1、 HB-JS/ZD-02技术文件及档案资料管理制度1 总则1.1 为了加强公司技术档案的管理， 充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据科学技术档案工作条例、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。1.2 技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、 新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的， 并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。1.3 技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。1.4 技术档案工作是公司经营管理工
2、作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。2 技术档案归案制度2.1 归档要求2.1.1 各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。2.1.2 各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。2.1.3 归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。2.1.4 归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核
3、对无误后履行签字手续，各存一份。2.2 归档时间2.2.1 本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次年6月末前归档。2.2.2 临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。2.2.3 重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后天内归档。2.2.4 外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。3 技术档案收集工作制度3.1 收集范围凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。3.2 基本要求3.2.1各个部门应将技术档
4、案收集工作做为本部门一项重要的基础管理工作，保证档案的齐全和完整。3.2.3收集的技术文件材料要全面、及时、真实。3.2.3本公司新进设备开箱检验，必须有档案管理人员参加，对资料不齐全的应想办法补办，不符合要求的不预验收和签字。3.2.4技术档案材料收集不齐全应考核技术档案管理人员。4.技术档案整理立卷制度4.1基本原则4.1.1整理档案应根据技术资料的来源、内容和形式保持文件之间的历史联系。4.1.2整理后的技术档案必须便于保管和利用。4.2工作内容4.2.1技术员要对技术文件认真整理，并根据归档工作有关规定进行立卷工作。4.2.2技术员应认真进行技术的档案整理、立卷工作。并负责全部技术档案
5、分类、案卷排列、编号、编写案卷目录等工作。4.3基本要求4.3.1原件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件要立在一起，不得分开、文电应合一立卷。4.3.2立卷时，对文件材料有破损的要修补，并在装订前将金属物去掉，文件材料必须字迹清楚、耐久、严禁复写和用圆珠笔、铅笔书写材料。4.3.3凡是归档的技术材料，底图和蓝图一并归档，重要的蓝图可归档两份。并有技术负责人签字。 4.3.4归档时必须办理归档手续，由归档人填写移交清单一式两份，当面查点清楚，交接双方签字，各保留一份。5.技术档案保管制度5.1工作内容5.1.1接收技术档案必须认真验收，并给予办理接交手续。5.1.2存放档案必须有专
6、用柜、架，排架方法要科学和便于查找。5.1.3原图不得外借。修改后的原图存档，要认真检查其修改、补充等情况。底图存放要以平放为宜。5.1.4定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡，要注明原因。5.2基本要求5.2.1保管工作要做到不得使技术档案分散、不得使档案互相混乱、档案不得丢失、不得泄密、不得使档案遭到损坏。5.2.2每年对库存档案的数量、保管情况进行一次检查。对于特别重要的档案要逐卷逐件检查，一般档案可逐卷检查。5.2.3档案装具材料要符合国家档案标准的要求。5.2.4调换工作时要办理交接手续，对档案材
7、料现有数量和状况做全面或部分检查。6.技术文件、档案资料的借阅、发放制度6.1基本原则按公司有关规定，技术员负责全公司档案的提供利用工作。6.2借阅范围凡是本公司生产、经营、基建、管理各项活动中形成的技术档案，管理员一律负责提供利用。6.3借阅要求6.3.1本公司工作人员，因工作需要借阅、查阅技术档案时，必须办理借阅手续，经档案员同意后即可借阅 。6.3.2借阅技术档案必须妥善保管，保持档案的完整与安全，阅卷时严禁吸烟、折叠、剪裁、抽页、勾画、涂改、转借或擅自复制、拍照、如有泄密、丢失、玷污、撕折和涂改等情况，要依据有关规定进行处理。6.3.3借阅人员不准擅自到技术室内查找、翻阅。6.3.4凡
8、有下列情况之一者，应立即将所借阅的技术档案资料送还档案室。 借阅人请假或出差超过半个月以上。 借阅人调离工作，离开本公司。 遇到重要节假日时，档案资料必须在节前返还。 因工作需要，档案室认为有必要提前返还者。 6.4发放制度技术文件（图纸）发放，须填写图纸发放记录登记表，发放到生产过程中的图纸，必须由相关部门按照图纸发放记录登记表的要求填写具体、完整，不得代替他人填写。7.技术档案保密制度7.1保密原则技术档案保密工作要内外有别，对外必须坚持保密，对内则在遵守国家保密制度的前提下，尽量便于提供利用。7.2保密范围技术档案是公司的宝贵财富，凡涉及本公司利益，在一定时间内只能让一定的人员知悉的文件
9、材料，均属保密范围。7.3基本要求7.3.1档案管理员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄漏机密。对违反保密制度的人和事要坚决抵制，并及时向公司领导反映。7.3.2属于保密范围的档案应标明密级，对不同密级的档案应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。7.3.3查阅档案人员，不得将档案带出室外或放在它处。7.3.4如发现泄密或档案丢失时，应立即向公司领导报告，并及时采取有效措施。8.原图管理制度8.1基本原则 凡是在生产和管理活动中形成的具有保存价值的重要原图档案，要集中统一由综合档案室保存。如有特殊需要，按有关规定执行。8.2基本要求8.2.1凡是本公司自行设计的原图应由设
10、计部门移交档案室统一保管，并填写移交清单一式两份，双方在移交清单上签字，以备存查。8.2.2归档原图必须完整、签字齐全、分类编号正确、字迹线条清晰，原图的标准尺寸按国家标准执行。8.2.4技术室对归档的原图要分类、编目、平放保管、定期检查、做到账物一致。9.图纸更改、补充制度9.1基本原则 根据图纸更改制度的要求,修改己归档的图纸要有经过主管领导批准的设计更改通知单。9.2基本要求9.2.1修改已归档的图纸，要有技术负责人或本公司领导批准的设计更改通知单，方能修改。9.2.2为了保持图纸和生产现场相符，各部门对设备改进及设备迁移，增设、变更时，在变更后一个月之内，由技术人员负责修改底图。9.2.3当更改涉及到主要技术参数和功能、性能指标的改变，或人参安全几相关法律要求的时，应对更改进行适当的评审、验证和确认，经总工程师批准后才能实施，评审应包括评价更改对产品组成部分和已交付产品的影响。9.2.4 应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索，应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 第 6 页 共 6页
