1、通用OA办公自动化解决方案1.1 概述自计算机应用于管理领域以来，短短的30多年中，发生了惊人的变化：在信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从EDP到MIS、OA、DSS、CIMS的开发，乃至当今“信息高速公路”、“信息港”、“政府上网工程”、“电子商务”、“企业上网工程”的建设，信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！在向信息化社会的过渡过程中，每一个企业都需要紧跟时代的发展，保持企业的竞争力和对现
2、代企业的管理能力。计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企业的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。从大部分企业的现状来看，虽然迫切需要实现信息化，但是，企业的许多现实情况制约企业信息化的发展，主要的问题有：没有合适的应用软件 虽然拥有一定数量的计算机设备和网络设备，但是没有支持网络运行的应用软件，即使建成内部的计算机网络，也没有改善信
3、息化应用的状态。一些部门和业务购买通用的业务管理软件，一定程度上实现个别业务的信息化，解决了部门的一些问题，但是，对企业管理者而言，得到的信息很少，没有发挥出计算机网络系统的作用。技术队伍匮乏 很多企业没有专门的信息管理部门和专职的技术人员，缺乏对企业信息化建设的规划和信息应用系统的管理。信息化建设的目标不明确 信息化建设对每一个企业来讲都是新事物，不知道如何才能够实现信息化，不清楚第一步该如何走。 偏重于业务信息系统的建设，对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够，使计算机系统的建设停留在数据处理阶段，没有上升到信息资源利用的高度。 无法直接从各级、各类业务信息系统中采集数据，并加以综合利用。
4、 大部分员工的计算机应用水平比较低。OA通用信息管理平台是专门为上述这样一类用户设计的信息管理系统。作为一个通用的产品，提供大部分用户所需要的基本信息化管理功能和基本需求；力求减少一般用户和系统管理员的使用和管理难度，减少系统使用的培训和维护；提供相当的灵活性，使得企业用户可以按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统，并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力；力求做到投资少，并且迅速见到投资成效，使企业的信息系统发挥作用，为企业创造效益。 1.2 设计目标OA信息管理平台是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算
5、机最新并成熟的技术为依托，提高企业信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。OA信息管理平台提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、内部银行等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。采用OA信息管理平台
6、构建的信息管理系统可以达到以下目标：1.2.1 形成连接单位内各个部门的信息网络 单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息； 不同的部门和个人有不同的信息访问权限； 非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统； 浏览器模式的内部和外部的电子邮件。1.2.2 平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要 完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容； 根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。用商品化产品的价格，享受量身定制的服务； 随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。1.2.3 跨平台的信息连通 提供
7、与各种数据库连接的接口，可以直接访问现有的业务信息系统，如：财务、人事等；1.2.4 信息化成效 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。 信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。 充分利用信息资源：可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。 办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进
8、办公过程的规范化，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。 各种业务报表的统计、汇总、分析，数据的挖掘，为相关领导和部门的决策提供支持信息。 通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。第二章 系统设计原则建立一个实用信息系统涉及单位的各个部门、各项业务和全体人员，是一个复杂的系统工程。采用OA信息管理平台建立的信息管理系统遵循以下基本原则：2.1 易用的原则 参照国内外信息系统的成功与失败的经验，不论一个应用系统的功能有多么庞大，如果不能让使用者掌握，也不能
9、发挥作用。信息管理系统不同于财务、人事等业务软件，只需要少数人经过培训、掌握使用方法就可以，而是涉及各个工作岗位的人员，特别是单位的领导，如果信息系统只是领导者部门掌握使用，信息管理系统就失去了重要的作用。信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术，而是为了提高管理能力和运行效率。信息化建设不是一朝一夕的工作，需要不断地发展和完善，需要在发展中完善，在完善中发展。2.2 整体性保障原则 信息管理系统是政府、企业的数字神经系统，每个部门、每个员工都可以通过信息管理系统发布信息、获取信息，它需要与各项业务系统有通畅的信息接口，充分利用原有系统，保护投资。OA信息管理平台采用平台化结构，平台上的功
10、能模块就像建筑模块一样，用户可以按照本单位的需要，构建符合自己需要的信息大厦。这些模块可以独立升级、增添、或自行设计开发，以保证信息系统的发展和完善。2.3 实用性与适应性原则实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标，是否与业务紧密的结合，是否具有严格的业务针对性，是系统成败的关键因素。因此，每一个提交给用户手上的系统都应该是实用的，解决问题的。适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求。2.4 先进性与发展性原则采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、
11、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的网络应用平台。利用世界最新的Intranet、ASP、HTML超文本，结合OA信息管理平台思想的独特设计，建立一个开放的信息资源管理平台。利用数据库及分布式处理技术、模块化功能设计，构造信息存储与事务处理平台。第三章信息管理平台的架构3.1 平台的架构3.1.1 信息化的主要内容政府、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、业务管理、领导决策等应用为一体综合信息管理系统，是一个应用覆盖面广泛，涉及部门多的应用系统。财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门，或者一部分人员使用的业务管理系统。而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务，使用
12、人员包括单位的最高级领导、管理部门和全体员工。因此，政府和企业的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。即使同一个行业的用户，也有各自的管理方式和特点，因此，用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。我们把信息化应用分为三个方面的内容：通用办公应用、业务管理和决策支持。通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求，例如：信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、公文处理、常用信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。但是，每个单位在构建本单位的信息管理系统时，需要将这些功能进行有效的组织，使之符合本单位的管理
13、工作的需要。业务管理系统有很强的行业特点，政府部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上，为科学决策提供信息支持。3.1.2 信息管理平台的架构信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的
14、用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示：3.1.3 平台的构成OA是一个通用的信息管理平台，平台主要包含四个主要部分：用户管理、栏目管理、权限管理和功能模块库。用户管理：按照用户所属的部门、职务、业务范围进行分组管理，支持NT多域用户和非NT用户；栏目管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的栏目，每个栏目还可
15、以选择连接一个功能模块，实现需要的信息管理功能；权限管理：按照用户的身份提供用户有权使用的栏目和功能模块的使用权限。功能模块库：提供用户构建信息管理系统是需要的各种功能，包括通用办公模块、业务管理模块、决策支持三方面的信息管理模块。用户还可以按照系统要求的接口标准，自行设计专用功能模块。信息管理平台的模式主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、栏目管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。因此，OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理
16、系统。信息管理平台的结构图如下：通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的栏目是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块，也提供可选择购买的功能模块。系统功能的模块化是OA信息管理平台的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升
17、级模块可以直接添加到系统的模块库。公司将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供更好的信息服务。用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。3.2 系统的网络环境网络结构：服务器（数据库、文件服务器、应用服务器）、客户端、远程访问。3.2.1 基本的运行环境OA信息管理平台是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows NT Server 、Windows 2000 Advance Server或者Windows 2000 Server，系统需要的数据库是MS SQL Server7.0，或者MS SQL Serv
18、er 2000。系统还需要Internet Information Server (IIS) 构成Web服务器，IIS包含在Windows NT Server 或Windows 2000 Server的安装盘上。客户端只需要安装Windows 95以上的版本，使用IE4.01以上版本的浏览器。不需要在客户端安装专门的软件。当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。系统的构成3.2.2 单主域系统单主域系统是在网络系统中只有一个主域服务器。OA信息管理平台可以安装在网络上的任何一台服务器上。管理平台的用户管理系统从主控域服
19、务器读取用户账户，进行用户的分组和管理。3.2.3 多主域系统多主域系统是在整个网络系统中有多个主域服务器。OA信息管理平台可以安装在网络上的任何一台服务器上。管理平台的用户管理系统从各个主控域服务器读取用户账户，进行用户的分组和管理。3.2.4 广域网有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程拨号、专线等方式实现访问信息系统，通过用户身份的验证确保系统的安全。当系统连接互联网时，需要另外的安全考虑。3.3 数据库系统数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也
20、涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。小型个人数据库系统难以支持单位信息化系统的要求，OA信息管理平台选择MS SQL Server作为信息管理系统的数据库系统。3.4 电子邮件系统电子邮件是OA信息管理平台的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：1）内部员工的电子邮件；2）收发员工的外部邮件。内部邮件 内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。外部邮件 外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上建立邮件代
21、理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。3.5 网络协议网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。3.6 操作系统整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都
22、将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。目前，从性能上讲，UNIX操作系统在某些方面优于Windows NT，在以往企业级系统中，UNIX操作系统占有主导地位。但是，随着Microsoft公司将Windows NT操作系统做为下一个世纪的主导产品，其最新版本的性能越来越靠近UNIX，又由于Windows NT具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护、跨平台能力好，有较好的性能价格比等等优势，使得Windows NT在企业级应用中，逐渐占据越来越大的市场份额。3.7 系统安全系统的安全主要包括两部分，即系统运行的安全和信息的安全。
23、系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑：3.7.1 互联管理的措施a) 用网关或电子邮件。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门，或合作伙伴的互联，为了信息的安全，建议采用网关或电子邮件的方式。对于非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。b) 从物理上与Internet断开。物理上断开从根本上防止黑客队网络的攻击，但是也造成使用的不方便。针对此问题，我们可以采用一种相对安全的方案：允许Intranet用户访问Internet；禁止Internet用户进入Intranet。利
24、用防火墙技术建立一个停火区，将Intranet网络和Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态，判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP；将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步安全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连，所有Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（NAT）将Intranet的网络地址隐藏起来，对Internet来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止Internet对Intr
25、anet的闯入；而且代理服务具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。c) 移动办公安全。系统为移动办公提供了拔号上网的接口，为防止外部的入侵，需配置身份验证服务器，确定用户的身份和权限；还可以在拔号服务器和移动办公用户间实现传输加密。3.7.2 口令保护为了防止非法用户不合法的存取信息，应对用户的存取资格和权限进行检查。在系统中口令选择足够的码长，一般性用户口令的字符长度不低于8位，而且要经常的变换。3.7.3 存取控制在网络设计时通过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析，把网络划分为不同的网段，或划分为不同的工作组；通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授
26、权，可以控制用户对信息源不同级别操作，防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。3.7.4 审计管理系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。对于任何被保护的数据资源（如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户等等信息都有详细记录，提供审计功能。3.7.5 信息加密在网络中，信息存储介质和信息传输通道是共享的，所以必须对信息加密。主要的加密方式分为传输数据加密和存储数据的加密。传输信息的加密：传输数据的加密可以采用数据链路加密和端到端加密。其中数据链路加密是对两个节点之间的单独通信线路上数据进行加密保护；端到端加密为网络提供从源到目的的传输加密保护。存储数据加密：存储
27、数据加密保护是针对记录媒体的信息进行密码化保护。只有获得正确密钥的用户才有权共享文件。加密的目的主要防止偷读、冒充其他用户存取、非法复制等。3.7.6 计算机病毒的防治计算机病毒种类繁多，危害极大，轻者影响系统的运行性能，重者破坏系统数据，使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒；同时各终端上配置防病毒软件，用户可自行进行病毒的清除和预防，可以设置终端
28、进行计算机病毒自动防治。3.7.7 安全意识教育与严格的管理制度在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。第四章 主要功能4.1 信息系统的组成OA信息管理平台具有信息发布，文件管理，公文管理，电子邮件，会议管理，审批管理，人事与组织机构管理，日常办公系统，应用向导，外联数据库，手写批注，决策支持，信息系统的管理与维护和文件查询的功能。将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。而且通过栏目、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。
29、4.1.1 OA的登录与栏目的显示形式登录网络系统之后，启动浏览器(IE)，输入管理员提供的平台网络地址。弹出1024*768，800*600自适应界面。登录用户名由系统自动填入，用户只需输入密码，单击“确认”按钮，即可登录成功。进入平台后，系统会提示您下载控件，此控件将屏蔽您的IE菜单栏，使您在使用本系统时IE处于全屏状态，不会对浏览其它页面造成影响。在平台的左侧可以看到平台的功能列表，列表的上方有三个栏目标签：首页、常用、全部。4.2 信息发布4.2.1 信息发布 信息发布也可以叫作电子公告板。相当于日常办公中的公告板，提供发布各种信息的功能。如：公告、通知或启事等。信息发布采用向导式的信
30、息发布模板，将企事业内部的信息发布进行管理，通过后台管理器将其连接到栏目或模块中，它具有信息发布、维护、查询、归档、归档查询等综合的信息发布功能。对于信息发布的查询，维护，归档等权限可以在后台进行控制，发布的权限是用栏目来区分。 工作中常用的文本信息，如：通知、报告、项目方案、宣传资料、规章制度等，按照组织机构，或者业务的分类，设计信息系统的栏目。 各类信息或业务数据发布到网上，以方便用户查询。查阅网上发布的信息、必须具有系统授予用户的权限。 发布信息的模块通过管理器连接在客户端指定栏目下。 过时的信息、文件可以做文件归档处理，或者删除操作，也可系统自动进行归档或删除管理。 根据需要设置栏目，
31、按部门、人员设置发布、查询、维护的权限，模板相同的信息、文件可进行转发。 需要领导审批的信息文件发布后，需要经过领导审批后才会显示出来。4.2.2 信息发布模板信息发布模板是信息发布的向导。模板规定了信息发布时所包含的信息项目和形式，可以在系统维护栏目里进行定义，目前模板提供6个字段，1个大文本字段，也可以带附件。附件的保存方式有两种：1.保存到数据库（SQL SERVER ）；2.保存到文件夹，可选择是否立即可见和是否到期自动归档或删除。 定义完的信息发布模板，可以链接到某一栏目，这样就确定了栏目。系统的管理员能够根据信息系统的栏目设置，设计多个模板。例如：公告、规章制度、项目方案等都可以设
32、置专用的模板，一个信息模板可被多个栏目链接。4.2.3 最新消息 最新消息实际上是一个搜索引擎。是查询本级及以下各级栏目中是否有最新发布的信息。用户可以按照最近的天数，或者信息包含的关键字来搜索信息。 信息管理平台上可以建立很多的信息栏目（最多可达一百万个栏目），每个栏目下的内容都会经常更新。最新消息可以帮助你知道哪些栏目下有最新发布的信息。 最新消息是查询本级及以下各级有权限的栏目中是否有最新发布的文件信息。 用户可以按“关键字”查询；按“天数”查询信息，按“关键字”和“天数”联合查询信息。4.3 文档管理4.3.1 文件归档 文件归档系统是信息管理平台的文件库，不论是发布到网上的信息，还是客户端(本地)的电子
