1、销售管理系统分析设计1 企业概况1.1 企业概况 1.1.1 总公司简介 阜新氟化学有限责任公司始建于1968年，是从事氟树脂及氟化学品生产和开发研制的专业性公司，是我国建设较早、规模较大的氟材料生产企业之一。经过三十多年的发展，已成为中国市场氟树脂和氟化学的主要供应商之一。隶属于化工医药行业办公室，是市属骨干企业。 公司位于中国东北大地辽宁省西部的阜新市（现被国务院确定为经济转型的试点城市）。占地面积13.5万平方米，建筑面积5万平方米。公司现有职工541人，其中490人为合同制工人，51人为临时工人（2002年11月底前员工是1500多人，按阜政发2002年32号文件精神退出国有序列要求，
2、进行了全员并轨工作，1000多人得到经济补偿金离厂成为社会自由人）。现有在岗职工平均年龄37岁，都是具有多年从事有机氟生产和实践的精英。各类专业人员119人，其中工程技术人员为66人。固定资产净值7617万元。该公司现有705车间、706车间、三车间、四车间、动力车间、冷站、电器车间、仪表车间、中心化验室、压力容器分厂、四氟涂料车间、农药中间体车间、全氟辛酸车间、八氟车间等17个车间。共有设备1600台，主要设备119台（其中有3台十吨锅炉供蒸汽、13台氨压缩机供制冷、3台聚合斧、3台捣洗斧、2台蒸汽过热炉在生产中起重要作用）。主要产品有聚四氟乙烯悬浮树脂、聚四氟乙烯分散树脂、聚四氟乙烯制品、
3、四氟丙酸钠、四氟涂料、八氟环丁烷等产品。该公司产品销往全国各地各行业。其中聚四氟乙烯分散树脂质量为国内同行业最好，可替代进口，销量稳居国内第一。该公司产品销往沈阳、天津、陕西、浙江、江苏、山东、广东等省，在国内市场销售覆盖率高。该公司产品还远销海外，为印度、伊朗、澳大利亚等国所用，具有很好的发展前景。该公司产品主要应用于原子能、航天、国防军工以及石油化学工业、电子工业、轻纺工业、机械工业、建筑工业等国民经济各部门。1.1.2 分公司概况阜新瑞氟隆涂料有限责任公司隶属于阜新氟化学有限责任公司，公司注册资金3000万元，现有职工200人，其中工程技术人员80人。该公司是国内唯一一家专业从事四氟涂料
4、生产与开发的企业，主要产品瑞氟隆涂料是该公司开发成功的，具有世界领先水平的溶剂可溶、常温固化型四氟乙烯涂料，它填补了国内涂料行业的空白，达到了国际同类产品的先进水平，并获得国家发明专利，是国家“九五”重点高新技术产品。瑞氟隆四氟涂料具备优异的性能，可广泛应用于航天、国防、石油化工设备及管路、各种车辆、船舶、桥梁、建筑、港口露天机械及设施、集装箱、交通标志等领域和设施。1.2 公司职能部门简介1) 供应处职能简介阜新氟化学有限责任公司供应处负责全公司的原材料、五金机电产品、劳动保护用品等物资的供应工作，全公司使用了近100种原材料均由供应处负责采购供应。供应处工作是全公司进行生产的关键，影响到全
5、公司的生产运营。阜新氟化学有限责任公司供应处现有人员15人，包括正处长、副处长、计划员、统计员、保管员、采购员及检斤员等。供应处现有12个仓库：原材料库、五金机电库、机械设备库、化学医药库、工具保管库、仪器仪表及劳动保护用品库等。2) 生产处职能简介阜新氟化学有限责任公司生产处负责组织制定公司全年生产,保证公司生产目标的实现；协调本部门下属之间的关系和其他部门之间的关系；及时对下级争议做出裁决；定期主持生产调度会；传递上级意图,并定期向上级报告工作；制定直接下级的岗位描述,定期听取述职并对其做出工作评定；指导,巡视,监督,检查所属下级的各项工作；根据工作需要进行现场指挥；代表公司与政府对口部门
6、和有关社会团体,机构联络；受理下级上报的合理化建议,按照程序受理；对产品质量及交货期负责；对所属下级的违纪行为,工作秩序负责；对生产安全负责；协助质量事故原因的调查,分析并做出处理意见。阜新氟化学有限责任公司生产处现有人员5人，包括正处长、副处长、统计员、计划员、调度。3) 销售处职能简介阜新氟化学有限责任公司销售处负责产品销售、顾客服务和产品质量、服务质量信息反馈统一管理的职能部门。它的基本任务是：宣传贯彻中华人民共和国计量法，建立健全公司销售部门管理机构及规章制度，负责计划销售策略手段的制定；定期及时向公司反馈产品质量信息及用户对产品质量、服务的要求；负责对各驻外机构和片区人员的管理和协调
7、工作。负责制定年度销售计划、月度销售计划。 负责对销售处文件的制定、修改、作废、发放、收回、销毁、管理，并做好保密工作。负责合同管理工作，常规合同评审和组织特殊合同评审。负责销售部月季年度综合统计工作。参与公司质检部门、生产部门和技术部门的产品质量分析会，并根据用户反馈意见提出整改意见。总结销售工作经验，表彰销售工作的先进典型。阜新氟化学有限责任公司销售处现有人员25人，包括正处长、副处长、计划员、统计员、业务员、核算员、保管员等。销售处现有2个仓储库：树脂库、四氟制品库。4) 财务处职能简介阜新氟化学有限责任公司财务处贯彻执行国家财政发挥和财经制度；正确传达上级指示；对企业的财务管理，会计核
8、算进行总体指挥；定期向上级述职；指定直接下级的岗位描述并接替直接下级的工作；对企业财和物的安全负责；对财务工作目标的完成负责；对财务工作给企业造成的影响负责；对下级工作中的争议做出裁决；指导巡视、监督、检查所属下级的各项工作；代表公司（部门）处理与国家对口机关事务；参与制定重大经济合同的审查工作；参与指定公司的物资（商品）计划价格、采购价格；组织公司的经济过程分析并定期报告公司的经济活动状况；对下属的工作绩效负责。阜新氟化学有限责任公司财务处现有人员12人，包括正处长、副处长、会计、核算员、出纳员、记帐员等。5) 技术处职能简介阜新氟化学有限责任公司技术处负责公司的技术管理；组织起草和修订工艺
9、标准和工艺技术发展规划；组织修订工艺操作文件；组织产品技术标准的贯彻；负责“三新”的应用与推广；产品使用的各种材料标准及改代用材料的审批工作；为质量事故的分析调查并根据依据进行公正处理；依据质量手册和程序文件所承担质量要素负责；传递上级意图,向上级报告工作；对生产工艺的先进性、可靠性负责；对部门目标的实现负责；代表公司与上级对口部门和社会团体进行联络；对直接下级的违纪行为,工作绩效负责；有权对现行工艺进行临时性处理；对下属岗位进行描述；完成上级交办的临时性文件。阜新氟化学有限责任公司技术处现有2人，包括正处长、技术员。6) 企管处职能简介阜新氟化学有限责任公司企管处作为公司的一个管理机构并没有
10、明确的任务及职责，只是对主管部门下达的任务和指令进行统一布属和执行，是一个衔接部门。阜新氟化学有限责任公司企管处现有人员3人，包括正处长、副处长、科员。1.3 公司组织机构图 自2002年企业转型改革后，新的有限责任公司的组织机构有了相应的变化，阜新氟化学有限责任公司组织机构图，如（图1-1）所示1：图11 阜新氟化学有限责任公司组织机构图2 现行系统调查研究2.1 现系统概述2.1.1 销售处组织机构简介阜新氟化学有限责任公司销售处负责全公司的产品的销售合同的管理、客户信息的管理、销售计划的制定和销售报表的编制以及合同履行时货款的回收情况统计，同时还要对业务员的业绩进行考核。阜新氟化学有限责
11、任公司销售处现有人员25人，包括正处长、副处长、计划员、统计员、业务员、核算员、保管员等。该公司销售处现有2个仓储库：树脂库和四氟制品库。销售处组织机构图如（图21）所示：图21 销售部组织机构图2.1.2 现行系统描述销售处是一个企业的重要业务部门，销售处的管理影响着一个公司的生产运作，因为销售处是联系企业和客户的桥梁和纽带，因此，搞好销售管理工作是十分重要的。作好产品的销售计划至关重要，因为公司的生产计划是根据销售计划来制定的，生产计划制定有误会造成产品的大量积压而引起不必要的资金大量沉淀,周转困难等不良效应。销售处年初的合同是制定销售计划的依据，全公司的工作是从销售开始的。搞好销售工作，
12、要有正确的销售策略，但最重要的是搞好销售管理工作。阜新氟化学有限责任公司的销售处并没有实现销售管理的信息化，销售处的管理还没有实现实时查询和管理，其工作效率相对于实现了信息化的公司而言是非常低的，信息得不到及时的传递，因此其信息化建设势在必行。先行系统存在的问题：1） 由于大部分工作是由手工进行操作的，因此造成了工作效率低的不良现象。2） 由于没有实现管理的信息化，销售处与各部门之间的联系没有达到信息传递的及时性和有效性。例如对产品的实时监测、对库存的随时查询等。3） 对合同以及客户信息管理的不规范化，查询的繁琐化。4） 对合同执行情况整理的不准确化2.2 现行系统业务描述销售部门是企业的龙头
13、，是企业最直接的效益实现者，在企业中具有举足轻重的地位。销售工作的成功与否直接决定企业的成败。企业的各项工作最终是以市场为检验标准。销售是实现企业目标至关重要的一环。以下为销售部门实现的业务。1) 销售计划管理 阜新氟化学有限责任公司销售处要定期向其上级部门提交销售计划，销售计划提交给计划处，计划处根据销售处制定的销售计划制定生产计划，然后交由生产处以便组织生产，因此销售计划要制定的尽量准确，以免产品的过多生产而造成大量的库存积压，影响资金的流动；同时销售处还根据此销售计划来考核业务员的销售计划。销售计划要根据往年的销售情况、当年的订单情况和市场预测情况进行销售计划的制定。2) 客户信息管理客
14、户是产品销售的对象，是公司赖以生存的基础。只有客观、及时、准确的掌握客户信息才能为公司占领产品市场份额提供强有力的保障，因此客户信息的管理对于销售工作也至关重要，要对客户信息做到及时的归档和分类，只有准确的掌握好客户信息了解客户才会搞好客户关系。3) 库存信息管理为了及时履行合同和制定准确的销售计划，销售处要对库存情况进行详细的准确的统计和查询，以便更好的完成工作，因此仓储库要及时的录入库存信息以便销售处工作人员的工作。4) 销售合同管理销售合同是销售过程中的重要凭证，是定购产品的主要方式，销售处对销售合同进行管理工作。通过销售合同，可以掌握客户定购的标的名称、牌号商标、规格型号、生产厂家、计
15、量单位、数量、单价、金额、已经交货时间、付款方式等重要信息。同时还要根据销售合同制定销售计划，统计销售指标完成情况，因此要妥善处理销售合同，能够对其进行方便的存档和查询。5) 发货管理销售处接到销售合同后即制定销售计划，下发给计划处进行生产计划的制定，然后交由生产处进行产品的生产，这一系列工作完成之后，销售人员按照合同的具体规定将产品发运给客户，要做到产品按照合同规定稳步进行，这一过程需要生产处，物资供应处等各个部门的积极配合，使公司确立一个良好的形象，以便在日后的市场竞争中确立有利地位。6) 退货管理由于生产设备及工作人员的人为因素等各个方面的原因也许会产生部分产品不符合合同要求的现象，同时
16、由于托运过程中的自然因素以及许多的意外情况，都会产生产品的不符合合同规定情况，因此会产生退货业务，根据客户提出的退货请求，工作人员会根据相应的质量标准和损坏情况进行退货业务的处理。7) 客户意见管理 为了公司的发展，使自己的工作更加具有竞争力，公司必须从客户的角度出发，认真的对待客户的意见，使自己的服务和产品能够在更大程度上满足顾客的要求，这要求工作人员对客户意见进行及时的调查和分析，以使企业更具竞争力。8) 销售统计工作销售处根据销售情况进行统计工作，制定各种报表交由上级部门以供参考和考核。其统计内容包括以下几项：产品发货统计表、产品退货统计表、合同回款情况统计表、销售额情况统计等。2.3
17、现行系统涉及的各种表单销售过程中会产生许多单据，这些单据是发生业务的重要凭证，因此对它们要妥善处理；同时它们也是进行系统分析、业务追踪的有效凭证。在销售过程中对合同的管理是重要的环节，有效的履行合同是一个公司提高信誉度的有效方法，对销售情况也要及时的统计，以便制定合理的计划。如下所示为销售处日常处理的各种表单：表21 工业买卖合同表22 产品发货通知单表23 成品出库单表24 年产品销售计划表25 库存日报表2.4 现行系统业务流程图表25 业务流程图符号说明业务流程图是直观描述现系统业务处理由开始到结束的整个过程的非结构化图形工具，它可以描述一个系统的业务，也可以描述一项具体业务的处理过程2
18、。如（图22）所示为阜新氟化学有限责任公司销售处业务流程图，下表所示为业务流程图中的符号说明：表示输入或输出的表表、计划、单据、报告等。表示各种帐目、规范、定额手册、报表积累等大量存档信息表示单位或个人表示业务处理表示信息或处理的流向客户2.5 系统目标对于现行的系统的设计，从计算机角度，它应该达到系统的可靠性、高效性、易操作性和可扩展性，降低管理人员的劳动强度，提高工作效率。从信息化的角度，它应该达到信息化所要求的标准。基于对销售处业务的了解和分析，对于现行的系统分析后，新的系统应该做到：实现基本数据信息的录入、删除、修改、查询、统计、输出等功能，同时做到易操作，保密性好，界面友好、数据备份
19、等功能。具体功能如下：1) 利用计算机系统对工业买卖合同进行管理，包括销售合同信息的输入、维护和查询等功能；2）利用计算机对提货单、退货单进行管理和统计，并对产品发货情况和回款情况进行处理和统计； 3）利用计算机对客户信息进行管理，方便存储并提高查询的效率和管理的规范性；4）利用计算机系统对各种产品的库存信息进行查询；5）利用计算机系统进行销售计划的录入、维护，真正做到无纸办公，同时也方便了其他使用者的查询；6）利用计算机系统进行销售统计工作，协助管理者的决策7）系统为其他部门提供了网上查询，包括合同执行情况的查询，产品订货查询，产品发货查询，销售收入查询，历史数据查询等，提高信息的传输速率。
20、2.6 系统可行性分析可行性研究是依据初步调查的结果做出系统开发可行与否的结论的过程。任何一个工程的立项都需要进行项目的可行性研究。这是保证正确投资的必要工作。一般来说，系统可行性研究可从技术可行性分析、经济可行性分析和运行可行性分析三方面入手3。2.6.1 技术可行性技术可行性分析就是根据现有的技术条件，确定是否能完成系统规定的目标的功能要求，这是因为系统目标和功能受技术条件和技术人员水平制约。技术可行性主要考虑软件、硬件（即计算机、通信设备及外围设备的功能和性能要求）、能源和环境、辅助设备及备品配件等技术手段以及技术人员的素质和水平能否支持和实现系统目标和功能要求4。1） 软件：目前可供应
21、用的数据库开发和管理软件有PowerBuilder 、SQL Server、Access、VB，VC+、Oracle 、Delphi，ASP.NET，UML/ROSE，Java，JSP，J2EE等，但是基于目前所学知识和技术发展情况，PowerBuilder 和SQL Server 的结合是此次设计的首选，PowerBuilder(PB)是一种跨平台的且功能强大、性能优异的开发工具。在客户端服务器系统结构的应用模式中，作为客户端的一种面向对象的可视化设计工具，在与数据库相连接操作的系统中得到较为广泛的应用。SQL Server2000 提供了一个功能强大的客户/服务器平台，在多个环境中有效的提
22、交关键业务的应用软件。这两种软件以不是新出现的技术，已经是编程人员所掌握的工具，具有普遍的代表性。所以用它来开发工作人员将会很容易的接受。1） 硬件：开发本系统所使用的软件对于计算机硬件有一定的要求，对计算机的内存、主频、外频、外存都有比较高的要求，否则将影响到本系统的正常运行。基于对阜新氟化学有限责任公司计算机应用情况和资金方面的考察可以发现该公司由一定的经济实力满足硬件方面的要求，因此硬件方面能够满足软件的配置要求。3） 人员：阜新氟化学有限责任公司不断吸纳计算机方面的人才，逐步实现了管理的年轻化，提高工作人员的素质，定期的进行培训，因此从技术上看是符合可行性要求的。2.6.2 经济可行性
23、新系统的建设是一项在完善科学管理，试图取得更大的宏观收益的技术改造工程。计算机信息系统的特点是投资大且只能逐步见效，因而系统建设时要充分考虑企业的投资能力，同时也要充分考虑系统运行后给企业带来的效益。估算新系统开发所需要的投资费用和将来的运行费用，并同估计新系统的收益进行比较。判断系统在经济上是否可行，这是经济可行性所要解决的主要问题1。考虑到本公司销售网络的庞大，它对大量的数据进行处理，部门之间也要进行频繁的信息交流和传输。因此，信息系统的建设是提高工作效率，减少劳动力开销；降低库存，加快资金流动性；提高产品质量，扩大经营范围；及时的获取信息以支持高层领导的决策等方面起到了有效的作用。因此对
24、于销售管理信息系统的建设是值得重视的，对它的改进也是势在必行的。系统建设完成后对其维护也要进行资金投入，但是衡量利弊，系统建设的利还是大于弊的，因此从经济上也是可行的。2.6.3 运行可行性由于计算机信息系统的人机结合的特点，在系统建设时要充分考虑社会和人的因素，考虑人员素管理体制、社会条件所形成的制约和限制对系统建设的影响。作为社会性很强的系统，与一般技术系统能够相比，更易于受到人们主观意识的干扰，如管理人员对系统的热心程度就会影响系统的效果，甚至影响系统的成败4。由于我国已经进入了信息化阶段，人们对计算机已经不再陌生，并且已经认识到了它的重要性。公司高层和员工都投入了极大的热情，积极配合系
25、统的调研过程。也提出了大量的优化意见，目标都是为了让系统在投用后能更大地发挥作用，提高本部门的工作效率，为公司的可持续发展提供更多的决策。加上员工接受能力都比较高，只要稍加培训，就可以熟练地使用本系统。综上所述，通过对信息系统的经济可行性、技术可行性、运行可行性的综合分析和研究，表明信息系统的开发是可行的。3 系统分析3.1 数据流程图数据流程图(Data Flow Diagram简称DFD)是结构化分析的一种主要工具,是管理信息系统（MIS: Management Information System）开发的主要工具,是组织中信息运行的抽象,是MIS逻辑模型的主要形式.它使用一组简单的符号,
26、描述系统的数据有外部“流入”系统,经过多级的加工处理,经过不同结构的存储,最后以用户所需要的各种形式“流出”的全过程.它是面向功能的.表31 数据流程图符号定义表数据流程图有顶层图、一级细化、二级细化等一组图所组成。应用自顶向下、逐层分解、先整体后局部的思想进行设计的。一个数据流程图的每一层图都能完整地描述系统的整个处理过程，差别在于不同层的图，其抽象与概括程度不同、细化程度不同。越是上面的层图，它的概括与抽象程度就越高，越是下层的图，它的细化程度就越高。数据流程图的符号如（表3-1）所示1：图形符号名 称说 明Rm外部实体记述系统之外的数据提供或数据获得的组织机构或个人，在方框内部填入实体名
27、称。PmC处 理记述某种业务的手工或计算机处理，其中Pm区记述处理代码，C区记述处理名称。DnS数据存储记述与处理业务的手工或计算机处理、其中Dn记述存储的代码，S区记述存储数据的名称Fm (Fn)数据流记述数据流流动方向，Fm记述数据流的名称，Fn记述数据流的代码。 3.1.1 顶层图顶层图是将系统高度抽象与概括而得到的，它将系统视为一个整体、是由一个处理功能所构成系统。这个图中描述了系统总的处理功能及系统的外部环境向系统提供数据的外部实体和输入数据流的名称、接受系统输出数据流的外部实体和输出数据流的名称。销售管理信息系统的数据流程图如（图31）所示5：销售管理信息系统的顶层图中将“市场分析
28、”这一需要人工处理的业务省略掉了，在顶层图中将销售过程中所需要的数据经过处理形成了各种目标数据流，本系统的设计中F1F7表示输入数据流，F10F19表示输出数据流，符号的应用可以省略后续工作中文字的重复录入，直接用符号代替即可5。仓储库3.1.2 一级细化数据流程图一级细化DFD是对顶层图中的处理功能的分解与细化，是从整体到部分的细化，划分的是子系统。将顶层图的功能分解为几个主要功能后就得到一级细化的数据流程图。细化的过程可以按照系统的业务功能进行划分也可以按照输入、处理、输出进行划分。根据本系统的需要，此系统的细化是按照系统的业务功能进行划分的。按照功能可分解为：合同管理（P1）、客户管理（
29、P2）、库存信息管理（P3）、制定销售计划（P4）、发货管理（P5）、退货管理（P6）、客户意见管理（P7）、销售统计（P8）。销售管理信息系统一级细化数据流程图如（图32）所示：客户档案 F16D2产品退货台帐客户意见查询F15.7P8销 售统 计3.1.3 二级细化数据流程图二级细化数据流程图是对一级细化数据流程图中的每一个处理功能的进一步分解与细化。1） “合同管理”的二级细化数据流程图，如（图33）所示： “合同管理”数据流程图在二级细化中功能分为“合同信息输入（P1.1）”、“合同信息处理（P1.2）”和“合同信息查询（P1.3）”等这三个处理，本公司的合同都是统一的要求和版式，所以
30、对合同信息进行统一的录入管理不再有详细的内容划分了。合同信息包括：产品名称、商标、规格型号、厂家、计量单位、数量、单价、金额、交货时间、付款方式等信息。管理此业务的相关人员将合同录入到系统中并对其进行维护和修改等权限范围内的操作，查询者可以对合同进行内容上的查询但是不能对它进行修改和删除等越权的操作。本系统中的“客户档案”中涉及到的信息是以满足工业合同中有关需要方的信息为目标的。P1.2合同信息处理图33“合同管理”的二级细化数据流程图2） “客户管理”二级细化数据流程图，如（图34）所示：“客户管理”：数据流程图在二级细化中功能分为“客户信息录入（P2.1）”、“客户信息处理（P2.2）”、
31、“客户信息查询（P2.3）”等这三个处理，P2.1可以对新的客户信息进行录入、存档以供查询；P2.2是功能是相关的部门为了业务上的需要对客户信息的查询；P2.3可以对原有的客户信息进行修改、删除等维护工作，此过程是由负责此项工作的人员操作的，其他的人员没有此权限，因为可直接在其上进行修改因此箭头是双向的；由于客户是公司销售工作中处理的重要对象，因此对客户的处理工作要加强。 P2.2客户信息处理3） “库存信息管理”的二级细化数据流程图，如（图35）所示：“库存信息管理”数据流程图在二级细化中从功能上分为“库存信息录入（P3.1）”、“库存信息处理（P3.2）”和“库存信息查询（P3.3）”等三个处理，仓储库这一外部实体中的管理人员将产品的库存情况以“产品入库单” 、“产品出库单”的形式录入到系统中并修改“产品库存台帐”，相关的人员根据自己的需要对库存情况进行查询。 P3.2库存信息处理4） “制定销售计划”的二级细化数据流程图，如（图36）所示：“制定销售计划”数据流程图在二级细化中从功能上分为“销售计划录入（P4.1）”、 “销售计划处理（P4.2）”和“销售计划查询（P4.3）”和“销售计划
