1、8收发文管理制度类别：行政 编号：部门：总经理办公室 页数：共 页收、发文管理制度起 草: 2016年 月 日 审 核: 2016年 月 日批 准: 2016年 月 日版 本：试行版机密等级：秘密执行日期: 2016 年 月 日收、发文管理制度一、目的规范公司、各部门收发文行为。二、收文管理办法（一）各股东、行政单位凡要求公司办理的重要事情，应以书面形式送达公司总经理办公室（以下简称总经办），可以是纸质文件，也可以发E-mail。紧急、临时事项可以电话或传真形式通知或传达到总经办，总经办对电话交办的事情不清楚或没有收到传真、传真件不清楚应在15分钟内告之对方。接收电话应按规定格式做电话记录，电
2、话记录和传真件都按文件办理程序办理。（二）签收：凡以公司为收文对象的公文一律由总经办人员签收，并注明签收时间。（三）登记：由总经办文档人员收文后，按收文顺序将公文标题、字号、发文机关、收文日期等逐项登记并打印文件传阅单。（四）签批：总经办文档人员将收到的公文登记后加订文件传阅单交总经理签批，由总经理提出的处理意见。紧急公文，签批意见中应有明确的办理时限。（五）分送传阅：由总经办文档人员将总经理签批过的文件送有关领导和部门阅知，阅文时间一般不超过2个工作日，急件当天阅批。公文传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传，一般不横传。各部门领导阅、批公文应仔细、认真，阅毕签上姓名，并注明日期，不得圈阅；需
3、要签署具体意见的要明确、具体。（六）承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其他需要办理的公文由有关部门按规定期限及时承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。涉及两个以上部门承办的公文，应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级部门批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，送领导签发上报。（七）回传：承办人员办理公文完毕，要把办理情况写明在有领导签批的文件传阅单上的指定位置，将文件连同文件传阅单原件、代拟文稿原件传回总经办文档人员，承办部门留存复印件。公文退回，总经办文档人员应当面注销，避免丢失。（八）跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的公文，总经办主任、文档人员要及时检查催办，以
4、防漏办或延误。（九）保密：阅办公文，尤其是重要和机密文件，应严格遵守保密制度及办文规定，任何人不得将文件随意搁放、带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。（十）文件丢失，应及时报告总经办。对丢失文件所造成了后果，按保密法有关规定处理。（十一）管理：公文办理完毕后应立即交回总经办文档人员，由文档人员统一管理。（十二）清退：凡需清退的文件，由总经办文档人员交总经办主任做出存档、销毁或者其他处理决定。三、发文管理制度（一）起草1、 公司文件的起草由责任部门按要求起草。2、 文件起草必须使用发文稿纸。3、发文稿纸（1）核稿：先由拟稿部门负责人核稿，拟稿部门负责人核稿并在主办部门负责人栏目内签名后交总经
5、办；由总经办主任对文字和内容把关后在核稿栏签字，并按定要求标明密级。（2）文件密级标准：文件等级分为：秘密、机密、绝密三级，直接在文书上用汉字体现。 A、秘密文件：可供全体员工阅读。 B、机密文件：只供副总经理以上或该事项相关人员阅读。 C、绝密文件：只限总监以上人员或该事项主要负责人阅读。（二）签发总经办主任核稿后由拟稿部门送相关领导签发。向政府有关部门报送的请示和报告，由分管副总经理审签，法定代表人签发；以公司名义上报和下发的涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件，由分管副总审核，总经理签发；其他文件由分管副总签发；有严格时间要求的文件，若主要领导或相关领导因故不在，其委托的其他领导
6、可以代签。未经总经办审核的文稿，公司领导一般不直接受理。以本公司为主的联合发文，在领导签字后由承办部门送联合发文的其它单位领导签字，所有联合发文机关领导签字完毕后印发。（三）公司所有对外发文，由总经办统一编号。（四）标题：由发文机关名称、文件主题和文种组成。标题中的发文机关用全称，即哈密金牛盖瑞乳业有限公司。标题写在发文稿纸上标题栏内。（五）主送：主要受理文件的机关。主送机关应用全称、规范简称或同类机关统称，写在发文稿纸上主送栏内。上行文主送机关规范简称：市委、市政府；市委办公厅、市政府办公厅；市土地局、市安监局等。下行文普发文件规范简称：公司各部门。（六）抄送：主送机关以外需要告知文件内容的
7、上级、下级和不相隶属的机关，抄送机关按上级机关、平行机关、下级机关顺序排列写在发文稿纸抄送栏内。一般不抄送个人。（七）主题词：由拟稿人按国务院公文主题词表规定把主题词填写在发文稿纸主题词栏内。（八）份数：按规定需电子公文报送的，由总经办文档人员按程序报送后，印2份存档；其他情况视需要确定份数，留2份存档。（九）正文：文件主体。要求：符合国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关意图；全面准确地反映客观实际，提出的政策、措施切实可行；观点准确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精练，用语贴切，篇幅简短，标点符号使用正确，文字规范。起草文稿不能用彩色笔、圆珠笔、铅笔书写或
8、修改。（十）日期：位于落款之后。手稿日期应为成文日期，文件日期为领导签发日期，打印日期应为打印当日，日期按要求书写。（三）打印1、 一般性材料由各部门自行打印，正式文件由各部门拷贝磁盘送总经办统一印制。2、 文件要严格遵照公文处理规定格式标准打印。（四）核对文件的核对由起草的部门负责，核对应在发文稿纸核对人栏内签名。（五）发文由起草文件的部门负责发出文件。发文各环节相关人员要认真负责。如出现差错要追究相关人员责任。附件一、收文流程图附件二、发文流程图附件三、发文稿纸格式附件四、对外发文格式附件五、内部发文格式附件一、收文流程图来文单位 承办部门 各部门负责人 综合办文档人员 综合办主任 总经理
9、-附件二、发文流程图流程图责任部门 责任部门 责任部门 综合办 综合办主任 总经理负责人 内勤 经理 文档人员-附件三:博乐雪狼电商发文稿纸发文依据领导签发：拟稿部门拟稿人主办部门负责人核稿会签部门负责人核稿分管领导核稿：综合办核稿文 号密 级标 题主 送抄 送（分 送）打印核对共印： 份存档 份附件四：对外发文格式博乐雪狼电子商务有限责任公司文件博乐雪狼电商【2016】号 签发人：萧纯净主题词： 抄报：、抄送：、共印：份 存档：2份 附件五：内部发文格式(公司上下之间或内部下发的文书)部 门 全 称博乐雪狼电商（人、财、办等）字发2016第 号 签发人：董事长、总经理：（主送）（部门章） 年月日主题词：抄送：副总经理、总经理助理发：职能部门*部 年月日印发共印份 存档：2 份
