1、电子档案管理系统解决方案EAMS电子档案管理信息系统解决方案第一章 电子档案管理系统硬件体系架构本系统采用B/S模式，即可以支持局域网内运行，也可以支持在互联网上运行；可以单机运行，也可以支持服务器分布式运行；用户采用浏览器方式使用系统，可以使日常维护简单、版本更新便捷、节约投资成本。一、系统拓扑图图一图二二、逻辑运行架构如上图一所示，电子档案管理系统可建立多个相对独立的分支机构的档案子系统，并可授权下属二级单位通过浏览器方式对自己的数据进行管理利用, 对于公开档案，总部档案馆和各二级单位间都可以相互查询，对于涉密档案，需要相互授权才可查询,并可以根据从属关系进行档案的移交。档案实体由于地域分
2、散，因此还是保持分散保管。此模式大大方便了机构扁平化后的档案管理和利用。（一）信息网络中心1. 数据库、文件服务器：保存档案的门类和目录数据和通过磁盘阵列柜或NAS存储设备统一保存档案原文。2. WEB服务器：运行JAVA应用服务器，用于运行WEB应用程序，用于档案的管理和发布。数据库服务和WEB服务可以在一台服务器上运行，随着业务的增长服务器不能满足运行压力时，可随时添加服务器，分开运行。（二）二级单位如上图二，各单位的档案管理图例，各单位可对自己的档案进行完全的管理。根据情况不同可以选择如下二种运行方式：1.二级单位：如果光纤相连，客户端可以直接与网络中心的服务器相连，使用网络中心的服务器
3、运行档案管理软件。2. 二级单位：如果没有主网络连接的情况下，本系统提供单机运行的档案管理软件，并定期通过上报盘的方式移交到数据中心。三、网络硬件建设的建议（一）网络基础设施。建议用户的网络系统安装各种网络安全设备和软件，以满足档案系统的要求。（二）主机。方案选用的联想服务器，具有724的连续运行能力；同时该服务器支持RAID、硬件冗余及支持群集技术，保证了系统具有进一步提高可靠性的扩展能力。（三）工作站。工作站采用PC机。（四）存储、备份及恢复。1. 资料存储模式根据档案信息利用频率及存储介质的有效寿命，档案数据在计算机系统中的存放形式分为在线、离线两个层次。在线为将档案数据实时存储在磁盘阵
4、列中，离线即通过磁带库等备份设备备份后，将备份介质离线存储，以提高数据保存的安全性。2. 备份及恢复为提高资料存储的安全性，保证系统不间断运行，建议集成一套智能的、运行可靠稳定的在线备份软件，与数据库结合紧密，实现7X24小时自动化的数据库和文件备份，并保护原有备份系统的投资，保证数据库在线备份的实现。3. 备份软件使用专业备份软件，支持数据库和文件自动备份到其他磁盘阵列或NAS上，并支持备份到磁带机上。四、系统软件及硬件设备重用可与其他系统共用数据库、J2ee应用服务器和系统软件，并可共用服务器、磁盘阵列柜、磁带库等存储和备份设备。第二章 应用软件概述一、系统开发及运行环境应用系统（B/S）
5、开发平台：J2EE开发平台下的B/S架构程序；开发语言：JAVA（JDK1.3以上）；服务器操作系统：跨平台（WINDOWS/LINUX/UNIX）；支持的应用服务器：Tomcat、Websphere Application Sever、Sun One Application Server、Weblogic Application Server；数据库：Orcale 8i以上，SQL Server 2000以上客户端：windows 98以上，IE5.5以上。辅助功能（如数字化软件、单机版软件、报表生成、模板定制工具等）开发平台：WINDOWS环境下的C/S架构程序；运行环境：WINDOWS系
6、列平台；开发语言：VB和VC+。二、软件系统体系结构在系统设计中，为将用户界面与业务逻辑分离、业务逻辑与数据访问分离，本方案将系统按照三层结构划分。根据三层结构的设计思想，将系统分为三个层次：数据层、业务逻辑层、表示层。以XML为核心下图是将XML数据作为应用核心的系统模型图。最下层是应用的数据源，包含各种可能的数据介质。通过系统的处理，将不同介质的数据源中的数据转换成统一定义的应用可处理的XML数据。 中间部分是符合应用服务XML格式定义的XML数据。应用服务的XML格式定义是依照应用的处理流程，将每个独立的步骤中所需的数据结构通过XML定义。某一个应用服务所包含所有的XML定义的集合，就是
7、此服务流程中所有的数据和状态信息。 产生的XML数据将通过表示层的转换，产生服务流程各个状态的页面。这里通过上层部分描述了几种转换方式。表示层可以将XML转换为一种显示输出，比如HTML页面。三、系统功能概述电子档案管理系统EAMS将以专业的、易用的信息管理平台对档案信息数据进行统一集中管理，使总部、各二级单位、行业内的业务部门和档案部门之间实现数字（电子）档案信息自动归档和共享，能及时方便地查询利用有关档案信息。该系统提供文件管理子系统、档案管理子系统、查询利用子系统、光盘发布子系统、系统维护子系统以及统一的业务系统接口。文件管理子系统实现了文件组卷、文件鉴定、归档号和归档号的生成、案卷号的
8、生成等功能。档案管理子系统实现了编目管理、原文管理、档案检索、移交接收、档案保管、档案统计、档案利用、档案编研等功能。同时支持传统方式整理及档案整理新规则。查询利用子系统，实现每个人在自己的权限范围内，进行目录及原文的查询、利用及打印等功能，对于在自己权限范围外的文档，要经过相关的审批流程，待得到批准后，才可以对之进行利用。归档接口。接收OA系统的基础数据，实现了与OA系统的无缝连接。为了扩展的需要，预留对其它管理系统的接口。该系统将充分利用企事业单位的网络资源，使档案信息在网上流动起来，通过多用户权限控制，多级保密权限设置，各部门均能在网络上对自己部门进行数据录入、检索档案信息，并可随时调阅
9、原文。档案部门的人员可以通过网络直接进行质量检查和档案目录数据的接收和档案电子文件的接收。节省了人力及时间。四、用户类图和特征用户类图： 用户类说明：档案业务系统管理员：具有档案管理系统所有的权限，是本系统的管理员，他的任务是维护本系统的正常运转。此角色由信息网络中心指定人员担当。档案管理员：负责档案的录入、查询、管理工作，每个文档管理员都在自己允许的权限内进行档案管理。此角色由档案部门人员及其他单位档案人员担当。档案查询用户：主要是档案查询用户，该用户在允许的权限范围内进行档案信息的查询。档案保管员：负责档案部门的档案保管相关工作。五、用户类关系及用例图第三章 系统功能详述一、文件管理文件管
10、理中的文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷，定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程。各部门未形成档案之前的数据信息都称为文件。其文件管理包括单层表结构的文件管理（如简化方式的文件级）和两层表结构的文件管理。（一）文件著录业务部门的档案员，需要对本部门产生的文件进行登记，档案部门的档案管理人员需要对本部门及其他单位的文件进行登记，即对文件登记记录的增、删、改操作，对于经由OA系统中的文件，不再需要著录操作，对于外来文及其他非OA系统并且不在业务系统中的文件，需要进行手工著录，以及原文的扫描和原文挂接等操作。对于已登记的文件，要求在浏览时
11、能够按照不同档案门类的不同排序方案进行分类排序（排序可多字段组合，可以按照代码来排序），并依据排序的结果形成归档号（两层表时只针对案卷级）。对于两层结构的文件登记记录，能够进行组卷操作。在编辑过程中，可批量替换档案属性值，提供检索功能，能够进行简单和组合检索；检索工具（相关的目录报表）的生成，即目录报表的打印。（二）文件分类排序需求描述：用户通过系统设置文件的排序方式。1. 设置分类排序方案。用户通过系统设定不同类型档案的排序方案，并设定各个排序字段的排序方式，升序、降序或者字典排序，缺省是升序。排序方案能够修改、保存。设置后系统根据排序方案对文件进行排序。2. 系统依据排序的结果自动生成归档
12、号，用户对字段的顺序可以进行手工调整。（三）文件鉴定鉴定分为两种方式：手工鉴定和自动鉴定。用户对文件进行保管期限和归档鉴定。保管期限鉴定就是确定文件的保管期限。归档鉴定就是确定文件的归档状态（电子归档、实物归档、不归档、暂存等等）。手工鉴定：1. 档案鉴定，通过检索选中若干份文件，为其选择好归档状态后，进行成批鉴定。2. 保管期限鉴定，可通过检索选中若干份文件，为其选择好保管期限后，进行成批鉴定。自动鉴定：1. 根据档案管理办法设置归档范围和保管期限的方案；2. 通过检索选中若要鉴定文件；3. 根据这些文件的文件类型，自动生成选中的每个文件的保管期限和归档状态。（四）辅助组卷系统自动检索出当前
13、档案门类中的未组卷的文件以及现有案卷，创建新案卷，向已有案卷中添加这些文件，并将案卷归档。（五）密级期限设置批量设置密级的有效期限，如果不设置，系统认为该密级永久有效。（六）解密对需要解密的文件进行解密处理。系统自动检索出密级期限到期的文档，可选择部分解密，没进行解密操作的文档的密级依然有效。（七）设置目录号设置档案实体的目录号。系统要有两种设置方式：分期限和混期限。分期限就是为所有保管期限分别设置一个目录号，设置完毕后，该实体的每个文件的目录号就会根据自己的保管期限自动生成。（八）生成归档号能够自动生成归档号，生成的归档号要以用户指定的号开始，顺序累加。用户先选择要生成归档号的文件，在指定初
14、始归档号，系统自动生成选择文件的归档号。（九）文件归档档案部门人员对需归档的文件进行归档。1. 制定要归档的信息门类，设置该门类的目录号生成方案（分期限或混期限）；2. 选择该门类下要归档的文件，按照这些文件的排列顺序生成归档号；3. 系统自动生成每个条目的案卷号和目录号；4. 完成归档。（十）关联关系设置为了方便检索和利用，需要将与某一个问题相关的文件关联起来，这些文件可以不属于同一案卷。通过关联中的某一个文件，可以很快的找到关联中的其它文件，文件归档后，关联关系应依然保持。调阅时，应该能看到关联中文件。（十一）按字典排序根据用户自己设置的字典的顺序进行排序。例如：在系统的保管期限字典中，永
15、久排在第一位，长期排在第二位，短期排在第三位，那么当文件显示时，保管期限是永久排在前面，然后是保管期限是长期的文件，最后是保管期限是短期的文件。注：该功能也应用于档案管理功能模块。（十二）适应机构变更用户现在的机构必定要发生变化，系统要能够解决机构的新增、合并、分拆、名称变更等问题，确保了数据的正确性与完整性。二、档案管理本模块中涵盖了档案管理人员工作中各环节的业务处理过程，包括著录、组卷、调整、检索、移交、接收、制作目录。（一）档案著录对于历史的档案数据，档案管理员可进行传统整理方法（先录入案卷信息再录入卷内文件信息）或简化整理方法（单级文件）的著录，以及原文的添加、挂接。（二）案卷调整档案
16、管理员在归档的过程中，需要对错误的归档结果进行纠错，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。（三）Excel输出要能够将用户选择的数据输出到Excel中，用户可以对这些数据以及格式进行必要的调整。注：该功能也同样应用于文件管理功能模块。三、移交接收下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交。档案部门经验收无误后，向移交单位出具交接文件。（一）移交下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交并记录。流程：1、移交单位或部门填写档案交接文据，将移交档案的案卷目
17、录和文件目录数据导出送至上级档案部门；2、收到上级档案部门审签的交接文据后，将移交情况汇总至档案移出登记簿中，并将实体已移交档案索引的”保存状态”赋予移交标识。（二）接收上级档案部门接收其他单位移交的档案、相关资料实体与电子文件及检索目录。流程：上级档案部门对拟接收档案的案卷目录和文件目录的数据进行录入或通过导入、网上传输等手段接收；上级档案部门清点无误后审签交接文据，交接文据归入移交档案的全宗卷同时退给移交部门一份，有关接收情况汇总至档案收进登记簿中。四、档案保管（一）库房管理提供库房面积、相关设备、排架情况等信息的著录与维护，进行信息的查询、统计处理。（二）存放位置管理能够成批设置档案的存
18、放位置信息，建立存放位置索引。并能够打印全宗存放索引、库房存放位置索引。流程：通过检索处理，选择出相关的档案，填写相应的存放位置信息，将这一批档案的相关“存放位置”信息进行替换。（三）档案保管状况管理定期对库房中的档案进行检查，检查的结果记录到档案检查状况登记簿中；对档案进行修复时，填写修复情况登记簿记录修复工作，便于日后的工作统计；登记时能够自动更新档案条目的“保管状态”信息。（四）档案库房温湿度管理每日登记表数据录入或转换、统计分析。通过数据表来记载信息，提供著录、检索、统计和打印等功能。由用户手动的填写相应的著录项，对于某些著录项，要求能够继承上一条纪录的值。（五）出入库管理出入库管理，
19、可以手工录入档案信息，记载档案的出入库信息。出入库管理，在接收档案实体，消毒上架排列或移交档案出库后，按每个库房的出入库动作都要登记档案出入库登记簿。五、档案利用（一）利用登记当借阅实物档案时，要手工登记档案的利用表，若检索到的条目下没有原文，而该文件的载体是“纸质”时，可在页面中登记档案利用申请信息，然后到档案室进行借阅。在进行借阅时，档案管理员可直接调出该利用人的利用申请信息直接转利用；利用方式和利用目的的选择项应能自由定义。利用登记后，如果是实物档案，系统会提示用户到档案室去借阅档案。对于自己无权查看的档案，需要进行利用申请，待得到批准后，如果是实物档案（无原文），可到档案室去借阅，如果
20、是电子档案，可直接通过查询即可利用。（二）利用管理对档案的借阅利用进行管理，能够进行催还、归还、续借等操作，对利用的历史信息能够检索。利用流程：1. 通过检索或手工输入的方式填写相应的借档信息，然后输入利用人信息，填写利用方式、利用目的、归还日期，信息填写完毕后即可登记，并打印登记单、借阅单、催还单、督办单等；2. 利用者使用完毕后，可将档案实体单份或成批交还利用管理员；3. 利用管理员录入归还档案信息，登记利用效果；4. 如果借阅者需要续借，那么利用管理员检索该借阅者的所有借阅的档案，选择要续借的档案，可直接转入利用登记。如果登记成功，自动将相应的档案信息做归还及借阅处理。（三）催还流程：1
21、. 系统自动检索出需要催还的人员名单；2. 选择要催还的人员；3. 印催还单给选择的人员。（四）利用统计可分不同利用方式，如查阅电子、查阅实体、出借、复制、传真等。进行人次、卷次、件次、张数等方面的统计，可统计某一时点出借尚未归还的档案实体。可按利用者、利用时间、利用方式、借阅操作人等进行查询。检索到相关档案信息，进行原文浏览时，自动进行利用登记（不需要归还）。可以统计某个文档的调阅次数。可以统计通过申请调阅档案的次数。（五）档案利用流程注：1. 此流程是针对于那些利用者不具有权限的档案，对于那些具有权限的档案，用户不必经过此过程即可利用档案。2. 此流程可由用户根据实际工作情况自定义。六、鉴
22、定销毁系统自动检索出到期的档案，通过保管期限鉴定、销毁鉴定后，将待销毁的档案形成销毁清册。鉴定销毁时，要记载下相关的信息；销毁的档案自动赋予“实体已销毁”标识，同时归入档案销毁库。需要进行案卷的拆分、合并，并能够修改案卷号、目录号信息，结果形成鉴定整理登记簿，能够根据相关数据进行工作统计。七、档案统计创建、维护、导入、导处相关档案数据的统计报表。可预先定制好档案局规定的相关报表（基本情况统计年报）；打印输出；能够将报表输出到Excel文件中；能够将下级行上报的数据导入；能将系统中的报表导出为文件；能将报表文件导入到系统中。八、档案编研进行大事记、组织沿革、基础数字汇编、重要文件汇编、人事任免汇
23、编的编研工作。能够通过检索查到相关的档案，打开相应的原文，进行原文的复制、粘贴等编辑操作，进行编研。九、查阅总部或档案馆和各个分支机构能够互相查阅数据，进行信息资源的共享利用。提供简单查询、组合查询以及分类检索等多种先进得检索手段，通过网络快速地查阅信息，能够在权限范围内直接通过浏览器浏览原文，以及进行原文的打印、下载等操作。当档案只存在实物档案，不存在电子原文时，用户可直接进行利用申请登记，该登记信息能够直接被送到档案部门，用户去借阅时，能够直接调出该申请登记信息。十、系统维护（一）信息门类管理根据档案的特点，把系统各种目录数据分为各逻辑类目，下层的逻辑类目包含几层具体的物理表，用户通过系统
24、可在这几层物理表间设定关联关系，如案卷和文件的关系。对每一物理表用户可自定义表名、表描述，对表的每一字段，用户可自定义字段名、字段类型,指定字段的是否可为空、唯一、值继承、自动加一，并可添加、删除、修改字段。处理步骤：1. 系统对类目的定义进行初始化设定。初始化将生成固定字段和可选字段，其中固定字段是必须有的，用户只能修改字段描述，不能修改字段名；可选字段用户可进行添加，修改等操作；2. 用户根据需要修改字段。对于固定字段，用户可以并且只能修改字段描述，不能修改字段名。对于可选字段用户可进行添加，修改等操作。（二）用户管理用户管理的内容是对用户对象和用户权限的管理。具体控制的权限分为数据权限（
25、查询、修改、对应原文权限）和业务功能操作的权限设置。（三）档号格式定义用户通过系统定义各门类的档号格式。系统提供的缺省设置为国家档案归档标准中定义的归档号组成结构，用户可以在此基础上定义。（四）其他系统设置系统提供以下设置功能：归档范围设置；保管期限规则的设置。（五）数据导入系统提供如下功能：数据导入：能导入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常见数据库格式的数据；用户能自定义字段间的对应关系，系统按用户设定的对应关系导入数据；能在已有字段的基础上临时生成新字段，把新字段的数据导入对应目标字段中；能保存用户设定的导入环境（包括字段间的对应关系、定义的新字段、导入条件等）
26、，用户可导入该环境，避免重复设定导入环境；对字段类型和长度系统可自动做相应的转换和截断操作；能设定导入数据的范围；（六）日志管理登陆日志管理：记录了用户登录本系统的用户名、登录时间、注销时间等信息。原文日志管理：记录了用户每次添加、修改、删除原文资料时所作的时间、用户名等相关信息。系统维护日志管理：记录了用户每次对系统配置的改动，如创建新门类、添加、删除字段等信息。除了以上的日志功能，还提供灵活的定制日志功能，通过少量的开发定制某种操作的日志记录。（七）权限管理多级权限管理，可以通过对总部的档案室或档案馆超级管理用户可以赋权给下级立档单位或部门的二级超级用户，使之有管理自己单位的人员的权限。用
27、户管理：分为用户组和用户，可以指定用户组或用户权限，用户可以继承所在组的权限，并可以单独赋权超越组的权限。按照操作功能和档案门类组合赋权，可以赋予用户每一个档案门类的不同操作功能的权限。十一、系统扩展功能用户可以选择如下扩展功能来满足对档案管理的需求。（一）批量扫描子系统对于批量扫描纸质档案，数字化加工软件，提供包括扫描、优化、批量挂接等功能。（二）OCR识别可以在扫描子系统集成第三方OCR软件对扫描的原文进行OCR识别，并将识别后的文本信息存储到数据库或文本文件中，为方便利用和全文检索做准备；也可将OCR功能集成到客户端,方便用户在浏览图像原文时有选择性的进行OCR识别。（三）全文检索可以集
28、成第三方全文检索引擎,可对OCR识别后的公开档案进行专业化的全文检索。（四）光盘发布本系统提供一个光盘发布工具，它可作为数据条目和原文的一种备份手段，同时它可以独立运行，为脱离文档中心平台的文件利用提供了一种手段。存储于文件中心管理系统中的目录数据和原文数据，需要方便的离线浏览、快捷的数据迁移、安全的光盘备份等功能，包含四个功能模块：光盘发布、光盘上载、光盘浏览、光盘合并。（五）接口模块1. 统一身份认证接口。为部门内部统一的授权系统留下的可以扩展的接口，直接读取身份认证LDAP服务器进行身份认证。2. OA数据归档接口。留有与OA等其他业务系统的接口，可以根据用户的系统实际情况二次开发接口模
29、块,自动将OA等其他系统中需要归档的目录数据和原文数据归入档案系统中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。3. 业务系统数据接口。可通过二次开发接口将企事业单位的现有业务系统中产生的、需要归档的文件数据，直接导入到档案系统中来，在通过档案管理软件进行其它的管理操作。第四章 采用的系统平台方面特点一、数据集中运行模式的优势（一）充分实现了总部对的分支机构的工作进行督导、监控。（二）方便集中管理、维护、备份档案管理系统所产生的数据。（三）避免了数据分散在各下属单位，无法快速的进行对档案数据全面的检索和利用。（四）方便集中在服务器端进行应用逻辑层的修改和维护，无需客户端有任何变动，即可完成对系统的改
30、进。（五）减少对软件和硬件的投资。（六）减少对网络带宽的依赖性。二、应用系统功能的可扩充性多层架构的设计、合理的平台的选择以及超强的可定制的功能设计，可以提供很好的功能扩充性，而不需要修改系统本身。当需求发生变化时，第一选择是通过简单的定制或系统配置，来满足要求；第二选择是通过部署一些新开发的模块来满足要求；第三才是修改系统本身。可紧密集成第三方软件，如全文检索和OCR识别软件，大大方便利用。三、平台的依赖性、方便移植无论是访问数据库还是访问文件系统，均不使用与操作系统相关的技术，应用服务器使用已经通过Sun的J2EE1.2以及1.3认证,，全面支持业界的开放性标准包括Java/J2EE, X
31、ML, LDAP，WML，Web Service，不包含任何非标准性技术，对应用服务器的依赖被降至最低。四、系统性能的可伸缩性我们在应用系统服务器包括了应用级的负载均衡部署功能，为Servlet、EJB和JSP组件提供了增强的容器调度环境服务，改进的事务处理能够智能地管理多个应用和组件的调度和运行，分布式运算，实现负载均衡，可以使运行速度大幅提高。因此，将来可以在不变动软件系统设计的情况下，只需增加一些硬件设备实现即可满足要求，而原有设备也能充分利用。五、更高的安全性本系统支持对外传输文件数据采用另外的数字证书加解密，从而有效的保证的内部数字证书以及文件数据的安全；六、完善的数据存储方式根据的需求，在数据存储过程中，数据分为两类存储： （一）在线存储。在线存储主要存放数据信息查询频率高，查询要求反映速度快，经常需要存取的活跃资料。（二）离线存储。对保管期限已超过30年，需要继续保存的档案资料，采用磁带或光盘存储的方式作为离线存储。第五章 业务方面特点一、多
