1、3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5.物业管理公司档案在历任主管调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将作适当处分。9.公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司管理有重大影响及损害公司
2、利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。二.物业管理公司管理保密规定：1.在工作范围获有关的公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。3.公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。4.因工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员
3、工个人联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5.公司制定的各类规章制度及工作指引，由公司统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工工作及员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业户保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守那么有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。物业管理公司档案管理一.公司档案资料
4、：1、公司验收档案：1） 大楼土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；2）大楼设施设备之质检、消防、劳动局、技术质量监督局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3）大楼机电设备保养合约；4）大楼公共区域设施设备验收记录（管理公司）；5）大楼公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；2、公司二次装修档案：1）用户单元二次装修图那么及审批手续；2） 二次装修期间管理处监督检查资料；3、业户资料：1）大楼入伙情况记录；2）大楼业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；4、公司管理文本汇编：1
5、）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2）公司各类管理规章制度及装修规定等；3）公司各项管理分包合约；5、公司设备维修保养类：1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2） 各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；4）物业管理处有用户维修报修单，维修后应有回访记录；6、公司设施设备检测类：1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2）电梯要有技术质量测检局合格证书及年检报告；3）生活水箱要定期清洗消毒并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；4）
6、避雷系统应有定期检测报告；5）应有定期沉降检测报告；6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；7）其它设施设备检测记录资料；7、公司下属物业管理处运作类：1）公司物业管理处正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；2） 公司管理费收缴情况；3）公司管理费财务报告；4）公司物业管理处运作报告；公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议）*公司物业管理处值班记录*保安值班记录*设备值班与巡检记录*管理工作计划与报告*工程设备管理计划与报告*公司物业管理处往来信函*用户报修与投诉处理记录*承包商维修或保养工作情况记录二.物业管
7、理公司档案存档要求资料内容文档名称存档要求目录索引1.土建设备安装竣工资料?物业管理公司竣工图那么资料?图纸档案盒（蓝色）数量：按类建立每张图纸名称索引2.大楼设施设备质检、消防等部门验收文件?物业管理公司审验文件?易事快A4文件夹（黑色3寸）数量：集中一本按设施设备单项设索引3.机电设备保养合约?物业管理公司设备保养合约?易事快A4文件夹（黑色3寸） 数量：4.公共区域设备设备验收记录?物业管理公司公共区域验收记录?图纸档案盒数量：按量而定按区域、设备名称设索引?物业管理公司公共区域移交记录?物业管理公司单元验收移交记录?按量而定按单元设目录索引那么及审批手续?物业管理公司二次装修审批记录?
8、按量而定按单元设目录索引?物业管理公司二次装修监督记录?物业管理公司入伙情况记录?集中一本按月作报表不作索引10.大楼业主、住户及租户情况记录?物业管理公司业主、用户情况记录?集中一本按顺序存档不作索引11.管理合约、用户手册汇编?物业管理公司管理文本汇编?集中一本按文本分类索引规定?物业管理公司规章制度汇编?易事快A4文件夹（黑色3寸）数量：集中一本按文本分类索引13.管理分包合约?物业管理公司管理分包合约?集中一本同上14.设施设备维修保养制度及应急措施?物业管理公司维修保养制度?15.设施设备维修档案?物业管理公司设备维修档案?集中一本同上资料内容文档名称存档要求目录索引16.设施设备检测记录?物业管理公司设备检测记录?17.管理财务报告?物业管理公司财务报告?集中一本按月报告存放不作索引18.管理费收缴情况记录?物业管理公司管理费收缴记录?易事A4文件夹（黑色3寸）数量：19.管理报告?物业管理公司管理报告?
