1、公文常见错误分析及对策公文常见错误分析及对策 一、 存在的问题 一文种使用乱。一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。方法所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。例如，关于技术练兵比武的具体操作规定、关于使用统缴证有关问题的说明等，这里的操作规定、说明均不应作为文种使用，可以改成关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知、关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知，不能作为文种使用的还有条例、规定、方法、总结、计划等，有的甚至把安排、要点、细则这些
2、既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。 二混用文种。常见的是把相近的请示和报告两种文种张冠李戴。例如：关于批准成立运输协会的报告，关于办公自动化所需经费的报告。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用请示而不是报告。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是向上级机关请求指示、批准的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在请示和函混用。方法规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复
3、审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方不相隶属单位时却用请示。 三规矩格式乱。格式中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空行，用号小标宋体字，正文用号仿宋体字，一般每面排行，每行排个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。 2.发文号标注不标准。主要表现在，一是错用括号。如，绵交发2006240号；二是用虚数。如绵交发2006005号；三是字体字号不标准。格式规定：发文字号，用号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位即不编为，不加 第字。特别对于字号和字体
4、，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。 3.标题滥用符号。方法第三章公文格式第十条第六款中明确规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如关于转发市政府关于做好一节一会相关工作的紧急通知的通知、关于转发局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知，以上两例中的符号都不应该使用，应改为：关于转发市政府关于做好一节一会相关工作的紧急通知的通知、关于转发局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知， 4.结构层次序数使用不规则。方法规定：结构层次序数，第一层为一、，第二层为一，第三层为1.，第四层为1。但
5、是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意方法规定的序数数词的写法，其中一、下面是顿号，1.下面是圆号，而一和1括号外面是不带顿和点号。 5.引用文号格式不对。方法规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。条规定应当抄送被越过的上级机关等，它表示行政公文不再使用抄报一词。 8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，方法对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系确实认错误。 9.盖印不标准。印章是公文制发
6、机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不标准现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。公文写作中引以为戒的逻辑错误写作公文时总要与各种概念打交道，如果不正确抉择各种概念之间的逻辑关系，则常会在公文中出现概念方面的逻辑错误。根据公文中常见的概念方面的逻辑错误，可概括为以下几种： 1、种属混淆。概念之间往往存在从属关系。如A概念包括B概念，而B概念则是A概念中的一部分。像“水果”和“梨”两个概念，“水果”包括“梨”，而“梨”则是“水果”中的一种。“梨”和“水果”两个概念是
7、种属关系，在写作涉及到这两种概念时不能并列写这两个概念。如：“今年市郊水果和梨都获得了丰收”，这样并列写法是不对的。 2、交叉并列。两个概念有一部分相同的含义，有一部分不相同的含义，则这两个概念就有交叉关系。如“青年”与“工人”两个概念之间有交叉关系。在公文写作中，不能将互相之间有交叉关系的概念并列。 3、限定与概括不当。用概念表述某个事物或意思时，所用的概念应当能准确地表示所要表示的事物或意思。如：“城镇环境污染属煤烟型污染。”在这句中“环境污染”的概念太大了，与煤烟型污染相配不当。如果改为“大气环境污染“则就合适多了 4、定义模糊。定义是揭示概念内涵的逻辑方法。因此，给一个概念下定义，必须
8、揭示概念的内涵。如果没有揭示概念的内涵，则就范了定义模糊的错误。如：“生命是常青之树”这里只是作了个暗喻，并没有说明“生命”的本质属性，所以这句话不能代替定义。 5、标准不一。在同一句子中，划分各子项的标准应该是同一的，用不同标准划分的子项，不能并列在同一句子中。如：“国营、集体、个体及千元以上销售额的饭店要带头使用型煤。”这里“国营、集体、个体”的划分是依据生产资料所有制，而“千元销售额”又是以销售货款为标准。标准不一放在一个句子中就范了概念混淆错误。 6、判断不准。判断是对事物有所肯定或否认的一种思维方式。判断常会出现错误。如：“所有的书籍都是人类的精神粮食”。粮食是有利人类的健康的，但书
9、籍并不一定都有利人类的精神健康，所以这个判断是绝对的，是错误的。 7、自相矛盾。在同一思维过程中包含两相反的自相矛盾的意见或要求。如：“根据县体育工作成就和教练员的知识结构，特提出县业余体校教练员职业岗位设置申请。如有困难，也可缓设或不设。”设置职业岗位和不设职业岗位是两个相反的概念。这两个相反的概念同时在一个公文中加以肯定，就造成了自相矛盾的困境。行政公文写作常见错误举要 国务院于2000年8月24日发布了国家行政机关公文处理方法以下简称新方法，同时废止了1993年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理方法以下简称旧方法。新方法已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严
10、格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。 一、公文眉首常见错误 公文的眉首是指公文首页红色反线包含以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对新方法不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号三处。 旧方法的公文格式规定秘密等级、紧急程度标识于公文首页左上角的相应位置，发文字号中的年份要用方括号括入；而新方法的公文格式中则明确规
11、定了秘密等级和保密期限、紧急程度要标识于公文首页右上角，发文字号中的年份必须用六角括号括入。例如，现在有不少的单位由于受旧方法的影响，而将公文的发文字号写成20011号，这是不标准的，应改为20011号。 二、公文主体常见错误 公文的主体包括红色反线不含以下至主题词不含之间的各个要素，它由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在： 1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随
12、意省略。 文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都表达着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧方法的规定选用文种。新方法撤消了指示文种，而增加了意见文种。目前，有不少单位仍在使用指示这一文种，而未将意见作为一个单独的文种使用，如大学关于印发关于严格教学秩序的意见的通知，应该改为大学关于严格教学秩序的意见。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比方，请示和报告、请示和函以及公告和通告等文种就经常
13、被混用，有的该用报告的用请示，该用请示的用报告，甚至请示报告同时使用；有的按旧方法的规定将公告和通告作为同一类文种来使用，新方法对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将函用成请示，如县办公室关于追加2000年度办公经费的请示给县财政局，应改为县办公室关于追加2000年度办公经费的函。再次，有少数生造文种的现象。使用标准的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如汇报、批示等，这些生造文种的现象，影响了公文的标准性、严肃性和权威性，应按照党和国家公文法规规定的文种使用，决不
14、能乱起名称，生造文种。如大学关于教学工作情况的汇报，将汇报作为公文文种来使用，极不标准，应改为报告。 由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如县工商局关于摆摊设点的决定，此决定对摆摊设点究竟是禁止还是准许、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定。 2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新方法规定主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或标准化简称、统称、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，从而
15、使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。 主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。特别是上行文时，主送机关只能有一个，如高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为市教委，而不能将主送机关定为市教委、市财政局、市机关事务管理局。 此外，由于没有使用标准化的简称、统称，也容易造成主送机关的不明确，特别是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如 市城市建设综合开发管理办公室上级规定简称为市城建办，不能随意简
16、称为市城建综开办或其他不标准简称。 3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。报告夹请示，上级机关就可以不批复，请示就没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，影响了办文的效率。特别是在请示中，请示的问题必须明确、具体，必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级机关难以批复。比方学校向县教委请示修建教学楼，在最后请示问题时，写成特请示修建教学楼一幢，没有教学楼的面积及经费投入，县教委就无法批复，应写成特请示修建教学楼一幢，面积平方米，需建设经费万元。 此外，公
17、文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，以防止对方按各自的理解行事。但是，由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等，出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦。如，初级职称评定后，5年以上可以申报中级职称，对这一规定究竟包不包括5年，界定不准确。 4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。 公文成文的日期，新方法明确指出以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准、电报以发出日期为准。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成
18、文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准，新方法仍未明确。 5、几个特殊地方，也容易出现错误。新方法规定：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决，再如印章使用的规定、请示文件应当在附注处注明联系人的和 等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以防止出现错误。 三、公文版记常见错误 公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一
19、部分中，最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的标准化名词或名词词组，其作用是便于电脑的管理和检索。从当前的公文写作实践看，由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多，从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如发动群众禁止贩卖、吸毒经验交流这样的主题内容，如果提炼成发动群众、毒品犯罪、经验这样的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用，应根据国务院公文主题词表选用主题词。 此外，在公文版记部分，新方法已经取消了份数，但仍有不少的单位在公文中标识份数。 公文写作为公文处理的重要部分，其质量直接影响到本机关的管理效能和办事效率，因此
20、，我们必须高度重视公文的标准化写作。要认真学习新方法，严格按新方法的具体规定写作和处理公文，要加大对机关负责人和文秘人员业务素质的培训力度，务必防止和切实改正行政公文写作中出现的问题，从而使公文处理工作向标准化、制度化、科学化的方向发展。行政机关公文格式常见错误中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式GB/19704-1999规定了国家行政机关公文各要素排列和标识规则以下简称标准。现摘录了目前行政机关公文在格式上一些经常出现的错误，供大家探讨。一、文件版式标准规定，发文机关标识由发文机关全称或标准化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米，对于上报的公文，发文机关标识上
21、边缘至版心上边缘为80毫米。目前较普遍的问题是 ：1、文件版头不标准。有的县级以上行政机关如“县档案局”，在机关全称前加了上一级行政区域名称，成为“省县档案局”或“市县档案局”。一般在国内，县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。2、上行公文版式不标准。对于上行公文，标准要求发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。上行公文需标识签发人，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。二、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如黄岩区档案局2004年11号文件，标准的发文字号应为“黄档200411号”。
22、存在问题有：1、机关代字不标准，容易产生歧义。如有的市政府文件，机关代字为“市政”，易与市政公司混淆。2、未用六角括号。如“黄档200411号”误写成“黄档200411号”。六角括号可在word软件“插入符号”中选取。3、序号用虚位即1编为001或加“第”字。三、公文标题公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。目前较普遍的问题是：1、标题滥用标点符号。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2、多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的浙江省局关于加强档案管理工作的通知，其标题拟为县局关于转发市局关于转发浙江省局关于加强档案管理工作的通知的通知，一个标题中出现多个“关
23、于”和多个“通知”，使读者不知所云。四、成文时间标准规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全中国共产党机关公文未明确。常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将写成零。五、公文生成标志标准规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压线在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。而目前的常见错误是：1、单一机关制发公文在落款处加署发文机关名称的现象十分普遍。2、加盖印章随意性强。有的盖歪了或
24、甚至盖倒了。3、盖章位置不正确。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，本应采取调整行距、字距的措施加以解决而使印章与正文处于一面。而有的行政机关经常采用标识“此页无正文”的方式解决。六、版记版记一般由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。普遍存在的问题是：1、公文未加注主题词或主题词不标准。2、抄送机关标识不标准或抄送、抄报同时混用。3、印发时间未用阿拉伯数码标识公文写作中的常见错误及对策校长办公室 霍九仓摘要：公文写作是办公室工作人员的基本功之一，要想写好公文并非易事，在写作中一不小心就可能出错。而常见的错误总结起来也有十几种之多。作为办公室人员，应在工作中不断总结，不断创
25、新，努力提高公文写作水平。关键词：公文写作；常见错误；对策文秘工作是办公室工作的重要职能之一，公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体，是文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之一，它不仅要求写作者有扎实的文字功底，还需要掌握各种公文的特点和格式。办公室每天都要接触大量的公文，如果所拟的公文不合格，势必影响流转的速度，并给主送单位平白增添许多麻烦。笔者所在的校长办公室经常遇到类似的情况。下面我努力把常见的错误放在一篇公文里，展示给各位同行共参：关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记：根据“校
26、长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！此致敬礼！附件一：讲话稿；附件二：议程。 资环学院 2005年10月11日 一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策。 一、标题：标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个
27、标题仍存在着不少错误。1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发华东师范大学公章管理方法的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。2、人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。4、混用文种。根据国务院
28、2000年8月发布的国家行政机关公文处理方法，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。二、主送机关：即受文对象，应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅
29、。三、正文：文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据，应写明请示事项，并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。1、引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师200317号关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。2、数字不标准。正文中除一些约定俗成的叫法外如华东师范大学“十五”规划，数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。3、用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼
30、望x校长、x书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意防止。5、结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系 ，上文中少了这项内容。四、附件：为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。1、格式不对。附件的正确格式是：附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx 2、xxxxxxxxxxxxxxxx附件名称后不加标点。2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明代拟稿字样。附件2应写明什么会议的议程。五、落款与日期：正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”，应写全称：“资源与环境科学学院
