1、Excel高效办公,课程大纲,精品课件，下载后可直接使用excellent,2,启动与退出EXCEL创建工作簿、界面介绍工作表操作单元格操作,数据有效性打印设置,设置表格边框和底纹设置单元格格式、行高和列宽数据录入,选择性黏贴窗口冻结单元格分列,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,3,利用“开始”菜单启动Excel 2010。利用桌面上的快捷图标启动Excel 2010。直接利用已经创建的文档,双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。选择“文件”菜单中的“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按钮。按快捷键Alt+F4。,2退出,1启动,启动与退出
2、EXCEL,创建工作簿 桌面右键新建excel档,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,4,界面介绍,5,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,5,工作表（重命名、移动和复制、删除）,单元格（插入、删除、移动和复制、清除),从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键ctrl）,1、重命名：光标移至sheet名双击2、移动和复制 同一文档内移动：左键+拖移，复制：ctrl+左键+拖移。不同文档间移动：右键选择移动
3、或复制工作表3、删除：选择sheet 右键删除,1、插入：选择单元格右键插入、删除2、移动和复制：(ctrl+C/ctrl+V)3、清除：（delete),第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用excellent,6,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,设置表格边框和底纹 选中需设置的单元格选择边框/底纹,设置单元格格式、行高和列宽 单元格格式：选中单元格右键在数据栏选择格式 行高和列宽：光标移至表格顶端选择单元格(行/列)设置行高/列宽 批量调整：选择批量行/列,Excel 2010 自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦,奇偶行填充：“开始”“条件格式”“新建
4、规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=0 并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。,精品课件，下载后可直接使用excellent,7,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作演练1：制作通讯录（练习：启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）,步骤提示：1、新建或者启动excel文档；2、将文档命名为“制作通讯录”；3、去掉虚网格线：“视图”“网格线”前去掉；4、设置边框：选中106单元格，“开始”边框“其他边框“，外黑，内灰；5、设置行高：选中行，右键行高，256、填充颜色：选中区域，开始”“条件格式”“新建规则”“使用公
5、式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=1 并选取一个填充浅蓝色。,步骤5,步骤6,步骤4,效果图,精品课件，下载后可直接使用excellent,8,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）输入文本后设置单元格格式(一般使用格式刷更快捷些)自动填充：光标移至单元格右下角出现“+”（自动填充柄）拖移,小提示：如需增加新序列，路径：EXCEL2003中：工具-选项-自定义序列EXCEL2007中：Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中：文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表 开始-排序和筛
6、选-自定义排序-自定义序列,使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。,精品课件，下载后可直接使用excellent,9,数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生,任务：“部门”列 用下拉菜单选择代替手工输入。操作步骤：数据数据有效性设置允许中选择”序列”来源栏中输入允许输入的值(销售部,企划部)中间用英文逗号隔开。,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,
7、精品课件，下载后可直接使用excellent,10,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生,精品课件，下载后可直接使用excellent,11,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作演练2：制作通讯录（练习：插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）,步骤提示：1、插入行：选中四行，右键“插入”；2、合并单元格：选中A1:D1单元格，开始合并单元格后居中；3、输入时间：按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：选中区域数据数据有效性设置允许序列来源（录入
8、跟上一个单元格同样的内容：ctrl+D或ctrl+）5、设置单元格样式：选中区域右键设置单元格格式自定义6、强制换行：alt+enter；自动换行：enter,精品课件，下载后可直接使用excellent,12,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）,除了设置页边距、打印区域等，如分页符&标题打印也是很好用的哦,Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上图的功能进行巧妙应
9、用。,精品课件，下载后可直接使用excellent,13,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,操作案例：制作通讯录-打印,等同2003版的页面设置菜单,设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。,不同的通讯组间插入分隔符,打印设置选择打印份数，单击打印。,精品课件，下载后可直接使用excellent,14,操作案例：制作通讯录-打印,通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式，供没有装2010版的同事分享。,若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“A4”,试验双面打印功能,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件，下载后可直接使用exc
10、ellent,15,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,不少人对选择性粘贴没有重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦,粘贴方式常用功能了解：【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。）【数值】：只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；【图片】：将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。,选择性粘贴,这3个太有用了,带实时预览的粘贴功能,精品课件，下载后可直接使用
11、excellent,16,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,粘贴方式区域各项功能了解（自学）：【格式】：仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变目标单元格的文字内容。（功能相当于格式刷）；【批注】：把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格的内容和格式；【有效性验证】：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；【除边框外的所有内容和格式】：粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；【列宽】：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有
12、同样的列宽，不改变内容和格式；【公式和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；【值和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；【置换】：行列进行互换,选择性黏贴,带实时预览的粘贴功能,精品课件，下载后可直接使用excellent,17,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,窗口冻结,当我们在制作一个Excel表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL的冻结窗格这一功能来解决这个问题。,效果：始终显示标题栏操作：选中开始冻结的单元格视
13、图冻结窗口,精品课件，下载后可直接使用excellent,18,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,分列,Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。,效果：,精品课件，下载后可直接使用excellent,19,插入形状/超链接/文本框/对象,插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象有文件创建浏览 更改图标 更改标题 确定,第一章.EXCEL基本操作与数据处理,精品课件
14、，下载后可直接使用excellent,20,数据的排序与筛选,数据分类汇总与数据透视,第二章.EXCEL数据分析,精品课件，下载后可直接使用excellent,21,数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。,excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能,第二章.EXCEL数据分析,数据的排序与筛选,精品课件，下载后可直接使用excellent,22,第二章.EXCEL数据分析,操作步骤：鼠标选择标题栏开
15、始排序与筛选筛选单击下拉菜单钮选择颜色或勾选需要显示的内容,数据筛选,精品课件，下载后可直接使用excellent,23,第二章.EXCEL数据分析,操作步骤：鼠标选择标题栏开始排序与筛选自定义排序选择是否带扩展(带扩展同行数据联动换位子，否则不联动)添加筛选条件X3次点选部门、职务、工号、升序/降序勾选包含标题（很关键）,数据排序,精品课件，下载后可直接使用excellent,24,第二章.EXCEL数据分析,对重复数据中的值进行分类汇总,数据分类与汇总,精品课件，下载后可直接使用excellent,25,第二章.EXCEL数据分析,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转
16、其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据,数据透视,精品课件，下载后可直接使用excellent,26,第三章.EXCEL公式与函数,单元格引用相对引用绝对引用混合引用,常用函数基础运算函数COUNT函数日期和时间函数,进阶函数IF函数VLOOKUP函数SUMIF函数DATEDIF函数字符串截取函数,嵌套函数SUMPRODUCT函数多重IF函数,精品课件，下载后可直接使用excellent,27,第三章.EXCEL公式与函数,单元格引用 绝对引用（$C$1）；相对引用(C1)；混合引用($C1、C$1),“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的区别 在一个工作表中
17、，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是
18、“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。,精品课件，下载后可直接使用excellent,28,第三章.EXCEL公式与函数,常用函数,精品课件，下载后可直接使用excellent,29,第三章.EXCEL公式与函数,常用及COUNT函数,日期和时间函数,精品课件，下载后可直接使用excellent,30,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,IF函数根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。函数语法：IF(条件表达式,结果1,结果2)语法理解：如果就否则,VLOOKUP函数在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格
19、或数组当前行中指定列处的数值。函数语法：VLOOKUP(查找值,查找区域,返回结果的列号,查找方式)语法理解：在“查找区域”的首列查找“查找值”,并由此返回区域内当前行中指定列的数值,查找值,查找区域,结果列号,=VLOOKUP(B10,A2:H7,8,0),第1列 第2列 第3列 第4列 第5列 第6列 第7列 第8列,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),：需要去的首列查找的条件值；,：一个单元格区域，第一列需包含,：数字X，返回中第X列的值,：通常写0,精品课件，下载后可直接使用excellent,31,第三章.EXCEL公式与函数,
20、进阶函数,SUMIF函数根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。函数语法：SUMIF（条件判断区域,条件,求和区域）语法理解：如果满足什么条件就求和，其实就是按条件求和。,条件判断区域,求和区域,条件,精品课件，下载后可直接使用excellent,32,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,DATEDIF函数返回两个日期之间的年月日间隔数。函数语法：DATEDIF(开始日期,结束日期,单位代码),年龄或年限的计算方法（在英文输入状态下进行）：语法：=YEAR（终止日期）-YEAR（出生或开始日期）语法：=DATEDIF(出生或开始日期,终止日期，Y)语法：=DATEDIF(出生或开始日期,
21、TODAY(),Y)说明：日期可以直接单元格引用、可以/或-格式输入，但不能输入（.）。,精品课件，下载后可直接使用excellent,33,第三章.EXCEL公式与函数,进阶函数,字符串截取函数,LEFT(text,num_chars)LEFT(文本串,要提取的字符个数)从左边开始提取指定个数的字符,RIGHT(text,num_chars)RIGHT(文本串,要提取的字符个数)从右边开始提取指定个数的字符,MID(text,start_num,num_chars)MID(文本串,文本中要提取的第一个字符的位置,要提取的字符个数),要截取字符串所在的单元格,截取的个数,文本中要提取的第一个字
22、符的位置,精品课件，下载后可直接使用excellent,34,第三章.EXCEL公式与函数,嵌套函数,SUMPRODUCT函数,计算相应的区域或数组乘积的和,公式运算=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6)实际运算=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6(即三个区域A2:A6,B2:B6,C2:C6同行数据积的和),计算符合2个及以上条件的数据个数或数据的和,公式运算=SUMPRODUCT($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4),$E$1:$E$9)实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2，求和数
23、据区域),多条件引用/匹配,公式运算=SUMPRODUCT($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4)*($E$1:$E$9)实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2*要引用的数据区域),三种常用功能,2,3,1,精品课件，下载后可直接使用excellent,35,第三章.EXCEL公式与函数,嵌套函数,IF函数嵌套,IF函数嵌套就是有多个IF函数一层套一层，什么时候会用到IF嵌套呢，是有多个条件要分别判断时会用到,语法如下：=IF(true,1,IF(true,2,IF(true,3,end)语法解释：IF（第一个条件,第一个条件成立时返回的值,IF(第二个条件,第二
24、个条件成立时返回的值,IF(第三个条件，第三个条件成立时返回的值.IF（。）举个例子：=IF(B260,不及格,IF(B270,及格,IF(B285,良好,优秀)注意：1、IF函数只能嵌套七层，不但针对IF，对所有的函数都适合，也就是说函数嵌套函数，不能超过七层。2、在设置IF公式的时候，如果前面的IF条件成立，后面的就不会再判断了，所以要合理的设置判断的条件，不能这样设置=IF（A1100,ABC,IF(A110，bcd)上面的公式中，第二个条件永远无出头之日的，因为如果小于10，必然小于100，只会判断第一个条件而第二个条件没有被判断的机会。,精品课件，下载后可直接使用excellent,
25、36,第四章.EXCEL图表与图形,精品课件，下载后可直接使用excellent,37,图表是一种高效、直观、形象的表达工具。（相对于说话、写、列表）,迅速传达信息，轻松理解；直接专注重点，直奔主题；更直观地显示其相互关系；使信息的表达形象生动。,第四章.EXCEL图表与图形,图标图形的作用,“会说话”,精品课件，下载后可直接使用excellent,38,坐标X轴,坐标Y轴,XXXX年交车准时率推移图,图表标题,图例,绘图区,数据系列,数据表,第四章.EXCEL图表与图形,图表的6项要素,精品课件，下载后可直接使用excellent,39,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,想表达什
26、么？传递什么信息？,选择哪类图表（条、柱、饼、折、散）？,怎么制作图表（图表制作四步骤）？,图形美化，使主题更加突出？,精品课件，下载后可直接使用excellent,40,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,01确定主题,你想表达什么观点？比较图表还是文字更有效？如果你要表达的意思可以用一句话表达清楚，那使用图表就是多此一举了。图表应该节省一千句话，而不是需要一千句话来解释，图表越简洁越好。同样的数据可以传达出很多意思，只有确定了想要表达的主题，才犹如找到了前进的方向，否则就犹如蒙着眼睛走路，很难正确快速达到终点。,当然是根据想表达的主题，如果你的主题是“那个城市的销售量高”就选第一
27、个，如果你的主题是“每个state的销售量”，那当然是第二个最好了。,精品课件，下载后可直接使用excellent,41,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,02选择类型,图表的样式很多，大体上分为：饼图，条形图，柱状图，折线图，散点图不能凭感觉随便选择，在选择样式之前，要先确定好数据间的对比关系，依照对比关系选择图表样式。,精品课件，下载后可直接使用excellent,42,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表(Part 1/5),依据各区销量表，根据展示主题选择合适的呈现图表：,精品课件，下载后可直接使用excellent,43,第四章.EXCEL图表与图形
28、,使用图表的步骤,03制作图表(Part 2/5),1、展示在时间序列上（即16月份）各地区销量的对比情况,柱形图,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“柱形图”-“簇状柱形图”,选中图表，点击“布局”-“图表标题”添加标题；,-选择图表的6要素，修改格式；,精品课件，下载后可直接使用excellent,44,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表(Part 3/5),2、展示Q4各地区销量的占比情况,饼图,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“饼图”,选中图表，点击“布局”-“图表标题”添加标题；,-选择图表6要素，修改格式；,精品课件，下载后可直接使
29、用excellent,45,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表(Part 4/5),3、展示上半年各地区总销量情况,条形图,选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“条形图”,选中图表，点击“布局”,-选择图表的6要素，修改格式；,精品课件，下载后可直接使用excellent,46,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,03制作图表(Part 5/5),选中要展示的数据区域,菜单栏选择“插入”,选择“折线图”,选中图表，点击“布局”,-选择图表的6要素，修改格式；,4、展示各月销量达标趋势,折线图,精品课件，下载后可直接使用excellent,47,第四章
30、.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,精品课件，下载后可直接使用excellent,48,（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司,练习：请选择合适的图表类型将五种情景用图表表达出来。,四种情景：,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同,（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变,（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高,精品课件，下载后可直接使用excellent,49,西部
31、,北部,东部,南部,南部,北部,西部,东部,饼图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：不同图表表达的意思不尽相同,（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同,精品课件，下载后可直接使用excellent,50,一般条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：不同图表表达的意思不尽相同,（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变,精品课件，下载后可直接使用excellent,51,突出单个元素的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：不同图表表达的意思不尽相同,（3）强调
32、A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高,精品课件，下载后可直接使用excellent,52,13%,25%,27%,35%,公司,A,突出两个重点的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,关键点1：不同图表表达的意思不尽相同,（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；,精品课件，下载后可直接使用excellent,53,（4）在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司,所有元素对比的条形图,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04
33、强调主题,关键点1：不同图表表达的意思不尽相同,精品课件，下载后可直接使用excellent,54,产品销售量，单位：千美元,你的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是:自1月以来销售额正在稳步提升,产品销售量，单位：千美元,在5月里，产品的销售额大幅领先产品B和,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,精品课件，下载后可直接使用excellent,55,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤,04强调主题,一些观众可能认为你想说：西部地区利润占公司总额近半,一些观众可能认为你想说：北部收益份额最小,用“各地区所占利润的百分比”来做图表标题，不如用下面红色字来做表题，最好还把你想表达的数据着重表达出来，例如换一种颜色。,精品课件，下载后可直接使用excellent,56,第四章.EXCEL图表与图形,使用图表的步骤
