1、项目管理项目文件管理规定项目文件管理规定版 次升版日期说 明部 门项目经理部业主名称四川南充经济开发区管理委员会编 制项目名称南充化学工业园污水处理厂项目校 核批 准项目代号201314分发号日 期2013.08.12文件编号201304-D00-001版 次0该文件所含内容未经本公司授权不得复制、泄露或供他人使用。THIS DOCUMENT IS THE PROPERTY OF CHINA ENGINEERING SCIENCE AND TECHNOLOGY CO.,LTD. UNAUTHORIZED DISCLOSURE TO ANY THIRD PARTY OR DUPLICATION
2、IS NOT PERMITTED1目的为规范南充化学工业园污水处理厂项目文件管理工作，确保项目执行过程中文件管理工作有序、可控，特制定本规定。2编制依据及适用范围2.1编制依据2.1.1与发包人签订的总承包合同（合同号： ）。2.1.2总承包项目文件管理规定（ECECDM203B08-2013）。2.1.3初步设计开工报告及其相关附件。2.2适用范围本规定适用于承包人在南充化学工业园污水处理厂项目建设全过程中，形成的具有保存价值的各种文件、图表、来往函件传真、照片、录像等文件资料。设计（内部）条件、设计成品等工程设计文件按设计承包商公司质量体系文件执行，不适用本规定。3项目概况项目名称：南充化
3、学工业园污水处理厂项目项目简称：南充污水处理厂项目项目代号：201314建设地点：中国四川省南充市南充化学工业园区4职责4.1项目经理是总承包项目文件管理的领导者，负责组织、协调和监督总承包项目文件管理工作，以及全部对外文件的批准及签发工作。4.2文控工程师负责组织编制项目文件管理统一规定、施工报验文件管理规定、设备/材料报验管理规定以及相关文控管理策划文件；负责指导、检查、培训公司本部项目秘书、现场项目秘书/资料管理员的工作；配合施工经理，组织竣工技术文件的整编、审查和移交；对项目文件管理的规范化、标准化和模板化负责；负责工程总承包文控管理制度和业务建设等。4.3项目秘书/资料管理员是总承包
4、项目文件集中统一管理的主要执行者。负责落实和执行项目文件管理统一规定、施工报验文件管理规定、交工技术文件整理办法等文件要求；负责项目管理文件的收发、整理和保管；负责施工报验文件和设备/材料报验文件的传递、整理和保管；负责总承包商所承担的竣工资料的整编、装订和移交；协助施工经理编制竣工资料组卷方案；负责整理项目档案（含项目实施前期，在公司本部形成的各类管理文件）向公司档案室移交。4.4施工经理负责施工报验文件的完整性和准确性；负责组织编制交工技术文件整理办法；指导项目秘书/资料管理员对交工技术文件进行整编和组卷；负责组织完成工程档案资料的整理、审查、归档和移交。4.5采购经理负责设备/材料报验文
5、件的完整性和准确性；指导项目秘书/资料管理员对其进行整理和组卷；在项目完工后将重要采购文件移交归档。4.6设计、控制、质量、安全、开车等经理，负责组织和协调各岗位的输入和输出文件评审，对输出文件质量负责，并将本专业重要文件于项目完工后移交归档。4.7专业工程师负责检查、签批本专业施工报验和设备/材料报验文件，并对文件输入/输出质量及其完整性、准确性负责。4.8公司档案室负责接收项目档案（含电子版及音像资料），办理接收手续，并对接收后的项目档案进行系统存放，以备查阅和利用。5项目文件分类及要求5.1项目文件分类结构5.2项目文件管理总体要求5.2.1明确并建立文控管理标准化模式。具体包括文控人员
6、及办公设施的配置、文件柜/夹的设立与统一、表格式样、编码及书写要求、文件处理和传递流程、文件的处理、签批及用印、文件的过程控制与中间验收、文件的整编与移交等；5.2.2做好项目各个阶段文件管理与控制的策划、组织、实施及检查工作，为项目管理各环节的顺利运行提供支撑和平台；5.2.3实行集中统一管理。所有项目文件的接收、传递、整理、保管、移交等管理环节均应由项目文档管理部门/岗位实行集中统一管理；5.2.4建立收发台帐。文件接收/发放须登记，并建立台帐。邮寄、传真及电子邮件文件，要电话确认或回执，保证文件到位；5.2.5处理及传递。由项目秘书/资料管理员附来文处理单，交施工/项目经理确定处理责任主
7、体，并在规定的期限内，处理签批完毕后予以传递。对外传递的重要文件，由项目秘书/资料管理员扫描成PDF版，发原编制人、相关岗位及项目经理；5.2.6整理与编目。处理完毕及报验返回的文件，在确认有效性及符合性后，应进行及时整理与编目，存放于相应文件夹，同时编制卷内文件目录；5.2.7保管与保密。项目文件应集中存放，统一保管，现场应设资料室，配备文件柜、文件夹等装具设施，并同时做好文件的保密、防盗、防火、防水等安全管理；5.2.8借阅与利用。借阅须登记，重要文件的借阅须办理借阅手续，由项目经理等负责人签批；5.2.9输入与输出把关。做好文件输入与输出有效性与符合性确认，杜绝不合格文件进入流转渠道，避
8、免后期文件返工；5.2.10归档与移交。项目完工后，施工经理负责组织各施工分包商，将验收合格的交工技术文件，向业主进行移交，办理交工技术文件移交证书。同时对有保存和利用价值的项目管理文件，按统一要求进行整理和组卷，与一套完整的交工技术文件一并向公司档案室进行移交；5.2.11旧版及暂存文件的处理。列出清单，做好标识，集中存放，待项目结束，经项目经理批准后予以处理或销毁；5.2.12做好声像文件的形成、积累、收集和整编。具体包括开/竣工仪式、开工前的场貌、建成后的厂容厂貌、领导视察、隐蔽工程、重要施工过程、质量处理等。6项目管理文件处理流程、分类及编号6.1处理流程6.2分类与编号发文必须编号，
9、收文无需另行编号；发文数量少的文种都归入“综合类”，发文数量多的文种单独编号；编号力求简洁实用，文件种类根据实际需要自行增减。类别文件种类编 号项目管理M1M10综合类项目号文件种类顺序号例：201301M14001下同M11项目例会纪要M12专题会议纪要M13合同/协议/保险M14总包报审文件M15工作联系单发送M16总包通知工作联系单回复单回复“回” + 被回复单编号（回复单与被回复单放在一起）通知回复单M17本部会议纪要M18培训记录M19备忘录控制管理M2M20综合类M21项目进度计划M22项目进展报告M23材料控制情况报告M24费用收支情况月报M25业主工程款收取M26施工工程款支付
10、设计管理EE00综合类E10设计进展报告E20图纸会审/设计交底设计修改联络笺(专业)字第(主项号-流水号)号例：工艺字第087-018号本部发001-099；现场发100-200采购管理PP00综合类其他采购文件编号，请参照6.3P10采购进度报告P20采购支付申请施工管理CC00综合类C01招标文件C02分包合同/协议C03施工进展周报C04施工进展月报安全管理SS00综合类S01安全培训S02HSE报告S03HSE检查通报/整改通知S04HSE奖罚S05HSE事故/事件处理质量管理QQ00综合类Q01质量整改及不合格品处置Q02质量周报Q03质量月报Q04工程验收信息及文控管理DD00综
11、合类D01检查/审查D02移交证书开车管理TT00综合类T01试车计划T02试车方案T03试车培训T04试车记录财务管理FF00综合类F01款项支付F02竣工结算F03纳税与申报F04保险管理6.3采购文件分类与编号采购文件分类与编号由承包人统一编制。采购文件包括请购单、询价函、合同书。6.3.1编号格式项目代号费用类别码/组码采购包号文件类别码流水号（从001开始）6.3.2编号代码（1）项目代号：201314（2）费用类别码/组码直接材料（设备）D1直接材料（散装材料）D2直接材料相关服务费用D3采购分包合同费用D4（3）采购包号详见后续发布的采购组包方案。（4）文件类别码询价函I请购单R
12、合同书P（5）流水号流水号按采购包号进行流水编码，从001开始。例如：一个板式换热器采购包（包号：C2001）对应的编号分别为：请购单：201314D1C2001R003询价函：201314D1C2001I003合同书：201314D1C2001P0036.4传真编号6.4.1编号格式：201314发件人收件人F流水号（本部） 201314发件人收件人XCF流水号（现场）项目代号可以省略。6.4.2编号代码：发件人代码：ECEC，收件人代码：暂略。7施工报验文件处理流程和要求7.1施工报验文件处理流程7.2施工报验文件要求除执行5.2条相关规定外，施工报验文件尚需执行以下要求。1）现场开工后，
13、编制、发布施工报验文件管理规定，明确验收标准规范、表格式样、文件分类、编号、份数、编报时间、同步性管理等具体要求；2）报验时间要求。上道工序完工后必须及时报验，不得拖延，否则不能进行下道工序施工，并将报验文件的同步性纳入工程形象进度中；3）份数要求。报验文件份数一般要求4份，其中监理留存1份，总包暂存1份（中交后返施工单位），另2份（含原件）返给施工单位做交工文件。具体份数可根据合同、业主和监理要求，以及交工文件份数来确定；4）编号。报验文件分类与编号由总承包商统一编制，各施工单位据此编号，编号需体现专业和主项属性。业主有明确要求的，也可按照业主统一规定执行；5）对有效性等标识要求。施工报验文
14、件应由责任人本人签署，严禁代签，不得使用艺术性签名，且应根据规范要求及文件类别予以用印；6）对原件的要求。施工报验文件必须有一套原件，且用铅笔注明。产品质量证明文件是复印件应加盖供货商/经销商红章，且注明原件存放何处；第三方检验检测报告需要提供原件归档；7）阶段性检查和整编要求。重要的分部工程、单位工程、土建结束以及中交完成后，施工分包商应整理并提供相应资料供总承包商及相关方审查、确认。7.3施工报验文件分类与编号施工报验文件分类与编号由总承包商统一编制，各施工单位据此编号，文件编号力求简明，必须体现专业和主项属性，文件编号可根据实际需要适当调整。施工报验文件分类与编号文件分类与代号文件编号主
15、要文件报监理材料ABC文件报审A管理类A1施工单位代码-类别-顺序号例：XXXX-A1-001资质资格证明、机具/器具、开工报告等技术类A2施工单位代码-类别-顺序号例：XXXX-A2-001施工组织设计、施工方案等材料报验B土建TJ施工单位代码-类别-专业/单位工程-顺序号例：XXXX-B-TJ/123-001数量清单、产品合格证、检验报告、复验报告等管道GD设备SB电气DQ电信DX仪表YB防腐FF保温BW消防XF筑炉ZL其它QT施工报验C土建TJ施工单位代码-类别-专业/单位工程-顺序号例：XXXX-C-TJ/123-001 施工记录（测量记录、隐蔽工程记录、土建施工记录、管道/设备/电气
16、/仪表安装记录、施工检查记录、交接检查记录等） 检测试验记录（施工检测试验记录、设备单机试运转记录、系统调试试运转记录等） 质量评定验收记录（检验批、分项工程、分部工程、单位工程施工质量验收记录）管道GD设备SB电气DQ电信DX仪表YB防腐FF保温BW消防XF其它QT报总包商材料D进度计划周/月报ZJH施工单位代码-D-ZJH/YJH-顺序号进展周/月报YJH施工单位代码-D-ZBG/YBG-顺序号质量质量周/月报ZZL施工单位代码-D-ZZL/YZL -顺序号费用现场签证QZ施工单位代码-D-QZ-顺序号工程付款FK施工单位代码-D-FK-顺序号其他工作联系单LX施工单位代码-D-LX-顺序
17、号备忘录BW施工单位代码-D-BW-顺序号通知回复回回+原通知号注：1、施工单位英文或拼音代码应规范，且事先应与各方明确。 2、在进场材料报验中，若该材料为通用，不好区分具体的使用工段，则编号可为：施工单位代码-类别-专业-顺序号。8设备/材料报验文件处理流程及要求8.1设备/材料报验文件处理流程注：此设备/材料报验流程是专指总承包商采购部分，施工单位材料报验，详见第7条相关要求。8.2设备/材料报验文件要求8.2.1时间：设备开箱检验收，资料整理齐全后及时报验，随机资料不全由现场采购人员向供货商予以催要；8.2.2份数：具体份数根据业主和监理要求，及交工文件份数确定；8.2.3内容：包括开箱
18、检验记录/进场验收记录以及产品质量证明文件等，具体内容及要求，可事先与监理协商；8.2.4编号：文件编号由项目秘书编写，需体现专业和设备/材料代码，按专业分类存放及保管；8.2.5登记、编目及借阅利用等按文件管理总规定相关要求执行。8.3设备/材料报验文件的分类与编号文件编号由项目秘书编写，文件编号力求简明，必须体现专业和设备材料代码。类别专业代号编号报验材料设备E静设备JSB项目代号-类别-专业/设备代码-顺序号例：201314-E-JSB/S-001设备/材料清单；质量证明文件；检测试验报告；产品规格书等（按监理要求）动设备DSB电气DQ电信DX仪表YB材料F管道GD项目代号-类别-专业/
19、材料代码-顺序号例：201314-F-GD/01-001数量清单出厂质量证明文件合格证、检测报告等电气DQ电信DX仪表YB土建TJ其他QT注：该设备/材料系总承包商采购，或业主采购，由总承包商负责管理，故报验主体为总承包商。8.4设备和材料分类设备和材料分类表专 业代码及分类工艺设备静设备JSBB： 锅炉类C： 塔、塔内件类E： 换热器类（冷却器、蒸发器、减温减压器、表冷器等）F： 工业炉（圆筒炉、方箱炉）类R： 反应器类S： 特殊设备（成型机、固体配料机、电解槽、消声器、空调机等）及火炬、烧嘴、烟囱类V： 容器类、容器内件类W： 衡器类X： 其它设备动设备DSBA： 搅拌器（机）类D： 干燥
20、器（机、窑）类FT：过滤、分离设备类L： 提升、输送设备类G： 磨机、破碎机类K： 风机（通风机、引风机、鼓风机、压缩机、空压机等）类P： 泵类管道材料01：金属管子(不锈钢、合金钢、碳钢、铸铁、有色金属)02：非金属管子(全塑、钢衬塑、钢包塑、玻璃钢管、玻璃管、陶瓷管)03：阀门（闸阀、截止阀、球阀、蝶阀、隔膜阀、柱塞阀、旋塞阀、角阀、疏水阀、自力式压力调节阀等)04：法兰（平焊、对焊、螺纹、松套、法兰盖、盲板、孔板法兰）05：紧固件（螺栓螺母、垫片）06：特殊管件（安全阀、过滤器、阻火器、消声器、限流孔板等）07：管架、设备支架（钢管、工字钢、槽钢、角钢、扁钢、圆钢、构件等） 仪表设备/材
21、料01：温度仪表（双金属温度计、热电偶、热电阻等）02：压力仪表（压力表、压力变送器、差压变送器等）03：流量仪表（节流装置、超声波流量计、电磁流量计、容积式流量计、旋涡流量计、转子流量计、质量流量计等）04：液位仪表（差压变送器（液位）、浮筒液位计、浮筒液位开关、超声波物位计、雷达物位计、贮罐液位计、音叉物位开关等）05：分析仪表（气体分析仪、水质分析仪等）06：控制系统（PLC、DCS、SIS）07：其他（皮带称、控制阀等）08：仪表材料，如管材、管件、阀门、型材、保护（温）箱、紧固件、桥架、电缆（电线）、电气连接用材料、供气用材料等电信设备/材料01：火灾和可燃气体报警02：电视监控03
22、：程控调度电话04：综合布线、缆线管材等电气设备/材料01：发电机、电动机02：110KV开关及设备03：高、中、低压开关柜04：变压器/变频器、软启动器柜05：保护及综合自动化06：直流屏、UPS07：现场三箱（照明箱、按钮箱、检修箱）08：电气材料，如电缆、桥架、母线，电动葫芦、行车安装材料，接地材料等土建材料金属材料：钢材（钢筋、钢管、钢板等）非金属材料：水泥、混凝土、砂石料、外加剂、掺合料、砌砖等防水装饰材料：沥青、防水卷材等其 它01：分析化验设备（气相色谱仪、测量器、测定仪、实验室设备等）02：安全卫生设备（防护服、手套等）03：化学消防设备（灭火器等）04：防腐保温材料（油漆、泡
23、沫塑料等）注：设备/材料代码以本项目编码为准。9交工技术文件分类与编号详见另行发布的交工技术文件整理组卷规定。10许可及验证性文件的收集与整理要求为了提高总承包项目工程资料的附加值和利用效益，为公司生产、管理、经营和基础技术开发服务，在项目实施、收尾、性能考核、竣工验收以及生产阶段，由项目经理组织相关人员，做好以下文件的收集和整理。10.1项目开工符合性文件：项目立项批复、专项审查报告、施工许可证、各类备案资料、装置/单元工程开工报告；10.2过程验收性文件：分项、分部、单位工程验收记录、土建工程验收/预验收记录、中间交接报告、试车合格证书、投料合格证书、性能考核合格证书、工程交接证书、交工技
24、术文件移交证书；10.3压力容器、压力管道及其他特种设备的过程检验、检测文件；10.4项目专项及最终验收文件：消防、安全、环保、职业健康、档案等专项验收报告、最终竣工报告/工程接收证书等。上述文件由总承包单位负责收集与整理，原则上应保存原件（如无原件，须形成电子版扫描件），并按文件类别和数量进行合理组卷。11常用文件格式11.1施工过程技术文件格式11.1.1建筑工程按照建筑工程施工质量验收统一标准（GB50300-2001）或地方标准要求执行，其单位工程、分部工程、分项工程、检验批、施工记录表格以及报验封面式样，应适应EPC管理模式的要求。具体参见后续发布的施工报验文件管理规定；11.1.2
25、安装工程按照石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T3503-2007）、石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定（SH/T3543-2007）或化学工业工程建设交工技术文件规定（HG20237-94）以及相关专业验收规范表格执行。11.2建设工程项目中有关铁路、公路、港口码头、电信、35kV以上送变电工程和油气田、长输管道工程的交工技术文件内容及格式应按有关国家标准、行业标准的规定执行。11.3锅炉、压力容器、起重机械、电梯等安装工程的交工技术文件内容除执行相关规定外，还应执行建设工程项目所在地特种设备安全监察管理部门的规定。11.4常用的管理性文件格式见附件。附件1 文件夹分类附件2
26、 文件夹标识（一）附件3 文件夹标识（二）附件4 项目管理规定文件封面附件5 传真样式附件6 通用性发文格式附件7 现场通知样式附件8 会议纪要样式(一)附件9 会议纪要样式(二)附件10 会议签到表附件11 工作联系单格式（无需回复的）附件12 工作联系单格式（需回复的）附件13 交工资料审查记录附件14 文件/图纸升版作废通知单附件15 来文处理单附件16 一般文件接收与发放记录附件17 报验文件接收及传递记录附件18 文件/图纸借阅登记表附件19 施工进展周报附件20 施工进展月报附件21 项目进展月报附件22 质量周报附件23 质量月报附件24 HSE周报附件25 HSE月报附件26
27、总包项目文件资料移交表附件1：文件夹的设置与分类文件夹的设置与分类一级分类二级分类三级分类备 注项目经理部管理管理规定设计开工报告、协调程序、实施计划、施工、采购、控制、质量、文控等管理策划文件本部项目秘书负责保管、整理与归档，组卷后交档案室会议纪要工程例会、专题会议本部形成的，由本部项目秘书负责归档，组卷后交档案室工作联系单按业主、监理、施工单位分类（回复与原件放一起）总包通知按形成先后排列来往传真本部、业主、厂家（回复与原件放一起）本部形成的，由本部项目秘书负责归档，组卷后交档案室合同协议合同、协议、保险本部项目秘书负责保管、整理与归档，组卷后交档案室施工图按单位工程专业分类图纸审查图纸会
28、审记录和设计交底等文件收发记录按责任者分类本部也应建立收发记录控制进度计划按周计划、月计划分类本部形成的各类计划，由计划工程师交项目秘书保管、归档进展报告按周报、月报分类本部形成的进度报告，由计划工程师交项目秘书保管、归档总包款收取资金计划、付款申请、费用收支情况月报施工款支付按施工单位分类材料控制按材料出/入库、报告、零星采购、余料处理分类文件控制按综合类、文件检查/审查分类质量质量文件按综合、检查与整改分类质量报告周报、月报设计设计修改联络笺按单位工程专业分类设计输入设计外部条件本部项目秘书负责保管、整理与归档，组卷后交档案室施工施工文件按综合、招投标、合同/协议、进展报告分类招投标文件由本部项目秘书负责保管、整理与归档，组卷后交档案室开车开车文件综合类HSEHSE文件规定、报告、会议纪要、检查通报、罚单采购采购文件综合类、催交、检验、运输等
