1、微软企业项目管理方案可行性分析报告项目管理平台建议书-基于微软企业项目管理解决方案*有限公司1 问题与挑战1.1 背景*集团公司成立两年多来，通过有效的实体经营和资本运作，公司规模迅速扩大。随着集团公司的快速发展和国际化经营战略的实施，对企业自身的管理方式、管理水平和管理手段都提出了新的要求，为此，集团公司把信息化建设作为三项重点工作之一，并对管理变革和实施企业信息化作出了具体部署。为了响应集团领导对信息化工作的要求，以信息化全面提升企业管理现代化，信息管理部门首先从财务、人力资源、项目规划建设、经济运行管理等方面进行信息化建设，为集团国际化经营打下坚实的基础。随着信息化进程的推进和不断深入，
2、如何提高项目运营质量已成为公司领导和信息主管日益关注的焦点。根据集团的信息规划，公司每年都有大量的IT项目实施，这些项目投资都很巨大。如何进一步规范项目管理流程，增强计划的可执行性，促进资源的有效配置，及时跟踪和监控项目开发过程，科学评估项目成果，不断积累项目管理经验和教训，实现信息共享，提高管理效率，提升整体项目管理水平，从而全方位地服务和支撑业务的持续发展，增强同业竞争力，已成为各级管理者的关注焦点。近年来，世界范围内对项目管理理论的探究已日趋成熟，许多国内外企业也以其亲身实践证实了这些理论的合理性和先进性，并在实践中积累了相当丰富的管理经验。这就为我们实现该项目预期的目标树立了榜样，提供
3、了很好的可借鉴的实例。1.2 需求分析1.2.1 *集团公司项目管理现状（阐述该公司的业务现状以及存在的问题，整个第一章可以依据可以根据项目的实际情况进行修改）1.2.2 强化企业项目治理流程项目管理本身就是一个生命周期管理流程，包括立项、审批、计划制定、项目执行、监控和归档等步骤。除此以外，企业项目管理过程中还存在着许多辅助流程，如外请专家审批流程、交付件质量指标评定流程等等。集团需要使用先进的手段来规范企业信息化建设项目管理相关的流程，这比传统的手工提交的审批流程在流程设置、数据保密性、流程监控和及时性方面都有了质的增强。另外，集团在未来要寻求上市，因此公司会受到如萨班斯法案等政策的约束，
4、需要在企业各种流程中加强内控，同时也希望能够将流程的整个过程、出现的问题、得到的交付件等信息进行备案，以便查阅。1.2.3 有效地对项目监控和分析信息化项目的执行期间会产生各种各样的问题，比如工期拖沓超过预定期限、资金使用不当超过预算、人员离职等因素引起的人力资源紧张、沟通不当造成问题无法及时解决等等，任何一个问题都有可能造成项目的最终失败。因此，项目启始的决策是项目成功的第一步，而项目执行中的监控才是项目成功的保障。的信息化项目管理人员在项目监控过程中，不仅需要一目了然的项目健康状况指示灯和项目问题提醒机制，以便在第一时间发现项目执行中的问题；还需要即时的项目各方面的报表，以便深入的查看问题
5、出现的根源，更好的解决问题。1.2.4 增强项目中的团队协作在项目的执行过程中，由于沟通不畅或协作不够会导致很多问题，例如项目文档版本不统一、项目问题拖延解决、项目状态汇报不及时等等，这些问题会直接影响到项目的最终结果。信息化建设项目管理系统的一个主要需求就是为项目团队提供一个共享与协作的平台，从项目建议的提出与审核、项目计划编制与执行，到项目监控与报告，都需要项目团队成员紧密协作，才能最大限度的降低风险，增加项目的成功率。1.2.5 与其它业务系统整合集团存在各种各样的业务系统（如财务系统、人力资源系统等）。企业项目管理系统中的许多数据，需要从这些业务系统中取得或者输出到这些业务系统中，如项
6、目的成本数据、人力资源使用的数据等等。如果系统之间无法进行数据对接，而是采用业务人员录入的方法，就需要每个系统的数据录入提供一套录入界面，那么不仅仅会浪费大量的工作时间，更重要的是会产生手工的数据录入不一致，于是，为了校验数据，企业又需要投入大量的人力物力进行数据核对或加派录入工作人员的工作。因此，信息化项目管理系统与其他系统对接，相互传输数据既能够保证数据的准确性，又能够省掉许多人员成本，成了项目管理系统的一个焦点问题。1.3 项目管理系统的目标信息化建设项目管理系统需要满足企业内部的所有IT项目的多项目管理要求，使企业在IT方面的投入更好地适应业务发展方向和目标。在此系统中包括了项目的立项
7、、启动、实施、监控及收尾各个阶段的管理。 立项阶段：项目组向领导层提出立项申请，申明项目的实施周期、实施内容、成本和收益、所需资源（包括人力资源及物力资源等）等内容。领导层根据项目的风险等级、实施周期、投资回报率等考量标准审核立项。并审批通过的立项申请。 启动和规划阶段：项目正式立项后，不同层级的项目负责人负责项目的范围确定、工作结构分解、资源分配、进度制定、成本核算、预算分配等工作。 实施和监控阶段：在项目的实施过程中，领导层可以监视多个项目的进展及成本/收益情况。项目组可以更新个人进度、控制进度变更、集中管理项目文档（包括风险管理、问题管理、采购管理、质量管理及可交付物管理等）。 收尾阶段
8、：完成项目相关文档归档，项目的绩效考核。整个系统实施完成后，需要达到如下目标： 易用性。由于集团信息化建设项目管理平台的使用对象并非是专业的信息技术人员，需要在界面操作上，都方便、简单、易用。不要给项目组成员在项目中增加过多的工作量。 高可靠性。在项目管理平台是每个项目中日常工作的平台，因此，必须要保证项目管理平台的可靠，才能保证项目组能及时准确的汇报项目情况，而管理层能及时准确的获得项目的宏观信息。 高安全性。为了避免知识产权的流失，项目管理平台要保证项目信息的安全性，避免未授权的用户访问了机密的信息。 易管理和维护。集团信息化建设项目管理平台的建设时间紧迫，需求迫切，因此，这个系统，尤其是
9、项目组工作平台应该要易用安装、配置和维护，而且涉及到的开发量较少。2 解决方案概览2.1 解决方案功能概述微软项目管理解决方案使管理层能及时自动的获得各个项目的进展情况，根据项目的进度、资源等情况进行统计和分析，并可进一步查看每个项目的具体情况，了解项目当前的成果、问题、风险等信息，而能够及时的调配资源，统一协调规划项目。企业能根据人员、资金、进度等情况生成多种统计报表，全方位掌握信息化建设项目发展情况。系统针对每个项目建立项目组的管理和交流的工作平台，方便项目经理进行整个项目的管理和控制。通过项目组的管理和交流平台，实现项目的进度控制、风险管理、协作交流、文档管理等；通过项目组的管理和交流平
10、台，利用信息化技术提高整个项目组的管理水平，真实的反应项目的情况，并加强项目组成员之间的交流和信息共享。微软企业项目管理解决方案覆盖了企业项目生命周期的全部过程，如下图所示：微软企业项目管理解决方案，帮助使用科学的理论对项目进行正确的决策，利用客户熟悉的Office办公环境为企业提供灵活而严谨的审批流程，采用一目了然的平衡记分卡和强大的报表工具帮助对项目进行全面的监控。微软的企业项目解决方案主要从下面几个方面来帮助提升项目管理：1. 使用科学的理论支持企业的决策微软企业项目管理解决方案中的分析与决策功能是基于1992年诺贝尔奖著名论文组合选择，分析与决策的过程是帮助企业评估项目的关键性指标和企
11、业战略目标，根据企业有限的资金与人员这些限制条件来优化和筛选项目，最终获得最大的价值。2. 规范的治理流程全面管理企业项目生命周期该解决方案包含一套规范的项目治理流程，其中分为四个阶段，包括建立、分析、计划、管理，每个阶段中包含很多步骤，且完善的定义了步骤之间的过渡与交付件。3. 强大灵活的工具编制项目详细计划，管理进度、成本与资源解决方案中提供了灵活的界面帮助用户编制详细计划，管理进度、成本与资源。 甘特图方式展现任务及相互关系，用户可以直接拖动甘特图来调整任务属性。 简单的建立项目团队，支持资源的预定、资源的替换、可用性察看和过度使用预警。 自动计算项目的成本，可设置成本结构、成本代码等，
12、以编制报表或与财务系统联通 项目成员可以对任务进行再分配，还可以更新工时报项目经理审批4. 活而严谨的审批流程规范业务、加强管理该解决方案中集成了工作流引擎，可以使用多种开发工具或设计工具来根据用户需求订制流程，为项目管理治理流程提供辅助功能。5. 多种工具全方位对项目的执行进行监控微软企业项目管理解决方案中集成了三种项目监控的工具：平衡记分卡、多维分析图表、自定义报表；既可以一目了然察看关键指标，也可以全面详尽的察看问题所在。6. 丰富的编程接口能够与各种业务系统对接微软企业项目管理解决方案提供了高度的可扩展性，企业中的各种业务系统（如财务系统、人力资源系统等）可以轻松的与该解决方案交换数据
13、，降低成本，增加数据的准确性。2.2 项目管理解决方案系统结构针对项目管理系统的建设目标与需求，微软公司建议的系统结构如下图所示：2.3 解决方案特点微软企业项目管理（EPM）解决方案能够使得在整个企业范围内有效管理与调整IT项目及其相关资源, 为集团领导提供具有战略性的项目组合功能、强大的团队协调功能、项目与计划管理标准化功能、集中资源管理功能以及高端分析与报表功能。以下四个方面概括方案特点:1. 获取可见性与洞察力可见性意味着可以轻松查找、分析和呈报与项目有关的所有类型的信息。从具有针对性的项目到复杂的项目和项目组合，管理层能够对其进展状况及其相关资源投入进行分析。除了现行项目之外，还可以
14、监测从项目启动前的筹备阶段到项目完成后的实际运作阶段这一整个项目生命周期的情况。2. 企业敏捷性可靠的EPM解决方案可以提供高性能、易于管理的基础架构，它不仅能让高效运作从简单到包含多个项目的大型项目组合所有信息化建设项目，而且将来也能方便得扩展到别的项目建设领域。3. 轻松开展工作 EPM解决方案提供了对熟悉的应用程序更丰富的访问方式，而这些程序又与EPM解决方案进行了整合，从而使整个信息化建设中所有用户的参与能力得到增强，能够力浏览、更新和分析项目信息。这项特性可以促使多个项目团队之间的协调工作顺利进行，以便改进协作效果，并为分析和呈报工作输送更丰富的数据。4. 可延伸性与可编程性EPM解
15、决方案提供了能够满足不断变化的企业需求的灵活性。可以对Project Server数据进行自定义并通过新的Project Server Interface（PSI）应用程序编程接口和VBA/对象模型更改将这些数据与现有系统进行整合。重新设计的基础架构和新功能可以支持更多用户，并保持更优异的性能。2.4 方案优势与业务收益2.4.1 融合最佳实践，辅助企业执行微软项目管理解决方案最大的好处就是有大量的“开箱即用”的功能，并且融合了很多企业使用经验的最佳实践，帮助企业使用这套解决方案。 项目管理治理流程的最佳实践：包括项目立项与审批、计划制定、资源分配、执行监控等阶段与步骤 项目计划制订的最佳实践
16、：解决方案中预置了各种项目模板，供企业参考使用 时间表管理的最佳实践：时间表的类别管理，时间表审批等 其他最佳实践：如沟通管理、风险管理等等2.4.2 多种监控机制，降低项目风险微软项目管理解决方案含有全方位的项目监控手段，并支持监控内容自定义、监控报警通知与分析报表推送等机制，当问题出现时第一时间通知管理者： 基于关键性能指标（KPI）的平衡记分卡的指示灯监控 基于多维数据集的图表分析监控，可生成直观的各种图表 基于数据仓库的报表分析监控，可生成多种格式的报表2.4.3 管理企业资源，提高利用效率微软项目管理解决方案可以对企业所有资源进行管理，并分配到项目中使用： 企业资源包括人力资源、物料
17、资源和成本资源，在系统中进行统一的管理，并且支持常规资源、预算资源等特殊资源类型 分配资源的时候可以利用统计分析功能查看某种资源在某个时间段内的可用性，提高资源利用效率，并且支持资源预定机制 人力资源可以结合企业组织结构、人员技能等自定义指标进行综合管理2.4.4 多种协作手段，增强团队合作微软项目管理解决方案中，包含了多种团队协作的手段。 每个项目都有专属的工作区，存储项目文档、交付件等，提供了团队协作功能 用户可以使用Outlook将项目任务倒入自己的个人日历中 系统在各种流程中都可以定制邮件提醒，及时通知用户审批状态 Web界面上可以与即时消息和邮件系统集成，随时查看用户在线状态2.4.
18、5 系统定制灵活，满足企业需求虽然微软项目管理解决方案中具有很多值得借鉴的最佳实践，但是每个企业都会有各自的特殊性，都会有各自特殊的需求，因此，该解决方案提供了最大限度的可定制性，可以根据的特殊需求来量身定做符合要求的项目管理平台。 企业项目治理流程中各阶段和步骤的可定制性，包括步骤的人员与交付件等 各种工作流程的可定制性，可以与Office System配合定制表单模板 项目监控的可定制性：包括平衡记分卡与报表模板定制 与业务系统交互数据的可定制性2.4.6 节省培训成本，保障现有投资微软项目管理解决方案使用Web界面、Office套装软件和Project Professional供用户使用
19、，界面友好，使得企业员工可以高效工作，提高生产效率。 Web界面允许每个人根据自己的喜好来个性化定制 Office套装软件和Project Professional为大多数用户所熟悉，培训成本很低同时，微软项目管理解决方案所需要的软件环境，都可以利用企业现有的软件架构进行升级，并能够保障现有系统中的数据能够顺利迁移到新平台中。 Project 2003/2007是国际最流行的桌面项目管理软件，许多企业使用它们来制定项目计划，因此有大量的数据必须迁移。微软项目管理解决方案可以保证升级这些软件，并安全的将数据迁移到新的平台中 微软项目管理解决方案可以集成企业活动目录（Active Director
20、y），将企业用户及其组织结构导入到项目管理资源库中 其他的软件，如数据库系统软件、门户系统软件等，如果企业正在使用这些软件，微软项目管理解决方案可以对这些软件进行升级，并能顺利保留已有数据3 系统详细设计3.1 逻辑架构项目管理平台是建立在.Net平台上的多层服务体系。不同的用户角色在平台上实施不同的操作，并对应相应的用户权限。该解决方案的逻辑架构如图所示：图3-1 项目管理平台逻辑架构图该逻辑架构分为三层： 最底层为用户认证及数据库平台：为项目管理系统提供用户身份验证、组织架构管理及项目数据存储的功能。主要面对平台管理人员或IT人员，维护数据信息。 中间层为项目管理平台：提供项目管理系统的应
21、用平台。主要提供项目立项管理、项目计划/进度管理、项目资源管理、项目成本管理、项目问题/风险管理、项目更新管理、项目监控/报告管理、项目知识/文档管理、项目采购管理、项目沟通管理、与其他应用系统集成等功能模块。主要面对平台管理人员或IT人员，按照业务需求定制业务模块。 最上层为访问项目管理平台面的客户端：提供了客户端访问及IE浏览器访问两种方式。面对项目管理人员、公司/部门高管人员及项目实施团队。其中，项目管理人员需要使用客户端工具Project Professional制定及维护项目计划；公司/部门高管人员及项目实施团队则需要通过IE浏览器访问企业项目信息或更新进度状态等。3.1.1 主要模
22、块如图3-1项目管理平台逻辑架构图所示，系统主要提供了如下几个大的功能模块： 项目立项管理在此功能模块中，参与对象为项目监理和公司管理层。由项目监理填写立项申请表提交公司管理层，管理层利用各种分析图表分析项目数据，审批通过后即可正式立项。 项目计划/进度管理在此功能模块中，参与对象为项目经理及项目组成员。主要由项目经理分解任务，制定任务计划，查看资源可用性，并为项目组成员分配任务。任务分配结束后，项目经理负责发布项目计划，从而整个项目组可以看到相应的项目进度计划。项目组成员及项目经理都可以通过浏览器或Outlook客户端对任务的进度进行更新。进度更新后，需要经过项目经理的审批，通过后，进度才可
23、以正式更新。 项目资源管理在此功能模块中，参与对象为项目经理及IT管理员。其中，IT管理员负责维护目录服务中的企业人员信息，进而与企业资源中心的人力资源同步；而项目经理负责维护项目所需的人力、物料资源信息。项目资源管理包括了企业、项目资源（人力、物料资源）的增加、删除、更新。 项目成本管理项目成本分为三种类型：人力资源成本（或以时间为单位计量的成本，如机器使用成本）、物料资源成本及其他成本（如差旅费用）。项目成本的管理分为：项目成本设立、项目成本跟踪、项目成本更新及项目成本统计四个部分，参与者为项目经理。项目经理利用项目管理平台提供的项目报告中心成本报告视图，分析项目的成本数据，也可以通过客户
24、端工具Project Professional 2007提供的各种分析图表模板（如随时间变化的盈余分析图）分析项目成本数据。 项目问题管理在问题管理模块中，项目管理平台提供了问题的提交、问题的评估、问题的跟踪和问题的解决四个部分，参与者为项目经理及项目组成员。项目经理及项目成员主要通过浏览器登录项目管理平台，进行项目问题的提交和跟踪。 项目风险管理在项目的风险管理模块中，包括了风险识别、风险评估、风险跟踪、风险退出四个部分。参与者为项目经理、项目组成员及其它与风险相关人员。每个项目组成员都可以提交风险，由项目经理进行风险评估，并制定相应的风险应对策略。风险发生后，项目经理启动风险应对策略，分配
25、相应人员予以解决并跟踪执行、检查结果。 项目更新管理项目更新主要解决项目计划更新，项目进度更新及资源更新功能在进度管理和资源管理中已予以描述。项目更新的参与者为项目经理、项目监理及公司管理层。项目经理根据项目进展状况，填写项目变更申请表，提交给项目监理及公司管理层进行审批，审批通过后，项目经理将项目计划文件签出，按照审批通过的内容进行更新，保存比较基线，然后重新发布。 项目监控/报告管理在此功能模块中，为项目经理、项目监理及管理人员提供了多种分析方法，监控项目、资源、成本等要素。项目监理及管理人员通过浏览器，项目经理通过浏览器或客户端工具Project Professional 2007查看项
26、目关键性能指标仪表板及各种分析图表，随时监控项目进度信息。 项目知识/文档管理在项目的知识/文档管理中，包括了项目从立项到收尾过程中涉及的所有文档信息，如立项申请、需求说明、项目范围说明书、任务分解说明书、变更申请、可交付物文档、问题及风险文档信息。同时，还提供了项目文档的全生命周期管理及文档、人员搜索功能。立项时缺省建立共享文档库。该功能模块的参与者为项目经理、项目小组成员、项目监理及公司管理层领导。 项目采购管理在此功能模块中，主要实现项目进行过程中的供应商管理及采购订单管理。参与者为公司管理层领导、项目监理、项目经理及项目小组成员。项目经理或项目小组成员填写相应申请表，启动审批流程。IT
27、人员及项目经理根据不同的业务逻辑，定义相应的审批流程。 项目沟通管理项目的沟通管理主要面向项目经理及项目小组成员。使得项目组成员在项目实施过程中，可以有效地进行沟通。此功能模块包括了信息发布、信息访问及内部讨论三个部分。 与其他应用系统集成在此部分中，涉及了与企业门户应用系统的集成、与邮件系统的集成、与SAP系统的集成等内容。3.1.2 用户角色设计在项目管理中，包含六种角色的用户： 总部科技信息部领导 了解项目的宏观信息 项目信息：根据时间阶段，对项目类型、项目周期、项目工作量、项目总体进展情况进行汇总。 成本信息：根据时间阶段，对项目状态、项目类型、项目成本预算、项目总体费用情况进行汇总。
28、 人员信息：根据时间阶段，对人员的单位、项目类型、项目周期、人员技能进行汇总。 了解特定项目的整体信息 特定项目的进展情况：预算成本与当前费用，预算周期与当前进度的对比情况。 特定项目的人力投入情况：人力的分布情况，人力的技能需求。 特定项目的物力投入情况：原材料设备投入情况，其它常见支出情况。 项目细节的穿透查询 任务分配情况 任务的执行进展情况 项目文档 项目风险和问题 下属部门领导 了解本部门的项目的宏观信息 项目信息：根据时间阶段，对项目类型、项目周期、项目工作量、项目总体进展情况进行汇总。 成本信息：根据时间阶段，对项目状态、项目类型、项目成本预算、项目总体费用情况进行汇总。 人员信
29、息：根据时间阶段，对人员的单位、项目类型、项目周期、人员技能进行汇总。 了解本部门特定项目的整体信息 特定项目的进展情况：预算成本与当前费用，预算周期与当前进度的对比情况。 特定项目的人力投入情况：人力的分布情况，人力的技能需求。 特定项目的物力投入情况：原材料设备投入情况，其它常见支出情况。 本部门项目细节的查询 任务分配情况 任务的执行进展情况 项目文档 项目风险和问题 项目总监。 对项目进行控制 立项。指定项目经理，项目类型。 项目结束。 了解项目的整体信息 项目的进展情况：预算成本与当前费用，预算周期与当前进度的对比情况。 项目的人力投入情况：人力的分布情况，人力的技能需求。 项目的物
30、力投入情况：原材料设备投入情况，其它常见支出情况。 项目细节的查询 任务分配情况 任务的执行进展情况 项目文档 项目风险和问题 项目经理 可跨部门组建项目组 项目计划制定： 成本预算 进度计划 资源分配 监控项目进展情况： 进度跟踪 计划和进度更新 汇报机制（日报、周报、月报等形式） 成果审阅： 文档审阅和发布 风险管理 问题跟踪和管理 项目组成员 汇报任务执行情况： 任务进度汇报 定期汇报（日报、周报、月报等形式） 提交任务成果 与其它项目组成员协作交流 项目管理平台管理员 维护用户访问权限 资源库管理 文档中心管理 系统备份 系统更新项目管理环境主要针对项目的要素：时间和资源（包括人力、物
31、力和资金）进行管理。因此，在项目管理平台与办公自动化平台有一些差异，在企业项目管理平台中，并不实现复杂的办公流程。3.2 详细功能设计围绕项目管理平台解决方案，下面将针对前面列出的几大功能模块进行功能的详细说明： 项目立项管理1. 项目总监进入信息门户的项目管理平台。2. 项目总监选择“立项”功能。3. 项目总监设定项目相关信息：a) 项目名称。b) 项目类型。决定了项目计划和文档模版类型。c) 项目经理。决定谁具有项目经理权限。d) 项目组工作地点。决定项目工作平台的建立站点。e) 项目风险。填写风险等级及描述、对策。f) 项目估算成本及收益。g) 项目预计实施周期。4. 提交公司管理层审批。5. 相关管理层人员根据提交的立项申请数据进行决策分析。如分析项目风险、成本/收益图表，与历史数据对照等6. 审批通过后，项目组工作平台建立。7. 通知项目经理相关信息。 项目计
