1、商务接待方案富力机械设备公司商务接待方案简介：美国通用机械集团公司与本公司有长期的合作关系，此次来访是为了更好的促进双方发展,加强技术的交流。一、来访人员基本情况：姓名职务性别John Clinton副总裁男Sam Smith营销总监男Kevin Jonas技术顾问男Kate Hill翻译女Max Black秘书女二、接待小组人员: 我公司的副总裁张华,两名助理到新白云机场去迎接美国代表团成员。要求接待那天大家都要穿的很正式,陪同的接待人员要有气质、形象好、性格开朗、和蔼可亲、健谈、做事认真仔细、注意细节等。三、接待日程安排：接待日程表日期时间内容地点2013年1月4号一整天准备事项富力集团机
2、械公司2013年1月5号14：00接机白云机场19: 30 21： 30欢迎晚宴广州富力丽思卡尔顿酒店2013年1月6号15:0016：00简短会见富力集团机械公司16：0017：00参观公司2013年1月7号16：00-18:00新闻发布会维多利酒店2013年1月8号8:0011：35落成典礼惠城区工业园12：00-13:30午宴惠州凯宾斯基酒店15：00-17： 00招待会惠州生产基地2013年1月9号14:3017：00参观岭南印象园岭南印象园18： 30 21: 00欢送晚宴Twist璇玑地中海餐厅2013年1月10号10：0015:00游览西关大屋和荔湾博物馆西关大屋和荔湾博物馆20
3、：30送机白云机场四、接机1、接机准备在2014年1月4日前熟悉接机流程,落实1月5日当天下午两点半的接机任务接机人员: 我司副总裁、助理两名车辆准备：我司四座商务车（两辆）制作接机牌和印制通信录，准备怡宝支装水一箱2、接机过程1)持接机牌在机场大厅明显处等候2）确认并迎接客人,交换名片。3)中方两个助理协助运送行李4）上车入座入座位置安排如下:5）前往维多利酒店（从新白云国际机场开车约25分钟即可到达酒店）备注：费用:接机牌和印制通讯录150元,准备怡宝支装水一箱50元，共200元五、酒店入住地点:广州维多利酒店 负责人:行政秘书备注：1.在酒店等候的副总经理、公关部经理陪同来访人员，行政秘
4、书办理入住手续； 2.安排美方来访人员入住同一层维多利套房：2302,2303，2304，2305，2306 酒店电话:020-83931888 房间设施:空调、暖气、24小时热水、吹风机、国际长途电话酒店服务：早餐服务、接待外宾、行李寄存、叫醒服务、洗衣服务酒店设施：无线上网公共区域、停车场、无烟房、中式餐厅、西式餐厅、会议室、商务中心、室内游泳、池室外游泳池、残疾人设施、健身房等3.费用：986元每晚X5人X6天=29580元六、欢迎宴会名称：美国通用机械集团代表团欢迎晚宴负责人:公关经理及2名行政助理时间：2014年1月5日 19:30 21:30地点:广州富力丽思卡尔顿酒店（广州市珠江
5、新城兴安路3号）欢迎形式：晚宴（中餐两桌）参宴人员：美方代表团5人（副总、技术顾问、营销总监、翻译、秘书）+ 我方代表人员中方15人：高管2人，行政人员3人,中层干部10人宴请菜式:根据中餐单桌宴请排位规则：以右为尊，主客相间，“之”字形飞线排列宴会流程：19：00-19:30 迎宾，排到场嘉宾就坐19:3019:40 主持人致开幕词，介绍到场嘉宾19:4020：00 我方总经理致欢迎辞，美方副总发言20:00-21:30 晚宴开始，就餐，欣赏古筝演奏费用预计:10,000RMB七、简短会见及公司参观时间：2013年1月6日 15:0017:00地点:广东省富力机械设备公司人员：总经理,营销总
6、监，技术顾问，公关经理，翻译，秘书，行政助理，通用机械代表团会见内容：简单表示欢迎并感谢客方的到来，参观公司注意事项:公关经理主持会议，秘书做记录,技术部负责摄影等座席安排：座位依次按职位高低入座八、签约仪式及新闻发布会一、时间：2014年1月7日下午16:0018：00二、地点：广州维多利大酒店22层会议厅三、签约仪式（一)、仪式前期准备工作1、准备待签文本要求：准备2册内容一致的待签合同文本.仔细核对合同书内容，并与对方确认，确保不出现由于合同内容错误而造成误会的情况。所选纸张要高档,合同书印刷精美并装订成册，并加硬质封皮。2、布置场地包括合同签字区的布置以及会场嘉宾区整体的装饰和花草布置
7、.a) 横幅制作、桌签、会场内摆放鲜花、贵宾胸花。b) 签约桌：在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌.桌面覆盖深绿色台呢,桌后放两把椅子，作为双方签字的座位,面对正门主左客右。座前摆的是各自的文本,文本上端分别放置签字的文具。c） 会场安排：四方布置，安排座位50个。签约台后留有余地，供助签嘉宾站在后面。d) 宣传物料：X展架、易拉宝、海报等.3、人员安排包括安排双方的签字人员和确定邀请的嘉宾及媒体人员。要求：签字双方人员事先沟通确定好,双方签字人员身份应该对等。对于邀请的人员事先发放邀请卡，并确认仪式当天是否能到场。4、备足各种需用品包括：酒杯、签字笔、桌子、桌布、桌签、花木、水果、酒、合同
8、夹、合同、胸花等。（二）、签字仪式的程序1、仪式开始前事项（1)安排双方代表就坐，发放并要求主要签字人员配戴胸花。(2）确认实际到会人员名单，并核对主持稿。(3）安排双方代表礼节性会见。（4）会见结束后，按照事先安排，安排入座,双方助签人员,分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。 (5）安排应邀嘉宾和媒体按位置就坐。2、签字仪式开始（1）主持人宣布签字仪式开始，简单介绍合作经过。（2）主持人介绍参加代表和到场嘉宾媒体。(3）双方领导人简短讲话，表达与对方合作的荣幸以及对合同约定事项在日后实行顺利的美好祝愿等。3、签字人员签署文本（1）助签人员要协助签字人员打开文本，用
9、手指明签字位置。（2）双方先在各自保存的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。（3）助签人员在旁用吸水纸按压签字处。（4）签字完毕后，各方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功.（5)其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺.4、主持人宣布，新闻记者提问开始。（在此之前,拟好10多个问题，并找好相关记者进行提问）5、主持人宣布新闻发布会结束,安排到场人员退场，仪式后举办酒会招待来宾.四、酒会议程一）、为感谢到场新闻媒体、嘉宾对此次签约仪式的支持，特别举办了商务酒会.二)、举办场地： 维多利酒店33层大宴会厅三）、酒会形式：自助晚餐、酒会及抽奖等。自助餐让场地方
10、提供各种酒类、饮料、果汁、各类食品,自助餐约60分钟.四)、酒会具体议程 1、主持人宣布酒会开始。 2、中西双方负责人致祝酒辞,并举杯宣布酒会开始. 3、音乐响起 4、来宾开始就餐。 5、支持人不间断活跃气氛。在用餐进行到半个小时的时候，宣布开始抽奖。 6、双方负责人抽奖。 7、当场前来领奖,活跃气氛。五、媒体安排一)、媒体选择：报纸：广州日报1人、南方日报1人、中国经济时报1人、21世纪经济报道1人电视：广东电视台2人、南方电视台2人网络：人民网1人、新浪1人、腾讯1人、搜狐1人六、邀请对象美方5人、中方高管2人、行政人员3人、中层干部10人、政府高级官员6人、媒体记者12人、大客户20人、
11、供应商6人九、落成典礼会场布置1、场地平整；（停车场及舞台位置见示意图） 2、舞台设计：1000400*60cm(长宽高，待定)，并设两级踏步，加背景板（广东省富力机械设备公司惠州生产基地落成典礼) 3、设红地毯；(舞台） 4、周边包装: 在舞台两侧放气球并挂直幅; 入口处设置充气拱门； 活动现场路两旁每隔2米设一彩旗； 指示牌“临时停车场； 摆放签到桌。（礼品发放处）物资准备落成典礼纪念品，大红绸布、大红绸花、贵宾胸花、工作人员胸卡;全套新的剪彩用品（托盘、托布、剪刀、彩花、彩带、白手套）；音响一台、麦克风2至3支及支架；矿泉水、红地毯、主席台;签到本、签到笔；中英文请柬；人员安排仪仗乐队；
12、礼仪小姐15 人、签到处4人、嘉宾区4人；停车场每处2人、周边位置秩序6人、2人机动。着装要求：公司员工：统一穿公司定制西服佩戴红色领带剪彩者：穿西装,头发要梳理，颜面洁净,稳重姿态,洒脱风度，优雅举止礼仪小姐:化淡妆、盘起头发，穿款式、面料、色彩统一的单色旗袍，配肉色连裤丝袜、黑色高跟皮鞋。除戒指、耳环或耳钉外，不佩戴其他任何首饰。出席人员美方代表团5位成员、政府官员6人、中方领导和员工、媒体代表12人、大客户20人、供应商6人剪彩仪式当天活动流程概况区分项目时间内容备注前期准备及确认搭建完成8:0015：00舞台及设备搭建完毕前一天彩排15:0020：00器材彩排前一天迎接迎宾及签到10:
13、0010：30在广场西侧布置签到台在生产基地内置VIP休息室剪彩仪式开场白10:3010:32主持人剪彩仪式介绍词来宾介绍10：3210:35主持人进行来宾介绍欢迎词10：3510:40企业领导致欢迎词祝词110：4010：45政府官员致祝词祝词210:4510:50代理商代表致祝词剪彩仪式10:5010:55VIP剪彩参观生产基地10：5511:30来宾参观生产基地结束落成典礼完满结束11:3011:35主持人宣布生产基地落成典礼完满结束详细流程10：00到10:30迎宾及签到接送大巴停靠在正门的右侧的停车区签到台布置在正门左侧礼仪小姐引导来宾签到，并佩戴胸花，后礼仪小姐引导来宾就坐。舞狮配
14、合迎宾，军乐团奏响迎宾曲。主持人开场白(10：3010：32）主持人通知来宾剪彩仪式即将开始VIP礼仪把嘉宾引导舞台左侧主持人宣布落成典礼正式开始，播放激昂音乐主持人介绍现场嘉宾（10：3210：35)富力总裁致欢迎词(10:3510：40）政府致祝福词（10：4010：45）美国代表团代表致祝福词（10:4510：50）剪彩仪式（10：5010：55)主持人邀请剪彩嘉宾到舞台前站好位，并简单介绍剪彩仪式播放上场背景音乐，VIP礼仪引领嘉宾上场主持人请礼仪将剪彩用的白手套及金剪刀用托盘送至嘉宾前主持人请嘉宾听口令:“一、二、三嘉宾用剪刀齐剪断彩带。彩带空中飘扬，数百个彩色气球同时放飞空中主持人
15、邀请来宾参观新的生产基地(10：5511：30）现场嘉宾跟着引导员按照指定方向顺序参观美国代表团和政府官员首先进入参观，媒体记者随后主持人宣布生产基地落成典礼完满结束（11：3011:35)介绍答谢午宴，并告知午宴的时间，地点以及移动方式来宾有序退场提前准备好乘坐车辆，每辆车安排一名引导员VIP及自行前往午宴场地的来宾提前准备好午宴地图和停车证备用方案：在生产基地室内布置一个舞台，以备雨天室外舞台不可用。十、招待会会前工作安排1.分布会议资料,让与会者初步了解情况2.安排后勤人员为现场服务，合理安排嘉宾坐席并引导嘉宾就坐等工作s4。确保会场的安全，为防止发生突发事件建立应急预案 会议主题: 了
16、解生产基地的状况,促进和供应商客户交流，提高生 产基地知名度。会议人员政府官员、美方代表团成员、中方领导和员工、媒体代表、供应商会议时间地点时间：2013年1月7日 下午15：00-16：30地点：惠州生产基地会议流程十一、参观游览1。 1 月9 日14 ：00 副总和两个助理到酒店接美方客户，开车前往岭南印象园（约20。4公里/25分钟）2。14:30到达岭南印象园,进园参观，助理一边做园区相关历史文化介绍.3. 17:00 离开岭南印象园,带美方代表到小蛮腰，参加欢送晚宴。备注：1）岭南印象园中富有特色的街巷、宗祠、民居和店铺等，充分展现了岭南传统文化的精华.景区在不同位置安排了不同口味的
17、广东特色小食,有西关小食牛腩粉、萝卜牛杂、银丝蛋面、竹升面、南信双皮奶等，还有顺德炒冰、山水豆腐花，走累了还可以喝上一碗广州风味的酸辣汤.2）预算：车辆准备：两辆四座商务汽车。 门票每人60元,60X8人=480元 园区内小吃消费：300元X8人=2400元4. 1月10日上午10点副总和两个助理开车到酒店接美方人员前往广州荔湾的西关大屋和荔湾博物馆，领略独特的广州西关大屋建筑。5。 下午3：00左右带美方代表回酒店休息.备注：车辆准备：两辆四座商务汽车。 门票每人18元，18X8人=144元 当天小吃消费和午餐：500元X8人=4000元十二、欢送晚宴负责人：公关经理及2名行政助理宴会名称：
18、美国通用机械集团代表团欢送晚宴时间：2014年1月9日 18：30 21:30地点:Twist璇玑地中海餐厅（广州市海珠区阅江西路222号广州塔106楼 ）宴会形式:酒会（自助餐）参宴人员:美方代表团5人(副总、技术顾问、营销总监、翻译、秘书)+ 我方代表人员中方15人：高管2人，行政人员3人，中层干部10人晚宴流程：18:30-19:00 鸡尾酒会19：00-19:10 开场表演19:1019：30 中美双方代表致辞并祝酒19：3020：30 开始用餐20：3021：30 欣赏表演21:3022:00 赠送礼品（英德红茶三份8000X3=24000元,景德镇青花瓷茶具2450X3=7350元
19、，英红九号两盒3000X2=6000元，紫砂茶具800X2=1600元）1、餐前鸡尾酒会:晚宴前享受西式的精美鸡尾酒和甜点，促进中美双方进一步沟通和交流2、开场表演：利用吉他与中国民乐经典曲目茉莉花合奏 背景屏幕从华盛顿到广州塔不断变幻 不同的风格演奏出和谐动听的音乐，象征着中美双方合作愉快、达到双赢3、 邀请广州歌舞团表演具有浓郁的中国特色的中国传统水袖舞(5人表演,时长15分钟） 邀请广州武术团表演中国功夫（20人表演，时长20分钟） 邀请广州杂技团表演多人抖空竹(11人表演，时长15分钟）费用预计：138,950RMB十三、送机1. 20：30 到酒店接美方来访人员去新白云国际机场。2。
20、 21:00 到达机场，助理帮忙办理行李托运和登机手续。备注:提前一天与美方代表确定好其返回时间,再为其打电话给航空公司确认航班。参与人员:美方代表,中方CEO，行政经理，两名助理附件1签约仪式和新闻发布会邀 请 函尊敬的先生/女士： 您好！ 很荣幸地邀请您参加广东省富力机械设备公司与美国通用机械集团签约仪式暨新闻发布会。为了答谢各位的支持,签约仪式后将会举行酒会。欢迎您届时光临.广东省富力机械设备公司总裁:李小榕二一三年十二月三十日时间：2014年1月6日 16：00-18：00地址：广州市维多利酒店22层会议厅（广东省广州市天河区黄埔大道西路106号, 电话02083931888）Invi
21、tation Dear Sir / Madam:Its our great honor to invite you to attend the signing ceremony and press conference of the cooperation projects between Fuli Machinery Company and General Machinery Group. A reception will be held after the signing ceremony to show our appreciation of your support. We are a
22、ll looking forward to seeing you soon, and should you have any questions, please feel free to inform us。 Date : 7th January， 2014Address: Conference room， floor 22， Victory Hotel, Guangzhou (No。 106, West Huangpu Avenue,Tianhe District， Guangzhou, Guangdong Province, Tel： 02083931888）Yours truly，Li
23、XiaorongCEOGuangdong Fuli Machinery Company落成典礼邀 请 函尊敬的先生/女士: 您好! 很荣幸地邀请您参加广东省富力机械设备公司生产基地的落成典礼。落成典礼定于2013年1月7日在惠州区工业园举行，早上8点正式举行,随之在中午12点举行午宴。欢迎您届时光临.广东省富力机械设备公司总裁：李小榕二一三年十二月三十日 Invitation to the inauguration ceremonyDear :Our inauguration ceremony will be commencing on January 1 and we would like
24、to invite you to be present at the ceremony to mark the occasion. We trust that you will pay us the compliments of accepting.Please confirm that you will be able to attend by advising us of your time. Your sincerelyLi MissManager 附件二接待中具体礼仪:1、握手礼仪:（1）握手的顺序： 握手一般遵循“尊者决定”的原则。在长辈与晚辈、上级和下级之间，应是前者先伸手；在男士
25、与女士之间，应是女士先伸手；在主宾之间，应主人先伸手，客人再伸手相握。但客人辞行时，应是客人先伸手，主人才能握手告别。在平辈朋友之间,谁先伸手，谁有礼；当别人不按惯例已经伸出手时，应立即回握,拒绝握手是不礼貌的。（2）握手的方法： 双方在介绍之后，互致问候时，待走到约一步左右的距离，双方自由伸出右手，手掌略向前下方伸直，拇指与手掌分开并前指,其余四指自然并拢,用手掌和五指与对方相握并上下摇动。握手时应注意上身略向前倾面带微笑，正视对方眼睛以示尊重;左手应当空着，并贴着大腿外侧自然下垂，以示专一，用力适当不能过轻或过重；边握手边致意,比如:“您好！”“见到你很高兴！”等等。握手的时间不宜过长,一
26、般以35秒为宜；男性与女性握手时，男方只须轻握一下女方的四指即可。2、递物与接物礼仪：（1）递接名片: 一般情况下,是地位低的人先向地位高的人递名片，男士先向女士递名片. 递送名片时,应面带微笑，正视对方，将名片的正面朝着对方,恭敬地用双手的拇指和食指分别捏住名片上端的两角送到对方胸前.如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时应说“我叫，这是我的名片，请多关照。”这类的客气话。 接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑,恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并轻声说“谢谢”，或“久仰大名等,接过名片后，应十分郑重地把名片读一遍，不懂之处可当即请教，随后将对方的名片放入自己的名片盒，千万不能随手
27、一放。（2)递接其他物品： 递交任何物品时应恭恭敬敬地双手递上.若递笔、剪刀之类尖的物品时，需将尖头朝向自己,而不能指向对方。接受物品时，一般情况下,凡是对方双手恭恭敬敬递过来的物品,都要双手接过，同时点头致意或道谢。递物与接物的训练在综合训练中进行。3、奉茶礼仪:（1)、奉茶的方法： 上茶应在主客未正式交谈前。要将茶盘放在临近客人的茶几上，然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯耳应朝向客人，双手将茶杯端起从客人的右后侧奉上同时要说“您请用茶”。（2）、奉茶的顺序: 一般应为先客后主；先女后男；先长后幼。如果来宾甚多，且其彼此之间差别不大时，可采取下列四种顺序上茶:其一，以上茶者为起点，由近
28、而远依次上茶；其二，以进入客厅之门为起点，按顺时针方向依次上茶；其三，在上茶时，以客人的先来后到为先后顺序；其四，上茶时不讲顺序，或是由饮用者自己取用。（3）、注意事项： a、忌用不清洁或有破损的茶具。 b、尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。 c、切勿让手指碰到杯口。 d、为客人倒的第一杯茶，通常以七分满以佳。 e、并把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，喝了三分之一后即可续水。4、引导礼仪: a与长辈、上司同行时,原则上应在他们的左边或后面走，有急事需超越时要先道歉. b与女性同行，男性必须迁就女性的步伐。在马路上男性应走在女性的左边，上楼梯时男性应走在后面,而下楼梯时男性则应走在女性
29、前面. c引导客人时,最好是走在客人的右前方或左前方，一般应与客人保持二至三步的距离,一面交谈一面配合客人的脚步。与客人大约是130度的角度，切忌独自在前，臀部朝着客人。 d宾主并排进行，引导者应走在外侧后面或偏后一些的位置上；如果三人并行，通常中间为上,内侧次之，外侧再次之。 e上楼梯时陪同人员应在扶手的一边，让客人走在前，下楼时可走在客人的前面，万一摔倒也不会冲倒后面的客人或上级。 f乘电梯。与同级、同辈或不相识者同乘电梯,进入时要讲先来后到,出来时应由外而里.如果与尊长、来宾乘梯，与客人或上级乘电梯时,也有个先后次序的讲究。原则上客人和上级先进先出。如果进入无人管理的电梯,客人和上级人数较多，则宜自己首先进入电梯按住电钮以便客人或上级从容进入电梯。
