1、管理制度ERP系统财务管理实施细则ERP系统财务管理实施细则目 次前 言本标准是根据发电有限责任公司（以下简称发电）标准体系工作的需要而编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准。目的是为建立健全企业标准体系，提高发电公司ERP系统上线单位的会计核算工作管理水平，建立规范、合理、有序、完善的会计基础工作管理体系，规范会计核算行为，防范财务风险，提高经济效益，保障企业会计信息合法、客观、真实、完整，特制订本办法。本标准由财务部提出并归口管理。本标准起草单位： 财务部ERP系统财务管理实施细则1 范围本标准规定了发电在ERP项目上线后会计核算及财务管理工作的内容和要求。本标准适用于发电总账核算、应收
2、应付核算、资产核算、贷款核算、报销核算、成本管理、预算管理、资金管理工作。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国主席令第28号 中华人民共和国会计法3 术语和定义下列术语和定义适用于本规定：3.1 京能集团、集团公司 指能源投资（集团）有限公司。3.2 发电 指发电有限责任公司各部室及所属分公司的统称。3.3 财务部门、财务部 指发电有限责任公司财务部4 职责4.1 财务部4.1.1 会计核算工作的归口管理部门。4.1.2 财务部应严格执行会计法
3、以及国家颁布的会计准则、财经纪律，按照集团公司的要求执行有关产权管理制度、政策。4.1.3 财务负责人作为本单位财务工作的第一责任人，应认真落实“京能集团一本账、一套会计科目体系”的规划，依据本单位实际，科学、合理调配本部门人力资源配置，完善组织机构，健全岗位设置和权限控制，确保财务工作有序、顺利开展。4.1.4 财务部应严格执行集团发布会计核算制度，并组织实施；负责组织本单位会计核算工作考核制度的制定与考核; 负责组织本单位会计核算，实施会计监督和财务分析工作。4.1.5 财务部相关专责应负责对本单位集成凭证所附原始附件的收集、整理、审核、装订及保管，负责本单位财务决算和财务报告的编写及上报
4、工作。4.1.6 财务部应负责对本单位不同利润中心财务客户业务主数据的收集和维护。4.2 人力资源部4.2.1 核算工资、奖金的归口管理部门。4.2.2 根据集团公司和公司的规定，完成工资、奖金、保险等各种工资、奖金的核算工作，配合财务部门完成各工资项计提的业务。4.2.3 人力资源部负责每月月底编制次月本部门资金计划报送财务部门；人力资源部负责发起的付款申请，需按照付款审批流程逐级进行线上审签，在审签手续完成后由人力资源部将审核通过的付款申请审批单打印后随同原始凭据提交给财务部门。4.2.4 人资部门负责在ERP中执行薪资核算，生成集成会计凭证，每月工资、绩效奖金以及退休费用的凭证正常情况下
5、需于每月24日下班之前在ERP系统内过账，特殊薪金按照具体发放时间尽快过账。财务部门根据人资提供工资明细表（包括：应发和实发）、社会保险明细表审核人资生成的集成会计凭证，审核无误后通知人资部门。4.2.5 人资部门负责按月上报与支付职工薪酬相关的资金支付计划。4.2.6 人资部门负责填报工资、社保等与职工薪酬相关事项的付款申请，人资部门在支付社会保险时，需提供保险代缴明细表。4.2.7 个税的审计和核查，由财务部门牵头，人力资源部门进行配合。4.2.8 人资部门每年底需清理社会保险的代缴、欠缴情况，并根据SAP系统出具的相关报表与财务对账。4.3 其他部门主要职责4.3.1 各部门负责人每月下
6、旬编制次月本部门资金计划报送财务部门；各部门负责发起的付款申请，按照付款审批流程逐级进行线上审签，在审签手续完成后由各部门将审核通过的付款申请审批单打印后随同原始凭据提交给财务部门。4.2.2 各部门负责人每月根据上月编制的资金计划完成本月的资金实际支付。超过资金计划的支付，必须在系统中进行资金计划的追加，完成审批之后，方可支付。4.2.3 资金计划和资金支付的进行中，所有工作皆为各业务部门归口负责，包括数据收集，系统操作，监督审批进度。5 管理活动内容与方法5.1 总则5.1.1 为进一步强化公司财务管理，规范会计核算，保证ERP项目上线后顺利运行，真实、完整地提供会计信息，根据企业会计准则
7、、企业会计制度、京能集团会计核算办法及其他相关法律、法规、政策及规定，结合京能集团的具体情况，制定本细则。5.1.2京能集团ERP项目三期在会计核算上采用SAP管理软件和用友U8财务软件双轨运行的方式。双轨运行期间各单位应保持SAP与用友系统同步运行，并保证数据的一致性。5.2 总账管理5.2.1 会计科目维护5.2.1.1 京能集团各单位使用统一的会计科目体系，对确因业务需求增加会计科目的，应由专门负责人员填写创建总账科目维护申请单，经集团审批后统一维护。5.2.2 税码维护5.2.2.1京能集团由主数据维护人员负责税码的维护工作。有关财务人员需增加税码时，应填写SAP财务主数据维护申请表，
8、参照总账科目主数据维护流程及要求进行处理。按规定维护完税码后，维护人员要及时通知相关人员。SAP财务主数据维护申请表中要写明但不限于以下几种：税种、税率、对应会计科目、申请人、审批人等。 5.2.3 银行主数据维护5.2.3.1银行主数据包括客户相关银行主数据、各单位自有开户行主数据两部分。5.2.2.2对因业务需求增加银行主数据的，应由有关人员填写银行主数据维护申请表，经集团审核后由主数据维护人员统一维护。集团财务与产权管理部应指定专人负责监督、审核有关银行主数据信息。5.2.2.3 需创建开户行主数据的业务仅包括在银行存款科目进行核算的账户，在其他货币资金下进行核算的账户暂不创建银行主数据
9、。5.2.2.4 银行主数据需依据京能集团银行代码编码规则进行创建，对于新建银行主数据，银行代码按照3位银行行号加5位流水码填写，银行编号填写12位的现代化支付行行号，各单位对已创建的银行主数据未填写银行编号的，要求在上线后逐步完善，银行编号是系统区别银行主数据的唯一标识，各单位必须填写。5.2.4 总账过账5.2.4.1会计人员要严格按照京能集团会计核算办法以及ERP系统财务总账模块用户手册在系统内进行账务处理。5.2.4.2经济业务发生后，原始单据的审批权限在根据ERP审批流程有明确控制的，按照ERP审批流程执行，若没有明确规定仍执行各单位原相关管理制度。会计人员在录入库存现金、银行科目及
10、其他货币资金等会计科目时必须根据业务内容准确选择原因代码，用于现金流量报表编制。 为便于银企对账，会计人员在录入银行科目时必须在分配字段填写相关银行票据的编码。支票填写完整的票据编码，业务回单不需填写。5.2.3.5 会计人员在录入凭证时必须填写摘要、附件张数，其他必须填写分配字段的凭证，必须严格按事先约定进行填写。5.2.3.6 对于非集成涉税会计科目如果需要系统自动计算税金的，可选择相应税码进行税金计算，但要确保发票与系统自动计算的税金金额一致。5.2.4.7 如果是成本费用类科目，会计人员在系统中进行账务处理时，必须输入成本接收对象如：成本中心、内部订单号等。5.2.4.8 会计人员在录
11、入会计凭证后必须先进行模拟显示，认真细致地进行检查核对，以确保会计核算的正确性。5.2.4.9 非集成的会计分录，通过手工凭证记入系统；采用直接过账凭证的方式(可以利用账户分配模型、周期凭证或冲销凭证的功能进行日常的凭证处理工作)；打印记账凭证并附有相关的原始凭证交稽核人员进行相关的审核。5.2.4.10 记账凭证的填制录入，原则上要求会计人员当日内取得相关原始凭证应及时录入ERP系统，原始凭证必须履行财务审核和批准手续，录入凭证时，现金、银行存款、各项费用、应交税金及应付工资等科目的相关辅助信息完整。确保会计信息及时，准确，真实反映经济业务。5.2.4.11 一般情况下，所有会计人员必须在次
12、月2日前完成当月所有业务的处理。5.2.4 会计凭证审核5.2.4.1 财务部门须按照国家有关财政法规和京能集团内部会计制度的要求，进行会计凭证审核。5.2.4.2 财务部门须按不同业务凭证设专人进行检查，以确保各项经济业务及时、准确地在财务上进行反映。5.2.4.3 会计凭证的审核的主要内容包括：（1）相关经济业务的性质是否与会计凭证反映的内容相一致；（2）“页数”：填写附件张数；“长文本”：填写凭证摘要或选择相关选项；（3）凭证日期、记账日期、货币、业务范围、原因代码、业务金额等填写是否正确；（4）总账科目、借贷等选择是否正确；（5）是否正确填写必要的分配项；（6）对涉税科目是否正确选择了
13、相关税码；（7）其他按规定需填写项目是否填写正确。5.2.5 总账月结5.2.5.1 会计帐期的打开与关闭统一由集团公司财务部执行，每月月末最后一个工作日打开下月会计期间，次月的第二个工作日中午12点关闭上月的会计期间。5.2.5.2 人力资源管理模块在结账时，会计人员与业务人员要完成财务与其他模块集成数据的核对，如有差异及时调整，确保当月会计信息质量。5.2.5.3 关账后，如需重新开帐，须由有关人员写出书面说明，必须经总部财务负责人签字批准，重新开帐后只能对原差错业务进行更正，一律不得新增业务，否则集团公司进行通报处理。5.2.5.4 对未按规定及时进行账务处理而影响京能集团正常关账执行的
14、单位，将依据相关规定进行考核。对确实需要重新开账补充当月业务处理的单位需提交相应申请，申请必须经本单位财务负责人、各业务模块分管领导签字经财务部领导审核同意后方可执行。5.2.5.5 年度终了，如需要对期初数据进行调整，财务部门应将与年初数调整业务的会计凭证统一记账在上一年度的第13个会计期间。5.2.6 银行对账5.2.6.1 建立银行定期对账制度，原则上每月上旬要完成企业银行存款日记账与银行对账单的核对工作，并编制“银行存款余额调节表”。5.2.6.2 “银行存款余额调节表”应由出纳以外的会计人员编制，并指定专人稽核，经对账人、稽核人签字，财务负责人审查后，妥善保管。5.2.6.3 对银行
15、未达账款要进行跟踪核实，及时清理，发现1个月以上的未达账项应指定专人负责逐笔清查处理。5.2.7 会计档案管理5.2.7.1 京能集团采用分级管理会计凭证、会计档案的方式，即各单位负责相关核算范围内的会计档案的管理。5.2.7.2 会计凭证(包括冲销凭证及清账凭证)必须在制证完成后由制证人按规定格式及时打印。5.2.7.3 对于其他模块过入的会计凭证由财务处相关的分管人员按规定格式及时打印。5.2.7.4 有关会计凭证打印后必须连同相关原始单据一起及时送交凭证管理人员保管。5.2.7.5 凭证管理人员必须及时将收到的凭证进行分类别按顺序装订成册。5.2.7.6 相关分管账务人员必须按规定格式打
16、印自己分管理的账册，并于归档时将其按档案管理规定交档案管理人员。5.2.7.7 报表编制人员在全部报表编制完成后打印保管，并于归档时将其按档案管理规定装订成册后交档案管理人员进行装订归档。5.2.7.8 其他有关ERP管理过程中的文档，由有关管理人员留存保管。5.2.7.8 ERP系统上线后所产生的电子数据与纸质凭证、账册、报表具有相同法律效益，公司采取统一管理的方式。5.3 应收管理5.3.1 客户主数据的创建5.3.1.1 京能集团所有的客户必须创建主数据，主数据由集团统一创建。公司可以从集团公司客户数据库中将已有客户扩展至本公司使用，对于第一次出现的客户数据，应向集团公司运维部门提出创建
17、申请。5.3.1.2 所有客户主数据的统驭科目必须按照客户的性质设定为应收账款等有关科目，并充分考虑统驭科目对应的特别总账科目设置情况。5.3.1.3 客户主数据维护人员在创建主数据时，首先必须认真检查该客户在SAP系统中是否已经创建，如果已经创建，则需将已创建客户相关信息填入该主数据申请单的相应字段中，并及时通知申请人员。5.3.1.5 所有外部客户主数据创建时由SAP系统内部自动编码。5.3.2 客户主数据的变更5.3.2.1 财务客户主数据的变更由财务部门负责维护。5.3.2.2 客户主数据维护人员应随时关注有关主数据信息的变化情况并及时进行修改。5.3.2.3 客户主数据相关部门和人员
18、有义务就相关单位的信息变动及时向客户主数据维护人员提供变动信息。5.3.2.4 不得以任何形式要求运维人员向客户主数据中添加不真实的信息或将原先信息修改为不真实信息。5.3.2.5 客户主数据维护人员有义务将原先上线时已存在部分虚拟信息逐步修改为真实信息，业务人员应配合主数据维护人员将原先上线时客户不完善信息修改完善。5.3.2.6 客户主数据维护人员在对客户主数据进行冻结和删除等维护时，必须及时与往来管理人员取得联系，由往来管理人员查找该账户是否有余额、并向领导请示未清项的处理办法。5.3.3 应收发票过账5.3.3.1 应收发票过账应保证发票内容与业务部门提供的结算单等原始凭证保持一致。5
19、.3.3.2 业务部门应按照财务部门的要求分利润中心提供业务结算数据。5.3.3.3 各业务部门应该在收到业务结算单两个工作日内履行完审批手续将审批手续交给财务部门入账，每月业务部门应保证在31日之前结清所有应收业务并履行审批手续。5.3.3.4 有销售订单的发票，对于错误发票，根据错误发票的实际情况进行相应的处理，如果未打印金税发票，则直接在系统中取消发票；如果已打印金穗发票或普票，则需要在金税系统或sap系统将增值税发票或普通发票进行发票作废。 （1）错误发票非内容错误需要重新开票的，由开票员在税务系统内取消原发票，再重新开票；（2）错误发票由于订单价格错误，需由开票员取消错误发票后，通知
20、业务部门对结算价格重新维护后，重新开票；（3）错误发票由于发货量错误，需取消发货过账后修改发货量，重新发货过账，然后重开发票；（4）错误发票如果是由于客户税码、账号或名称、地址等错误，需对客户主数据重新维护，再由税务系统重开发票。5.3.3.5 对于增值税票的冲消，一定要特别注意，遵守相关制度，首先将错误发票拿回，然后才能进行相关系统操作；5.3.3.6 如果是跨月冲销，需要客户提供税务证明方可。5.3.4 收款清帐5.3.4.1 收到客户付款，录入相关收款凭证，并通过手工方式结清应收账款未清项；对于清账方式，如一笔银行存款的收取对应多笔应收账款，要求全部使用部分清账方式，便于账龄分析，通过应
21、收款模块进行操作，禁止使用F-02的交易代码进行收款处理。5.3.4.2 应收类往来核算业务需根据业务性质选择标准科目及操作代码进行核算，必须要及时清账，不允许有非正常借、贷方向余额。5.4.4.3 会计人员SAP系统录入应收票据进行账务处理时，应在文本填写汇票号，为使SAP系统内应收票据相关报表能够准确及时执行，同时便于系统自动出具应收应付票据备查簿应在行项目的“汇票细目”进一步维护应收票据的到期日、签发日期、出票人、受票人、指定支付地点（出票的开户银行）、中央银行位置（交易的合同号）。5.3.4.4 在SAP系统中对应收款项收回时，应首先对已预收款进行清账处理。5.4.4.5 应收清账时应
22、在清账凭证的“凭证抬头文本”中输入清账摘要信息及被清凭证编号，同时必须保证账务处理的正确性与及时性。5.4.4.6 业务集成部门应随时关注相关客户的预收及应收款情况，发现问题应立即与财务部门联系，并采取必要措施及时更正。5.3.4.7 会计期末，各单位应依据SAP系统提供的账龄表计提坏账准备或冲销凭证，通过开发的功能进行账务处理，在两套核算系统并行期间，原核算系统仍保留原方式核算。5.3.5 应收月结5.3.5.1 应收会计主管应在月结之前对系统应收未清项进行检查，并保证已匹配的客户未清项目在月末进行结清。5.4 应付管理5.4.1供应商主数据的创建5.4.1.1 京能集团所有的供应商必须创建
23、主数据，主数据由集团统一创建。公司可以从集团公司供应商数据库中将已有客户扩展至本公司使用，对于第一次出现的供应商数据，应向集团公司运维部门提出创建申请。5.4.1.2 所有供应商主数据的统驭科目必须按照供应商的性质设定为应付账款等有关科目，并充分考虑统驭科目对应的特别总账科目设置情况。5.4.1.3 供应商主数据维护人员在创建主数据时，首先必须认真检查该供应商在SAP系统中是否已经创建，如果已经创建，则需将已创建供应商相关信息填入该主数据申请单的相应字段中，并及时通知申请人员。5.4.2 供应商主数据的变更5.4.2.1 有采购订单的供应商主数据由MM模块维护，招投标供应商由相应的归口业务部门
24、负责维护，其他供应商主数据由财务部门负责维护。5.4.2.2 供应商主数据维护人员应随时关注有关主数据信息的变化情况并及时进行修改。5.4.2.3 供应商主数据相关部门和人员有义务就相关单位的信息变动及时向主数据维护人员提供变动信息。5.4.2.4 不得以任何形式要求主数据维护人员向供应商主数据中添加不真实的信息或将原先信息修改为不真实信息。5.4.2.5 供应商主数据维护人员有义务将原先上线时已存在部分虚拟信息逐步修改为真实信息，业务人员应配合主数据维护人员将原先上线时供应商不完善信息修改完善。5.4.2.6 供应商主数据维护人员在对供应商主数据进行冻结和删除等维护时，必须及时与往来管理人员
25、取得联系，由往来管理人员查找该账户是否有余额、并向领导请示未清项的处理办法。5.4.3 收、发货及应付发票过账5.4.3.1 业务部门负责收发货并校验发票，遵循“先收货，后预制发票”的原则。入库单上至少应附有以下信息：物料信息、收货数量、金额。5.4.3.2 发票预校验由业务部门负责。即完成三单匹配后，在系统内预制发票，并在预制发票后3个工作日内将采购订单、入库单、原始发票（增值税票应包括发票和抵扣两个联次）交至财务部门。如在规定期限内无法提交的应及时向财务部门说明原因。财务部门对应付暂估挂账延期未提交相关单据的部门，有责任进行督促并定期进行考核。5.4.3.3 财务人员应及时查看采购订单收发
26、货和预制发票情况，并在收到业务部门提交的单据后，按规定进行发票等单据的验证和审核工作，审核无误后应及时对预制发票进行确认过账；审核有误，则应尽快通知业务部门进行处理。5.4.4 付款清帐5.4.4.1 业务部门根据合同付款进度要求，在SAP系统内提交付款申请，付款申请审批后，申请人打印申请单，附合同及会签单或专项批复文件，送到财务部，申请单至少包含以下信息：采购订单号、付款申请凭证号、系统发票凭证号、发票过账凭证号、供应商代码、名称及开户银行帐号（具体见资金管理）。5.4.4.2 财务部复核预付款、发票、付款申请以及合同或专项审批文件，复核无误后付款。5.4.4.3 对供应商付款后，录入相关付
27、款凭证并通过手工的方式结清应付账款未清项，对于清账方式，如一笔银行存款的支付对应多笔应付账款，要求全部使用部分清账方式，便于账龄分析，通过应付账款模块进行操作，禁止使用F-02的交易代码进行付款处理。5.3.4.4 应收类往来核算业务需根据业务性质选择正确的科目及操作代码进行核算，必须要及时清账，不允许有非正常借、贷方向余额。5.4.4.5 应付清账时应在清账凭证的“凭证抬头文本”中输入清账摘要信息，同时必须保证账务处理的正确性与及时性。5.4.4.6 会计人员在付款清账时，要高度关注是否已发生预付账款或按合同或协议预留质保金，避免资金支付风险；同时要关注特别总账标识，保证核算科目准确。5.4
28、.4.7 对供应商进行付款时，各单位必须先对预付账款进行清账，对预付账款不清账付款的，应提交本单位财务分管领导的审批确认，方可付款。5.4.4.8 业务集成部门应随时关注相关供应商的预付及应付款情况，发现问题应立即与财务部门联系，并采取必要措施及时更正。5.4.5 应付月结5.4.5.1 应付会计主管应在月结之前对系统应付未清项进行检查，并保证已匹配的客户未清项目在月末进行结清。5.5 员工报销报账管理5.5.1 员工供应商主数据维护5.5.1.1 员工主数据由各单位指定专人负责创建及维护。5.5.1.2 在创建员工主数据时必须让有关人员提供该员工的姓名、所在部门、等必要信息。任何人不得以任何
29、虚拟信息创建员工主数据。5.5.1.3 员工主数据编码规则为内部给号。员工主数据的统驭科目为“其他应收款-备用金”。5.5.2 报销报账管理5.5.2.1 报销系统包括员工报销、部门费用报账两类业务。此处的员工报销是指由员工垫付或事先借款，业务事项结束后与员工通过现金结算的相关业务；部门费用报账指该业务事项由单位直接银行转账与供应商进行结算的相关业务。5.5.2.2 对于修理维护业务、试验检验业务、技术监督服务、安全消防、清洁绿化等业务原则上要求必须通过采购订单进行业务处理，对于由员工垫付的且费用金额不大于2000元的经过财务部门负责人批准可通过报销系统履行审批手续。5.5.2.3 报销系统由
30、报销报账人员进入员工报销系统填写报销单，根据系统要求填写报销相关事项、票据张数、票据金额，出差的还要写明出差原因、天数、路线等，所有相关凭证都必须整体贴在粘贴单上经部门主管、归口部门审批后提交给财务部门会计人员，诸如会议通知、批准文件等。5.5.2.4 报销系统按照会计科目明细项设置报销项，报销人员如果无法确定报销项，可电话咨询财务部门。5.5.2.5 报销系统报销项中不含本次报销事项的，报销人员应在摘要处详细说明报销内容，以便财务人员判断入账会计科目。5.5.2.6 报销事项涉及到修理项目、技改项目、科技信息项目及其他项目的，报销人员必须正确填写相关的项目定义、WBS元素、内部订单等事项，且
31、各部门提供应记账的WBS元素必须为该级层的最末级元素。5.5.2.7 财务部门审核人员审核报销事项的真实性、完整性，并在报销人员提交报销单1个工作日内完成审核提交财务部负责人审批。对审核不通过的报销事项，财务部门审核人员应该在1个工作日内对报销人员进行反馈。5.5.2.8 对于跨部门报销，要求报销人员在报销系统内详细填写各部门费用承担情况，并经各负担费用部门负责人审批。对于无需分摊费用统一计入归口部门的，由归口部门负责人审批即可，经公司领导审批后，报销款项统一支付给填写报销单人员，由报销人员负责统一支付。5.5.3 付款清帐5.5.3.1 员工报销在经公司领导审批后，无需进行付款申请审批，财务
32、部门可根据员工报销单进行付款。5.5.3.2 各单位财务部门在支付员工报销款项前，应先核对该员工的借款事项。5.5.3.3 对于支付现金的报销事项，报销人员应该在经公司领导审批通过后2个工作日内到财务部门取款。5.5.3.4 报销人员应及时清理借款，对于存在3个月以上未清理借款的，各单位财务部门有权对该员工停止发放借款。5.5.3.5 对于部门费用报账在经公司领导审批后，报销人员需要在SAP系统内填写付款申请，经审批后财务部门根据付款申请的付款事项支付款项。5.5.3.6 财务部门其他应付款的清账工作应尽可能在收付款的同时进行，如有特殊情况必须单独清账时，必须保证账务处理的正确性与及时性。5.6 资产管
