1、文件编号：SZFFX-45-2016车辆出厂合格证管理办法审批：审核：编制：XXXXXXXXXX车辆制造有限公司发布日期：2016年6月3日实施日期：2016年7月1日注：该文件已经上传并通过审核，仅供参考。第一章 总则1.1为加强机动车生产企业及其产品管理，规范机动车生产企业合格证的制作、使用和信息传递，根据中华人民共和国行政许可法、国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可得决定、汽车产业发展政策的有关规定，制定本办法。1.2本办法适用于在中华人民共和国境内制造、销售的汽车)挂车、自卸车、环卫车、油车等1.3中华人民共和国境内的机动车生产企业应按照本办法的规定在机动车及非完整车辆制造完毕并
2、检验合格后配发机动车出厂合格证，并向国家发展和改革委员会(以下简称国家发展改革委)制定机构上传所配发的机动车出厂合格证信息。1.4国家发展改革委负责机动车生产企业合格证制作、使用和信息传递的监督管理，中国汽车技术研究中心(以下简称工作机构)承办有关具体工作。1.5机动车出厂合格证是指机动车生产企业在车辆制造完毕、检验合格后随车配发的机动车出厂合格证明。机动车出厂合格证分为机动车整车出厂合格证和机动车底盘出厂合格证。1.6为加强对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理等内容，特制定本制度。1.7本制度适用于保定北奥石油物探特种车辆制造有限公司所有整车及底盘合格证
3、的管理。第二章 人员组织管理2人员职责2.1公司总经办负责对公司合格证管理的内部审核活动。2.2质量管理部2.2.1合格证的归口管理部门，负责合格证式样的设计、备案。2.2.2负责合格证备案，负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。2.2.3负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的合格证移交品信息管理部。2.2.4负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，无法回收旧合格证作废信息的上传。2.2.5负责旧、作废、损坏、污染、打印错误等无用合格证的接受、管理、销毁等。2.2.6负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合
4、格证打印、发放等工作。2.2.7负责产品合格信息、合格证打印信息。2.2.8负责打印后的合格证的接收、发放、回收、补发、换发、登记。2.3运行保障部负责组织空白合格证的印刷与采购。2.4市场营销部2.4.1负责市场合格证的变更、补发、换发的审批等管理，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收。2.4.2负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。2.4.3负责市场反馈合格证问题的处理第三章 合格证正面样式备案及管理3.1机动车生产企业应按照GB/T21085-2007机动车出厂合格证(以下简称GB/T21085)的规定印制机动车出厂合格证正面样式。机动车注册登记技术参数表的填报内容
5、应符合GB/T21085的规定，并与车辆生产企业及产品公告(以下简称公告)公布车型和对应得车辆产品技术参数一致。机动车生产企业应在车辆制造完毕且检验合格后随车配发机动车出厂合格证，其中：完整车辆需要配发机动车整车出厂合格证；对于外购非完整车辆制造形成的车辆，应保留原厂车辆配发的机动车底盘出厂合格证。对于外购完整车辆制造形成的车辆，应保留原厂车辆配发的机动车整车出厂合格证。3.2机动车生产企业应在配发机动车出厂合格证后48小时内通过“机动车合格证信息上传系统”软件向工作机构传递合格证信息，上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。机动车生产企业应向工作机构注册备案用于信息传递的计算机设备。3
6、.3工作机构应对机动车生产企业上传得合格证信息进行记录并按照国家有关规定、标准、公告公布车型及对应的车辆产品技术参数进行核对，对使用未注册备案的计算机设备上传信息或上传的信息不符合规定要求的，应当拒收，并及时通知机动车生产企业重新传送。3.4工作机构应及时接收并汇总公安机关交通管理部门在车辆注册过程中合格证信息比对中出现的问题，并建立相应的网络平台通知机动车生产企业。3.5机动车生产企业应指定专人负责本企业合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。对属信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正；对因生产企业原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，由机动
7、车生产企业或其机动车产品销售商收回车辆，并承担相应的法律和经济责任。3.6在机动车出厂合格证信息的比对过程中发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，生产企业应当协助公安机关交通管理部门甄别真伪。3.7机动车生产企业发生下列情况时，应通过“机动车合格证信息上传系统”提交申请并注明原因，经工作机构审核通过(必要时上报国家发展改革委批复)后，方可进行补传、修改、撤销。1) 因不可抗拒因素，机动车生产企业没有在配发机动车出厂合格后的48小时内传送合格证信息，需要补传的(超过120小时需上报国家发展改革委批复)；2) 需要对已经上传的合格证信息进行修改的(其中如需要修改合格证编号、底盘合格证编号、车辆识别代号/车
8、架号、生产日期、发证日期等项目需上报国家发改委批复)。3) 需要对已经上传的合格证信息进行撤销的(在一月内撤销的产品数量累计超过50个时需上报国家发改委批复)。4) 机动车生产企业应建立合格证管理工作制度，应明确部门并指定专人负责机动车出厂合格证的制作、保管、打印、配发和合格证信息的上传、修改、撤销合格证上传信息和上传反馈信息数据库，保证车辆在设计使用年限内可以查询相关信息。机动车生产企业应做好用于打印合格证和上传合格证信息的计算机设备维护工作。第四章 合格证发放管理4.6.1合格证的配发只有本公司生产的车辆制造完成并下线检验合格后，市场营销部方可向质管部申请打印纸质合格证。4.6.2合格证的
9、换发、重发管理4.6.2.1当合格证打印完成之后，发现合格证信息因操作人员操作失误或产品技术升级等原因需要对已经配发的合格证进行信息更改，此时需有关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证换发，合格证换发须严格遵守一车一证原则。先前配发的合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予先关人员。4.6.2.2当配发的合格证因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号情况下，由相关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证重发，合格证重发须严格遵守一车一证原则。先前配发的旧合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予相关人员。4.6.2.
10、3合格证补发产品交付后，因产品无合格证，或者因运输储存、用户保管、不可抗力等原因造成合格证损坏、遗失、污染，或其它无法作为车辆注册依据的，允许补发合格证。1) 需要补办合格证的，应明确列出(或说明)产品型号、VIN、发动机号、底盘型号、车辆颜色、配置等，加盖证明单位公章，由所属业务经理(或所在地办事处主管)签字确认，同时提供车辆VIN和发动机号拓印件，以及购车发票复印件，交销售部。由销售科提出补办申请，经事业部总经理审核，报公司总裁批准后，方可打印补发。2) 客户合格证遗失需要补发的，由经销商(或当地派出所)开具证明，加盖经销商(或当地派出所公章，或进行登报申明。3) 经销商或用户接受产品时发
11、现合格证漏装的，经销商应及时告知所属业务经理(或所在地办事处主管)确认并出具证明，加盖经销商公章，经销售科对照交付时的记录照片确认。如确认属于漏装(或者无法确认没有漏装)的，由市场营销部提出补办申请。如市场营销部确认没有漏装的，由业务经理(或所在地办事处)查明原因，提出书面报告，再行办理补发手续。4) 合格证破损、污染需要补办的，由市场营销部出具证明。属于合格证破损、污染需要补办的，由市场营销部负责回收旧合格证。5) 合格证打印错误无法进行车辆注册需要补办的应由相关人员提出书面申请经相关领导批准后方可进行补办。6) 经确认合格证可以补发的，合格证打印人员应在原数据库中做相应标志(或注明补发合格
12、证编号、日期、申请审批的扫描文件等)，在合格证使用台账做相应的登记。7) 补发的合格证由质量管理部直接发放至市场营销部的售后服务人员，由售后服务人员在合格证使用台账中签收。4.7合格证发放4.7.1打印的合格证因产品销售需要发放时，由市场营销部主管从打印人员处接受。市场营销部主管接受打印的合格证时，应在合格证使用台账上签收。4.7.2合格证由质量管理部经理(或其授权人)负责签发，其他人员无权签发合格证。质量管理部经理(或其授权人)应保管好签字章，防止被非法使用。4.7.3一辆合格产品只允许出具一套合格证等资料。4.8合格证的发放应符合下列要求。1) 经签发后的合格证，连同对应的底盘合格证、VI
13、N拓片、发动机号拓片等合格证明资料一并装入指定的防水袋中。一辆合格产品的合格证明资料装入同一个防水袋中，装袋时要求在不取出合格证的情况下即可读取其信息。2) 产品经出厂检验合格后、产品交付前，由质量管理部授权人员将封装好的合格证交出厂检验人员，核对产品名称、型号、VIN、底盘、配置、技术参数无误后，将合格证明资料袋放置产品指定(或规定)的位置，同时告知用户。3) 质量管理部人员发放合格证时，应逐台对照配发的合格证与实际车辆的产品型号、发动机型号、发动机号码、车辆VIN码、底盘合格证及VIN、颜色、配置等进行核查，确认无误后方可发放。4) 产品交付(包括送、发货)时，销售部业务人员应当对合格证明
14、资料放置情况以照片方式进行记录保存，记录照片归入用户档案。5) 合格证是产品质量证明，车辆检验合格才允许合格证的发放，只有附上合格证的产品才能出厂。出厂检验人员应对发放的合格证情况进行登记，并编制合格证总台账，台账中至少应包括车辆型号、VIN、合格证编号、车辆制造日期、合格证发放日期等。6) 发(送)货人员接收产品时，必须验证配发的整车、底盘合格证是否正确、一致。发(送)货时，从接收产品至送达经销商(或用户)之前的各环节均需对合格证妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保能够正常读取。第五章 合格证电子信息及系统管理5.1合格证系统的操作电脑、企业代码、用户名、密码以及U
15、盾由专人保管，其他人严禁使用。打印、上传合格证的操作电脑、U盾及相应软件程序的操作应进行相关培训，操作人员经培训合格经部门经理批准后方可进行独立操作。当合格证系统操作人员离职时，因将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。交接完成之后部门经理方可在离职单签字允许离职。5.2合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序5.2.1合格证打印人员在确认打印无误后，经部门领导审批之后负责将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。合格证打印后48小时内，必须将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。5.2.2超过期限上
16、传的合格证信息，可以通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关原因后提交补传申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为补传成功。5.2.3合格证打印人员负责合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。1)对属信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。2)对因公司原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，如产品已经销售，由销售部通知用户、经销商收回产品，并承担相应的法律和经济责任。3)对发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真伪。5.3质量管理部合格证打印人员每月底对上传合格证信息和合格证核对符合率进行统计，对合格证的技术参数与
17、公告产品不一致、不按规定传送合格证信息或传送虚假合格证信息、合格证核对符合率低、核对后续处理不及时的情况进行分析，查找原因，写出说明提出整改，报主管领导审批处置。5.4公司应建立企业内部合格证信息数据库，由质量管理部保管制定系统安全管理规定和保管合格证内部数据，以保证本公司生产的车辆在设计使用年限内可查询相关车辆信息。5.5合格证未上传前的变更合格证未上传前，合格证打印有误需变更的，打印人员需报质量管理部经理确认后予以更换(重新打印)。合格证更换(重新打印)情况应在合格证使用台账、报表上做记录。错误的合格证由合格证打印人员负责保管。5.6合格证上传后的变更1) 合格证基本信息一经上传，基本信息
18、不得随意更改。合格证编号、底盘合格证编号、发证日期、制造日期、VIN、发动机号等信息严禁修改。2) 合格证信息已上传的合格证需实施修改的，除按7.1进行确认批准外，必须通过申请修改功能，对根据需要修改的合格证信息填写相关原因后提交修改申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为修改成功，然后重新打印合格证，收回更改前的合格证，否则不予打印。3) 合格证更换(重新打印)情况应在合格证使用台账、报表上做记录。错误的合格证由合格证打印人员负责保管。5.7产品销售后的合格证变更1) 因产品公告变更、合格证本身错误，造成原配发的合格证不能满足销售需求、或者无法上牌时，由合格证打印人员提出合格证变更申请，经
19、质量管理部经理确认批准后进行变更。旧合格证由市场营销部负责回收。旧合格证未回收的，变更后的新合格证不得发放。2) 因退换车辆再次销售造成原配发的合格证不能满足销售需求时，由市场营销部提出产品合格证变更申请，经市场营销部经理确认、质量管理部经理批准后进行变更。旧合格证由市场营销部负责回收。旧合格证未回收的，变更后的新合格证不得发放。3) 因其它原因造成原配发的合格证不能满足销售需求时，由责任部门提出产品合格证变更申请，经责任部门主管确认、质量管理部经理批准后规定进行变更。旧合格证由市场营销部负责回收。旧合格证未回收的，变更后的新合格证不得发放。4)合格证打印人员对回收的旧合格证在合格证使用台账中
20、进行登记，并负责旧合格证的保管。5)确因特殊原因无法回收旧合格证的，必须经市场营销部经理确认、销售副总经理审核、总经理批准后，方可发放新合格证。因旧合格证未回收造成的公司经济损失、法律责任等，由造成合格证变更的责任部门主管负责。6合格证交接管理6.1相关人员在产品交付前持合格证领取表到技术科领取底盘车和产品合格证，无合格证领取表或其内容填写不符合规定要求时，质量管理部有权拒绝发放。6.2合格证领取表应注明产品回款情况，当回款达到80%以上，必须写明剩余金额回款时间，此时经财务部核实签字后可向合格证领取表持有人发放合格证。6.3当回款少于80%时，必须要写明剩余汇款时间，并且必须由部门经理签署意
21、见，由财务部签字核实后方可向合格证领取表持有人发放合格证。6.4当客户没有付款且急需合格证上牌时，应出具书面证明且由总经理签字同意领取后，方可向合格证领取表持有人发放合格证。6.5销售人员从接收合格证至送达客户之前的各环节均需妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保车管所能够读取二维条码。6.6销售人员接受机动车合格证时，必须验证配发的合格证是否正确，是否与机动车车辆识别代号、发动机号一致；是否与原底盘合格证信息相符合。6.7销售人员将合格证交付客户时应让顾客签字确认“合格证已收到”，并将该回执交于质量管理部合格证相关人员确认，否则出现任何移交问题，由相关销售人员自行负责
22、。6.8质量管理部应编写合格证咨询服务规范，合格证相关管理人员应不定期对销售人员和经销商进行合格证相关事宜培训，当消费者因上牌相关事宜咨询或投诉相关人员时，应按咨询规范和培训内容对咨询人员进行详细解答并向领导汇报。7罚则及保障措施7.1为确保本企业管理办法得到有效落实的承诺和具体保障措施要求，对于失误或者违反相关规定造成合格证管理混乱、严重影响车辆销售的，必要时对个人或部门提出处罚考核。7.1.1公司内部在合格证的传递过程中因个人原因导致丢失或损坏，公司将根据有关规定对责任人进行相关处罚，按比例(操作人缴纳罚款额度的20%，直接领导缴纳罚款额度的30%，质量负责人缴纳罚款额度的50%)对相关人
23、员进行处罚。并由责任人出具书面补发申请，经部门经理签署意见之后方可补发。7.12客户因不慎丢失或被盗等原因需要补发合格证，需补发合格证的单位或当事人应凭相关挂失正面(如登报申明、公安机关证明等)，书面提出补发申请，经部门经理签署意见，总裁部门审批，按公司收费标准向公司财务缴纳费用后方可补发。7.2公司将本管理制度纳入公司质量管理体系，并不定期组织会审，以保障本管理办法和具体保障措施得到有效的实施。当会审结果不满足本规定的要求，应对相关负责人进行处罚并责令整改，整改完成之后进行审查直到满足本规定的要求。8其他规定8.1合格证打印人员每半年一次，对作废、回收、损坏等无法使用的合格证(统称作废合格证
24、)进行统计，记录作废原因、数量、编号、责任人(或责任部门)，上报销毁。作废合格证销毁批准权限为事业部总经理。销毁时至少有质量管理部经理或其指定人员现场监督。8.2公司的合格证U盾和登录密码、上传密码由专人保管，未经书面授权其他人员严禁使用；对违反规定(如私自开具合格证，私自将合格证U盾和登录密码授予不相关的人员、上传信息人员违规操作等)一经发现将追究责任，构成犯罪的移送司法机关追究法律责任。附则9.1工作机构可根据机动车生产企业需要提供相应得技术服务工作、所需费用由相关机动车生产企业承担。9.2本办法由国家发展改革委负责解释，并可根据需要对本办法进行修改。9.3本办法自发布之日起施行。10相关文件和记录10.1相关文件本制度无相关文件10.2相关记录企质表-001合格证发放记录表企质表-011合格证使用月报表附加说明：本制度由质量管理部负责制修订并解释，原机动车合格证管理制度同时废止。
