1、采购管理暂行办法*股份有限公司采购管理暂行办法第一章 总则第一条 为进一步规范*股份有限公司(以下简称“*公司”)的采购工作,完善*公司采购制度与流程,降低投资与建设成本,提高集约化经营水平与经济效益,维护网络的完整性、统一性与先进性,根据国家有关法律法规,结合*公司部门职责划分及实践经验制定本办法。第二条 按照统一管理、集中控制、规范运作、有效监督的原则,*公司省公司(以下简称“省公司”)及其下属分公司(以下简称“分公司”)所有的采购活动必须遵照本办法执行。第三条 采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正诚信、讲究效率以及维护公司利益的原则。第二章 适用范围第四条 *公司实行“统一管理、分级
2、实施”的采购管理模式,即由省公司统一制定采购计划,统一组织采购活动,统一规范采购结果;分公司自管项目及省公司采购目录以外的物资、器材可进行单独采购。第五条 本办法适用于省公司及分公司在内的工程类、货物类与服务类的采购项目。本办法所称工程类包含但不限于建筑工程、网络工程(含系统集成)、机房工程等。本办法所称货物类包含但不限于设备、器材、第三方软件、办公用品与低值易耗品等。本办法所称服务类包含但不限于定制化软件开发、咨询(中介)服务、设备仪器的维护、维修、保养、服务外包等。第三章 组织结构与职责权限第六条 省公司成立采购招标管理委员会,由省公司分管副总经理、财务资产部、法律审计部、投资计划部、技术
3、研发部、工程部、监察室、采购管理部负责人及相关工作人员组成。第七条 采购招标管理委员会就是公司采购管理工作的领导机构,负责制定公司采购管理制度,负责执行采购工作的各项程序,负责协调处理采购工作中的重大问题。各相关部门在公司采购招标管理委员会主任的领导下,参与采购管理工作,具体职责分工见附件一:采购管理工作职责分工。第八条 采购管理部就是采购招标管理委员会的执行机构,负责日常采购管理工作的执行。第九条 采购招标工作组就是为具体标的物的采购活动而组建的临时工作小组,采购招标工作组成员由采购招标管理委员会指定人员参加,其中投资计划部、技术研发部或工程部、采购管理部均不得少于1人参加,其她组员包括但不
4、限于本次采购招标所涉及的采购需求单位与接收单位的代表以及采购招标管理委员会所指定的其她代表组成。 第十条 采购管理部根据采购招标管理委员会的要求牵头成立相应的采购招标工作组,负责采购的具体工作,包括但不限于以下方面:(一)依据采购需求与技术方案,考察调研潜在供应商;(二)采购招标/谈判工作中采购文件的起草工作;(三)参与相应验收工作。第四章 采购程序第十一条 采购管理部根据每年公司投资预算所涉及采购的工程、货物与服务的大体情况,于年初完成采购方式分类目录的调整,确定不同采购对象的采购方式。第十二条 公司的采购方式分为以下三种:一就是统招统签,即由省公司统一招标统一签订采购协议的采购;二就是统招
5、分签,即由省公司统一确定选型意见、价格等主要商务条件,并签订采购框架合同,由各采购需求单位分别采购;三就是分招分签,在公司采购招标管理委员会的监督管理下,由各采购需求单位单独采购。第十三条 采购程序(一)统招统签工作程序:采购方式分类目录中明确为统招统签的,采购管理部根据采购计划安排,开展供应商选择,并由采购管理部按流程与供应商签订采购合同,确定采购数量、型号、价格。各采购需求单位及使用单位负责对采购产品进行售后评估。(二)统招分签工作程序:采购方式分类目录或采购计划明确为统招分签的,采购管理部根据采购计划安排开展入围供应商选择,确定入围供应商、采购价格与有效供应时间,与供应商签订采购框架合同
6、,并在公司内部发布相关信息。各采购需求单位须在省公司与供应商签订的采购框架合同范围内实施采购。各采购需求单位不得就采购价格与供应商进行二次谈判,如市场价格发生较大变化,由采购管理部统一组织询价。各采购需求单位完成采购后,按月将采购的主要内容(见附件二)报省公司采购管理部备案。(三)分招分签工作程序:采购方式分类目录明确为分招分签与省公司授权采购需求单位进行采购的,采购需求单位可参照*公司招标管理办法开展供应商选择,并按季度将采购结果、采购合同报省公司采购管理部备案。对于采购工程类项目预算金额大于等于人民币100万元的,货物类项目预算金额大于等于人民币50万元的,服务类项目预算金额大于等于人民币
7、30万元的采购活动,或其她重大项目,相应采购文件需经由采购招标管理委员会审核后方能发布,采购管理部可安排人员参与供应商选择工作。第五章 需求管理第十四条 在统招统签中,由采购需求部门根据公司相关规定完成预算、项目立项等审批手续后,在规定时间点前将采购需求计划申请表(见附件三)上报至采购管理部,逾期则按下一时间点上报。第十五条 采购需求单位有突发、应急的采购需求时,可向省公司采购管理部申请应急采购。第十六条 采购需求部门需要变更采购计划的,应及时通知采购管理部,以便采购管理部对采购计划进行调整,合理调配相关资源。第十七条 对于统招分签的项目,由采购管理部在每次对入围供应商重新进行统招前,将下一采
8、购周期预计的采购数量与产品采购型号收集汇总。第十八条 对于分招分签的项目,采购需求审批程序由采购需求单位根据本办法自行制定。第六章 采购管理第十九条 在统招统签中,省公司采购管理部在收到采购需求汇总表后,对各项目单位的采购需求进行汇总与整合,形成采购需求汇总清单(见附件四),并就标的物的合并分类、每个标的物的采购招标工作组成员与组长、供应商选择方式、招标中介机构、需要公司“三重一大”制度决策的重大、重要采购项目提出意见,经由采购招标管理委员会及公司总经理批准后实施。对于统招分签的项目,由采购管理部于年初将采购计划、采购招标工作组成员与组长、供应商选择方式、招标中介机构等提出意见,经由采购招标管
9、理委员会及公司总经理批准后实施。 第二十条 在统招统签中,采购管理部将审批通过的采购汇总清单向各采购需求单位通告。审批通过的项目即可进入招标/谈判流程(参照*公司招标管理制度),对于未能通过审批的项目,采购需求单位可根据审批意见调整后重新申报。第二十一条 招标/谈判结束后,由采购管理部将结果通报各采购需求单位,同时向技术研发部、财务资产部与法律审计部备案(见附件五)。第二十二条 对分招分签采购,由各采购需求单位参照本办法制定并履行采购审批流程。第七章 合同管理第二十三条 省公司统招统签的采购,在确定中标人后,采购管理部负责填写合同审批单(见附件六),办理采购统招统签合同的审批,合同签订后及时送
10、达需求部门,并报投资计划部、法律审计部及财务资产部备案。第二十四条 分招分签的采购,采购需求单位应将分招分签采购的合同按季度报省公司采购管理部备案。第二十五条 省公司统签的以及在省公司备案的合同,在合同履行过程中出现与采购结果不符的重大变更,使用单位必须及时通知采购管理部。第二十六条 所有省公司统签的合同由采购管理部按照*公司招标采购合同编号管理办法的规定统一编号并归档。第二十七条 采购管理部负责根据合同约定与合同执行情况与供应商办理结算。付款手续按照公司相关规定执行,审批通过后由财务资产部付款,如遇特殊情况延期支付的应及时通知采购管理部。第八章 质量管理第二十八条 采购管理部可委托相关检测机
11、构对采购产品进行功能、性能、稳定性等方面的检测,从而严格把控产品质量关。第二十九条 采购产品的质量检测分为采购前检测、产品到货检测、现场抽检等。第三十条 采购管理部有权就下述情况做退换货处理,对于情节严重的,将对其供应商做出相应的处罚。(一)产品检测不合格或与采购前送检样品质量有严重出入的;(二)抽检合格批次或者合格率未达到公司相关规定的。第九章 供应商管理第三十一条 供应商选择可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源谈判、续标采购与协议供货等方式。各类方式的适用范围参见*公司招标管理制度。第三十二条 采购管理部负责建立*公司供应商数据库,内容包括:供应商基本信息、提供的产品或服务
12、信息、与我司合作情况、供应商评价信息等。供应商数据库信息实行动态管理,及时更新。第三十三条 实行入围供应商动态管理与定期评价制度。需求与使用单位根据不同的采购产品定期向采购管理部提交供应商评价信息。对于合同执行期间临时出现的重大供货质量、服务、维保问题与处理结果应及时以书面形式报送采购管理部备案。第三十四条 对供应商的评价内容包括:供应商提供的产品性能、质量、价格水平,供应商的服务能力、服务效率等合同履行情况。其中各类项目的评价内容如下:(一)工程类项目主要包括工程在建过程中的阶段评价与工程竣工验收后的总体评价。阶段评价内容主要包括:工程进度,阶段性验收情况,施工各方沟通情况、安全生产事故情况
13、及诉讼情况等。总体评价内容主要包括:工程款结算情况,工程总体竣工验收情况,相关档案材料移交情况,验收后保修情况,施工各方沟通协调情况,安全生产事故情况及诉讼情况等。(二)货物类项目主要评价内容包括:合同签订的及时性、产品交货及验收时间、产品质量及稳定性、价格水平、实施方案进展情况、响应故障的时间及解决问题能力、人员配备情况、存在问题及相关建议等。(三)服务类项目主要评价内容包括:合同签订的及时性、价格水平、各项服务完成进度、质量、项目人员配备情况、存在问题及相关建议等。第三十五条 采购管理部负责根据对供应商的不同评价结果与存在问题的供应商进行沟通,要求其对存在的问题限期整改,并按相关约定进行处
14、理。供应商评价结果将作为与该供应商签订后续合同或其今后参与我司项目的重要依据。第十章 监督管理第三十六条 在公司采购活动中,相关采购人员与供应商有利害关系的,必须回避。第三十七条 省公司将对分公司的采购情况进行监督检查,并将检查结果进行通报。对于在分招分签中采购价格水平明显偏高,或在统招分签中进行二次谈判的分公司,省公司将收回其相应采购品的单独采购权。第三十八条 在实施统招采购的过程中,不得将纳入统招范围采购的项目以任何形式逃避统招采购。凡违反本办法规定的,省公司将给予通报批评;情节严重的,省公司将追究其单位领导责任。第三十九条 监察室负责对各类采购工作的全过程进行监察,采购管理部及各采购需求
15、单位有责任根据监察室要求,提供相应材料与数据,否则将依据纪检监察相关规定予以处理。第十一章 附则第四十条 办公用品等低值易耗品的采购参照本办法执行。第四十一条 各分公司、全资或控股子公司应参照本办法,制定本单位分招分签采购管理办法,并报省公司采购管理部备案。第四十二条 公司另有规定的采购项目不适用于本办法。第四十三条 本办法由省公司采购招标管理委员会负责解释。第四十四条 本办法自发布之日起试行。附件一:采购管理工作职责分工附件二:统招分签物资采购及库存情况汇总表附件三:采购需求计划申请表附件四:采购需求汇总清单附件五:采购品供应目录清单附件六:合同审批表附件一:采购管理工作职责分工序号工作内容
16、职能部门工作职责1收集、整理与审核采购需求单位上报的采购需求,对可以合并采购的标的进行整合,发挥省公司规模采购的优势。采购管理部负责财务资产部、投资计划部、技术研发部/工程部参与2根据采购需求拟定采购计划、采购方式、供应商选择方式、推荐招标代理机构,并报送采购工作委员会主任审批。采购管理部负责技术研发部/工程部参与3组织修订采购文件中的商务部分(例如投标人基本资质、投标人须知、合同格式、售后服务要求、评标打分办法等),报送采购工作委员会主任审批技术研发部、财务资产部、法律审计部、采购管理部负责4组织修订采购文件中的技术需求书。技术研发部、工程部负责5确定招标前需测试的项目,并组织测试工作技术研
17、发部、工程部负责6发布或委托招标代理机构发布公告,组织开标、评标与谈判等采购管理部负责7对招标后供应商签订合同的情况、合同执行的情况,需求部门的使用情况进行跟踪,并建立供应商评估体系。采购管理部负责8对供货产品实施验收及抽检工作,对以弄虚作假、以次充好等欺诈手段获得中标或因违反安全生产规定、不按照招标文件要求、不执行合同规定等行为造成公司利益遭受损失的,提出惩罚措施建议,报送采购工作委员会主任审批。投资计划部负责财务资产部、技术研发部、工程部、监察室、采购管理部参与9协调处理采购招标活动中的具体问题。采购管理部负责10对采购管理工作全过程进行监督,可以对采购招标活动进行质询或审查监察室负责11
18、管理公司招标评委专家库,并按年度进行更新,并报送采购招标管理委员会主任审批。采购管理部负责12对招标采购审批的文件等进行编号、存档。采购管理部负责13向采购招标管理委员会报告重大事项。采购管理部负责附件二:*股份有限公司统招分签物资采购及库存情况汇总表填报日期:填报单位:序号采购设备器材品名型号规格本月采购量采购单价(元)采购总价(元)月末库存量12345附件三:*股份有限公司采购需求计划申请表 申请单位: 申请日期:序号采购标的物采购预算(万元)采购标的物供应商 选择方式就是否测试紧急程度负责人及联系方式计划采购招标时间推荐 供应商备注类型数量所属项目 名称所属项目 编号项目预算 总额(万元
19、)就是否一般紧急123注:1、供应商选择方式可申请:公开招标,邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源谈判、延续采购、协议供货; 2、本表需附所申报采购标的物所属项目的立项审批单(对于从经营费用中列支的服务类预算,需附年初报送公司财务资产部的经营费用预算明细); 3、备注栏中不够填写的可另纸说明,维保的采购须在备注栏中说明维保产品的合同金额以及到保日期; 4、本表由申报部门(中心)或分公司填报后盖章报省公司采购管理部; 附件四:*股份有限公司采购需求汇总清单申请单位: 汇总日期: 年 月 日 序号采购标的物采购预算 (万元)采购标的物申请部门供应商 选择方式就是否测试紧急程度负责人及 联系方式计划
20、采购 招标时间推荐 供应商招标 中介机构公告发布备注类型数量所属项目名称所属项目编号项目预算 总额(万元)就是否一般紧急就是否123投资计划部意见:财务资产部意见:技术研发部意见:采购管理部意见:附件五:*股份有限公司采购品供应目录清单(参考格式)编码采购品主要质量指标采购方式入围供应商最高限价有效期限备注发布日期: 年 月 日 *股份有限公司(公章) 附件六:*股份有限公司合同审批表承办部门承办日期合同编号项目内容摘 要合同总价经办人部门主任意 见会办部门审核法律审计部审核分管领导意见法律顾问意见总经理批 示附:合同文本*股份有限公司招标管理制度第一章 总 则第一条 为进一步规范*股份有限公
21、司货物类、工程类、服务类项目的招标行为,提高招标工作效率与质量,保证公平竞争,降低生产经营成本,保障公司权益,防范腐败,促进招标工作的公平、公正、科学、规范,特根据中华人民共与国招标投标法、江苏省招标投标条例及相关法规政策,结合*股份有限公司实际,制定本制度。第二条 按照统一管理、集中控制、规范运作、有效监督的原则,*股份有限公司(以下简称“*公司”)所有的招标活动必须遵照本办法执行。第三条 *公司的招标活动必须遵守国家法律、法规有关规定,遵循公开、公平、公正与诚实信用的原则。第四条 *公司的招标实行“推荐、评标、定标、监督四职分离”原则,推荐或筛选投标供应商的人员、评标人员、确定中标的人员、
22、监督人员职责相互分离。第五条 *公司招标活动必须接受公司监事会、纪委的监督。第二章 招标组织机构及职责第六条 *公司采购管理部就是招标归口管理及日常事务执行机构。采购管理部在采购招标管理委员会的领导下,负责招标的具体工作。其职责为:(一)拟订、完善公司招标管理制度,制定具体的招标、评标细则;(二)向招标领导小组上报招标计划与邀请供应商名单;(三)拟订招标方案,组织并提交招标文件,筹备招标会议;(四)组织开标会并负责记录;(五)为评标会议服务,对发标及中标结果予以校核,确认后发布公告与通知;(七)负责招标文件档案管理;(八)监督与检查下属各单位招标、评标规定执行情况,负责处理不按公司制度进行招标
23、的行为;第七条 *公司成立招标监督组,由法律审计部与监察室组成,对公司招标活动进行监督。第三章 适用范围第八条 本办法所称的招标就是泛指包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源谈判以及续标采购、协议供货在内的供应商选择方式:(一)公开招标就是指公司或者公司委托的招标代理机构,通过发布招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。(二)邀请招标就是指公司或公司委托的招标代理机构以投标邀请书的方式邀请三个或三个以上特定的供应商投标的采购方式。(三)竞争性谈判就是指公司或公司委托的招标代理机构通过发布竞争性谈判公告或直接邀请三个或三个以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。(四)询价
24、就是指对三个或三个以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。可以通过电子方式,也可通过书面方式询价。(五)单一来源谈判就是指向唯一供应商直接谈判购买商品的采购方式。(六)续标采购就是指沿用上一次采购结果,继续与原供应商签订采购合同进行采购的方式。(七)协议供货就是指通过统一确定中标供应商及中标产品的价格与服务条件,并以协议书的形式固定,由公司采购管理部门在供货有效期内选择供应商及其产品的采购方式。第九条 公司的工程类、货物类、服务类项目采购,具有下列情形之一的,必须采用招标方式采购:(一)工程类:单项预算金额超过100万元人民币的;(二)货物类:单项预算金额超过50万元人
25、民币的;(三)服务类:单项预算金额超过30万元人民币的。第十条 公司的工程类、货物类、服务类项目采购,具有下列情形之一的,可采用竞争性谈判方式采购:(一)采购金额较小(达不到公开招标预算合同金额的);(二)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;(三)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;(四)采用招标所需时间不能满足需求部门紧急需要的。第十一条 符合国家有关规定,且同时具备下列条件的,可以采用询价方式采购:(一)采购金额较小(达不到公开招标预算合同金额的);(二)产品规格标准统一;(三)产品供应市场竞争充分;(四)价格透明度高且变化幅度小。第十二条 符合国
26、家有关规定,且满足下列条件之一的,可以采用单一来源谈判方式采购:(一)经充分论证后,其她选择无法替代,只能从唯一供应商处采购的;(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其她供应商处采购的;(三)由于技术延续性等方面的因素须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购。第十三条 同时具备下列条件的,可采用续标方式采购:(一)采购需求与上一次采购相比未发生本质变化;近期内(与前次采购时间不超过半年)采购商品市场行情未发生有利变化;(二)供应商经营状况良好,能保证供应符合采购需求的商品;(三)经过供应商后评价,供应商在上一次合同履约情况良好,或正处于合同履约阶段尚未开展后评价;(四)本次采购量未超过前次采购量的十分之一的。第十四条 同时具备下列条件的,可采用协议供货方式采购:(一)相对标准化、价格浮动不大、品种规格相对单一,容易清算的产品;(二)短时间内需要进行多次大宗采购;(三)拟选取的供货商应当就是具有雄厚实力与良好商业信誉的大公司、大企业。第四章 招标代理机构的选择与管理第十五条 原
