1、 建设项目档案管理规定（修订版）上海公路投资建设发展有限公司上海沪申高速公路建设发展有限公司二一一年一月目 录第一章 总 则第二章 管理与职责第三章 建设项目文件材料的收集第四章 建设项目文件材料的整理第五章 建设项目档案的索引目录第六章 建设项目档案的审查、验收与移交第七章 附 则1第一章 总 则第一条 为加强上海公路投资建设发展有限公司、上海沪申高速公路建设发展有限公司（以下简称“公司”）建设项目档案管理，确保档案的完整准确和有效利用，根据科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、公路建设项目文件材料立卷归档管
2、理办法（交办发2010382号）、上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范（DG/TG08-2046-2008）、上海市城市建设投资开发总公司建设项目档案管理规定（修订版）及其他相关法规、标准，结合公路工程项目建设的具体情况，制定本规定。第二条 本规定所指建设项目档案是指建设项目立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理及项目竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。第三条 本规定适用于公司投资建设的工程项目。第四条 建设项目档案直接来源于工程建设的全过程，各种文件材料是建设工程中重要的组成部分，各承办单位和个人不得自行分散保存，必须按照规定移交档案管理部门。 第
3、五条 建设项目档案管理是一项专业性、技术性较强的工作，公司将建设项目档案管理纳入工程建设管理程序、纳入招投标制及相关人员的职责和要求。凡建设项目档案验收不合格，项目工程不得交工验收，财务不予结算，不得参加各项优秀工程的评审。第六条 在工程建设过程中，本着“谁实施工程，谁负责编制、2提交档案”原则，做好建设项目档案的收集分类、整理移交等工作。第二章 管理与职责第七条 公司的项目档案工作由公司总工程师分管，总工程师办公室负责公司的项目档案工作，并配备专（兼）职档案员；各工程指挥部由指挥部总工程师具体负责，并配备兼职档案员；同时，业务受上级档案管理部门的监督和指导。公司所属各部门以及各指挥部、勘测设
4、计、监理、施工、设备材料供应等单位应根据各自承担的工作范围和职责，将项目文件材料立卷归档工作与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。（一） 档案室职责1贯彻执行国家有关档案法律、法规和标准，负责制订建设项目档案管理规定。2负责收集整理项目工程前期文件、设计文件、竣工文件，并进行立卷归档。3对相关人员进行归档工作的业务培训，指导检查施工、监理等标段工程（单项工程）文件材料的形成积累、立卷归档工作；做好标段工程档案的审定和验收工作。4汇总整理立项、设计、施工、监理、竣工等文件材料，并编制项目档案索引目录。5竣工档案汇总整理完毕后，报请总公司
5、档案室对项目档案进行终验收前的审定，并做好项目档案终验收的准备工作。36做好档案的接收、移交、保管和开发利用工作。（二） 各相关部门职责1综合办公室：根据项目（工程）文件材料归档范围，负责做好与各项目（工程）有关的文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。2总工程师办公室：根据项目（工程）文件材料归档范围，做好各项目（工程）设计技术文件及有关科研项目档案的收集、整理、移交工作。3规划前期部：根据项目（工程）文件材料归档范围，做好各项目（工程）前期立项、选址用地、申照办证等文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。4计划合同部：（1）在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提
6、交相应项目文件及所提交文件的整理、归档责任（如档案的版本、套数、费用、质量、验收及移交时间等）；（2）根据项目（工程）文件材料归档范围，做好与各项目（工程）相关合同、协议（或订立合同补充条款）、招投标文件的收集、整理、立卷、移交工作。 5工程管理中心（指挥部）：根据项目（工程）文件材料归档范围，负责对施工过程中形成的文件材料的内业质量把关，确定单位工程划分原则，统一规范施工技术资料表式，保证档案资料的完整、准确、系统。督促、指导、检查各施工、监理单位所形成的施工技术文件、竣工文件、竣工图、声像档案及监理文件资料的收集、整理、立卷归档工作。达到验收标准后，协同公司档案室做好施工、4监理合同标段工
7、程档案验收和移交工作。6运营管理中心：根据项目（工程）文件材料归档范围，负责做好与各项目（工程）有关的文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。7资金财务部：根据项目（工程）文件材料归档范围，负责做好各项目（工程）的决算、审计、审价文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。（三） 勘察、设计单位工作要求1向公司提供工程地质勘察报告、设计文件、设计图、施工图、工程设计计算书及说明等文件材料及电子文件。2向公司提供设计变更文件及设计变更文件汇总表。（四） 监理单位工作要求1按照签订的合同条款，认真做好监理建设项目档案的建档工作。2负责收集、整理监理过程中形成的文件材料及归档移交工作。3负责对施工单位所形成
8、的施工技术资料（包括竣工图），进行检查、审核、签认。（五） 施工单位工作要求1按照签订的合同条款，认真做好标段工程（单项工程）档案的建立和报送等工作。2负责收集、整理、编制施工过程中形成的各种文件材料。 3负责编制竣工图，根据设计变更单、图纸会审记录、技术5核定单、业务联系单、工程洽商记录等，做好设计变更依据性文件汇总表。4负责编制的标段工程（单项工程）档案，经监理审查通过后，报请公司组织预验收工作。验收通过后，向公司档案室办理档案资料移交工作。第三章 建设项目文件材料的收集第八条 公司投资建设的项目档案文件材料收集，根据各相关规定以及建设项目的实际情况确定，具体收集归档范围见附表（附件1）。
9、1各有关单位应按照收集范围，建立健全项目文件收集归档和立卷制度，按照项目建设程序不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好立卷工作。2收集归档的项目文件材料应为原件。项目前期、勘察设计文件原件只有一份的，一律由公司档案室保管，移交城建档案馆的为复印件或复印件加盖红印章。如项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，公司可将复印件归档保存；发至上级主管单位的转发文件，公司归档时可存放复印件；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录。 3项目档案一般编制四套，分别移交建设单位（原件）、上海城
10、建档案馆（原件）（须同时报送一套工程电子档案）、主管单位（复6印件）、接管单位（复印件），公路养护接管单位若有几家时，档案应分别移交相应的接管单位。4监理的复测、检测文件材料均与施工单位相应文件材料放在一起，监理只需归监理检测资料汇总表（附件7）。5档案保管期限分为永久、长期、短期。前期文件、设计文件一般为永久；施工文件、监理文件一般为长期；竣工文件、竣工图（包括声像材料）为永久。第九条 竣工图编制要求1竣工图由施工单位负责编制，应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。2竣工图的编制一般以设计施工图为基础，各种设计变更文件是补充、修改的依据。以设计施工图纸目录图号排列顺序为准，按单位工
11、程（单项工程）组卷。3施工图施工时没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图；施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充并加盖“竣工图章”后作为竣工图；涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖“竣工图章”后作为竣工图；重新绘制的图纸按原图编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“A、B、C”并加盖签署竣工图章。 4设计单位由于设计变更重新绘制施工图，或由于设计变更需增加、作废施工图，设计单位应重新出施工图图纸目录。如由施工单位依据设计变更文件在原图纸目录中填写增加的新图名称或7划去作废施工图，必需注明修改依据。如新图取代作废施
12、工图的，在编制竣工图时应排放在原作废施工图位置。重新绘制竣工图的，应有变更记录栏，内容包含序号、名称、内容和修改日期。 5竣工图编制后要加盖“竣工图章”，原件（公司）采用（竣工图章样式1）、上海市城建档案馆采用（竣工图章样式2）（见附件2）。竣工图章使用不褪色的红印泥盖印，竣工图章盖在蓝图右下角（设计图标题栏上方）或周围不压盖文字和图形的地方。6竣工图章各栏目签字手续要完备，签名用碳素墨水笔书写，不允许盖章，不得代签。监理单位应对施工单位编制的竣工图逐张复核，严格把好质量关。7不同建筑物、构筑物重复使用的标准图、通用图应根据图纸目录分别编制竣工图。第十条 竣工图的修改1文字和数字的修改一般采用
13、杠改法；对于少量修改的图形，应采用叉改法；对于较多修改的图形，应采用圈改法。并应注明修改依据，修改依据应注明修改依据文件的名称、日期、编号和条款号（见附件3图例一、二、三）。图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。2无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。 3如整张图确无适当位置画上修改后的图形，可另附有局部修改后详图的图纸，并注明修改依据，此图纸图名图号按原图名图号编末尾加注一个尾数（如“1”或“A、B”）。8 4有关施工技术要求或材料明细表等有文字修改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。5竣工图的修改与注记应符合制图规范，做到图
14、形清晰、字迹工整，竣工图必须使用新的蓝晒图，修改、注记要用黑色碳素墨水。6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。7报送上海市或区城市建设档案管理机构的竣工图修改方法和竣工图章样式，一律按上海市或区城市建设档案管理机构相关规定执行。第十一条 设计变更依据性文件汇总及注记方法1设计变更文件汇总表应按单位工程整理组卷（见附件5）。2设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程会议纪要等设计变更依据性文件应注记其原始编号或日期。3一份变更文件涉及多张图纸修改的，如修改图不在同一单位工程的，应将变更文件复印后分别放在相关图纸的单位工程设计变更依据性文件案卷中，并注明原件出处。4设计变
15、更文件汇总表应有施工单位盖章和技术负责人签字，监理单位盖章和总监签字，确认工程变更情况。第十二条 声像档案编制1工程声像档案是建设项目档案的组成部分，应反映工程从开工到竣工全过程的照片和录像材料，即工程开工前的原址、原貌、工程开、竣工仪式、重要施工工艺和重要节点施工情况及竣工后的9新貌。2照片档案应由照片、底片和文字说明三部分组成，文字说明要求简短、完整，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，并要求编制照片总说明。照片档案的整理应符合国家档案局照片档案管理规范（GB/T118212002）要求。使用数码相机的，须先冲印成7寸照片后再制作成光盘保存。 3录像档案必须图象清晰，录像
16、带须使用专业带，盒上需标简要文字说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人，必须是原版原件。4声像材料（含磁盘、光盘）的背面或装具上必须逐件编号。第十三条 工程电子档案的编制工程电子档案的收集、整理办法详见上海市建设项目（工程）档案编制技术规范（DG/TJ08-2046-2008）。第四章 建设项目文件材料的整理第十四条 建设项目文件材料应按照自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，做到分类科学，便于保管和利用。1各类文件收集、整理时一般按文件形成先后顺序及文件内容，应按批复在前、请示在后；正文在前、附件图样在后；印件在前、定（草）稿在后；译文在前、原稿在后的原则组卷。2建设
17、项目前期阶段、设计阶段、竣工验收阶段等各阶段形成的文字材料应根据文件性质、内容分别按年度、项目单项或单位10工程组卷。3工程设计文件：地质勘察报告、设计文件、设计图、工程设计计算书及说明等，按项目设计专业程序、设计图目录组卷。4施工技术文件：按单位工程（单体工程）工序、工艺、质量评定要求及监理文件组卷。5管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工依据性文件或质量保证文件按项目管理、施工、安装、检测、评定、竣工验收程序排列；设备文件按专业、台件等排列。监理文件按文种内容排列。6竣工图按照单位工程组卷，单位工程内应按专业、图号组卷。7一个建设项目（工程）内所有的文件和图纸应按工程立项、设计、施工、
18、竣工的建设程序组卷。第十五条 装订要求1文件材料的规格为A4幅面（297mm210mm），小于规格的要进行托裱，文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐，托裱时不可将文字、图表等数据盖住，留2.5cm装订边；如整卷的文件材料均为国家通用16K型（260mm185mm）幅面时，可以不必托裱。2文件材料书写必须工整、字迹清晰、格式统一，严禁使用圆珠笔、铅笔和其他彩色笔书写，签批一律用碳素墨水笔为书写工具。3凡易褪色的纸张，如传真纸等形成的并需要永久和长期保11存的文件，应附一份复印件。4文件材料按照三孔一线方式用腊线装订，装订线头打在封底后，装订前对文件进行逐份检查，剔除金属物，装订后的文
19、件材料要求下边对齐、右边对齐。5文件材料立卷厚度一般应小于3厘米（200张），立卷时应标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，空白页不应标页号，托裱的文件标号标在原文件上。如一页托裱几张文件时，则每张文件按顺序都要编号，但复印件则只要编一个号。每卷从“001”开始编号，号码机使用黑色的印油。6竣工图不应装订，应按A4幅面（297mm210mm）的规格折叠，图面朝里，图标外露，页号应标在右下角。7每卷文件材料装订排列格式为：案卷封面卷内目录文件材料备考表（封底）。第十六条 表式规定1报公司一套工程竣工档案，其档案表式按科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）、建设工程文件
20、归档整理规范（GB/T50328-2001）、上海市城市建设投资开发总公司建设项目档案管理规定（修订版）及交通部等相关规定执行。2报上海市或区城市建设档案管理机构一套工程竣工档案，其档案表式按上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范（DG/TG08-2046-2008）或相关规定执行。3施工技术资料表式统一使用工程质量监督部门认可的表式（如公路表式、市政表式、建筑A、B、C、D表式、水利表式、绿 12化表式等）。4各施工单位须填写原材料及构配件出厂质保证明及复试报告汇总表（附件8）。第十七条 建设项目案卷由案卷卷盒、内封面（附件11）、卷内目录（附件13）、卷内文件材料及备考表（封底）（附件
21、14）组成。照片相册到上海市档案局（仙霞路326号）购买，移交市城建档案馆档案装具须到市城建档案馆（宋园路10号）购买，并按规定要求执行。第十八条 卷盒脊背由档号、工程名称、工程地点、内容等组成。第十九条 内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。1案卷题名：应能准确反映本案卷的基本内容，包括建设项目名称、单位工程（单项工程）名称、起讫里程及文件材料名称。2立卷单位：指案卷的组卷单位或部门。3起止日期：指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。4保管期限：填写划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。5密级：根据有关保密
22、规定确定并填写。6档号：依据公司提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。第二十条 卷内目录需纸质目录及电子目录各一份，构成如13下：1序号：按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。2文件编号：填写文件材料的原始编号或图号。3责任者：填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。4文件题名：填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加 符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。5日期：填写文件材料的形成最终日期。6页号：填写每份文
23、件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页数栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。7备注：填写需注明的情况。第二十一条 备考表：须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数；说明复印件归档原因和原件存放地；立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。第二十二条 案卷目录的编制经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版）（格式见附件12）。第二十三条 档案盒、封面、目录及备考表字体要求1档案盒、封面中所填写的项目名称为小三号宋体字，档号为小四号宋体字，其它全部为四号宋体字。填写方法为打印或刻章。14 2案卷目录和卷内目
24、录中所填写的内容均为五号宋体字，序号、日期和页号均为阿拉伯数字。填写方法为全部打印。3如果填写名称较长，可换行设置，责任者可用规范简称。案卷题名每行须顶格填写（包括换行）。第二十四条 档案整理编号说明J X- X（X）- X /X项目总流水号阶段中保管单位流水号 标段工程（单项工程）代号阶段代号项目代号基建档案代号第五章 建设项目档案的索引目录第二十五条 档案的索引目录卷（档案的零零卷），不列入总卷数内，索引目录卷由档案编制说明、案卷目录和卷内目录组成。（一） 标段（单项工程）档案编制说明（零零卷）由各施工合同段总包单位负责编写，主要内容如下：1工程概况：包括工程情况概述、占地面积、建筑面积、
25、工程主要技术指标参数、主要工艺设备、主要生产能力，单位工程划分、重大变更情况，合同造价、开竣工日期，参建单位等。2编制依据：包括依据性文件、文号、档案分类原则及档案编制情况说明等。15 3档案数量：总卷数，文件卷数、页数，图纸卷数、张数，照片卷数、张数，工程录像盒数、光盘数等。4档案套数以及各级档案移交单位、编制人员名单、编制单位、编制日期并加盖公章。5档案收集、整理过程中需要说明的其他问题（其中竣工图编制情况要详细说明）。6案卷目录按单位工程顺序连续编写，卷内目录一式两份，一份装订在案卷内，另一份装订在零零卷内。（二） 项目档案编制说明（零零卷）由项目建设单位负责编写，建设项目档案的编制说明
26、主要内容如下：1工程概况：包括工程概述、可行性研究报告、初步设计、建设工程规划许可证等批准单位名称和文号、工程总投资、总占地面积、总建筑面积、主要工艺设备、主要生产能力，开竣工日期，参建单位，标段（单项）工程划分等。2编制依据：包括依据性文件、文号、档案分类原则及档案编制情况说明等。3档案数量：总卷数，文件卷数、页数，图纸卷数、张数，照片卷数、张数，工程录像盒数、光盘数等。4档案套数以及各级档案移交单位、编制人员名单、编制单位、编制日期并加盖公章。5档案收集、整理过程中需要说明的其他问题。6案卷目录按整个项目档案流水号顺序连续编写，卷内目录一式两份，一份装订在案卷内，另一份装订在零零卷内。16
27、第六章 建设项目档案的审查、验收与移交第二十六条 建设项目档案的审查1施工单位（工程总承包单位）对标段工程（单项工程）竣工档案自查自评。2监理单位对施工单位（工程总承包单位）竣工档案审查。3公司档案室对施工单位（含监理单位）竣工档案进行审查（预验收），并报请上级有关档案部门参加。第二十七条 建设项目档案的验收合格的项目档案是工程项目竣工验收的必备条件，工程项目验收前，各相关单位须按程序组织好建设项目档案的验收工作。1标段工程（单项工程）交工验收前，由公司档案室会同工管中心，报请主管单位档案室及有关档案管理机构，组织施工、监理、接管使用等单位对竣工档案进行预验收，并填报标段工程（单项工程）竣工档
28、案预验收意见书（附件15）。2公司汇编竣工档案完毕后，报请主管单位档案室及有关档案管理机构对整个项目的竣工档案进行终验收前的审定。3项目档案验收工作按建设项目（工程）的审批权限分别由国家、市、区（县）档案行政管理部门和项目主管部门的档案机构及按规定有接收该档案的档案馆（室）进行终验收，验收前须填报档案行政许可申请书（附件16）、建设工程竣工档案验收申请表（附件17）。4终验收参加人员：上海市档案局、上海市城市建设档案管理机构、总公司档案室、公司有关负责人和档案编制人员参加。17第二十八条 建设项目档案移交1各施工单位、监理单位的标段工程（单项工程）档案经预验收并整改合格后办理档案移交手续（附件18），财务部门凭档案移交收据（附件19）给予结算工程款。2公司汇编的建设项目档案经终验收通过并全部整理完毕后，在工程竣工验收三个月内报送市或区城市建设档案管理机构并办理移交手续。第七章 附 则第二十九条 上海公路投资建设发展有限公司、上海沪申高速公路建设发展有限公司的建设项目档案管理按本规定执行，如国家、交通部、上海市有新的标准规定，则按新标准执行。第三十条 本规定由公司总师室负责解释。第三十一条 本规定自下发之日起施行，原下发的相关规定同时废止。18
