1、时间管理与提高工作效率,问题提出,你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,课程目标,了解什么是时间管理以及为何要时间管理。学会对自己的时间运用状况进行分析。能够找出自己浪费时间的因素，并运用适当的策略进行处理。能够找出适合自己的时间安排模式。学会制定高效率的时间安排计划。,一、时间管理
2、的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用,今日主题,小实验,道具：铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？,什么是时间管理,一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用,今日主题,时间管理的重要意义,1、个体生命的有限性：生命只有一次（游戏）生命留给我
3、们的时间？我们如何控制它们的“流向”。童年、少年、青年、中年、壮年、老年2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务,鲁迅先生说：“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。,过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代速度竞争成为主导信息大爆炸,一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用,今日主题,练习：假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你有好几个月没有回老家，也没有写
4、信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1 小时明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份明天下午 2 点到 4 点有一个会议你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座,每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息）,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目小组将在明天下午 6
5、点钟开会，预计 1 小时 你身上只有 5 块钱，需要取钱大家明天晚上聚餐你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业时间你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有下个星期二，你要参加一次业务考试,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管理呢？把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；确定每件事情的重要等级和紧急程度；根据重要程度把事情重新排序
6、，列出任务完成计划。,把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；,编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度,根据编好的时间表，考虑：,这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。,哪些事情可以放弃不做？为什么？,这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。,哪些事情可以由别人代做？为什么？,哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，区别重要度，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将自己处理的琐事利用空档的时间处理。,哪些是自己需要处理的事情？为什么,列出任务执行计划，执行吧！,重要度是因人而异的，因
7、此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观。,明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级排序明确你的任务对任务按优先级排序价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。,根据价值观的不同，将练习中的任务区别出来：健康看牙医，洗澡，等等（1、15）家庭给家里打电话，等等（3、14、1
8、7）友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等（2、8、11、18、21）爱情准备烛光晚餐，等等（23）工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等（5、9、10、12、13、16、19、20、22、24）金钱夜间兼职的面试，等等（4）兴趣看演唱会，等等（6、7）考虑一下，你的价值观是什么？哪项任务对你是最重要的？,时间管理的效果是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的情绪焦点。,明确你的情绪焦点学会感性时间管理明确你的任务对任务按优先级排序,情绪是不自主的思维，情绪的焦点决定了我们如何安排一天的时间。感性时间管理关键是情绪管理，情绪决定了我们的焦点在哪里，而焦点决定了
9、我们 的时间用在哪里，是否有利于我们快速达成目标。很多表面看来是销售人员时间管理的问题，实际上却是销售人员情绪管理能力问题。,一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用,今日主题,【案例】,人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:
10、00。11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。已经没有时间
11、写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。,仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来
12、完成。,我们的时间管理问题在哪里,多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因 透过现象看本质部分经理人员的三个字特征 时间管理失序做事缺乏计划性做事分不清主次不善于说“不”无法恰当处理外部的干扰,我们的时间管理问题在哪里（续）,时间的浪费电话干扰，陪同煲粥不速之客，礼节陪聊习惯拖延，超出期限会而不议，议而不决无视重点，做事低效 不良授权，权责不清外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少
13、、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务（供餐窗口少、菜品少、座位少等）C、信息化程度,被干扰,干扰因素分析表,干扰者：可能是自己、朋友、客户、上司、下属、家人。,时间处理原则,轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要；一次结清，同一类的事情最好一次把它做完；实际花费的时间总比预计的长；（墨菲定律）凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；为突发事件预留时间；日常性事务维护原则；做好数据库清理与更新等基础工作要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；每一分钟每一秒做最有效率的事情；遵守20：80定律；时间被占用说“不”原则；有效授权并权责分明；,一、时间管理的基本概念二
14、、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用,今日主题,一、树立正确的时间价值观,首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是金钱时间就是生命,你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？,时间价值的计算,（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。（2）钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，
15、意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。（3）时间需要规划规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,二、做好时间管理的长短期准备,长期准备 购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯临时准备明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作,三、为高效的时间管理，培养良好习惯,要培养的好习惯利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开专题会效率
16、最高/避免上午开重要会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料每晚沉思片刻/回顾与总结,四、培养与外部产生联系时的应变能力,与外部产生联系时的应变能力 站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话如遇琐事缠身能快速摆脱,五、明确目标，做好计划,明确目标你为什么工作 你要达到什么目的避免工作千头万绪 眉毛胡子一把抓被动工作跟着感觉走,哈佛的调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且长期 的目标,有清晰但短期 的目标,有较模糊目标,无目标,60%,27%,二
17、十五年后：,25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等,几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩,几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界,10%,3%,为什么不愿意设定目标呢？,第一，不了解目标的重要性，从小没有人教导我们
18、什么是目标，更不知道为什么要设定目标。第二，不知道如何设定目标，在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。第三，因为害怕被别人拒绝，假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。我们可以免除害怕被拒绝的恐怖。第四，害怕自己会失败，一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。总以为我不能，我可能会损失钱财，浪费时间，我不能。,制定低目标的原因,员工业绩考核体系不合理、奖惩不科学对失败的恐惧不能发现完成目标的方法或手段过多的将注意力集中在现有的资源能力经验性思维上司没有鼓舞起员工的士气,如何应对低目标,我做不到,用现在的方法,主管要求的期限,一个人完成,现有的资源
19、和的成本标准,全部完成,运用什么方法可以完成？,你认为什么时间可以完成？,需要哪些部门或岗位的协助？,需要投入哪些资源？,哪些可以保证完成？那些能部分完成？,我原来是可以做到的！,作为主管，不可为员工的拒绝态度吓倒，而应通过沟通转变员工的思维习惯！鼓励员工寻找实现目标的方法，而不应该就目标值本身的高低讨价还价！对心态消极、承诺目标与上级期望目标差距太大而有拒不转变观念、不去动脑筋想办法，而是挖空心思想借口的个别员工，只能不换脑筋就换人！,目标设计的SMART原则,S-Specific 具体，不能笼统；M-Measurable 可度量，A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下可以实现
20、，避免过高或过低的目标。R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。T-Time bound 时限，完成目标的期限。,目标制定的案例分享,在目标管理课程上，有个同学举手问老师：老师，我的目标是想在一年内赚100万！请问我应该如何计划我的目标呢？老师便问他：“你相不相信你能达成？”他说：“我相信！”老师又问：“那你知不知到要通过哪行业来达成？”他说：“我现在从事保险行业。”老师接着又问他：你认为保险业能不能帮你达成这个目标？他说：只要我努力，就一定能达成。“我们来看看，你要为自己的目标做出多大的努力：根据我们的提成比例,100万的佣金大概要做300万的业绩。“一年：300万业绩。一个月：
21、25万业绩。每一天：8300元业绩。”我说。“每一天：8300元业绩。大既要拜访多少客户？”老师接着问他，“大概要50个人。”，那么一天要50人：一个月要1500人；一年呢？就需要拜访18000个客户。这时老师又问他：“请问你现在有没有18000个A类客户？”他说没有。“如果没有的话，就要靠陌生拜访。你平均一个人要谈上多长时间呢？”他说：“至少20分钟。”我说“每个人要谈20分钟，一天要谈50个人，也就是说你每天要花16个多小时在与客户交谈上，还不算路途时间。请问你能不能做到？”他说：“不能。老师，我懂了。这个目标不是凭空想象的，是需要凭着一个能达成的计划而定的。”,六、学会用时间管理达成目标
22、,图形化数字化完成时限具体的实际步骤督导与校正完成的奖励,请闭上眼考虑3分钟,一生的梦想年内想完成的事年内想完成的事今年内想完成的事这个月想完成的事今天想完成的事,实例模拟：3年内与外国人自如的交流,一般外国人常用的单字约9000字即可应付，所以预定2021年12月31日(3年内)分批背完这些字。每年要背完3000字。每季要背完750字。每月要背完250字。每日要背完9字。,3年内与外国人自如的交流,每月统计表,每季统计表,3年内与外国人自如的交流,每年统计表,3年内与外国人自如的交流,以月为考核周期校正目标完成情况每天不论多背或少背，每周要以完成周的平均量为目标，每周不论多背或少背，必须完成
23、月度目标。达成后奖励自己吃一次红烧肉。,运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。,宏观,微观,从微观到宏观,较重要,次重要,从次重要到较重要,注：重要度取决于任务本身对战略的影响力,七、分清轻重缓急，运用“四象限”分析法，对时间进行管理,时间性强,时间性弱,时间性从弱到强,优先,次优先,优先度从小到大,注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱,示例：销售部肖经理的一天,肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项排列如下：,
24、八、组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式,崔西定律任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。简化工作是所有高效成功人士的共同特质。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。建立并行、串行的工作模式，简化流程,并行工作模式,什么情况下能并行工作,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,小王的一个早晨,看电视早新闻,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,2分钟,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,看电视早新
25、闻,串行工作模式,日常工作及需要专业技术型工作收集事实与数据某些特定领域中的决定监管项目准备报告,人事问题（如激励、保持士气）发展及培养部下下达目标解决部门间的冲突维护纪律和制度无可授权的人则不授权,可以授权的工作,不可以授权的工作,授权概念：上级将权力和责任授予下级，使下级在一定的监督下，有相当的行为自主权。,九、学会有效的授权,授权步骤一：授权前的工作,说明任务内容、细节、完成期限及所需资源。说明你所期望的成果。允许部属自行决定如何完成这项任务的方法。确定部属已了解任务要求。,在部属进行任务中，不作任何干涉。如果你同意部属所设定的成果目标，则应鼓励部属按照他们自己的方法去进行任务。保持警觉
26、，留意可能出错的迹象，但应能容忍一些轻微的错误。随时准备提供给部属建议及鼓励。鼓励非正式的讨论。与工作细节保持距离。,授权步骤二：授权后执行过程中的工作,授权步骤三：任务结束后的工作成果评估,任务结束时，要检讨是否已达成预期成果。如果是，应给予适当的赞赏，肯定下属的努力。如果未能达成预期成果，则应检讨。应确使每一个有关的成员都能从经验中学到教训。尽可能不要在上司、同事及众人面前责备下属。记住，不管你授权给何人去做，你都必须担当成败全责。,思考：为什么管理者不授权？,认为自己能干，部下能力经验不足当任怕授权太多会威胁到自己在组织的地位管理者权欲太大，被人请示时的虚荣感任务重要性和紧迫性或机密性必
27、须亲为,授又不授重复授权越级授权,授权中的误区,授权片面,十、做好会议的时间管理,课后练习,小陈应该如何对待和安排好一天的时间？请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。,小陈是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况，请为小陈进行时间管理。,盛 年 不 重 来，一 日 难 再 晨。及 时 当 勉 励，岁 月 不 待 人。,陶渊明,共勉,
