1、调 研 课 题课题名称：如何建立行政后勤长效服务管理机制调研部门：行政人事中心行政管理条线调研时间：二O一一年十月目录1、行政管理工作的重要性1.1行政管理是企业开展其他工作的前提1.2行政管理是企业关心员工的具体体现2、抓好“两个工作关系”是做好后勤保障工作的基本要求2.1处理好抓大事与小事的工作关系2.2理顺管理与服务的关系3、如何开展行政管理工作3.1合理配置资源，打造和谐团队，为行政管理工作提供组织保证3.2做好沟通协调，加强信息交流，为行政管理提供良好工作环境3.3优化服务手段，提高服务质量，促进行政管理工作水平上新台阶4、强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制4.1加强固定资
2、产管理4.2重视办公环境管理4.3做好行政费用管控工作4.4建立、完善行政供应商库的管理4.5档案、印章的规范管理4.6提高会务与接待水平，提升公司形象4.7定期开展行政后勤工作满意度调查工作如何建立行政后勤长效服务管理机制1、行政管理工作的重要性行政管理是指企业内部为保证工作顺利进行，对包括物资、财产、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。管理的基本内容包括行政制度的制订和贯彻、办公环境管理、物资设备管理、生活管理和接待工作管理。它的重要性主要表现在以下两个方面：1.1 行政管理是企业开展其他工作的前提通过对日常事务的管理，承上启下，联系内外，促进企业内部各部门以及企业同其他单位的
3、沟通协调，通过信息互通，达到企业各个部门、各个环节共享、共商、共用信息资源的目的；另外，行政管理主要是对企业人、财、物的服务型管理，而人、财、物是企业正常运转不可或缺的基本因素，这个基本因素管理好了，其他工作才能切实有序开展起来。1.2 行政管理是企业关心员工的具体体现后勤服务工作直接关系到每个员工的切身利益，最能直接体现企业这个大集体和领导对员工的关怀，一旦把握不好、处理不当，就可能影响员工的情绪，降低领导的威信，损害企业的形象，甚至可能小事变大事，影响企业工作正常运转。2、抓好“两个工作关系”是做好后勤保障工作的基本要求2.1 处理好抓大事与小事的工作关系企业后勤服务工作大大小小事务繁多，
4、但大体上可分为行政管理和后勤服务两大类。这两大类工作每类都有大有小，要正确处理，抓好大事和小事的关系，两者要处理得当，大小事务处理起来就不会乱，就会井然有序，就会促进整个事务工作质量的提高。2.2 理顺管理与服务的关系行政管理部门是企业的综合性职能部门，担负着一定的管理职能，比如后勤管理、车辆管理、资产管理等等。它关系到企业日常工作的运转和相关决策的实施，决不能忽视。但是，它的内涵决不是纯粹的管理，这种管理寓于服务之中，是服务的手段和途径。为领导、为员工、为业务服务才是行政管理部门的根本出发点和落脚点。在实际工作中，要坚持优质高效服务的原则，不断改进管理手段，促进管理和服务的有序进行。3、如何
5、开展行政管理工作3.1 合理配置资源，打造和谐团队，为行政管理工作提供组织保证人力资源的合理配置，对明确行政管理部门工作重点、理顺工作关系和发挥部门整体效能起着至关重要的作用。衡量人力资源配置合理与否，关键是要看处于该部门组织结构中的各职员之间的信息传递和处理，能否做到全面、准确、及时和高效。二是要在队伍中营造和谐气氛，团结就是力量。一个和谐、步调一致的工作团队是行政管理人员为企业提供优质服务的动力。所以必须营造分工不分家、团结协作的良好氛围；增强成员间的整体意识、协同意识；培养相互协作、尽心尽力的意愿和作风；形成团结一致、成就共享、责任共担的工作集体。三要着力提高工作技能，通过专业学习、业务
6、指导、实践锻炼和工作交流等多种方式，全面培养工作人员在在处理各类大小事务的能力。3.2 做好沟通协调，加强信息交流，为行政管理提供良好工作环境行政管理部门要做好协调工作，首先必须理顺两个关系，一是理顺部门内部的关系，使部门内个体行为变为组织整体的系统行为，提高行政管理的整体效能。二是理顺与公司其他部门、员工的关系。只有部门内外关系处理好了，信息才能畅通，才能听到不同的声音，便于改进工作方法，提高工作水平。其次，还要把握好以下几点，一是把握好整体与局部的关系，开展工作要站在一个全局的角度，考虑问题的时候一定要顾及到各个部门和基层的情况，整体与局部一定要统筹兼顾。二是把握好为领导服务、为基层服务和
7、为各部门服务这三种关系，不能偏重于对领导的服务或者是偏重于对其他各部门的服务，要提高为基层服务的主动性和积极性，提高工作的效率。3.3 优化服务手段，提高服务质量，促进行政管理工作水平上新台阶优化服务必须树立主动服务的意识，主动服务意识，对后勤部门来说至关重要。主动服务主要体现在服务方式上，首先行政管理工作应该有计划地开展。凡事预则立，不预则废，行政管理工作应该做到早计划、早安排，不要总处于被动位置。其次要切实提高办事效率，凡事要跟踪到底，能办的事尽早落实，不能及时办理的也要说明原因，有个交待。再就是要杜绝待人冷淡应付的不良作风，这既是由一般的服务向优质服务转变的首要条件，也是行政管理“以人为
8、本”服务理念的基本体现。4、强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制行政后勤管理应在各项制度、流程建立的基础上，在日常各项管理上下足功夫，将后勤管理工作向深度、广度发展，以过程管理为导向，以细节管理为目标，强化基础管理，抓好流程控制，构建长效管理机制。4.1 加强固定资产管理加强固定资产管理对于提高后勤保障能力，合理配置优化资源有着重要的作用。如何做好强化固定资产管理工作的监督与管理，防止资产流失，这就要求在日常工作中严格执行固定资产管理办法，定期进行盘点，清查。4.1.1固定资产管理工作中易存在的问题4.1.1.1“重买轻管”观念仍然比较突出，造成资产购置随意性大，闲置和浪费现象普遍。
9、4.1.1.2账实相符是确保资产信息真实、准确的基本要求，固定资产账实不符主要表现为有账无实、有实无账和账实不匹配。由于主观上重投入轻管理，使得固定资产清理盘点流于形式，已报废、盘亏的固定资产未及时进行账务处理，难以保证固定资产账实相符。4.1.1.3意识淡薄，资产处置不规范，资产处置随意性大，对固定资产管理没有引起足够的重视。如固定资产清理不及时，手续不健全，不登记等。在资产处置过程中，不经资产管理部门申请同意，私自将资产进行处置，造成资产管理脱节，致使固定资产流失。 4.1.1.4资源浪费，重使用而轻保养，物不能尽其所用。有的单位和个人对资产的维护保养缺乏主动性，缺乏对资产的维护保养，造成
10、大量资产达不到使用价值。存在有些资产长期闲置，物不能尽其用，而有其他部门因工作需要又不能及时使用，故而申请购买，造成资产的重置浪费。4.1.1.5管理人员分工不明确、责任不落实，资产管理出现脱节现象。实物管理部门、财务部门、资产使用部门之间的相互衔接和制约关系不清楚，出现人员调动频繁，工作脱节。负责人和管理人员变动频繁，而资产和清算移交工作未同时跟上。要提高主观上对资产清理的重视，避免人员离职后对资产的来路和去处不清楚。 4.1.2 如何加强固定资产管理工作通过实行“统一领导、归口管理、分工负责、责任到人”的管理原则，强化各部门的分级管理，明确各部门职责分工，确保严格执行资产管理程序。4.1.
11、2.1固定资产管理实施细则4.1.2.1.1固定资产名词解释：固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产经营活动有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营活动的主要设备但单位价值在2000元以上，并且使用期限超过二年的物品。4.1.2.1.2固定资产管理扎口：公司固定资产管理实行归口与分级管理相结合的原则，行政人事中心与财务管理中心为固定资产的归口管理部门；各保管使用单位（部门）为固定资产的具体管理部门，固定资产的日常管理工作由各部门内勤负责。4.1.2.1.2.1行政人事中心主要管理职责：（1）负责总部固定资产的采购、发放、登记，租出固定资产的审核；（2）负
12、责总部固定资产台帐建立并进行全面控制监督；（3）负责跨单位（部门）间固定资产调动、转移和移交的审核、登记；（4）负责总部固定资产的维修、保养；（5）负责监督、检查分（子）公司固定资产台帐建立与完善；（6）负责组织进行总部固定资产的盘点、清查工作；（7）负责总部固定资产处置（出售、报废等）；（8）向分（子）公司提供固定资产采购支持、维修保养、台帐建立等服务。4.1.2.1.2.2财务管理中心主要管理职责 （1）负责固定资产的计价、折旧等综合核算； （2）配合进行固定资产的盘点清查，编制固定资产盘点清册； （3）定期与行政人事中心核对帐，确保帐、物，数量、金额相符； （4）参与固定资产处置（出售、
13、报废）。4.1.2.1.2.3分（子）公司综合管理部、财务部以及项目公司的综合条线为本单位固定资产实物管理和价值管理的直接管理部门。主要职责如下： （1）负责本单位授权内固定资产的采购、发放、登记工作；（2）负责本单位固定资产台帐建立并进行全面控制监督；（3）负责组织对本单位固定资产的盘点、清查工作；（4）负责本单位固定资产内部调动、转移和移交的审核、登记；（5）负责本单位固定资产的维修保养工作；（6）提出本单位固定资产处置（出售、报废）意见，报总部批准。固定资产使用保管单位负责对所使用资产的运行、维护和保养，保证资产完好。4.1.2.1.3 固定资产的增加4.1.2.1.3.1固定资产的购置
14、（1）总部固定资产购置由需用部门提出申请，填写“固定资产采购申请表”，经部门负责人审定签字提交行政人事中心，行政人事中心负责人根据现有同类固定资产使用情况和经调剂余缺后进行审核，报公司董事长（或授权人）批准后，由行政人事中心或相关部门负责组织采购。（2）分（子）公司固定资产购置外购固定资产，由需用部门提出申请，填写“固定资产采购申请表”，分（子）公司负责人审定签字提交行政人事中心，行政人事中心负责人根据现有同类固定资产使用情况和经调剂余缺后进行审核，报公司董事长（或授权人）批准后，由综合管理部或相关部门负责组织采购。4.1.2.1.3.2 固定资产采购后，申请采购部门根据规格型号、性能、数量、
15、附件、质保书等进行验收，填写“固定资产验收单”，由行政人事中心（综合管理部）按类别编号、登记，并在“固定资产验收单”上签字确认，财务管理中心（财务部）凭批准后的“固定资产采购申请表”和相应的“固定资产验收单”及发票入帐。4.1.2.1.3.3 固定资产验收后，行政人事中心（综合管理部）建立“固定资产台帐”，由申请部门办理领用手续，经办人以及部门固定资产管理负责人签字。公用固定资产各单位应指定专人负责保管。领用部门应相应登记本部门管理台帐，以便与行政人事中心清查核定。4.1.2.1.3.4 自制固定资产（主要指办公用房、物业用房、售楼处等）通过有关验收手续后，由财务管理中心确定固定资产原值，建立
16、新增固定资产明细帐。 4.1.2.1.3.5 租入的固定资产按照公司相关规定执行。1修人员查明损坏的原因，界定事故责任，如属人为因素造成的损坏，应根据公司根据实际情况按照奖惩制度有关规定做相应处理并将处理结果报董事长（或授权人）。4.1.2.1.4 固定资产的减少4.1.2.1.4.1 固定资产出售，由公司行政人事中心、财务管理中心和相关部门共同会签，提出建议价格，报公司董事长（或授权人）审批，经批准后，由行政人事中心、财务管理中心会同使用单位（部门）处置，处理后的资金全额交财务管理中心（财务部）入帐。 4.1.2.1.4.2 报废、损毁丢失的固定资产 （1）固定资产的报废，由使用部门向行政人
17、事中心提出申请，填写“固定资产报废申请表”，经财务管理中心会签，报公司董事长（或授权人）批准，由财务管理中心办理减少固定资产手续，行政人事中心调整相关的台帐。报废后的固定资产由行政人事中心统一保管、处理，处理后的资金全额交财务管理中心（财务部）入帐。 （2）固定资产的损毁、丢失，须查明原因，根据实际情况按照奖惩制度有关规定做相应处理并报董事长（或授权人）。4.1.2.1.4.3对外投资的固定资产，按公司对外投资有关规定办理。4.1.2.1.4.4固定资产的出租、出借 （1）出租固定资产，由原固定资产使用部门提出出租清单，经行政人事中心审核，董事长（或授权人）批准后，由行政人事中心负责签定有关租
18、赁协议，并按协议收取租金，协议期满后，按时收回。 （2）出借的固定资产参照上述规定办理。4.1.2.1.5固定资产盘点4.1.2.1.5.1每年第二季度，公司对固定资产进行全面的盘点。（1）公司总部固定资产盘点由行政人事中心组织财务管理中心以及各使用部门实施并由财务管理中心编制固定资产盘点清册，盘点人员和使用部门负责人签字确认。对出现的盘盈、盘亏现象，由使用部门、行政人事中心负责查明原因，并填写盘盈、盘亏清单，经行政人事中心、财务管理中心会签。盘盈的净收入和盘亏的净损失，报董事长（或授权人）批准后，财务管理中心负责帐务处理。（2）各分（子）公司固定资产盘点由综合管理部负组织责财务部及各使用部门
19、实施并由财务部编制固定资产盘点清册，盘点人员和使用部门负责人签字确认报总部行政人事中心、财务管理中心备案。对出现的盘盈、盘亏现象，由使用部门、综合管理部负责查明原因，并填写盘盈、盘亏清单，上报分（子）公司负责人审核，签字确认后上报总部财务管理中心。盘盈的净收入和盘亏的净损失，报董事长（或授权人）批准后，财务管理中心负责帐务处理。4.1.2.1.5.2闲置固定资产应进行调剂使用，提高固定资产的使用效率；不能调剂使用的固定资产，可入库封存或者按本办法第六章相关规定处置。4.1.2.1.5.3附表（1）固定资产采购申请表（2）固定资产验收单（3）固定资产内部转移通知单（4）固定资产报废申请表（5）固
20、定资产台帐（6）固定资产盘点表固定资产采购申请表申请部门经办人申请时间申请事由或用途：所需固定资产清单（规格、型号、品牌、数量、预计金额）： 部门负责人签字： 年 月 日行政人事中心审核意见： 签字： 年 月 日总裁（或授权人）审批意见： 签字： 年 月 日注：分（子）公司授权内固定资产采购申请表可参照本表制定固定资产验收单固定资产名称采购日期厂家验收情况规格型号：数 量：质 量：附 件：其 它：申请部门验收人签字： 申请部门固定资产管理负责人签字： 年月日登记情况固定资产类别：编 号： 行政人事中心负责人签字：年月日注：本单应报送财务管理中心备案固定资产内部转移通知单原领用部门原使用人领用日
21、期固定资产编号转 移原 因固定资产实物现状接收部门负责人签字接收部门使用人签字行政人事中心审核意见签字：年月日注：分（子）公司授权内固定资产转移通知单可参照本表制定固定资产报废申请表固定资产名称购买日期原使用部门固定资产编号申 请报 废理 由 申请部门负责人：年月日行政人事中心审 核行政人事中心：年月日财务管理中心会 签财务管理中心：年月日总裁（或授权人）审 批签字：年月日45固定资产台帐序号资产编号固定资产名称固定资产类别固定资产型号数量单位单价购买日期固定资产原值使用部门领用保管人备注固定资产盘点表 单位： 盘点日期： 盘点人员签字： 单位负责人签字： 序号资产编号固定资产名称固定资产型号
22、数量单位单价购买日期固定资产原值使用部门使用/保管人签字备注4.2 重视办公环境管理办公室环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备及办公室的布置等外在客观条件。软环境包括办公室的工作气氛、工作人员的个人素养、团体凝聚力等社会环境。综上所述，办公室中影响工作人员的心理、态度、行为以及工作效率的各种因素的总和称为办公室环境。4.2.1办公用房管理实施细则4.2.1.1名词解释4.2.1.1.1办公室用房：包括管理人员办公室和员工办公室。4.2.1.1.2服务用房：包括会议室、洽谈室、资料室、储藏室、员工食堂、卫生间、员工更衣室等。4.2.1.
23、1.3办公家具：包括办公桌椅、办公柜、文件柜、资料柜等。4.2.1.1.4办公设备：包括办公自动化设备、其它办公设备（如空调）等。4.2.1.2职能中心、项目公司（开发类）办公用房、办公设备配备原则4.2.1.2.1 办公用房配置原则4.2.1.2.1.1有员工餐厅的办公场所人均建筑面积不得超过15平方米；无员工餐厅的办公场所人均建筑面积不得超过12平方米。4.2.1.2.1.2办公用房的配置要本着“从简、适用”的原则，方案需公司有关部门审核通过。4.2.1.2.1.3公司B级以上员工可单独配备办公室，其他人员均不配备单独办公室。4.2.1.2.1.4除财务部外，其他部门一般不设单独的办公室。
24、4.2.1.2.2 办公设备配备原则4.2.1.2.2.1办公自动化设备：除招商人员每三人配备一台电脑、司机班配备一台电脑外，其余公司员工每人配备电脑一台。4.2.1.2.2.2 其它办公设备：办公用房面积不超过25平方米的，配置一台1.5匹空调；办公用房面积在25平方米至35平方米之间的，配置一台2匹空调；办公用房面积在30平方米至40平方米之间的，配置一台3匹空调；40平方米以上的办公用房或会议室，面积每增加10平方米，空调功耗增加0.5P；有中央空调的办公室，原则上不再单独配置壁挂或立式空调。办公家具、设备配置标准部门家具/设备参考型号/配置标准价格标准A级大班桌24米/实木/1张不超过
25、8000元套牛皮大班椅1张不超过1800元张五门书柜1套不超过3000元套牛皮沙发、茶几1套不超过6000元套会议桌椅1套不超过4000元套茶水柜1张不超过1800元张B级正职员工大班桌不超过2米/实木/1张不超过2500元张大班椅1张不超过1200元张三门书柜1套不超过3000元套普通沙发、茶几1套不超过3500元套B级副职员工大班桌不超过1.8米/实木不超过2200元张大班椅1张/人不超过1200元张洽谈（会议）桌1套不超过3000元套书柜一组1套不超过2500元套员工办公室办公隔断（包括活柜、键盘架）1套/人不超过1600元/套办公椅张/人不超过300元/张文件柜（铁皮）根据需要配置不超过800元/个会 议 室会议桌根据需要配置不超过1500元/张会议椅根据需要配置不超过250元/张茶水柜1台不超过1000元/台洽谈室洽谈桌1张不超过1500元/张洽谈椅根据需要配置不超过250元/张员 工 餐 厅餐桌根据需要配置不超过3
