1、档案中级职称复习资料档案专业实务档案专业实务第一部分 公文管理基本要求：了解：公文的格式和稿本，文书立卷的定义和组织熟悉：公文的概念、特点和分类，文书工作的具体内容和基本要求，文书立卷的基本原则掌握：国家行政机关公文处理办法中规定的上列公文文种的名称和用途，文书办理程序和要求，行文规则，常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报），特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书），案卷整理规范，归档制度一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类1、公文的概念和特点2、公文的分类（1）从公文来源的角度分类（2）从公文行文方向的角度分类（3）从公文涉密程度的角度分类（4
2、）从公文稿本的角度分类（二）国家行政机关公文处理办法（国发200023号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（三）公文的格式和稿本1、公文的格式2、公文各种稿本的名称和作用二、文书工作（一）文书工作的具体内容和基本要求（二） 行文规则（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）（四）文书办理程序和要求1、发文办理程序和要求2、收文办理程序和要求3、特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书）三、文书立卷（一）文书立卷的定义和组织1、文书立卷的定义2、文书立卷的组织机构3、
3、文书立卷的组织形式（二）文书立卷的基本原则（三）案卷整理规范1、填写卷内目录和备考表2、拟写案卷题名3、案卷排列和编号4、编制案卷目录（四）归档制度1、归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定为准）2、归档时间3、归档要求一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类：（熟悉）1、公文的概念和特点：（1）概念： 公务文书（简称：公文）是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件。（2）特点：（现代文书学笔记+文书学基础P8）公务文书是一种应用文，但较之其他应用文而言有其独具的特点，主要表现在以下三个方面：公文是由法定的作者制成
4、和发布的；公文有法定的权威和效用；公文有规范的体式和处理程序。2、公文的分类：（1）从公文来源的角度分类：公文从来源角度分为：收文和发文。发文：本机关制发的公文，发往其他机关，或只发至本机关的内部机构。收文：本机关收到的其他机关制发的公文。（一般来说，各机关主要保存本机关制发的文件。）（2）从公文行文方向的角度分类：公文从行文方向的角度分为：上行文、平行文、下行文。上行文：下级机关向所属上级领导机关报送的公文。下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。平行文：同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。（3）从公文涉密程度的角度分类：公文从涉密程度角度分为：绝密级公文（绝密件）、机密级公
5、文（机密件）、秘密级公文（秘密件）、内部公文、限国内公开的公文、对外公开的公文（公开性文书）。绝密级公文（绝密件）：指涉及党和国家最核心机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 机密级公文（机密件）：指涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受较大的损害。秘密级公文（秘密件）：指涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家安全和利益遭受一定的损害。内部公文：指限于党和国家机关内或专业系统范围内使用的文书，内容虽不涉密，但不宜或不必对社会公开。限国内公开的公文：指内容虽不涉密，但不宜向国外公布，而仅在国内公布的文书。对外公开的公文（公开性文书）：内容不涉
6、及任何秘密，可直接对国内外发布的书。（4）从公文稿本的角度分类公文的稿本指公文的文稿（草稿、定稿）和文本的总称，是制作公文正本的标准依据。草稿。是指内容和文字的表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即业经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的标准依据。正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查、知照使用。（二）国家行政机关公文处理办法(国发2000
7、23号)中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（掌握）1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6、通报：适用
8、于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复：适用于答复下级机关的请示事项。11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。（三）公文的格式和稿本（了解）1、公文的格式文件格式主要指文件的外观形式。包括：文件版头的设计、版面排版、字体字号、字距行距
9、间隔、天地页边、用纸尺寸等。现行党政机关发文采用的格式是：（1）文件用纸：十六开（党）或者A4（行政）（2）文头与页边、页码：文头占首页的三分之一。页边上20mm，下17mm，左20mm，右15mm。多页的文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字编写，正面右下角反面左下角（即外侧）。（3）文件的标题：最好不超过3行；不要将一个词分开；（4）正文：正文字体一般用三号或四号仿宋体字。行距应大于字距。（5）落款、印章和成文日期：不能放在没有正文的空白页上。2、公文各种稿本的名称和作用（1）草稿：或叫草案，文件的原始稿件。（2）定稿：是经过对草稿修改审阅，由负责人签发或会议讨论正式通过的最后完成稿。（3）正本
10、：通常是根据定稿印制或者缮写的，供向外发出用。（4）副本：又叫抄本，根据正本抄写或者复制的，现在往往是与正本同时制成的。主要供传阅、参考和备查。（5）存本：指发文机关留存的发文草稿、定稿以外的印制本。（6）试行本：主要用于条例、办法、规章制度等法规性文件。（7）暂行本：也多用于法规性文件。（8）修订本：已经发布生效的文件，经过实行一定时期后，对其内容予以修改补充的版本。（9）各种文字文本：同一份文件有时根据需要有两种以上文字的文本。两种文本同时有效，同时作为正本。二、文书工作（一）文书工作的具体内容和基本要求（熟悉）1、具体内容： （1）文件的收发、登记和分送（2）文件的拟办、批办、承办、催办
11、和查办（3）文件的缮印和校对（4）会议、汇报、电话的记录与整理（5）文件材料的平时归档、保管和提供调阅（6）文件材料的系统整理编目和归档工作2、基本要求： （1）及时、迅速，反对拖拉、积压和迂缓（2）准确、周密、反对紊乱和粗枝大叶（3）精简文件、深入实际，反对官僚主义和文牍主义（4）保守党和国家机密（二）行文规则：（掌握）1、行文必须本着精简文件的原则，严格控制发文的数量和范围，可发可不发的不应发。2、除非确有必要，一般以不越级行文为原则，以免打乱正常的领导关系3、必须注意行文的常规，不相隶属的机关，不应以隶属关系行文。4、行文应分清楚主送与抄送机关。5、必要时两个以上的机关、部门可以联合发文
12、6、经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当作为正式公文依照执行，不再行文。7、机关内部应当明确规定发文权限。（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）（掌握）1、通知关于印发X X X X X X X办法的通知机关各部门、各直属单位：X X X X X X X X X X X X X X办法已经局长办公会讨论通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X （X X印章）XXXX年X
13、月X日2、通报关于 X X X X X X X X X 的通报局直机关党委：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X，现通报如下：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 （X X党委印章） XXXX年X月X日3、函关于征求X X X X X
14、X X意见的函X X X：X X X X X X X X X X X X X X X ，X X组织制订了X X X X X X X，现征求贵X X意见。请将有关修改意见于 X月 X日前函复我局。 （X X印章） XXXX年X月X日4、请示关于X X X X X X X X X X的请示X X局（上级单位名称）：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。现将有关事项请示如下：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
15、 X X X X。妥否，请批复。附件： X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X （X X印章） XXXX年X月X日附件：X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。5、批复关于X X X X X X X X X X X X X X的批复X X X：你X X关
16、于X X X X X X X的请示（文号）收悉。经研究，现批复如下：一、同意X X X X X X X X X X X X X X。二、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。三、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 （X X印章） XXXX年X月X日6、报告关于X X X X X X X X X X的报告局（上级单位名称）：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。现将有关情况报告如下：X X X X X X X X
17、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 （X X印章） XXXX年X月X日7、决定关于X X X X X X X的决定局直机关党委：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 现就X X X X X做出如下决定：X X X X X X。 （X X X党委印章） XXXX年X
18、月X日8、会议纪要X X X X X X X X X X X会议纪要XXXX年X月X，XXX主持召开X X X X X X会议，讨论X X X X X X等问题。现纪要如下：X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。二、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。三、X X X X X X X X X
19、 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。出席：9、会议记录时间： 地点： 主持： 记录人：参加人员：议题：会议内容X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。10、简报X X X X简 报（第X X期）X X X X X X X党委召开常委扩大会学习传达十七届五中全会精神X X月X X日，X X X X党委召开常委扩大会，传达学习十七届五中全会（扩大）研讨会精神，并结合会议精
20、神，对XXX发展规划进行了研讨。X X局长机关相关部门领导出席会议。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。发：X X X，X X X（四）文书办理程序和要求（掌握）1、发文办理程序和要求程序包括：拟稿、核稿、签发（会签）、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。2、收文办理程序和要求：程序包括：收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归档等。3、特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书）（1）信访文书：指信访工作运动的记录，包括社会团体接收与处理人民群
21、众来信或接待来访所形成的所有文书材料。信访文书的处理原则坚持分级负责、归口办理、谁主管、谁负责就地依法解决题目与思惟劝导教育相结合指导群众逐级上访信访文书的处理步骤：对来信、来访拆阅、接待、登记对属于本单位职权范围内的信访事项应予受理，并转送有关部门处理，重要情况应及时报请领导决定。有关职能部门直接受理的本部门职权范围内的信访事项，应抄报办公室对不属于本单位职权范围内的信访事项，可告知信访人向有权处理的单位提出，也可转送有关单位或报送上级单位按照国家法律法规要求和空管局信访工作相关规定组织调查、核实情况，并提出处理意见。必要时做好对信访人员的解释、疏导工作督促信访事项办理部门按要求完成办理信访
22、人对复查意见不服，在规定时限内提出复核提出复核意见，予以书面答复，并抄送转办、交办部门信访事项办结后对信访办理过程中形成的文件、材料进行整理、归档（2）会议文书会议文书, 就是在会议活动中形成和使用的文件材料。除了一部分会议文书是在会议之前经过一般文书处理程序形成的以外, 其他会议文书主要的形成与处理的程序是：会议文书材料的准备 ( 收集、撰写 )一分发一阅读 ( 讨论、学习 ；审议、批准 ) 一一办毕会议文书的处置 ( 立卷归档、清退、暂存、销毁 ) 。三、文书立卷（一）文书立卷的定义和组织：（了解）1、文书立卷的定义机关在工作中形成和使用的文书，处理完毕之后，需要进行系统整理，这种系统整理
23、的工作就叫立卷，或叫文书立卷。2、文书立卷的组织机构文书处理部门作为文书立卷的组织机构即文书处理部门立卷的制度。所谓文书处理部门 ( 包括业务部门 ) 立卷 , 就是指文件完成其运转处理程序之后 , 由处理 ( 或承办 ) 文件的部门 , 指定专职或兼 职人员负责文件的立卷工作。3、文书立卷的组织形式文书立卷的组织形式 , 是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。文书工作的组织形式有集中式、分散式、复合式三种，与之相适应的文书立卷的组织形式也有三种 , 即 集中立卷形式、分散立卷形式、复合立卷形式。（1） 集中立卷形式即在机关办公室集中立卷 , 各部门或承办人将文件承办完毕后都退回
24、办公室 , 由办公室的专职或兼职人员统一整理立卷。（2） 分散立卷形式即机关办公室与各组织机构分别承担立卷工作。这种方法适用于大中型机关 , 其内部机构层次较多 , 并能够相对稳定 , 各机构自身形成、处理的文件数量大 ,中央、省级国家机关、大中型企事业单位等多采用 此种立卷方式。（3）复合立卷形式即集中与分散相结合的立卷形式。这种方式适用于大中型机关 ,内部有两层及两层以上的机构 , 可以根据驻地、业务分工、文件数 量等情况采取集中与分散相结合的立卷形式。（二）文书立卷的基本原则：（熟悉）1、只有办理完毕的文件方能立卷。2、只有有查考保存价值的文件才有必要立卷。3、必须按照文件在形成过程中的
25、联系和一定规律组卷。4、案卷是文件档案的基本保管单位。（三）案卷整理规范（掌握）1、填写卷内目录和备考表：（文书学基础P253-254）在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，项目有：顺序号即件号、责任者、发文字号、文件提名、文件日期、所在页号、备注。案卷的备考表放在全卷文件最后，用来保护文件，说明卷内文件的状况，便于保管人员和利用者了解。备考表应填写与卷内文件相关的文件材料的卷号、照片、录音的保管单位号，以及其他有必要注明的情况，并填写登记日期和立卷人签名，日后卷内文件如有变动情况，由档案管理人员随时在备考表上注明。2、拟写案卷题名：（文书学基础P247）案卷题名是对卷内全部文件的总概括，通过
26、案卷提名揭示出卷内文件的成分与内容，为查考利用提供线索。拟写案卷题名的要求：注意政治上的正确性；注意文字上的简练通顺，概括准确，避免过于抽象笼统或堆砌文件标题；基本结构力求完整，合乎语法，标点正确。案卷题名的结构通常是：责任者+问题+文种。案卷题名各部分的具体写法：（1）标明卷内文件的责任者：标明责任者用以说明卷内文件是什么机关制发的。（2）标明卷内文件的内容：准确地揭示出卷内文件内容所反映的问题，是标题的核心部分。（3）标明卷内文件的文种：文种通常反映了文件的性质和查考价值，一般也应在标题中揭示出来。（4）标明卷内文件的时间：案卷标题中主要须标明文件内容明显针对的时间，而不必标明文件形成的时
27、间。（5）标明卷内文件的通讯者：由来往文书组成的案卷应标明通讯者。（6）标明卷内文件涉及的地区。整个案卷标题应力求文字简练，最好能用二三十字标出。3、案卷排列和编号：（文书学基础P258）案卷经过编目装订之后，应将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，系统地反映出机关的工作活动。排列方法，根据国家档案局的有关规定，应将一个机关或组织机构的案卷首先按保管期限分开，即：永久、长期、短期的案卷分别排列。案卷数量多的情况下，可再按问题进行分类。将系统排列的案卷逐一编号。编写卷号时，准备装订的案卷卷号在案卷封皮上填写；暂不装订的案卷，还需在各卷中逐份文件的首页的
28、档号章内均填写上卷号。4、编制案卷目录：（文书学基础P258）对经过系统排列编号的案卷，逐卷进行登记，就形成了案卷目录。案卷目录是案卷的名册，用来揭示出一年形成的全部案卷，统计案卷的数量，并作为查找利用档案的最基本的工具。案卷目录的项目有：案卷的顺序号、案卷题名、卷内文件起止年月、卷内文件数、页数、保管期限、备注等。案卷目录的编制方法有：（1）分别年度编；（2）分别保管期限编；（3）分别组织机构编；（4）为了方便日常查考利用，还可以在上述任何一种目录的基础上，在分别将各个组织机构的案卷，混合各种保管期限，统一按责任者、问题等联系进行排列，编制一本总的目录。（四）归档制度：（文书学基础P244-
29、245）（掌握）1、归档范围：机关在工作活动中形成和使用过的文件，以及其他有关的材料。凡是能反映本机关工作活动，具有查考利用价值的，均属于归档范围。八号令或：根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。2、归档时间：总的要求，应在上半年内（6月30日前）将前一年形成的文件材料整理归档。3、归档要求：（1）必须按照立卷归档范围，将具有保存价值的文件材料收集齐全，既不庞杂，又不遗漏短缺。（2）按照文件之间的历史联系和保存价值，科学地整理立卷。（3）每个案卷均应有确切简明的标题，并注明保管期限。（4）归
30、档的案卷必须编制移交目录，至少一式两份。第二部分 文书档案管理基本要求：了解：档案鉴定工作的内容和原则，档案鉴定工作制度的内容，档案著录和标引的含义，档案检索工作的内容，档案检索工具种类，档案利用工作的基本内容和要求，档案用户需求的构成，档案提供利用的基本途径与方式，开放档案，档案统计工作的步骤熟悉：文书档案收集工作的内容和要求，文书档案整理工作的内容和原则，鉴定档案价值的标准，档案利用工作的要求，档案登记工作的内容掌握：文书档案收集工作的方法，文书档案整理工作的方法和步骤，档案鉴定工作的方法和步骤，档案保管期限表的作用和类型，档案销毁工作，计算档案检索效率的方法，常用档案检索工具的编制方法 一、文书档案的收集工作（一）文书档案收集工作的内容和要求（二）文书档案收集工作的方法1、档案室收集工作的具体内容和要求2、档案馆档案的来源、收集范围和要求3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求4、历史档案的接收和征集二、文书档案的整理工作（一）文书档案整理工作的内容和原则（二
