1、SAP运行管理制度MMERP系统运行管理制度物料管理1.目的为保证有限公司ERP中物料管理所需数据的及时、准确录入，实现与财务、销售模块的有效集成，规范业务流程，明确岗位职责，确保SAP系统的有序运行，特制订本制度。2.适用范围2.1 创建、修改不同配置计划的原油及外购原料油的采购申请。2.2 创建、修改不同配置计划的原油及外购原料油的采购订单。2.3 根据不同配置计划的原料油采购订单的收货及库存转移流程进行处理。2.4 供应商寄售物料的进厂和抵部理。2.5 SAP系统与部统计报表、CIPROS系统接口程序的运行。2.6 其他与物料管理模块相关数据的手工录入。3.职责3.1 原油采购处理3.1
2、.1 由部负责创建、修改不同配置计划的原油及外购原油的采购申请。3.1.2 由原料办负责创建、修改不同配置计划的原油及外购原油的采购订单。3.1.3 根据不同配置计划的原油采购订单的收货及库存转移流程进行处理。3.1.4 供应商寄售物料的进厂和抵部理。3.2 生产库存管理3.2.1 由部负责运行SAP系统与CIPROS系统装置收发料的接口程序、接口数据审核与录入。3.2.2 由部负责运行SAP系统与CIPROS系统装置燃料消耗的接口程序、接口数据审核与录入。3.2.3 由各部门：计量中心、原料办根据来料加工的丙稀入厂数量接收入JNA4（来料加工工厂）。3.2.4 由各部门：油品车间、运销部、计
3、量中心、聚丙稀车间和硫磺车间负责在产成品生产确认后将库存从生产工厂转移到销售工厂。3.2.5 由部负责运行SAP系统与CIPROS系统成品转库的接口程序、接口数据审核与录入。（用于：销售库存调账，生产仓库调账）3.3 月底盘点处理3.3.1 由部负责运行SAP系统与CIPROS系统之间日常差异处理的接口程序、接口数据审核与录入。（用于原油月底损耗处理）3.3.2 由部负责运行SAP系统与CIPROS系统之间物料盘点的接口程序、接口数据审核与录入。3.3.3 由部负责物料管理会计期间的切换。4.业务流程和要求原油采购4.1 采购申请4.1.1 部计划员根据集团公司原油配置计划在系统中创建原油凭证
4、类型为ZR09的采购申请。4.1.2 采购申请中的预期进厂日期为配置计划月份的最后一个工作日。需要录入原油品种、数量、单位，结算量收货地点，预期的运输方式和供应商。4.2 采购订单4.2.1 原料办计划员在月初，通过查询当月所有的采购申请清单，根据不同的配置计划参照采购申请创建凭证类型为ZR09的采购订单。4.2.2 首先需要录入不含税单价和各项运杂费，其中运杂费只是作为接收入库的暂估，实际结算以承运方开具的发票为准。如果运杂费比较难估计的，比如通过混油计算，或者不知道确切的运输方式导致的差异，可以通过经验进行估算。 4.2.3 其次确定运输方式、接收库存地点：如采用汽车运输方式，则需要将不同
5、的装运点的数量进行分割，总数不超过采购申请数量，如在实际的进厂安排上，可以根据需要适当调整相关的采购订单的数量。此处的运输方式作为原油不同配置计划的统计项，切记录入系统。4.2.4 录入可能的接收容查：如果确定采购订单可能会出现接收量大于采购量的情况，需要设置此标志以允许系统过账。4.2.5 特殊情况处理4.2.5.1 如果存在向别的单位借原油配置计划的情况，需要通知部计划员建立下一个月的采购申请，然后由原料办计划员创建采购订单，进行正常的采购接收入库。在下月配置计划下达后，调整已经参照创建采购订单的采购申请数量。4.2.5.2 系统中已建立相关运杂费的价格条件方案，在创建采购订单时应检查价格
6、条件信息是否正确。如果价格方案不正确，可以检查原油供应商的主数据在采购数据中，选择价格确定方案ZE（通用原油采购价格方案）。如果价格条件信息的结构发生变化时、需要修改时，向信息中心支持人员提出修改系统配置的请求。4.2.5.3 在新配置计划执行时，如果出现新的物料主数据或供应商，需要做如下处理：4.2.5.3.1 在发生新原油品种采购业务前，应在SAP系统中检查是否存在此原油的物料主数据，若不存在，应至少在系统中创建采购订单五个工作日前，按物料主数据维护管理制度提出创建物料主数据的申请。4.2.5.3.2当与新的供应商发生采购业务时，按供应商主数据维护管理制度在系统中进行新供应商主数据的维护。
7、4.3 按采购订单收货4.3.1 当确认结算量，并进行接收后，原料办统计员需要在系统中将收货的详细信息录入系统，包括采购订单号，收货油种，数量，单位，收货地点。如果接收入BULK库存地点，还需要填写运输方式，承运单位，装运地点，混油数，发量，以及卡车或槽车编号等；以及关于单车的水分、比重以及槽车的油高等参数。4.3.2 日常损耗处理：针对管输的途耗，已经包含在油价的杂费里，不另行在系统中做处理。针对汽车或火车运输方式引起的途耗，在与发运单位对账后，根据实际情况做如下处理：1）采购收货盈余：将盈余的纯油量通过无运输方式的采购收货冲销处理（102）；2）采购收货亏损：将亏损的纯油量通过无运输方式的
8、采购收货接收入库（101）；3）库存转移盈余：将盈余的纯油量通过无运输方式的库存转移冲销处理（312）；4）库存转移亏损：将盈余的纯油量通过无运输方式的库存转移接收入库（311）。4.3.3 月底损耗处理：在月底的时候，部通过平衡，把可以上报的原油损耗数量，通过接口程序ZMMIJN004导入系统，记入输转损耗账。4.4 留存原油处理4.4.1 用于处理供应商寄放的留存油，在收货时，不产生任何凭证，在库存中也不体现为分公司库存；如果可以抵配置计划时，需要做寄放的收货退回，然后参照正常采购入厂进行处理。4.4.2 首先在系统中创建寄售类采购信息记录，其中条件包括原油不含税净价，此价格不在任何事务中
9、起作用。4.4.3 留存油进厂时，我们在系统中做无采购订单的接收入库（501），特殊库存为K。4.4.4 留存油抵消计划时，我们在系统中做无采购订单的接收入库冲销（502），特殊库存为K；然后将此数量作为正常的采购接收入库数量参照采购订单收货。5 业务流程和要求生产库存管理5.1 装置收发料5.1.1 用于正常加工装置收发料，以及大调和业务的收发料处理。5.1.2 日常业务中，部统计员通过报表COOIS，输入工厂JNA1、状态REL、通过指定的工作中心和时间段查询生产订单。将CIPROS系统的收付装置的流动数据通过MES平衡处理，数据整理后形成对指定订单的收、发料清单，通过接口ZMMIJN00
10、1进行投入和产出记账。5.1.3 针对大调和处理，可以类似日常业务，通过假定的调和装置查找当月的调和订单，将调和用的组分油和产出的成品油进行记账。5.2 燃料油消耗5.2.1 用于公用工程中将统计燃料油的消耗的发料处理。5.2.2 日常业务中，部统计员将公用工程部分的燃料油消耗统计成分装置的报表，平衡处理后，将此数据整理成按成本中心发料的文本数据。通过接口ZMMIJN002进行燃料油消耗记账。5.2.3 关于装置自用的燃料油处理，需要将此量同时反映在装置的收料和装置的燃料油消耗部分。5.3 来料加工的丙稀进厂5.3.1 用于来料加工的丙稀进厂计量后，在SAP中录入的处理。5.3.2 日常业务中
11、，计量中心通过轨道衡计量火车进厂的来料加工丙稀，并通过501的移动类型将丙稀接收入JNA4工厂，收货者填经手人。5.3.3 日常业务中，原料办通过地磅计量汽车进厂的来料加工丙稀，并通过501的移动类型将丙稀接收入JNA4工厂，收货者填经手人。5.3.4 运销部在准备发给客户来料加工的聚丙稀时，将核对后的丙稀数量从JNA4工厂转移到JAN1工厂，移动类型为ZD1。5.4 成品转移5.4.1 由各部门：油品车间、运销部、计量中心、聚丙稀车间和硫磺车间负责在产成品生产确认后将库存从JNA1（生产工厂）转移到JNA2（销售工厂）。5.4.2 月底盘点时，部统计员根据需要通过库存转移的方法可以适当的调整
12、销售库存的数量。如在SAP账面上JNA2（销售工厂）库存为3000，实际盘点的结果可能只有2500，则需要把JNA2（销售工厂）的数量转回JNA1（生产工厂）来进行调整。6 业务流程和要求月底盘点处理6.1 装置半成品处理6.1.1 各装置生产出来的物料，不管是二次加工的原料，还是调和组分油或者是直接可以卖的固体，都采用自主编码的方式来确定物料编码。6.1.2 装置半成品在物料编码系统中体现为尾缀带B的物料，码段为68330000-68330999。6.1.3 在月底时需要将JNA1BULK（生产工厂的账面库存）的库存数量全部通过调和订单进行发料处理。6.2 装置半成品处理-自用部分6.2.1
13、 各装置生产出来的半成品，或者没有合格的调和半成品，如：汽油半成品和柴油半成品，在月底在生产工厂有库存，如果需要在下个月作为装置投入或调和处理使用，都采用自主编码的方式来确定物料编码。6.2.2 装置半成品在物料编码系统中体现为尾缀带S的物料，码段为68331000-68331999。同一个物料的编码在B系列和S系列的编码中尾缀相同。如68330066表示从装置产出的丙烯B，而68331066表示从月底需要根据总部标准价评估的自用部分丙烯S。6.2.3 在月底时确定数量时，通过调和订单进行收料处理，收到JNA1BULK（生产工厂的账面库存）。6.2.4 在下个月初时，通过还原接口处理（物料转物
14、料），将带S的物料转换成带B的物料。6.3 直接外销的物料处理6.3.1 各装置生产出来的半成品，如果可以直接外销，则在SAP系统中体现为三部分数据，比如丙烷。6.3.2 生产工厂的装置产出的带B的半成品，在月底可以参考6.1进行处理；6.3.3 销售工厂的按照总部规定的编码定义的物料，可能由于各种原因导致实际库存与SAP记的库存不一致，故需要根据实际情况调整销售工厂的库存为实际的部认可的月末库存，调整方法为通过库存转移从生产工厂转移或做转移冲销。6.3.4 生产工厂的按照总部规定的编码定义的物料，由于在日常的转库时，将生产工厂的库存转到销售工厂，导致生产工厂的负库存，在月底时需要通过调和订单
15、的收货，将负库存填成0。6.4 自用和外销并存6.4.1 各装置生产出来的半成品，可以作为自用，也可能作为外销。如MTBE，有一部分是自用，另一部分是外销；或者如93汽油，平常调和合格的直接外销，调和不合格的可以看成是下个月调和的自用部分。6.4.2 具体解决方法可以参看6.2和6.3的处理。7 与其它外部应用系统的衔接按总部所确定的“替代和集成”原则，即，凡是功能与ERP系统相重叠的管理系统，一定要用ERP系统予以替代；对ERP系统具有支撑和互补作用的，可予保留，但必须加以集成。7.1 地磅房计量系统依据现有流程，通过原有的单机版本的系统出具过磅单；并在第二天早上八点将前一个工作日的过磅单通
16、过现有程序导出成符合指定格式的EXCEL文件；原料办统计员将此文件整理后通过SAP接口导入系统。7.2 原料办汽车运输收货明细统计报表系统并行策略:由于收货明细统计报表是业务层的内部查看报表，不需要对账，故不存在并行，在SAP投入后，直接使用在SAP中开发的相关报表。7.3 CIPROS系统并行策略：依据现有流程，保留CIPROS系统的操作不变。通过MES将CIPROS系统中的付装置和收装置的流动数据整理成装置投入和装置产出的原始数据，部平衡后通过SAP接口导入系统；在月底获取CIPROS中统计的库存数据，经部平衡处理后通过SAP接口导入系统。8 支持性文件支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等。
