1、 衡阳宇通矿业有限公司Yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度持有部门: 财务部文文件编号: yutong-CW-09-05 版本: 1 1生效日期: 2009年9月5日 页数: 共6页 1编制: 刘洁 日期: 2009/9/2 1批准: 日期: 1受控印章衡阳宇通矿业有限公司规程文件yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度文件编号：YT-CW-09-05版 本：1.0页 码：1/6第一章 总则第1条 目的（1）确保采购材料（设备）完全符合标准，奠定稳定的采购管理工作基础。（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期
2、完成。（3）降低采购成本，规范采购行为，合理使用资金。第2条 适用范围 本制度适用于宇通公司材料及辅助材料、设备的采购行为。第3条 管理职责（1）成立材料设备采购管理委员会，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购管理委员会由常务副总经理、材料设备部经理、生产部经理、项目经理部经理以及财务部经理组成，常务副总经理任委员会主席。（2）采购管理委员会主要职责 审定企业的材料设备采购管理办法及业务流程。 审定企业材料设备采购年度计划。 决定重大材料设备采购项目的采购方式。 决定材料设备采购招标方案和供应商选择。 审定重大材料设备采购项目验收方案。 组织协调企业大宗材料设备采购活动
3、，实现信息共享，降低采购成本。 决定采购工作中的重大事项。（3）材料设备部负责采购管理委员会决策的执行、组织和日常协调等工作。采购员负责采购的具体办理和请款等工作。第二章 采购范围和采购方式 第4条 采购范围本制度所采购的材料设备，主要包括以下范围：主材：木材、轻轨、水泥、风钻、钢材、预拌混凝土装饰材料：饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、 涂料水电安装材料：消防及变电设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备大型机械、施工设备：粗深加工生产设备、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机一般设备：混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电
4、焊机、钢筋切断机、发电机组衡阳宇通矿业有限公司规程文件yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度文件编号： YT-CW-09-05版 本：1.0页 码：2/6第5条 采购方式企业材料设备的采购实行如下三种采购方式。（1）招标采购方式招标采购方式适用于以下两种情况：A.依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；B.根据企业采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。实施采购招标项目需按照国家有关规定和企业采购国产设备招标规程、企业采购进口设备招标规程、设备及建设工程项目招标监督规定等相关文件执行。（2）比质议价方式。对资质相近的供应
5、商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。（3）独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。第三章 采购计划的编制和审批第6条 大宗材料、大型机电设备采购流程（1）项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写材料设备使用计划表报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制采购申请单，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部做市场调查和对供应商评审用，一份交财务部做财务预算。（2）根据企业规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见企业招标采购工作管理办法。（3
6、）项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写材料设备采购计划表，交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。材料设备采购计划表一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。（4）材料设备部将经审核批准后的材料设备采购计划表中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批，材料设备部派出材衡阳宇通矿业有限公司规程文件yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度文件编号：YT-CW-09-05版 本：1.0页 码：3/6料员根据已批准合同到财务部办理相关请款手续，严格按合同条约完成
7、采购过程和付款。第7条 小宗和一般性材料，价值在2000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程（1）材料设备部提前510天，填写材料设备采购计划表交材料设备部审核，经工程副总审核、总经理审批许可后。（2）审批通过后，材料设备部采购员在货比三家后购进。然后办理请款手续。第8条 产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程（1）材料设备部主管人员提出采购申请单，经材料设备部经理签字，由材料设备部采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。（2）价值在500元以下的采购可以不经审批程序，由材料设备部经理签字即可。贵重、关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过申请
8、审批手续。第9条 所有购进材料设备的报销手续必须凭入库单、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报财务、总经理审批确认后才能办理报销手续。 第四章 采购合同管理第10条 签订合同 材料设备部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。第11条 采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的 合同审批时间和招投标时间。第12条 采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按企业招标采购工作管理办法及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。 第五章 材料设备的验收第13条 材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、合格
9、证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。第14条 采购员、材料设备部、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。第15条 验收项目衡阳宇通矿业有限公司规程文件yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度文件编号：YT-CW-09-05版 本：1.0页 码：4/6（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。（5）材料（设备）合
10、同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。第16条 材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。第六章 付款控制（一）
11、、采购业务审核要点1、采购计划的编制、订货、验收、结算等工作必须分工负责。2、采购必须先填制“采购申请单”，通过审批程序，再去采购；采购人员除特别授权外，只能按批准的品种、规格、数量进行采购，不得擅自改变采购内容。3、 除零星采购外，均需签订采购合同或订单。4、 采购货款必须经过审核，核对合同，方可付款结算。5、 采购货款除小额外，必须通过银行结算。6、 采购物资必须经验收后方能入库。衡阳宇通矿业有限公司规程文件yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度文件编号：YT-CW-09-05版 本：1.0页 码：5/6（二）、采购业务的内控1、填写“采购申请单”，办理申购
12、手续。“采购申请单”由申请购货的材料设备部、工程部负责人签字后，送交财务经理审核，总经理审批，并授权采购人员办理购货手续。“采购申请单”一式两联复写，详细注明申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途，交采购部门。采购部门据此办理订货手续后，其中一联退回申购部门。采购申请单在请款时附在请款单（报销单）后面作为附件2、签订订货合同及订货单。企业除零星采购外，大量采购业务都必须签订采购合同，详见合同管理制度。3、填写入库单，严格验收。采购部门购回的各种材料物品，都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货发票与采购合同，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在正确相符的基础上，由
13、仓管员填写入库单。入库单一式三联复写，取得采购人员签字后，一联留存，登记仓库保管台账；一联给采购部门；一联附在请款单向财务部请款。4、 严格审查购货业务的各种凭证。会计部门在支付货款前，应对各有关部门送来的原始凭证，包括发票、送货单、运费收据、入库单以及采购合同认真审核。检查每一张凭证的购货数量，金额计算的正确性，以及各种凭证之间的内容、时间是否一致，手续是否完备、责任是否明确。在此基础上，编制付款凭证，由出纳结算货款。（三）、预付账款内控1、建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。2、预付账款和定金的支付必须由经办采购员填写预付账款请款单，严格按照采购合同规定付款方式、付
14、款期限、付款金额通过申请审批程序办理付款手续。 3、加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。4、定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。衡阳宇通矿业有限公司规程文件yutong enterprise CO., LTD采购和付款管理制度文件编号：YT-CW-09-05版 本：1.0页 码：6/6第七章 罚则第18条 采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，企业将分别给予相关责
15、任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给企业造成重大损失的，企业将依法追究法律责任。（1）采购人员私自接收或向供应商索取财物的。（2）采购人员接收财物后未主动上缴公司的。（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。泄露其他供应商对同类产品的报价。招投标中泄露其他参与的供应商名称。泄露标底的。泄露其他企业的秘密或企业认为是泄密行为的。故意规避本制度或未按本制度规定及房地产建筑材料（设备）采购实施细则执行的。（4）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。（5）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。（6）在供应商年度考评中徇私舞弊的。（7）其他有损企业形象或不利于企业行为的。 第八章 附则第19条 本制度由材料设备部制定并报主管副总和总经理审批后执行。第20条 本制度的解释权和修改权归材料设备部。第21条 相关文件附录（1）企业招投标管理工作细则。（2）企业材料（设备）招标文件采购合同。（3）有关材料（设备）国家行业标准及国际标准主题词：采购 付款 管理制度 报：总经理送：各部门财务部发行 拟订：刘洁 发行： 份
