1、常用公文写作与办理会议公务活动的技巧常用公文应用与办理会议、公务活动的技巧一、常用公文（一）公文种类。2004年8月国务院发布了国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）后，现行的机关公文都是按照这个办法进行处理。该办法规定了行政机关的公文种类有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（二）常用公文种类的应用。办法规定的13种公文，在市交委机关常用的有7种。1.通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。一般情况下是一种下行文。这类文种在市交委处理公文实际工
2、作中，主送单位范围：直属单位（交通站场中心、一汽、二汽、三汽、电车、客轮、白云集团、羊城通公司、交运中专、交通技校、交通物业中心、交运医院），归口交委管理的单位（广州市公路管理局、广州港务局、广州港集团、广州交通集团、穗航实业公司）。运管局和客管处名义发文，主送单位范围：隶属我市交通运输行业和城市客运行业管理的单位、企业、协会等。例文：（通知）2.报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。是一种上行文。主送单位范围：市政府、市领导、省交通厅、交通部以及一些业务的主管部门等。发文内容可以包括本机关职能范围和非职能范围事项。“报告”不能够夹带请示事项。例文：（报告）3.请示。适
3、用于向上级机关或领导请求指示、批准。也是一种上行文。发文范围同“报告”文中相似。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关（单位）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关（单位）。例文：（请示）4.批复。适用于答复下级机关（直属单位、隶属的行业管理企业）的请示事项。是一种下行文。发文范围同“通知”相似。发文内容只能是在本机关职能范围许可内的有关事项。如果对一些请示事项不属于本机关职能范围的事项，应该考虑使用其他方法处理。如，可用复函方式，对请示有关事项不能批复的理由告知来文单位。例文：（批复）5.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。这是办法实施后的一个新文种。即可上行
4、文也可下行文、平行文，这是一个适用性较大的文种。我们实际运用中，答复人大建议、政协提案的会办意见多用这类文种。对一些问题需要由主办单位或处室提出意见给领导决策的，我认为应该多考虑用这个文种，因为它可以给本单位或部门看问题有稳重、谨慎的感觉，让决策部门或领导有一种较为容易接受的方式，如果意见被采纳，我们可以转为“通知”或“报告”、“批复”等形式来办理。国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见（国办函20011号）对“意见”文种有一个明确的使用规定：作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下
5、级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参考执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。例文：（意见）6.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。是一种平行文，作为主要文种之一。它与其他主要文种具有由制发机关权限决定的法定效力。例文：（函）7.会议纪要。适用于记载、传达会议情况和一定事项。会议纪要是不用加盖印章的。分送范围：参加会议人员的单位以及会议一定事项涉及的有关单位。会议纪要现在我们用得比较多。除了上述7个常用文种之外，我们还有时会用到“决定”、“通告”、“通报”这三个文种。（三）需要注意的问题。1.注意保密期限的标注问题。涉及国家秘密的公文一定要明确标
6、注。但是要注意工作秘密与国家秘密的区别。非国家秘密级的内容绝不能随意标注，因为一旦标注密级，保密和安全部门就按照有关规定进行管理。如果只是工作秘密内容，我们只能标注“内部资料，注意保存”。2.注意公文写作的语气问题。一些平行文和上行文以及复函等公文语气要尽量不用“必须”、“一定”、“不可能”等强硬的语句，多用“暂时”、“有可能”、“希望”、“将会”等平和的语句。二、常用综合文稿（一）工作总结。主要结构四个部分组成：一是工作回顾(工作成绩)；二是工作体会；三是存在问题；四是今后工作设想（工作计划）。例文：（总结）（二）领导讲话。主要有三大类：工作报告讲话、指导性讲话、公务活动讲话。1.工作报告。
7、适用于年度工作会议或专业工作会议上的领导讲话。他的重点在于总结年度或阶段性的工作情况和经验，部署明年或下阶段工作任务。主要结构基本同工作总结一样。例文：（工作报告讲话）（原稿）2.指导性讲话。适用于专题座谈会、动员大会、专题工作部署会议等。他的重点是肯定成绩的同时，对工作提出要求。主要结构是两大部分组成：一是肯定工作部分，占全文比列四分之一；二是提出工作意见和要求。例文：（指导性讲话）3.公务活动讲话。适用于各种庆典活动、奠基、剪彩等活动。他要求简短精练，一般不超过500字。讲话时间约35分钟。例文：（活动性讲话）（三）工作方案。主要内容包括7大部分：一是制定方案的依据；二是制定方案的指导思想
8、和工作目标；三是工作机构；四是工作内容；五是工作责任分工；六是实施时间安排；七是其他事项说明（经费问题）。例文：（工作方案）三、办理人大建议、政协提案的要求（一）建议与提案的区别。1.人大代表建议批评和意见：指全国、省、市人大代表向本级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提出的、属于市政府职能范围的建议、批评和意见及转作建议、批评和意见办理的议案。2.政协提案：指全国、省、市政协委员和参加政协的党派、人民团体和政协专门委员向本级政协全体会议或者常务委员会提出并经审查立案的、属于市政府职能范围的提案。（二）办理工作的要求。人大代表建议批评和意见以及政协提案的办理工作是法定要求的。因此，广州市颁
9、发了广州市人民政府办理人大代表建议批评和意见以及政协提案工作细则，对办理工作的程序、时间要求、责任分工等作了详细的规定。我委是市政府办理工作的职能部门之一。近两年来，我委接办的案件都有100件以上，由于案件较多涉及公交出租、运输行业，我委这个层次主办部门较为集中在运管局和客管处，你们是办理工作的一线人员。为了确保办理工作的质量，有必要强调办理的工作要求。1.限期答复。人大代表建议：（1）主办件：人大会议期间提出的建议批评和意见，自会议闭会之日起3个月内予以答复人大代表。我委的主办处室办理答复时间一般需要提前20天至30天。（2）会办件：自接办之日起1个月内将本单位职责范围内的办理意见送达主办单
10、位。我委要求主办处室的办理答复时间一般需要提前10天。政协提案：（1）主办件：政协全体会议期间的提案，在当年8月底之前予以答复。我委的主办处室办理答复时间需要提前20至30天。（2）会办件：自接办之日起2个月内将本单位职责范围内的办理意见送达主办单位。我委的主办处室需要提前15天。以上在闭会期间交办的，在交办通知规定的期限内予以答复。2.答复方式。答复人大代表和政协委员办理情况，必须以市交委名义，经委主要领导审定，盖市交委公章的公文形式答复。因此，我们在交办过程，要求主办处室先代委草拟办理答复意见，经处室领导审定后，送委办公室；统一由办公室核稿，呈送委领导审定后，分别送提案人、市政府办公厅、市
11、人大联络委、市政协提案委。3.答复格式。答复文件需要标注办理结果的程度。（1）所提问题已经解决或者基本解决的，应当明确答复，并用“A”标注。（2）所提问题列入年度计划解决的，应当先予以答复，并用“B”标注；问题解决后再次答复。（3）所提问题例如规划，将逐步解决的，应当将规划的有关情况予以答复，并用“C”标注。（4）所提问题因条件限制或其他因无法解决，或者留作参考的，应当在答复时作出明确的说明，并用“D”标注。四、公文与业务资料的归档（一）归档资料的范围。1.各类会议材料。（1）本委（运管局、客管处）领导参加交通部、省交通厅、市委、市政府（市交委）等召开的专业会议、市委全会、市府常务会议、工作会
12、议所带回的文件材料及会议发言材料。（2）本委（运管局、客管处）召开的市交通邮电联席会议、交通工作会议、交通工委会议、（运管局、客管处）年度工作总结会议、专业会议（如春运动员总结会、专项整治工作动员总结会）等各类会议的文件材料、会议记录。2.上级机关下发的文件、材料、电报。（1）上级机关及主管部门下发的文件：包括有关方针政策和需要贯彻执行的决定、决议、指示、命令、条例、规定、纪要、批复、通知、通报、明传电报等文件。（2）本机关（运管局、客管处）代上级机关草拟的重要文稿和领导在有关会议上的讲话稿。 （3）交通部、省交通厅、省、市党政领导来我委（运管局、客管处）视察工作时的指示、讲话材料等。3.机关
13、制发的文件、材料。（1）市交通工委、市交委、市交通纪工委（运管局、客管处）制发、批转的决定、决议、规定、报告、意见、通知、通报等文件。（2）市交通工委、市交委、市交通纪工委（运管局、客管处）的请示、批复和来文公函等。（3）市交通工委、市交委、市交通纪工委（运管局、客管处）进行有关调查形成的调研报告。（4）市交通工委、市交委、市交通纪工委（运管局、客管处）编制的统计年报和重要统计资料。（5）市交通工委、市交委、市交通纪工委（运管局、客管处）工作大事记及反映本机关（运管局、客管处）重大活动的剪报。（6）市交委（运管局、客管处）编辑的公开或内部发行的剪报、出版物。（7）本委（运管局、客管处）在外事活
14、动中形成的文件、材料。（8）本机关（运管局、客管处）党委、工会、共青团组织在工作活动中形成的文件、材料。（9）本机关（运管局、客管处）内部组织机构设置、成立、合并、撤销、更改名称，人员编制，干部任免、考察、录用、转正、定级、调资、奖励、处分、培训、离退休、抚恤死亡等文件材料以及党员、干部年报表，干部职工花名册等。4.本委直属单位上报市交通工委、市交委、市交通纪工委和本委（运管局、客管处）的重要文件材料、重大事故、案件、突发事件的报告、请示和本委（运管局、客管处）的批复。5.同级机关和非隶属机关制发的需要本机关贯彻执行的条例、规定、通知及财政、计划审批等文件或有本委承担一定责任的来往文件。（二）
15、不归档的文件材料。 1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。 2.上级机关发来供工作参考的文件。 3.上级机关征求意见未定稿的文件。 4.重份文件。 5.无查考利用价值的事务性、临时性文件。 6.未经会议讨论，未经委（运管局、客管处）领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿。 7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 8.无特殊保存价值的信封，一般性表态、底部一般性问题、提出一般性意见的人民来信。 9.本委（运管局、客管处）内部互相抄送的文件材料，不应履行公务的行文、介绍信等。 10.本委（运管局、客管处）负责人兼任外单位职务形成的、无关的文件材料。 11.为参考目的从各方面收集的文件
16、材料。 12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存）（三）电子文档归档的要求。1.需要归档的电子文档应在形成正式文档后，要立即拷贝一份连同纸张文档交档案室保管。档案室应有专用设备保存电子文档，一般将电子文档拷贝一式三份。2.统计数据的电子文档应每完成一个阶段统计后，必须立即备份，不能将新的统计数据覆盖旧的统计数据。一般统计数据文档以年度保存。特殊统计数据视实际情况而确定保存期限。3.电子文档归档范围不仅是文字材料，还包括图片、录像带、录音带等。五、办理会议和公务活动的技巧（一）办会与公务活动的定义1.办会是一项系统的工程。2.凡是领导参加的活动，都
17、可成为公务活动。（二）会议类型和公务活动。1.工作会议类。领导办公会、交通工作会议、行业管理工作会议、专题工作动员会、总结会等。2.其他会议类。座谈会、报告会、表彰会、汇报会、协商会、电视电话会等。3.公务活动。重要节日和纪念日的活动，慰问、会见、考查、调研、庆典、剪彩、揭幕、奠基、出访、接送等等。（三）会议组织工作程序。1.明确召开会议基本思路。接到召开会议的指示后，应了解清楚会议召开的时间、地点、内容、日程、安排、会议主题和会议规模等基本情况。如果领导交办召开会议事项时，没有对一些细节作交代的，就要按照这几个要素来思考工作。2.选择会议地点。如指定会议地点，应到现场察看，会议室是否符合要求
18、，能否安排接待室、餐厅环境、会议设备是否符合要求等，做到心中有数。如没有指定地点，应按照领导要求，选择会议地点，并按上述要求到现场察看，然后将选择意见给领导决策。选择会议地点的原则：一是大会场和小组讨论会场、住房要尽量集中；二是有较多健康的文娱活动项目；三是就餐地点方便、集中，最好中西餐、自助餐都有，以便灵活安排会议就餐。3.确定会标。有时领导交办会议，没有明确的会议标题，只有一个思路。我们不管如何，都应该认真研究提出会议标题的意见，给领导审定。4.拟出参加会议人员范围。根据会议议题和会议规模要求，提出参加会议人员范围（包括邀请上级和有关部门领导名单等）供领导审定。确定会议人员范围的原则可从几
19、个方面考虑：一是根据会议的主题来确定；二是根据领导的意图来确定；三是根据惯例来确定；四是参会单位大体要考虑平衡。5.拟定会议议程。这个环节很重要。议程内容一般包括主持人，会议发言（原则是由小到大，即最上级的领导讲话按排在最后）顺序，时间安排，发言的主题，发言人等。6.经费预算。经费预算内容：场租费、餐费、会场布置费（会标、背景制作、摆花等）、设备租用费（麦克风、投影机、录音、录像、照相等）、新闻媒体餐费、奖金、奖品制作费等等。同时还要考虑经费来源问题。7.草拟会议工作方案。会议工作方案主要内容：（1）会议目的；（2）会议主题；（3）会议时间和地点；（4）会议议程安排；（5）参加会议人员范围；（
20、6）会议工作分工，包括会议领导讲话稿、主持稿、会议通知、落实人员、会场布置、接待领导、新闻报道、礼仪小姐、主席台排位等工作都要明确工作部门和责任人，还要注意明确会务工作总协调责任人；（7）工作要求；（8）会议经费预算；（9）工作分工和时间安排明细表。另外，如果会议时间长、会议内容多，在制定方案时要考虑增加组织会务工作机构的内容（如会务组、资料组、接待组、宣传组等）。方案制定后，呈领导审定，并组织实施。例文：（活动方案）8.起草、印发会议通知。会议通知内容应说明会议召开的时间、地点、会议主题，参加会议人员的范围，报到时间的要求，会议人员名单反馈（回执），联系人和电话（传真号码）等。如果会议在其他
21、地方（酒店、宾馆）开的，需要明确报到的具体地点，有需要时还要附上位置示意地图。还要注意，如果需要邀请上级领导，不可用会议通知，而应发邀请函。9.收集参会人员名单。收集名单要指定专人负责，为了防止差错，一般要求用书面将参会者姓名、性别、职务写清楚报来。报名要规范，职务由大到小排列，先写姓名，性别，然后再写职务。单位排列也应按照有关习惯的序列排列。在报送的名单中，如发现有不符合会议要求的，或出现新的情况，应及时请示领导定，不可擅自答复。10.制作证件。召开常规会议或小型会议不用制作证件。但有些规模较大、人员来自地方（单位）的比较复杂的会议，应制作会议的出席证（代表证）、工作人员证、停车证等，以便于
22、辨别参会人员和安排车辆停放。11.编制会议须知。会议须知合订成一本，内容包括会议议程、作息时间、注意事项、参加人员名单、讨论编组名单、文娱活动安排等内容。会议名单排列原则先排上级领导，后排主办单位领导和邀请同级部门领导，然后按单位排序排列人员名单。讨论编组原则15至20人，并要指定召集人和讨论地点。12.会场的布置和座位安排。（1）一般会议，主席台前摆花，单独的发言台也应摆花；后台摆盆景和绿色植物。如果党代表会议还要挂党徽或党旗。（2）一般会标字体用黑体，红底白字。会议台卡的字体没有硬性规定，一般用标宋体。（3）关于会议如何安排领导在主席台就座的问题，没有明确规定，一般要根据主要领导的思路来安
23、排。（4）会场有条件的应配有桌子并固定位置和摆放名牌（名签），打印座位安排表发与会人员。（15大型会议还要按单位或类别划分座位区。（6）小组讨论会场一般应多余2至4个位置。（7）检查安排好领导的休息室。13.会议主持稿的准备。根据会议内容，起草会议的主持稿，经有关领导审核后，送会议主持人审定。例文：（主持稿）14.会议发言的组织工作。（1）会前应确定发言单位。（2）提前落实发言者的姓名、职务及发言题目，排好发言顺序，经领导审定后，通知发言人。（3）可在发言台前方单设一发言席，也可在主席台第一排位置的边上设的一发言席。（4）通知发言者要指定位置就座。15.做好会议音响检查。要提前将会议议程交负责
24、音响的工作人员，如要播放国歌、音乐，要提前准备好录音带，并试播，检查播放效果。如要录音，要提前准备好空白的录音带。16.会议报到。会前准备好会议签到表、笔，并指定人员负责，安排人员负责指引参会人员就座，专人负责接待领导。设置好报到签到台，明确标识参会人员报到位置。一般报到时发放会议资料、房间钥匙等。17.颁奖安排组织工作。（1）提前落实领奖人员名单。（2）将领奖人员名单的顺序编排好，发给领奖人员，并按编排好的顺序安排座位。（3）提前将领奖人员集中，讲清楚领奖的有关事项（礼仪小姐递送给领导的奖品，应尽量与领奖人员相符，如不符，请不要在台上交换，应领会奖后，待散会时再作处理）。（4）递送奖品的礼仪
25、小姐会前要集中演练，礼仪小姐递送奖品时与领奖人员上台应走同一方向，如礼仪小姐递送给领导的奖牌，应将奖牌的正面向着领导递送。（5）做好记者的管理工作。（6）台上台下的组织分工要明确。18.资料收集整理归档。（四）公务活动组织程序。1.制定工作方案。每项公务活动，都要制定详细的工作方案，在制定前，要向有关领导汇报，并到现场和向有关部门（单位）详细了解有关情况，工作方案一般包括如下方面的内容：（1）活动的名称、时间、地点；（2）活动的内容和具体的程序（包括主持人、报告人、讲话领导的安排、是否安排献花、颁奖和奏国歌或国际歌等）；（3）出席活动人员范围及名额分配；（4）活动现场的布置和安排（包括会标、红
26、旗、献花、扩音、休息室、主席台的范围、鼓乐队或醒狮队安排、现场内外环境的布置安排等）；（5）主席台和会场的座位安排及参加挥动人员的组织落实；（6）宣传报道；（7）有关注意事项；（8）安全和医疗保健工作；（9）活动各项工作的具体分工；（10）工作计划的检查和实施；（11）经费问题。2.检查落实。（1）由负责此项活动的主要领导，按工作方案的要求，召集有关部门（单位）领导或到现场检查工作的进展情况，及时协调和解决工作中的问题；（2）检查主持词、议程、领导讲话稿的准备情况；（3）领导和主要嘉宾的落实情况；（4）排好主席台座位表、介绍名单、见报名单；（5）活动现场和安全方面的检查；（6）工作方案中需要检
27、查落实的方面。3.现场工作。现场工作一定要明确，各行其责，岗位落实到人。（1）签到地点一定要有专人引导领导和嘉宾到休息室；（2）检查领导的座（站）位安排和音响设备情况；（3）领导进场的引导和带位；（4）记者的现场管理；（5）核实见报名单中的领导到达情况，并将核实后的名单提供新闻单位和主词人；（6）注意掌握活动过程中出现的新情况和新问题。4.资料整理归档。（五）办好会务和公务活动的基本要求。1.熟悉省、市关于安排领导公务活动的原则和有关政策的规定。2.熟悉各种会议、公务活动的基本做好和办理程序。3.熟悉省、市、人大、政协等领导的职务情况。4.熟悉领导座位的排列原则和见报名单的原则。5.有较强的组
28、织协调能力和灵活的应变能力。（六）办会的一些习惯做法。1.介绍领导名单的方式。一般只介绍主席台就座的领导，后面接着带一串名单或单位的办法处理。排列顺序采用党委、人大、政府、政协、职能部门领导。2.照相、剪彩。如取站位时，领导站位应用粉笔或纸条在地上标明号码，并将每个领导的站位通知到领导本人。如取坐位时，应将每个领导的名字贴在椅子上。3.奏国歌和国际歌的问题。党代会开幕奏国歌闭幕奏国际歌；比较庄重的纪念大会和表彰大会可奏国歌；此外其他会议一般都不奏国歌和国际歌。4.发言席设置。工作会议一般在主席台最边位置设发言席，各种报告会、表彰会、纪念大会等可在主席台右前沿单独设一发言台。此外，除主持人外，领导如要讲话，也应走出来到发言台上讲话。5.座谈会和汇报会的座位安排。此类会议一般用圆桌会议的形势或摆成方形，采取双方面对面坐的形式，主要领导一方的位置应根据会场的形状排在坐北朝南的位置或面对正门的位置。如举行军政座谈会等则可交叉进行排位。6.座位和宴会席次的排列原则。会议和公务活动的排位原则：左为上，右为下。宴会席次的排列原则：右为上，左为下。
