1、库存管理信息系统第一章 引言11项目的来历沈阳矿山电子公司是原煤炭部安全仪器定点生产厂家之一，随着业务的不断扩大，工作日趋繁忙，而现在库存的操作方式是手工式的，显然远远不能满足日益增长的业务工作的需要，因此为了准确地了解库存的实际情况，及时反映出实际库存数，开发一套能够进行实时处理的信息管理系统迫在眉睫。12问题的提出从目前库存的操作情况来看，由于进货管理、领料管理、出库管理、入库管理等操作等都是以手工操作为主，数据的传递大多为纸张传递的方式，因此常常造成信息传递的不及时和办公耗材的大量浪费，大大影响了库存工作的连续性，而随着沈阳矿山电子公司规模的不断拓展，物料、成品的实际库存量和安全库存量等
2、重要数据不断增加，但数据的管理方式的落后已经不能够适应公司发展的宏观计划，于是在资讯部门和仓库的共同提出下，公司决定开发一套用于库存的功能完善、处理及时的管理信息系统。13项目开发的背景所谓管理信息系统是指一个由人和计算机等组成的，能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统，而管理信息系统的最终目的是为决策者服务，提供适合企业发展的战略计划。管理的核心是决策，而管理信息系统可以辅助决策，特别是战略决策，它的好坏直接影响到企业的生存和发展。管理信息系统正在促使管理方法由定性向定性和定量相结合的方向发展，这表现在管理中运用了预测和各种数学模型来定量分析企业中的问题并解决问题。过去管理问题常
3、常由于数据管理的不完善而难以进行试验，而管理信息系统则可以结合管理需要，提供充分的数据，为模拟和制定预测计划创造条件。众所周知，煤矿的挖掘是非常危险的，为了防止煤矿爆炸，煤矿监控系统是非常重要的，去年国家也发布规定，每个煤矿必须要有煤矿监控系统，监控系统的需求量也随之增加。因此作为从事煤矿监控行业的沈阳矿山电子公司的订单量也随之大量增加。库存的管理对于整个公司的业务流程来说也是个重要的环节，能否有效地反映出库存的实时数据直接影响了利益。但是现存的库存管理仍旧靠手工操作和纸质传递，这样不仅是平时的工作效率大大降低而且耗费大量的人力、物力和财力，出错也就在所难免了。人员间的信息传递由于通过手工帐或
4、表单交流而显得内容不够丰富，信息传递的严重滞后使信息的沟通大大受阻。这使得员工们不得不在与库存的沟通上花费大量的时间和精力，既影响了整个工作流程的效率，同时又使高层决策人员不能及时掌握最新最快的业务动态，给公司整体发展计划带来不利的影响。因此，通过对公司库存现状的初步调查，发现仓库急需一套可以适应大量信息控制和数据处理的管理方案，以便用计算机准确高效的处理方法和数据库紧凑严谨的结构代替公司人员的手工操作和纸质传递。14项目开发的迫切性随着高科技技术的广泛运用和科学管理方法的不断完善，沈阳矿山电子公司落后的管理方式给公司的决策带来了不少的决策失误和经济损失，公司的决策层也深刻地意识到科学管理的重
5、要性和信息系统开发的迫切性，而仓库最为整个公司流程的组成部分之一，其迫切性也是不可忽视的，具体体现如下：1、资料保存的不科学现在库存的资料都是以书面文档和手写文稿的形式保存，随着时间的推移，纸张的损坏和字迹的模糊都容易造成资料因失效而报废，损失不可估量。2、资料保存的不安全由于许多资料是纸质文档，而且仓库的资料经常被使用，所以这些资料既不能采用任何加密手段加以保护，又不能放在专门的地方进行妥善保存。3、资料分类、查询的困难现在库存的所有资料的分类和汇总都是通过手工方式进行，效率低且出错率高，并且随着业务量的不断增加成正比例增加，同时造成许多不必要的数据重复输入，费时费力。由于缺少迅速有效的查询
6、手段，大量数据的检索工作通过手工操作耗时很长。4、资料的共享程度低由于现在仓库的资料都是由各仓管员独立保存，数据之间不存在相互联系，不能通过一个统一的数据库有计划的进行有效管理，因而无法实现信息或数据间的共享和传递。同时正因为资料独立保存，整个库存的资料众多，重复文件比比皆是，也降低了资料数据的精确性。有了上述原因，公司决策层最终决定开发一套适合沈阳矿山电子公司仓库的库存管理信息系统，而科学管理的迫切性也使得这套系统的开发势在必行。第二章 系统分析系统分析是指在管理信息系统开发的生命周期中系统分析阶段的各项活动和方法，应用系统思想和系统科学的原理进行系统分析工作的具体方法和技术。系统分析阶段是
7、整个系统开发的关键，一般来说，建立管理信息系统首先要做好系统规划，在此基础上才能分批地实现各个应用项目的开发。系统分析阶段的目标是在系统规划所确定的开发项目范围内明确系统开发的目标和用户的信息需求，从而进行经济可行性、技术可行性、管理（运行）可行性等分析，制定出系统项目开发的总目标，提出相关的逻辑方案。系统分析阶段的任务是：尽可能弄清用户对信息的要求，检察院信息系统的资源、输入、处理和输出，完成新系统的逻辑设计，为下一阶段进行物理方案设计提供依据。因此这个阶段又成为逻辑设计阶段。系统分析阶段的具体工作包括：详细调查；资料的系统化分析，提出新系统的逻辑设计。21系统调查新系统是在原有系统的基础上
8、进行更新并发展起来的，为了使新系统能够解决原有系统存在的问题，使其比原有系统工作地更加经济有效，就必须做好现有系统的调查。系统调查的主要任务是了解原有流程做了什么，存在什么问题，所以调查的内容应该包括：主要输入模块、主要输出模块、处理功能模块、数据存储模块以及与其它系统的关系。在对沈阳矿山电子公司以进度计划为前提，技术人员按照进度计划根据图纸提取材料计划用量，并将其交给库管员，库管员查询库存情况，若有存货，就将发料单交给发料员发料，若无存货，则盘查缺货的名称、型号、规格、数量递交供应科，由供应可从市场供应商进货。22组织机构图根据调查所知,沈阳矿山电子公司实行总经理负责制,总经理下有总经理室负
9、责协调各部门之间的关系,下设技术科、财务科、供应科、人事科等。各部门相互独立，各负其责，并且对总经理负责（参见图2.1.1）。各部门的具体职责如下：质检科：负责品质检验和品质保证，包括IQC（进货检）、OQC（出货检）、IPQC（巡检）。技术科：负责新产品的开发，和为售前、售中、售后提供服务。财务科：负责对企业发生的业务进行事前、事中、事后的预测、核 算、分析，从而为考核企业的经营成果提供必要的数据， 为企业上层管理人员决策提供信息。供应科：负责供应商的选择、供应链的管理、购买物料等。人事科：负责人员招聘、人员培训、总务、出勤统计、环境保护等管理。23系统的可行性分析 建设管理信息系统的必要性
10、取决与需求的迫切性和实现的可行性。因此在进行系统调查之后就应该进行可行性分析。可行性分析的主要目标是：进一步明确系统的目标、规模和功能，对系统开发的背景、必要性和意义进行调查分析并根据需求提出开发系统地初步方案和计划。它对初步调查进行复审，重新明确问题，对所提系统大致规模和目标及约束进行论证。因此本案例中对于公司库存管理信息系统的方案也要从经济可行性、技术可行性、使用（营运）可行性这三个方面进行分析，并论证仓库管理信息系统建设的必要性和可能性。231经济可行性经济可行性的主要任务是对项目进行经济效益的评价，评价指标主要分为两部分：1、 费用的支出：由于这套待开发的管理信息系统由沈阳矿山电子公司
11、计算机中心自行开发，节省了一笔委托软件公司开发的巨额费用，而公司本身就具备服务器/客户机管理系统开发的客观条件。网络方面：公司有用于内部邮件服务的内部局域网，不需要重新构架网络结构，只需为数据库服务器购买一台服务器。因此在支出的费用上耗资很少。2、 资金的收益：公司原来是用手工作业的方式进行数据管理和文档处理，费时耗力。如果现在采用了数据库电脑化管理， 有效地提高了仓库管理的质量和速度。而其改进了低效的工作环节，由计算机代替人完成一系列简单的重复性工作，可节约大量的时间去思考全局性的问题，并带来可观的经济效益和管理效益，提高公司在客户心中的声誉，带来更多的无形资产。公司的系统操作人员都具备简单
12、的电脑操作知识，经过简单的培训能够具备管理系统操作的能力，费用的投入也不大。但效益的回报却是不断增加的。总而言之，系统建成后所带来的效益远大于开发本身的费用，公司计算机中心专业的开发人员齐全，经验丰富，所以开发的风险也比较小。 232技术可行性系统采用Visual FoxPro9.0开发语言进行开发，在开发技术上具有如下的特点和功能： 优秀的开发软件：它提供了完全可视化的开发环境，以直观的界面，简洁的语言，强大的功能，开放的系统为特色，便于管理和调试，使开发的效率大大提高。 采用面向对象的程序设计：VF9.0是数据库语言中的佼佼者，所有的程序编写都是由对象组成，对象中的各种控件功能齐全，而其对
13、象都具有其特有的特色封装性、继承性和多态性，增加了应用程序的可重用性、可移植性和可扩展性。因此，在技术方面优秀的开发平台和开发语言为整个系统提供了强有力的保证，加上优秀的开发人员和完善的开发环境，为系统的顺利开发提供了技术保证。233使用(营运)可行性硬件方面，公司仓库本来就已经配置了一定数目的电脑设施和外围设备，网络也安装就绪。软件方面，该系统开发完成后，系统界面良好，便于操作；系统移植性能良好，能在不同的操作系统中运行良好；模块与模块之间相互独立，数据库具有保密性。而且在系统开发时，完全是根据仓库原先的操作流程和操作习惯开发，对操作人员进行短期培训就能很快适应系统的运作，不必对业务流程进行
14、重大的调整就能运作，缩短了开发的时间。另外系统对用户的权限进行了严格的分层控制，使仓库部门中的不同人员既能够使用又不越权。总之系统已经存在了营运的可能性。因此，在对新系统开发进行了一系列的可行性分析之后，发现新系统已经具备了开发的基础，同时也认识到在仓库进行管理机制的改造已成为一种必然，切合实际的需要。24系统开发的总目标由于之前仓库的工作流程建立在手工操作之上而导致处理速度过慢，不能满足管理层和客户的要求，所以新系统开发的总目标是：适应市场经济的需要，提高企业的经济效益，加强仓库各阶段工作的科学管理，并未管理决策提供良好支持。具体来说库存管理信息系统有如下功能：1. 能都对库存数据快速、准确
15、的录入。只有对库存数据快速、准确的录入，才能为后继工作提供良好的数据交易平台。2. 对库存基本信息的及时处理。根据出库、入库的基础数据，形成库存的基本信息，管理信息系统运行的基础平台就是整个库存的基本信息。3. 决策支持和扶助功能。这体现在能利用本系统的基础信息，通过一定的决策模式，向相关决策和管理人员提供面向业务的辅助决策方案。这里的支持层次分两个，一是面向业务本身，即有关物料的进货问题，如：进货的名称、规格、型号、单价等，另一个层次是面向战略级的企业调整方案，通过对长期的企业存货与市场信息的观察分析，找出变动规律，并据此安排下一个项目部的原材料进货问题。25项目开发计划管理信息系统是项系统
16、化工程，必须用系统工程理论来指导管理信息系统的建设，所以必须遵守系统分析、系统设计、系统实施这样一个系统传递过程。根据沈阳矿山电子公司的现有资源情况、内外部环境、软硬件情况、人员配置情况，对沈阳矿山电子公司库存管理系统的项目开发进度分为系统分析、需求分析、概要分析、详细设计、系统实施、系统维护六个阶段。第三章 需求分析需求分析的定义是：在管理信息系统开发生命周期中系统详细调查阶段的各项活动和方法。需求分析的目标是：按照系统规划原则在业务系统项目的范围内，具体明确系统开发的目标和用户的信息要求。通过对现行系统的管理水平、原始数据的精确程度、规章制度是否齐全和切实可行、各级领导对开发新的管理系统是
17、否有比较清楚地认识和积极的态度、部门级别中是否能够抽调出比较精通本行业管理业务并且对本单位存在问题有深刻理解的相关人员等内容的详细调查，从而获得软件开发的基础，确定总体设计的限制条件，确认软件测试的具体要求，定义详细的功能模块，以求达到协助系统开发的根本目的。在需求分析中，主要采用业务流程图、数据流程图、数据字典等工具进行描述和分析。31业务流程图业务流程图是一种表明系统内各个单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，通过它能够使分析人员找出业务流程中的不合理迂回等。业务流程图的层次简单，可读性强；图中采用系统外部实体、系统中人员、单据报表账目、数据流向、处理、存储六种符号来表示
18、各项内容。具体的相关符号说明如下： 系统外部实体 系统中人员 单据、报表、账目处理 数据流向 存储 于是在参照了沈阳矿山电子公司仓库的相关工作流程之后，逐个地对整个库存管理的处理内容、处理顺序、处理细节和处理要求进行了相关调查，弄清各个环节所需要的信息内容、信息来源、流经取向、处理方法、计算方法、提供信息的时间和信息表示形态（报表、表单、表格、输入输出内容、屏幕显示）等，并且把相关的调查结果用“业务流程图”表示出来（参见图3.1）。本系统的业务流程共分五个模块，分别是物料进货模块、领料模块、入库模块、出库模块和库存统计分析模块。五个模块构成了沈阳矿山电子公司的库存管理信息系统的业务流程。1.
19、进货：这一模块主要是征对物料（主要包括原材料和半成品，以下统称为物料）。根据仓库的安全库存量，一旦库存中的产品低与安全库存量时，仓管员就填写进货申请单给供应科，经各部门核实，采购员就制定进货计划，对各供应商经过审核后，发采购订单进货。仓管员负责物料的审核、入库、出库。2. 领料：随着车间的工作进度，车间负责人填写需料申请单给仓管员。仓管员根据需料申请单和物料的实际库存量，填写投料单给发料员，准备发料。发料员给车间发料单，从而车间从仓库领料。3. 入库：车间给组装好的产品申请成品入库单，成品经审核后入库。4. 出库：一是直接面向客户的，还有面向营销部的。5. 库存统计：根据实际的库存量，随着进货
20、、领料、入库、出库等处理的进行，及时统计好现有实际的物料、产品库存量和他们的安全库存量，并作出库存动态表存档并发给财务科，为高层领导的下一步决策奠定基础，从而达到事半功倍的效果。32数据流程图在上一节中使用了业务流程图来描述管理业务虽然形象的表达了信息的流动和存储状况，但是仍旧没有完全脱离一些物质要素，而只是仅仅得到了一个现行系统的物理模型。为了用计算机对信息进行管理，必须舍去物质，抽象出信息流，详细调查数据及数据流程。数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。根据沈阳矿山电子公司业务流程图的描述，从系统的科学性
21、、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发，自顶向下对系统进行分解，导出了库存管理系统的系统关联图、系统顶层图和系统分解图。数据流程图有外部实体、处理（数据加工）、数据存储、数据流四个部分组成。他们的符号表示如下：外部实体 处理 数据存储 数据流此外，为了规范化系统开发流程，有必要给数据流程图上的每个元素编上相应的编号，在编号之前冠以字母，以此来区分不同元素。F 数据流 D 数据存储P 处 理 S 外部实体321库存系统关联图首先明确系统的界面，确定系统开发的外部实体即系统数据的来源与去处,本系统涉及的外部实体有四个：供应科、财务科、仓库、营销部；涉及的数据流有七个：收货单、领料申请单、领料单、
22、成品入库单、提货单、发货单、库存动态报表。确定了整个系统的外部实体和数据流后，把系统作为一个加工环节，由此绘制出本公司库存管理系统关联图，如图3.2所示。 F1：收货单 F7：库存动态报表 F5：提货单 F3：领料申请单 F2：领料单 F4：成品入库单 F6：发货单图3.2 库存管理系统关联图322系统顶层图确定系统主要信息的处理功能，据此将整个系统分解成：进货管理、领料管理、入库管理、出库管理和库存统计分析。再确定每个加工的输入和输出的数据流以及与这些加工有关的数据存储。根据各加工和数据存储环节的输入与输出数据流的关系，将外部项、各加工环节以及数据存储缓解拥数据流连接起来，为各个数据流、加工
23、环节命名、编码，从而得出库存管理系统顶层图，如图3.3。 F1：收货单 F8：物料入库数据 F7：库存动态表F2： 领料单 F9：物料库存数据 F12：累计物料的库存数据 F3：领料申请单 F10：物料出库数据 F13：累计成品的库存数据 F5：提货单 F14：成品出库数据F4： 成品入库单 F11：成品入库数据 F15：成品库存数据 F6：发货单 图3.3库存数据流程顶层图 323库存系统分解图顶层图可以进一步作分解而形成系统分解图。其中某些或所有的数据加工项可以分解为若干个数据加工项，这样就形成了第一层的数据流程图。依此类推再向下扩展，直到最底层的数据流程图可以表示具体的数据加工功能和输入
24、输出关系。在沈阳矿山电子公司库存管理信息系统中的进货管理模块、领料管理模块、入库管理模块、出库管理模块和库存统计分析模块都可以继续进行分解为第一层的数据流程图，具体分解内容如下：1）进货管理模块 F3：发货单 F8.1：物料进货明细 F8.2：物料进货情况 F8.3：物料入库数据进货管理第一层数据流程图2）领料管理模块F3：领料申请单 F10.2：领料单明细 F9：物料库存数据 F2：领料单 F10.1：物料出库数据领料管理第一层数据流程图3）入库管理模块 F4：成品入库单 F11.1：成品入库明细 F11.2：成品入库情况 F11.3：成品入库数据入库管理第一层数据流程图4）出库管理模块 F
25、5提货单 F14.2：出库单明细 F15：成品库存数据 F6：发货单 F14.1： 成品出库数据出库管理第一层数据流程图5）库存统计分析模块 F12.1:累计耗用数 F7.2物料库存动态表 F12.2累计物料的库存数F7.1库存动态表 F13. 1累计成品的库存数F13.2累计销售数 F7.3成品库存动态表库存统计分析第一层流程图33数据词典数据词典是数据流程图上所有成分的定义和解释的文字集合，用于对数据流图每个成分加以定义和说明。数据词典除了对数据流程图上各种成分起注释、说明作用，给这些成分赋以实际内容外，还要对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。在系统分析中，数据词典其着重要作用，
26、它包括关于系统地向信息。331数据流数据流是数据结构在系统内传输的路径，是所描述的信息处理功能有关的各类信息的载体，是各加工环节进行处理和输出的数据集合。数据流系统名：库存管理系统 编号：F4 条目名：成品入库单 别名： 来源：领料管理去处：仓库数据流结构：成品入库单=入库单编号+成品名称+成品数量+成品日期+仓库编号简要说明：由仓管员填好此单，车间签字确认领料修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 图3.6 数据词典类型之一：数据流332数据元素数据元素是组成数据流的基本成分，是不可再分割的数据单位。数据元素系统名：库存管理系统 编号： 条目名：领料单 别名： 属于数据流：F2存储处：D1
27、物料库存总台帐数据元素值:代码类型: 举例: 意义:字符型 CK1LL20040520002 XXX XX XXXX XXXX XXX顺序号日期年份表单代号仓库编号简要说明：标示出系统领料管理产生的领料单修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 图3.7 数据词典类性之二：数据元素323数据加工数据加工又称处理逻辑，描述系统对信息进行处理的逻辑功能。加工进货管理系统名：库存管理系统 编号：P1 条目名：进货管理 输入：收货单输出：物料入库数据加工逻辑： 将物料入库数据记入物料库存总台帐，用于进行统计分析；简要说明：物料入库时系统自动增加入库数据修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 加工领料
28、管理系统名：库存管理系统 编号：P2 条目名：领料管理 输入：领料单领料申请单物料库存数据输出： 物料出库数据加工逻辑：1、 将物料出库数据记入物料库存总台帐，将收货单发给仓库；2、 将物料出库数据记入物料库存总台帐，用于进行统计分析；简要说明：物料出库时系统自动减去出库数据修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 加工入库管理系统名：库存管理系统 编号：P3 条目名：入库管理 输入：成品入库单输出：成品入库数据加工逻辑：1、将成品入库数据记入成品库存总台帐，将收货单发给仓库；2、将成品入库数据记入成品库存总台帐，用于进行统计分析；简要说明：成品入库时系统自动加上入库数据修改纪录：编写： 日期
29、： 审核： 日期： 加工出库管理系统名：库存管理系统 编号：P4 条目名：出库处理 输入：提货单 成品库存数据输出：发货单 成品出库数据加工逻辑：1、 将成品出库数据记入成品库存总台帐，将收货单发给仓库；2、 将成品出库数据记入成品库存总台帐，用于进行统计分析；简要说明：成品出库时系统自动减去出库数据修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 加工库存统计分析系统名：库存管理系统 编号：P5 条目名：库存统计分析 输入：累计物料的库存数 累计成品的库存数输出：库存动态分析表加工逻辑：1、 结合物料库存总台帐和成品库存总台帐进行库存统计分析；2、 作出分析后给财务科发库存动态表；简要说明： 供上层
30、领导做决策时提供参考修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 324数据存储数据存储是逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功能需要的，不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。如图3.9所示。325外部项外部项又称外部实体，它是描述数据流程图种数据来源和去处的各种实体或工作环节。如图3.10所示。数据存储系统名：库存管理系统 编号：D 条目名：物料库存总台帐 别名： 存储组织：每种货物一条记录，按时间顺序排列记录数：约5000条数据量：约400KB主关键字：进货单编号辅关键字：记录组成：项 名：进货单编号 进货名称 进货单价 进货数量 进货日期 供应商名称近似长度： 5 30 8 8 10 30（子节）简要说明：每一种物料经进货处理后必须记入物料库存总台帐修改纪录：编写： 日期： 审核： 日期： 图3.9 数据词典类型之四：数据存储外部项系统名：库存管理系统 编号： 条目名：供应科 别名： 输入数据流：输出数据流：收货单主要特征： 供应商编号，名称，地址，邮编，电话，联系人 简要说明：供应商给供应科供应材料，本系统暂未考虑修改纪录
