1、论网络环境下档案信息资源的开发利用论网络环境下档案信息资源的开发利用 摘要：随着计算机技术、信息技术的发展和应用，在网络环境下档案信息资源的开发和利用已经呈现出一些新的特点和趋势，本文分析了我国现有的档案信息开发利用中存在的问题，探讨了开发利用档案信息资源的措施，并针对存在的问题提出了对策。关键词：网络环境 档案信息资源 开发利用 网络环境下，档案信息资源已经成为人们的在数字时代的一种迫切需求，档案信息资源的开发利用越来越受到各级各类档案部门的重视。但由于历史原因和现实条件的局限，网络环境下档案信息开发利用还存在着一些问题和不足，档案部门必须采取有效的对策，才能更好的实现档案信息资源的开发利用
2、。1 当前网络环境下档案信息资源开发利用存在的问题和不足 当前各级各类档案机构都积极开发档案信息资源，服务于本机关和社会。但在网络环境下，档案信息资源开发利用存在一定的问题和不足。1.1 档案信息服务意识薄弱 由于历史和现实原因，不少档案部门和档案工作者形成了“重管轻用”观念上，他们认为“按时接收，按时开放，提供利用”就够了，有的甚至将档案工作看成一种辅助性的工作，对档案工作缺乏必要的投入，认为没有什么开发价值，再怎么开发也不能提高效率、不能创造效益。这种种错误观念将不能适应当前及未来经济和社会的发展对档案信息资源的迫切需求，档案信息资源开发利用也就达不到应有的效果，这是在网络环境档案信息资源
3、开发利用中必须解决的一个重要的问题，否则档案工作将无法应对数字时代的挑战。1.2 档案信息资源建设不足 档案信息化建设的实质是为档案信息资源的开发利用提供一个新的平台和空间。因此，档案信息化建设要求有针对性地开展档案信息资源的数字化、有序化、规范化和特色化建设，这是档案信息资源建设的重要内容。档案信息资源建设，受制于许多因素。目前，我国一些档案部门的档案信息化建设现状很令人担忧，主要表现为：一，整体投入不够，有限的资金没有发挥最大的用处，导致资源浪费，结构不合理；二，一些部门对档案信息服务重视程度不够，档案工作效益低下；三，缺乏规范化、标准化建设，还没有形成统一的开发利用及管理的规范和标准；四
4、，在设备购置及管理上，存在重复购置，管理不善的状况。建立种类齐全、结构合理、质量优化的数字档案信息馆藏体系，是档案信息资源开发利用的重要条件，因此要加强档案信息资源的共建共享，努力建设优质高效的档案信息服务网络，不断提升档案信息服务的质量。1.3 档案队伍素质不高 实现网络档案信息资源的开发与利用，最关键的是档案工作者队伍的建设。由于传统服务手段和内容的单一性，使得许多人都把档案工作看成是人人都能胜任的工作，无需多少技术含量就可以守好的“摊子”。随着社会的发展，信息技术广泛应用于档案工作的各个环节，档案工作无论从内容和形式上都发生了重要的变化，仅仅依靠传统的档案工作队伍素质已远远不能适应信息时
5、代对档案人员的需求。目前档案部门人员存在的主要问题是：缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；缺乏现代网络信息知识和创新意识；档案队伍结构年龄不合理；领导重视不够，资金来源不足，工作人员档案意识薄弱等等，这些都给网络环境档案信息资源开发利用工作带来一定的阻碍。2 网络环境下档案信息资源开发利用的措施及对策 就上述存在的问题和不足，档案部门有必要采取有效措施和对策，不断提升在网络环境下档案信息服务的水平及效益。2.1 网络环境档案信息资源开发利用的措施 2.1.1 解放思想，强化服务意识 在数字时代，档案部门必须顺应时代的潮流，转变观念，强化信息服务意识。在档案的开发与利用中，不仅要做好传统的服
6、务工作，而且要发挥主观能动性，充分利用网络、网站和档案信息数据库等优势，开发多种多样的数字档案信息资源，不断开拓档案信息服务的新局面。档案信息的开发利用工作是档案工作的最终目的，是档案工作其他环节的落脚点。对档案机构保存的档案信息资源进行开发利用是社会发展的必然要求，档案工作者要强化服务意识，加强网络档案信息资源的开发利用，这是数字时代赋予档案工作者义不容辞的责任，是社会对档案工作发展的必然要求。2.1.2 深层次多角度开发档案信息资源 要深层次多角度开发档案信息资源，主要采取以下措施：（一）积极拓展传统载体及新型电子档案收集的渠道，丰富馆藏 档案信息资源开发的主要来源是档案馆藏。丰富的馆藏是
7、提高开发利用效益的重要前提和基础，这就需要档案部门与时俱进，开拓创新，加强与改进档案的接收与征集工作，不断丰富馆藏资源，确保网络环境档案信息资源开发利用的效率和质量。（二）对传统载体档案实施数字化，采取多种方式组织数字档案信息 对于收集和移交过来的传统载体，要积极实施数字化，这是提供网络利用的前提。在对传统载体档案进行数字化过程中，要注意保持档案信息的真实性、完整性和有效性，保证作为电子证据的数字档案不被失去原始性。采取多种方式和手段组织数字档案信息资源，可以采取数据库形式，也可以采用 XML 等通用数据格式，保证数字档案信息的广泛利用。（三）进行网络型、教育型开发利用 信息技术的迅速发展为档
8、案部门深层次开发档案信息资源提供了条件，档案工作者要熟练掌握计算机操作、数据库管理和网络管理等基本知识和技能，提升自身的信息素质。网络型开发利用打破了传统时空服务方式的限制，能够实现档案信息资源互动、及时、全天候、多元化及个性化的服务。档案部门间要加强合作与协作，优化档案馆藏建设，协同建设各种文献信息数据库，开发档案信息资源，实现档案信息资源共建共享。档案部门要充分利用数字馆藏和网络优势，深入挖掘馆藏资料，充分开发档案信息资源的丰富内容，不断开展爱国主义、集体主义、社会主义、科学发展观以及构建和谐社会等主题内容的教育，扩大和促进社会对档案信息的认同度。2.1.3 提高档案工作者自身的素质 档案
9、工作者自身素质将直接影响着网络环境档案信息资源的开发利用工作。在当前的信息社会下，大量电子信息资源涌进了档案部门，这对每一个档案工作人员都提出了“一专多能”的要求，档案工作者除了掌握自身所学的本专业知识外，还应该通过各种在职教育的形式，学习多方面的科学文化知识，以及多种相关专业的知识。档案工作者必须转换角色，从“守门人”变成信息的采集，管理和传播者，不但要提供信息，还要提供从信息中提炼出来的新的知识，要从旧的管理和服务方式中走出来，以满足用户信息需求为中心，开发各种有效的数据库，灵活选择和协调各种服务，使自己在未来的服务中承担起“信息资源建设者的角色”。2.2 网络环境下档案信息资源开发利用对
10、策 网络环境下档案信息资源开发利用呈现出一些新的特点，只有深刻领会这些特点，才能有针对性的解决在开发利用中出现的问题和不足。2.2.1 建立档案信息数据库 建立档案数据库是网络信息资源组织的重要形式，就是将要处理的数据经过合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机，目前的数据库主要有以馆藏档案数字化为基础的馆藏档案数据库，在国外通常称为“公用数据库”。还有一种是以归档电子文件为基础的电子文件数据库，在国外称为“公用信息系统”。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的物质基础和先决条件，档案工作者在建立档案数据库时要改变过去的接受方式，面向社会，通过各种方式和渠道，利用先进的技术手段，有选择地
11、将实体档案和电子文件以前的机读文件加工成数字化信息，建立数据库，以便在需要时接入因特网，提升利用工作的层次和范围。档案信息数字化建设，是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门，在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品。同时要狠抓质量关，建立数据库数据质量控制体系，为档案信息网上服务打好基础。2.2.2 建立高效的网络档案检索系统 档案工作的最终目的是满足用户的信息需求，所以网络环境下的档案工作涉及多方面的内容，其核心和关键环节是档案信息资源的有效检索，网络档案检索系统面临许多新的课题，如前期基础工作的组织实施，信息检索系统的功能，网络信息组织与检索的管理方法和技术，网络环境中只有建立高效的
12、网络档案检索系统，才能满足利用者的需求。(1)满足利用者查找信息的求全和求准需求。求全就是利用者为了达到解决实际问题的目的对信息进行搜寻，需要尽可能搜到全面的信息，各个方面的材料搜集齐全，对这些材料进行全面分析，从而得出结论。求准就是利用者在搜寻信息时，希望搜到的信息有一定的针对性，是和利用需求的信息有关的，而不是大量的无用信息，节省查询时间。(2)满足利用者对利用速度的求快需求 档案利用者总是希望在最短的时间内搜到满足需求的信息，解决实际问题，这种在最短时间内找到最全面，最准确信息的需求就是对利用速度的求快需求，建立高效的档案检索系统，能够节省利用者时间，提高工作效率。(3)满足利用者对利用
13、途径的求易需求 档案工作者总是希望通过通过简便的途径就能找到满足自己需要的信息，希望利用档案的办理手续尽量简单，希望检索界面友好，能够容易获取档案信息资源，而不要通过大量复杂的程序，利用者的这种需求称为“档案用户需求心理的求便规律”2.2.3 建立相应的档案信息网站 档案网站是档案局（馆），档案学会，协会，学院等档案机构，组织为介绍档案机构，档案馆藏资源，提供档案信息服务，促进档案信息服务，促进专业信息交流而在互联网上建立的档案信息网站。档案信息化建设的重要组成部分，是信息时代档案事业发展的需要，是国家各级档案馆在互联网上公布公开档案信息资源的重要窗口和提供在线服务的综合平台，将经过选择的，系统的，符合专业的学科体系的信息提供给利用者，满足其对某一地域，某一时间范围内档案的信息需求。档案网站在总体上具有宣传功能，服务功能，交流功能，教育功能，是新时代利用档案信息资源的重要手段。参考文献：吴彦历.档案事业的发展对档案干部素质的要求.兰台世界.2006.(1):55 程岱峰.档案信息资源的开发与利用探析.科技资讯.2006,12(8):167
