1、档案数字化加工流程及档案数字化加工方案和投标书档案数字化加工流程及规范文档目录1一、操作流程档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。先后顺序为：调卷 著录 拆卷 扫描 处理 质检 装卷 归还 备份 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。2二、档案调卷这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1，我方指定专
2、人负责。2，填写档案交接登记表（附件一）。3，在交接登记表上要有双方的签字。3三、整理及著录档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用档案目录模板文档（文档号为JS121006002）。如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与档案目录模板类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：1，如果
3、用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，
4、所有的繁体字在录入时应录入为简体字。5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-30025-12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。8，关于补
5、卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（ ,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。4四、拆卷拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。1，按顺序进行拆卷，“年度 保管期限 案卷号 盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷
6、、还卷时保持档案的原貌。2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理；7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影
7、响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）；5五、档案扫描档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序：1导入档案目录到档案数字化加工软件；2通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构；3开始扫描档案；扫描中的操作细节及要求如下：1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
8、3, 认真填写纸质档案扫描登记表（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）6六、影像处理影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了
9、，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。具体操作细节如下：1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除
10、任何原文或清除任何原文内容。4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。 6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。7七、数据质检1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。如果出现以上问题要填写数据质检表并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按数据质检表二次质检，并对其
11、它数据按5%比例抽检。8八、档案装卷1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符；2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确；3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决；4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则；9九、完整归还归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写档案交接登记表（附件一），档案交接登记表必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交
12、到公司做永久备案。10十、数据备份扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。2，将全部数据在计算机硬盘上备份。3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。11十一、数据挂接1，由组长通过ADPS生成挂接数据。2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文 东软集团股份有限公司 12项目建设内容档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，
13、建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行著录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索。本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工。13历史档案数字化处理标准来源载体或类型原有记录形式转换途径存储格式传统档案纸质档案纸张扫描、数码相机拍摄Pdf、tiff、jpeg照片档案感光材料扫描Pdf、tiff、jpeg胶片/幻灯模拟信息扫描Pdf、tiff、jpeg录音带磁记录专用设备转换wav、mp3录像带磁记录专用设备转换mpeg、avi2.1.纸质档案数字化处理标准（1）
14、纸质文件扫描后的电子文件技术指标纸质档案扫描采用黑白方式。文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。文件扫描分辨率不低于300dpi.电子文件大小应在25K/张左右扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中（2）文件名称要求:案卷、文件的相关信息输入档案管理信息系统。案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建目录。（3）纸质档案文件拆分要求标页码的准确率不低于95%；页码字迹不影响原文
15、档内容，尽量为小；除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；有相关档案拆分记录。（4）纸质档案文件装订要求恢复文档原样，不漏页、错页；装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；有相关的档案相关记录；按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%（5）纸质档案文件扫描要求不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；有相关的档案扫描记录。（6）纸质档案文件修图要求文档清晰，无多余杂点；保留原文档的字迹；有相关的档案修图记录保存方式为 年份一卷号。（7）纸质档案文件分件要求按照卷内目录对扫描文件编号；保存方式为卷号文件号；分件准确率不低于98%；有
16、相关的档案分件记录。 （8）纸质档案文件录入要求录入的正确率不低于97%；记录条清晰，格式严谨；有相关的档案录入记录。（9）纸质档案文件挂接要求为扫描文件分发文件号，便于挂接；保存方式为 年份卷内目录号；有相关的档案挂接记录。2.2.照片档案数字化标准（1）前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。（2）扫描方式：照片按全彩方式扫描。（3）分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi（4）扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对
17、于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用300dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi。若是23寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。（5）文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。（6）文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。（7）照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。2.3.声音档案数
18、字化标准（1）存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本项目规定的声音文件存储为：WAV或MP3。（2）采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。2.4.影像档案数字化标准（1）存储格式：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格、RM格式）。（2）数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。2.5.实物档案数字化标准1 实物档案数字化要求（1）存储要求：数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式
19、为通用的图像格式JPEG/JPG。经过处理后，文件保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG。（2）存储方式：实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一张实物照片按档案号进行保存。例：1995-JP-05 前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为实物的归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号（第五块）。（3）实物图片后期处理标准：对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切。2 电子文件接收来源产生途径类型格式电子文件由各种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等 由各种专业工具形成：包
20、括一些数据库、图形图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等文本文件txt、doc、rtf、wps、pdf图像文件gif、jpeg、tiff、png、bmp图形文件cgm、dxf、dwg音频文件mpg/mpeg、avi、rm视频文件html、xml、sgml数据库文件dbf、wks、db、dif14数字化加工环节档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据
21、统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述。3.1.档案接收将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/
22、纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。加工方考虑到用户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。3.2. 标准的目录结构和文件夹的建立按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，规范档案中的目录内容。包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对。原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如：文书档案目录结构：年度+机构+资料分类+卷+件+页照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排
23、，并与档案实体保持一致3.3. 建立目录数据库主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。3.4. 档案著录的工作细节3.4.1.按原目录著录按照国家档案局档案著录规则(DA/T18)和用户的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。3.4.2.自拟目录著录按照国家档案局档案著录规则(DA/T18)和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。3.4.3
24、.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。3.4.4.一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。3.4.5.数据库数据格式检验按照国家档案局档案著录规则（DA/T18）等的要求
25、，结合用户实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。3.4.6.目录册的形成和打印整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册(案卷目录、文件目录)。对形成档案的目录册(案卷目录、文件目录)和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。3.5. 档案整理3.5.1.档案实体记录加工方在整理时对档案进行排序、编
26、页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。导入用户方提供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让用户签字确认。对照用户方提供的档案目录著录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存，打印出勘误表让用户签字确认。填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。加工方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。对档案的存储介质（照片等）、领导批示页、
27、印章页给予记录、分件和分类。3.5.2.档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下：修复工作要求按照档案修裱技术规范（DA/T25-2000）进行操作修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁
28、切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。3.5.3.扫描前整理根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。对于装订成册
29、、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫描时直接用加工方专业的不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、“00”册目录和档案的全宗目录。在用户要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、“00”册目录和档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。根据用户需要可以形成用户库存档案各种目录册的同时形成库存档案的财产帐和统计台帐。通过档案加工管理软件，根据档案资料的整理和电子目录的建库形成电子文件夹和扫描任务单。3.5.4.档案整理过程中注意
30、的细节由编页码、档案拆分及标记、创建加工任务三部分组成。1 档案排序、编页码档案排序：根据用户单位的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)，包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右下角，反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后
31、的看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出。2 档案拆分及标记档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。3 创建加工任务在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入的接收信息，整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应的档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后上传到服务器中的指定位置。扫描任务单主要内容是档案编号、调案时间、总页码、资
