商业价值。信息系统在公司业务特别是在运营管理中发挥着如下重要作用:为管理层提供全面、及时、准确的预算、开支、现金流、物流、客流、风险等重要信息,使管理层决策科学化、信息化;标准化、自动化的信息系统提高了生产效率,支持设备维护管理以确保运营服务水平;信息系统具有开支预算、成本核算、开支审批监控机制,控制运营成本,从而为公司增加盈利、降低生产成本。企业信息系统的建设不是一蹴而就的事情。香港
7、地铁的信息系统也经过了近20年的持续建设、改进。新的地铁信息系统建设要遵循“总体规划、分步实施”的原则。在信息系统实施之前,一定要先做一个总体规划,规划出不同运营阶段所需信息系统及其相关功能,保证在满足业务需求的前提下,使投资效益最大化;同时协调各系统间的接口关系,以避免各系统相互独立形成信息孤岛。在分步实施阶段,按照总体规划的要求,在不同阶段实施相应的信息系统,以支持公司业务发展。本文主要介绍信息系统在香港地铁公司运营管理中的应用情况。1 以财务、人力资源、供应链等管理为核心的企业资源计划系统1.1 人力资源管理系统(HRMS)人力资源管理系统(HRMS)作为企业基础信息系统,其主要目的是:
8、建立一套全面的、先进的人力资源管理体系,提高企业人事管理效率;有效激励员工,提高员工满意度,提供员工自助管理平台,实现自动化的人力管理流程;配合企业发展目标,为人力资源规划提供科学化、信息化的决策依据。HRMS包括人事资料管理、薪资管理、时间管理、人员招聘、绩效管理、培训管理、员工自动服务等方面。1第9期百家论坛 人事资料管理:管理员工人事基础信息、工作记录、岗位设置、人员变动等。薪资管理:灵活定义工资项目及计算公式;每月自动计算薪金,同时把薪资各项支出数据传送到财务系统。时间管理:包括考勤管理,能灵活定义上下班时间、休息日;外部考勤数据导入;统计员工月出勤结果,与薪资链接计算员工工资。休假管
9、理提供休假申请、审批管理;出差管理提供出差申请、审批管理;加班管理提供加班申请、审批管理;对加班进行计算,计算加班工资或进行调休处理。人员招聘:提供职位需求申请和审批,制定招聘计划;招聘活动安排;对招聘结果统计分析。培训管理:制定培训规划和需求,提供部门或个人培训申请、审批管理;记录培训活动、结果;对培训进行统计分析。绩效管理:设置部门或个人的考核方案和考核指标,考核结果审核及调整;考核结果支持薪资计算、奖金发放、岗位调整等。员工自助服务:通过授权,员工可查询和维护自己的非关键资料,申请和查询自己假期、加班;登记和查看培训课程、培训申请;申请内部职位。经理级可查询下属资料;审批下属申请;提交和
10、处理本部门人力需求申请;自动电邮通知。HRMS一般在运营筹备前期实施,以配合运营筹备期间大量招聘人员的业务需求。HRMS选型要考虑公司的长远发展目标。1.2 财务管理系统(FMS)财务管理系统(FMS)包括:应付帐管理、应收帐管理、总帐管理、现金管理和固定资产管理等。应付帐管理:供应商管理;应付发票与采购定单、入库单匹配,自动生成退货的借项凭单,自动记录订单与发票差异;通过设定工作流对发票审批;避免重复付款;员工网上自动填报报销费用。应收帐管理:建立维护客户资料;应收发票凭证分类,自动生成凭证编号,可产生重复发票并能合并发票;自动生成催帐单并跟踪催收情况;根据客户付款条件进行现金流预测。总帐管
11、理:制定会计科目表,以及凭证来源、凭证编号与凭证类别;通过电子数据表上传日记帐;自动生成经常性日记帐和分摊日记帐;自动过帐;多货币转换;控制会计期间;从汇总金额、明细金额追溯至详细会计分录。现金管理:处理银行对帐单,以手工或自动方式对银行对帐单进行对帐调整,自动生成对帐会计分录;根据应收、应付对现金流进行预测。固定资产管理:固定资产建立和信息维护;固定资产折旧,可按多种方法计提折旧并自动产生会计分录计入总帐;资产增加、转移、调拔、报废、增值处理;资产盘点。财务中的固定资产必须与运营中的资产实物对应,以更好地反映固定资产的实际状态。要特别注意其与设备维修管理系统(MMIS)中的设备对应关系,两者
12、主要依靠资产编号和设备编码进行对应,所以要统一规划FMS中的固定资产编号和MMIS中的设备编码,以方便资产管理。FMS一般在运营筹备前期实施,系统选型要考虑到公司长远发展目标。1.3 预算管理系统(CBS)财务计划管理的核心是预算和实际金额分析,传统财务系统一般没有很强的预算功能。预算管理系统(CBS)提供预算编制、预算管理和预测功能,主要功能有:确定预算内容,人力预算、运营开支预算以及资本性开支预算;部门/成本中心间预算调配;设制预算表单,预算参数;预算编制和未来5年预测,最新估计,填充预算及预测数据;根据公司业务目标建立不同预算,比较各种预算并找出差别,如原本预算、修订预算、流动预算/最新
13、预测等;在原有预算基础上快速生成预算;建立预算分配公式;支持滚动预算。预算需要一定历史数据的支持,CBS一般在运营开通之后实施。1.4 资金控制系统(FCS)传统财务系统只能对业务活动作事后记录,无法对业务活动做出有效监控。资金控制系统(FCS)可以对请购单、采购单、发票进行审批,检查可用预算状况,以保证实际费用支出和计划费用支出不超预算,执行考核和适时事中控制。FCS的主要功能有:导入预算;自动计算预算头寸状况;填报资金申请表,自动计算申请资金额是否超预算;资金申请表相关部门审批;批准后资金申请表发放到其它相关系统。FCS一般在财务系统和供应链系统建立之后进行实施。1.5 供应链管理(SCM
14、)供应链管理(SCM)包括采购管理、库存管理和库存量优化。2 城市轨道交通研究2007年采购管理:设立经常采购物品目录;填报采购申请单,系统自动验证库存,导入由MMIS工单物料需求生成请购单;请购单审批;采购人员根据请购单向不同供应商询价或招标,接收报价后确定供货商、价格和合同条款;自动创建采购订单,采购订单审批;跟踪采购单和催货;收货处理,对不合格品作退货处理;核对发票,与财务系统集成对发票、订单、入库单进行匹配,匹配成功进行货款支付;采购分析供货商评估。库存管理:设置库存目录,每个货品具有唯一编码,指定货品存放的仓库、货位,供货商、代贮标志等信息;根据采购订单验收物品,入库,系统自动更新库
15、存数,并对货品差异进行处理;使用部门填报出库申请单,出库申请单审批;库管员根据批准出库申请单进行货品发放,系统扣减库存数;物料需求预测,库存资料分析及存货补充计划生成采购申请;货品盘点;陈旧库存确认及废弃;自动电邮通知。为方便库存管理,提高工作效率,可采用条码或无线射频识别(RFID)对物品进行出入库管理。库存量优化系统:从采购和库存中取得入库及订单信息,计算出最佳再订货点和订货量并返回给库存系统,库存系统利用最佳再订货点和订货量自动产生订货需求;提供库存表现指标如库存量、库存流通率等;为库管人员提供预测停工待货情况报警信息;提供物品估计用量和实际用量差异分析等。SCM一般在运营筹备中期实施,
16、以便管理在运营开通前接收建设移交运营备品备件以及满足运营开通所需物资采购需求。2 工程与维护管理2.1 设备维护管理系统(MMIS)地铁作为一个典型资产密集型行业,如何管好用好设备资产特别是和运营安全相关的设备,是地铁运营管理中的重要工作。设备维护管理系统(MMIS)主要对企业设备进行管理,对维护维修活动作出合理的安排,以提高设备有效使用率。MMIS的主要功能有:设备台帐管理、维修计划管理、工作单管理、维修活动分析。设备台帐管理:每个设备有唯一设备编码(注意和FMS中固定资产编码衔接);设备相关图纸和文档资料管理;对设备分类管理,特别是对列车、连续性设备(如轨道、隧道、接触网等)、软件设备、可
17、修复性装配件等采取不同管理模式;定义设备重要性、危险程度;定义设备间关系形成设备树;指定设备委外维修承办商。维修计划管理:对于不同设备采取不同的维修策略,如预防性维修(PM),故障维修(CM)或状态维修(CbM),基于时间PM和基于仪表读数PM;定义标准工作,设定工作所需时间、人力成本、物料需求;设置大维修代替小维修策略;仿真计算维修计划和维修活动预算,并将维修预算传递给CBS。工作单管理:工作单分为PM工单和故障工单;系统根据PM计划自动产生PM工单;工作安排及工单合并;工地所有权、工程车、合格人员安排(结合ETMS);故障维修工作请求及工作单的审批;记录人工花费和维修物料消耗;自动电邮通知
18、;故障原因及故障分析;对外包维修工作进行监查。维修活动分析:维修成本分析;设备的可靠性、可用性、可维修性分析;定期检修遵守程度分析;故障种类与影响分析;维修实际费用和预算差异分析;外包维修工作有效性分析。MMIS一般在运营筹备中后期实施,以满足开通前和运营后对设备维护管理需求。2.2 工务行车管理系统(ETMS)地铁作为一个特殊行业,对隧道内的作业和活动有严格管理;隧道内作业只能在每晚运营结束后几个小时内完成,并且有很多相关限制条件。工务行车管理系统(ETMS)主要对隧道内作业进行管理,减少工作冲突,合理安排有限资源,提高作业效率。其主要功能有:工程作业计划提交(包含作业计划时间、地点、人数、
19、防护要求、停电要求、工程车等);作业计划审核;对各部门提交作业计划进行编排,调整有冲突作业计划(香港地铁公司在该环节引用人工智能(AI),利用AI自动检测、调整、合并有冲突作业计划);每周行车通告发布;每晚作业前在车站请点及请点审批;进行隧道内作业;作业完成后进行消点;自动电邮通知。ETMS一般在运营开通后实施。2.3 工程图纸管理系统(DMS)图纸资料是地铁维修中的重要信息来源。在施工的不同阶段,都会产生大量图纸,在运营维修活动中,这些图纸内容也会被持续更新。在整个图纸管理流程中,需要一个有效的图纸管理系统。工程图纸管理系统(DMS)的主要功能有:图纸登记存储,允许上传CAD、J PG等各种
20、图纸;对图纸进行分类编码;图纸检索,可按文号、标题、正文等组3第9期百家论坛 合查询;查看图纸,支持没有CAD软件的电脑显示各类图档;支持放大、缩小、旋转等图档显示功能;有权限人员对图纸修改;版本管理,显示最新版本,能够查看历史版本,支持签出签入方法管理图纸修改。DMS为配合MMIS,一般在运营筹备后期实施。2.4 结构检查登记系统(IRS)隧道、车站等土木建筑需定期对其结构进行检查,将发现损坏位置进行登记,确定损坏程度,从而安排维修工作。结构检查登记系统(IRS)管理整个土木结构的检查工作流程。IRS的主要功能为:土木结构定义,按车站、楼层、路段定义土木结构组件及属性;制定检查工作计划;下传
21、检查数据及相关图纸到移动设备,检查中通过移动设备查看图纸;支持图纸放大、缩小、旋转等显示功能;在图纸上标注损坏部分位置及形状大小;从移动设备上传已完成检查工作和相关图纸;上传照片记录结构损坏情况;制定维修计划并传给MMIS。IRS一般在运营筹备后期实施。3 车站与运营管理3.1 危害登记系统(HRS)危害登记系统(HRS)是一个记录危害资料的数据库,包含所有现有的或潜在的运营风险。通过危害登记系统,可分析评估与运营有关的危害风险,并提供方法记录和监控风险的情况,以便管理现有的运营风险,使员工熟悉风险管理程序。HRS的主要功能有:危害记录登录,包括危害说明/概述、发生频率/严重程度、发生的位置、
22、影响/后果、相关系统(如供电、信号等)、原定风险等级(根据风险矩阵而决定)、建议减轻措施、行动类别(如设计、施工、运营、维修等)、剩余风险等级等信息;危害记录的审核;风险管理工作组讨论记录;危害管控员减轻危害等级措施建议的更改登记;合并危害记录;危害记录的归档/还原;导入/导出危害记录数据;相关报表分析。HRS一般在运营开通后实施。3.2 运营文档发布系统(OPDS)地铁在运营过程中需要大量文档支持,如规章制度、安全指引、维护规程、操作规程等,一些重要文档必须发布到相关人员手中,以确保运营的安全、可靠和效率。文档发布系统(OPDS)对发布文档过程进行管理,准确和快捷地完成文档发布;文档可以电子
23、档案或打印稿形式发布。OPDS的主要功能为:成本中心资料设置;联系人资料设定;收件人资料设定,收件人文档清单设定;文档资料设定;文档资料发布,自动或手工生成发布清单,通过电邮自动发布电子文档;收档收交确认;搜寻过期而未确认交收的文档和收件人;建立和打印不同类型的文档以帮助用户追收文档的确认交收;电邮自动通知;相关查询分析,文档查询,文档发布清单查询;未确认文档收交查询等。OPDS一般在运营开通后实施。3.3 运营数据管理系统(ODMS)地铁作为一个对安全要求很高的行业,对一些重大典型故障进行记录分析尤为重要。运营数据管理系统(ODMS)对重大典型故障事故进行记录分析,以便相关人员对故障及时处理
24、,总结经验,提高运营服务水平。ODMS的主要功能有:故障事故资料登记,包括故障发生时间、地点、事故影响、设备(列车)、诱因等;通过电邮和手机短信通知相关人员;故障处理过程记录;故障原因分析及改进;相关查询报表,每日简报,故障查询,故障分析等。ODMS一般在运营开通后实施。3.4 工作日志管理系统(JRS)工作日志管理系统(JRS)主要记录员工工作内容,为人事管理提供员工工作岗位分析数据,同时为财务和设备维修管理系统提供人力成本数据。JRS的主要功能有:基础信息设置,从HRMS导入员工信息,成本中心设置;工作日记填报,员工每日填报工作记录,工作记录信息包括项目号、工单号、成本中心、起始终止时间、
25、工作内容;工作日志审核;工作日志查看,员工查询自己工作日志,部门经理查看本部门所有员工日志,人事部相关人员查看所有员工日志;工作日志归档;查询工作分析报告。JRS一般在运营开通后实施。4 各系统间的相互关系需要强调的是,上述各信息系统不是孤立的,而是相互联系,高度集成,信息共享。各系统间的联系简图如图1所示。HRMS为FMS提供工资成本数据;为CBS实际人力成本,接收CBS人力预算数据;为MMIS提供员工工作信息并接收MMIS人员加班数据;为公4 城市轨道交通研究2007年图1 各信息系统关系简图司网站提供招聘职位信息并从网站接收职位申请;为其它系统提供员工基础资料。FMS从HRMS中取得工资
26、成本,从MMIS中取得维修成本,从SCM中获取发票、入库、出库、订单、供货商等信息,从CBS中取得预算数据并为CBS提供实际收支数据。CBS从HRMS导入实际人数,平均/最大/最小工资比率;向HRMS提供批准预算人数;从FMS导入每月实际收支额,向FMS提供年度预算、每月修订预算数据;为FCS提供项目预算数据。FCS从CBS导入预算数据;FCS向其它系统发放批准后的资金申请表。SCM向FMS提供入库、出库、订单信息;向MMIS提供物料库存数据并获取MMIS的采购申请;从CBS获取预算数据;从FCS获取审批的资金数据。MMIS从HRMS获取人工数据;从SCM获取维修所需物料信息,同时对库存不足物
27、料向SCM提出采购申请;向FMS提供维修成本数据;向CBS提供运营预算数据;向ETMS提供工作数据并从ETMS获取工单调整数据;从DMS获取设备图纸资料信息;向ODMS提供故障工单资料;外部系统(列车、ATS等)信息如列车运行里数、列车延误时间、车站温湿度等的导入。ETMS从MMIS接收工作申请并向MMIS提供工作调整数据;从HRMS获取员工工作信息。DMS向MMIS和IRS提供图纸文档资料信息。IRS向MMIS提供故障信息;从DMS取得图纸资料。HRS从HRMS获取员工和组织架构信息。OPDS从HRMS获取人员和组织架构信息。ODMS从HRMS获取人员和组织架构信息,从MMIS中取得故障工单
28、数据资料。JRS从HRMS获 取 人 员 信 息;向FMS和MMIS提供人力成本数据。当然,在地铁运营管理中不止上述信息系统,还有很多其它业务环节信息系统,如办公自动化/电邮系统;乘客意见处理系统;电子招投标系统;站务管理系统;量器具管理系统;办公用品管理系统等。本文不再一一详述。信息系统在地铁运营各业务环节的运用,对提高各部门工作效率、降低运营成本、提升地铁运营服务水平具有重要作用。参考文献1Lau Michael Chai.Paper for HKSAR ITSD on supply manage2mentR.Hongkong:MTR Corporation,2004.(收稿日期:2007-04-10)5第9期百家论坛
