1、行政公文格式规范行政公文格式规范第一节 公文格式的种类根据公文载体的不同,分为文件格式、信函格式、纪要格式等。第二节 公文格式的基本要求1、 公文用纸:一般使用纸张定量为60g/m80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%90%,横向耐折度15次,不透明度85%,PH值为7、59、5。2、 纸张大小:A4型纸:210mm297mm。3、 版面:公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口(左白边)为28mm,版心尺寸为156225mm。4、 字体:如无特殊说明,各要素一般用3号仿宋字体。特定情况可作适当调整。5、 行数与字数:一般每面排22行,每行28个字,并撑满版心。特定情况可作适当调
2、整。6、 公文应当双面印刷。7、 公文应当左侧装订。第三节 公文的通用格式版头:份号、密级与保密期限、紧急程度、签发人。主体:标题、正文、附件说明、署名、成文日期、印章、附注、附件。版记:印发单位、日期、页码。一、 版头部分1、 份号:公文的份数序号也就就是每份公文的编号,根据印制份数,编流水号。公文份数序号就是为了掌握公文的发放方向,便于公文的保密管理,便于掌握公文的动向。份号一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。份号用黑色标注。2、 密级与保密期限:涉及公司秘密的公文应当标明密级与保密期限,公司秘密分为秘密、机密与绝密三种。如需标注密级与保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心
3、左上角份号之下;保密期限中的数字用阿拉伯数字。3、 紧急程度:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级与保密期限、紧急程度,按照份号、密级与保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4、 签发人:上报的公文需标识签发人姓名。签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋字体,签发人姓名用3号楷体字标注。联合行文时有多个签发人,签发人姓名按发文单位的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行排2个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个签发人姓名下使用红色分隔线,距离为4mm。二、 公文主体1
4、、 公文标题:标题由发文机关名称、事由与文种组成,应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上(含4个)机关联合行文时,标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题一般用2号小标宋体,编排于红色分隔线下空2行的位置,分一行或多行居中排布;2、 公文正文:就是公文的主体与核心所在,用来表述公文的内容,公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名与印章。3、 附件说明:就是公文附件的顺序号与名称。公文正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的造成阅读上的不便,需将其从公文正文中抽出来作为公文的
5、附件单独表述,即附件。公文附件就是正文内容的组成部分,与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字,后标全角冒号与附件名称。如有顺序号,使用阿拉伯数字标注,附件名称后不加标点符4、 发文机关署名:应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置,并使印章加盖其上。 如长于发文机关署名,应使其右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文下空1行右空2字编排发文
6、机关署名,在发文机关署名下1行编排成文日期,成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字;5、 成文日期:就是公文的生效时间,就是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则与标注位置有2种:一就是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日,用()括起来。二就是经机关负责人签发的公文,以签发日期为准(联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准)。 成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。不加盖印章的公文,在发文机关署名下1行编排成文日期,首字比发文机关署名右移2字。6、 印章:
7、印章就是公文生效的标志,就是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文,一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时,印章端正、居中下压成文日期,使发文机关署名与成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。联合上行文,发文机关只署名主办机关时,可以只加盖主办机关印章。联合下行文时,所有联署机关均须加盖印章。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名与成文日期,印章之间排列整齐、互不相交相切,每排印章两端不得超出版心,每排最多放三个印章。7、 附注
8、:一般就是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明请示件应当在附注的位置上标注联系人与联系方式。如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。三、 版记版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。这样就是为了方便阅文与查询。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线与末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。1、 抄送机关:就是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其她机关,可以就是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定,不能滥抄也不能错抄与漏抄。在排列顺序上一般按机关性质与
9、隶属关系确定,依照先上级、再平级、后下级的次序。如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,编排在印发机关与印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号与抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将抄送二字改为主送外,编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时,应当将主送机关置于抄送机关上一行,之间不加分隔线。2、 印发机关与印发日期:印发机关就是指公文的印制主管部门,一般就是各党政机关办公厅(室)或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅(室)的,发文机关就就是印发机关。印发机关与印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即不编01),后加“印发”二字。版记中如有其她要素,应当将其与印发机关与印发日期用一条细分隔线隔开。3、 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页与版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
