1、外贸部门度工作规划外贸部门2014年度工作规划第一部分：外贸部门的概况一、外贸业务部门的工作要求二、外贸业务部门的基本规章制度三、外贸业务部门的基本操作第二部分：外贸部门的年度计划第一阶段 一、平台的完善和团队的锻炼二、B2B平台的完善和推广三、团队的组建和运营能力的打造四、网络推广流程化规范和外贸跟单过程的问题解决模式五、推广和业务，所有的流程进行数字化量化监督，提升效率六、营销推广的规划和展会的策划七、客户的细分和推广的优化八、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解第二阶段一、总结第一阶段所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程二、业绩的稳定提升和市场的初步规划三、团队内部形成拼搏向上的风气
2、，相互竞争，相互支持第三阶段一、各个平台效果的总结分析，有针对性的解决问题，提高业绩。二、狠抓客户跟踪过程，关注细节，激励制度的完善三、回顾历史，展望未来，总结经验，开拓市场第三部分：外贸业务部门的工作流程一、客户询盘 二、报价 三、得到订单 四、下生产订单 五、业务审批六、下达生产通知 七、验货 七、制作准备材料 九、商检 十、报关 十一、出口收汇 十二、录入第四部分：总结一、一个核心 二、两个关键 三、三个平衡 四、四个情第一部分：外贸部门概况一、外贸业务部门的工作要求1.外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。2.在
3、客户问价格时，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要与采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降价（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。3.同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排）。二、外贸业务部门的基本规章制度（可根据实际情况做修改）1.周期长，工作隐性。2.工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找
4、样办，看办，看厂等3.部门上班时间为：8：00-12：00 13：3017：35，部门不加班（特殊情况例外） 4.公司给外贸部门经理一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。5.外贸经理可以有相应的活动经费，实报实销。（但只适合在一定的范围之内）。6.公司给外贸部门车辆方面的主便，（有需要接送外宾）可以及时调用公司交通工具，需要提前申请。7.外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。8.新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。9.公司网站设计要具有时代特性，英中文
5、，简单明了，主要突出产品。网上产品要及时更新，也要保证数据的吻合和参数的准确性。10.外贸部门要整理一份常用产品报价单（需要注意汇率的变化），应明确单价的上下浮动范围。以便能随时情况掌握，不至被动。11.公司有专用电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装也需要安装长途固话，每月有至少不低于500元的长途话费。12.部门资料要整理清晰明了，分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。13.信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕，当天询价要当天回给客人。14.确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。15.在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前
6、面。16.主管的指令要明确。17.办公室区不准打私人电话。18.办公室区不准吸烟。（如有客例外）19.办公时间不准上网聊天。三、外贸业务部门的基本操作1.打样：样办在订单处理中占到十分重要的位置，故要求对样办的要求要小心认真（注意客户对产品的大小规格、电压、外观颜色、材质、功率和包装等细节问题）。如客有要求寄办。在可能的情况下，要尽量寄办给客人；但要参考下列要求。公司根据客人要求提供样办。但要收取相应的样办费用。具体情况以实际操作为准。（具体情况视客而定）在收到样办费用后给客提供样办。如国外客户，样办费用要计算运费在内。（特殊情况视具体情况而订，由部门经理决定）打样寄办后要留存资料，以备查。所
7、填样办单送交会计一份。2.合同：大部分的商业行为都以合同为规范标准。以确定双方的权利和义务。故如有同客人签订合同，则一定要根据合同要求处理。在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况，如有疑问可向上级汇报。如在没有保证的前提下，不要随便签订。如客人在合同中列出一些特别要求，要视情况及时与经理取得沟通。确认可以达到客要求后再签订。合同中的四要素一定要仔细核对清楚：（价格，数量，质量要求，交货日期）在有疑问时要同客人沟通。3.付款方式的选择：公司外贸部门的收款方式暂时为：（待定）大笔的货款：公司暂不接受：（待定）等付款方式。只有公司在收到尾数款后才安排出货，有些公司开具信用证等需要通过公司
8、审核，通过后方可发货。如在未收到尾数款的情况下出货时，会计有权利过问，除非部门主管能给出一个合理的解释。（视具体情况而订），但会计一定要通知经理。四、外贸部内部工作人员配备与原则1.人员配备美工（一名）主要负责网站建设和图片处理；跟单（一名）主要负责下单前与生产、采购的沟通，后期负责生产沟通，出货等；销售（两-三名）主要负责对外销售的工作，客户沟通、接待等；后台操作员（一名）主要负责阿里和环球资源的后台分析、后台操作等。2.招聘原则外贸部门的人员要求少而精。如部门人员暂时不够。宁愿多花时间找合适人员，也不能胡乱找人顶替所缺职位。由于工作的关系。部门要求人员：要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。
9、第二部分：外贸部门的年度规划外贸部门年度工作计划，主要分为3个时间段，每个时间段的规划内容如下：第一阶段 一、平台的完善和团队的锻炼 1、公司网站平台的完善和推广1.1 根据公司对未来产品和市场的定位（高、中、低档次）确立网站的风格（复古、潮流、小清新、辉煌、新颖、性价比），准备应用效果图（五张高清店招、五张高清促销图、十张厂房照和生产机器照、各大主打产品图片），生动，清晰，符合定位，有联想余地的，在细节部分充分体现产品的特点。在3月8日之前完成，负责人美工（待定），新来A员工协助。1.2 每个应用图下面的文字信息，要诠释应用图，充分体现我们提供的价值，能给客户带来什么样的效果，在3月15日前
10、完成，负责人后台操作员（待定），由销售员B协助。1.3 每个应用图和文字中间的表格，就是基本参数，负责人销售员A（待定），在3月22日之前完成，可在确定主打产品开始筹备工作（及时与技术和研发部门沟通，确保产品参数准确，数据准确率在小数点后2位）。1.4 网站的推广方案的制定和执行监督，由外贸销售经理来负责，3月29日前完成。以上图文并茂的资料，需要于生产和研发部门积极配合，也需要外贸部门和老总多沟通，网站的浏览过程，就是我们引导客户下单的过程，所以，我们前期的所有的投入都是必要的，从网站上把公司的实力全方位地在展现在客户面前，让国内、外的客户从网站上能够更深层次地了解，浏览网站相当于一次深入的
11、验厂，加深客户对我们的信心。1.5 客户资料的整理和客户等级分类（星级分类法），以及分配上进行细节划分，在3月31日前，清晰分配下去，责任到人，逐步实现流程化，由外贸销售经理负责，其他人协助。1.6 网站的作用，如何更好的利用网站的功能，开发以往的客户，要制定确实可行的方案由外贸销售经理负责，销售员A，B协助。 二、B2B平台的完善和推广2.1 环球资源和阿里巴巴的上线，图片和文字的上传，主要由后台操作员负责，A,B协助，在4月30日前完成。（前期文档类工作比较大，部门各人员全力支持）。A.需要网络支持，宽带需要10M，带无线路由器,中高档配置电脑每人一台。B.每一款上传的产品需要配主图三张、
12、细节图五张、包装图三张，主打产品需另加两张；C.每款产品简要描述要做好模板，但要求不能千篇一律，适当做修改；D.详细描述：产品参数必须与技术部门核实，力求无误；E.产品定价：实行阶梯价，量大优惠政策，吸引客户的单次下单金额增加，重点客户可给予适当优惠，定价必须和采购部门核算落实；F.售后条款：落实产品的质量，体现产品优势所在；团队人员：图片要求有活力，有朝气，吸引客户的兴趣，体现大家庭氛围2.2环球资源和阿里巴巴的推广，主要是搜索关键词的优化，在4月30日前，了解排名规则，并进行测试，由后台操作员（待定）负责，外贸销售经理指导，销售员A,B协助。A.主打产品必须是橱窗产品，3个月内主打产品的关
13、键词需要基本囊括，排在首页的数量必须占改产品上传量的40%。B.第三个月起，曝光量、点击率、反馈率需在行业平均值以上。C.力求在第三个月起，能让之前的所有旧客户都知道我们网站的建立，公司搜索排名能在前50名。2.3两大平台和网站的整合，如何互相促进，要制定规划，有助于客户数量的增加和质量的提高，这个工作由销售A（待定）负责，其他人协助。在5月31日前完成。三、团队的组建和运营能力的打造3.1新员工的培训，对公司文化的理解和外贸规划的理解等，这个工作由销售B（待定）来完成，在入职后的3周内达到预期效果（个人的职业规划要与企业和部门的规划步伐要一致，并能理解并支持公司的相关政策）。3.2定期参加相
14、关主题的会议，提升业务能力和对公司规划的理解等，一个月3-5次，这个工作，由业务员B负责。3.3对于工作中所遇到的问题，清晰解决问题的思路，首先清楚问题是什么，其次，怎么解决问题，最后为什么要这样解决，这样的思维模式需要半年的时间甚至更多，先从培养名人堂：众名人带你感受他们的驱动人生马云、任志强、李嘉诚、史玉柱等各位商业名人开始，由外贸部经理负责。3.4通过团队之间的配合，不断优化内部协作上的流程，提升效率，真正做到团结一致，直奔目标，先从培养意识开始，4月12日前见成效。四、网络推广流程化规范和外贸跟单过程的问题解决模式1.网络推广所遇到的问题的研究和探讨。由外贸销售经理负责组织开展会议，做
15、好会议记录，及时上报最新情况。在网站推广过程中所遇到的问题和感悟，跟大家分享，更多了解网络，熟悉网络，运用网络，每周专题探讨，由销售员A组织，3月15日前，大家对网络营销有个更高层次的认知，并且提高对公司网络方面战略的认同和信心。2.相关人员的配合流程，素材的制作和完善。网络推广方面的规划，制定操作流程，监督流程，作业自动化，需要销售员A制定相关的规则和模版，大家在初步的操作过程中不断提出修改方案，慢慢完善，形成我们独有的网络推广流程，由销售员A负责，在3月31前完成。3.跟单流程不断的细化，专业化，流程化。公司客户的细分，最有意向的客户由外贸销售经理来负责，其次是销售员A负责，对于客户进展情
16、况的不断优化，每个人都要提出自己的意见和建议，在原有的流程上进一步提高效率，缩短跟单过程。责任人销售员B其他人协助。4.遇到问题解决的即时性，高效性。对于任何突发的问题，及时解决，但是事后一定要记录在案，定期总结，不断反思，尽量避免流程内问题出现，执行人销售员B。遇到的所有遇到的问题五、推广和业务，所有的流程进行数字化量化监督，提升效率。1.推广定期的进展情况，用数据说话，点击率等。推广每个月有计划，保持每月曝光率有10%左右增长；点击率5%左右；反馈增长率有8%左右；考核就是数据表，要看到实际的效果，这事由销售员A负责，外贸销售经理监督。此项任务长期执行。2.业务等级的区分，进展过程数字体现
17、，清楚过程工作进展，透明化，清晰化，用数字说话，用进度证明自己，把每天的日报表、周报表、月报表都交由B统计；外贸销售经理监督、审核。此项任务长期执行。六、营销推广的规划和展会的策划1.针对平台的推广和网站的推广网站，平台，展会资源整合，如果有准备参加的展会，做准备工作，所有的策划活动和推广方案，都以提高展会的效果为前提，具体规划，由外贸经理负责制定，其他人协助，做出完善的计划，随时准备参加展会。名片、宣传资料、人员分配、展架、产品资料等。4月底前完成2份较完善计划。 2.展会的策划和准备展会的策划，和网站的整合，具体活动的制定，分配到人，由外贸销售经理负责，其他人员协助。七、客户的细分和推广的
18、优化1.客户的细分，针对性的开发客户，提高接单效率通过上一季度的细分和跟踪，再次提高客户分级标准，重新分配，有针对性的分析跟踪，不同等级客户可安排不同制定相关策略，不同等级客户安排不同人员跟进，优化人员配置，减少人员自愿浪费。形成习惯，由外贸销售经理负责。5月31日前完成。2.推广方式的升级和优化，为业务带来更多的询盘和订单。通过网站，平台，和展会的整合，评估效果，调整方案，增加推广方式，提高推广力度，带来更多的询盘的同时，提高转化率，订单量的增加，具体方案的制定，由外贸销售经理负责，5月31日前完成。八、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解 1.团队内部人员的凝聚力，协调力，执行力等的提升通过
19、网站，平台，展会，和半年的沟通，了解，在团队协作上，团队文化上，大家是不是保持积极的状态良好的心态，进行总结和规划，为达成目标，奠定思想基础，召开团队会议，了解团队成员的思想和方向，引导各人的思想统一能扭在一根绳上，外贸销售经理负责，6月30日当天召开。 2.对于营销了解的深入团队各成员对于管理，团队，网络营销，公司的战略目标，是否理解的更加深刻，对于公司的发展是否信心十足，把情况记录在案，方便日后的管理和交流，由外贸销售经理负责。 第二阶段一、总结第一阶段所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程 1.对于第一阶段度营销和业务方面的问题进行总结分析并解决对于营销和业务方面的问题和一些影响订单
20、达成的因素，要落实到人，通过大家的交流和讨论，清晰各自的责任，并且针对问题等进行各自负责内容的总结和提出解决方案，业务方面执行人销售员A，网络方面执行人销售员B，整体协调上的负责人外贸销售经理。2.对于外贸各个环节，人员的配合度的提升，进行强化各个环节通过第一阶段的运作，人员的流动，职责的清晰，责任的承担，等等，需要在工作过程中，不断总结，交流和沟通，执行人外贸销售经理。3.真正做到体系完善，执行力强大和迅速。随着团队的稳定，工作的模板化，逐渐实现流程化，自动化，体系健全，运转正常，执行迅速，所有的任务都必须订下最后完成时间，并由专人负责监督，执行人外贸销售经理。二、业绩的稳定提升和市场的初步
21、规划1.通过网站的推广，B2B 平台的运作和展会的配合，逐步提升外贸业绩。2.对于各个区域市场的规划概念形成3.逐渐向专业化，有针对性的做市场三、团队内部形成拼搏向上的风气，相互竞争，相互支持1、强化团队文化，打造拼搏向上的团队，凝聚力，执行力再上新台阶2、以订单为目标，以团结和谐为前提，积极拼搏，每人都做冠军。 第三阶段一、各个平台效果的总结分析，有针对性的解决问题，提高业绩。1.网站，环球资源，阿里巴巴国际站，展会，出货客户，意向客户等进行详细的分析与探讨和交流，在营销平台的利用率上，争取再上一个台阶。2.针对各个平台不同来源的客户，和成交的比例，反思跟单过程中的问题，并进行研究和解决人员
22、分配的调整，还是客户结构的调整，都根据实际情况进行。二、狠抓客户跟踪过程，关注细节，激励制度的完善1.跟踪客户，对于周期长，没有下单的，进行分析和总结，提高效率2.细节决定成败，不断反思，在跟进客户过程中细节的问题，并分享3.好的员工是奖励出来的，鼓励和支持，是必要的。三、回顾历史，展望未来，总结经验，开拓市场1.业绩的拼搏，团段文化的建设，是否收获良多，探讨我们走过的路 2.对于明年的规划，各个成员有何看法和计划，交流分享。3.市场的开发，我们是否占有了一定的比例，或者形成口碑了第三部分：外贸业务部门的工作流程一、客户询盘： 一般在客户下订单之前，都会有相关的order inquiry（订单
23、查询）给业务部，做一些细节上的了解。二、报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，performa invoice（形式发票）给客户做正式报价。三、得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单purchase order（采购订货单）。四、下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。五、业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大
24、的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟单员跟进。六、下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产： 6.1：如果是l/c付款的客户，通常是在交货期前1个月确认l/c已经收到，收到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是t/t付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行d/a等方式收汇等，需经理确认。七、验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人
25、员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知生产部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。八、制备基本文件： 工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。九、商检： 如果是国家法定商检产品（2013年9月开始LED灯具不用商检），在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。十、报关十一、出口收汇十二、录入
26、公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料file（文件）。包括此张单涉及到的所有资料。第四部分：总结做好外贸销售经理必须做好一个核心，两个关键，三个平衡和四个情。一、一个核心始终以销售营业额为核心，做为一个外贸销售经理的核心工作就是带领所负责团队，利用各种渠道去实现销售额的最大化和利润的最高化。二、两个关键管理，即管好人理好事。1.领导就是引领指导管好人。管人不是制约人而是利用各种有效的手段去引导激励团队成员，使每个成员可以最大程度的发挥各自的能力体现价值，从而实现团队销售额和利润的最大化，管理所负责团队成员的日常工作行为，使所在业务员工作合理合规。 2.理好事 2.1负责部门的发展规划，制定阶
27、段时期销售目标 2.2领导，激励团队成员实现目标销售额的达成的最大化和利润的最大化 2.3以提高效率为导向，不断优化工作平台和工作流程，使部门更有效率的运作 2.4对业务过程所出现的重大问题进行断定分析并制定出解决问题的方案 2.5对业务员进行业务培训，指导和支持，不断提高整个团队的销售能力和工作效率 2.6适时抽查监督团队成员的业务开发情况和订单的执行情况，确保整个团队能不断开发出新的业务，订单按质按量按时并且安全的执行。三、三个平衡 3.1客人和公司之间的关系平衡（利益与交情） 3.2部门和公司之间的关系平衡（效益与配合） 3.3自己和团队之间的关系平衡（忠诚与创造）四、四个情4.1激情激情澎湃、充满朝气、乐观面对4.2感情面对客户，一见钟情、一往情深面对团队，手足情深、情同一家4.3同情屡错不改，绝不手下留情、绝不顾念旧情4.4情操职业操守、道德观念、思想追求
