1、看照片谈管理看照片談管理指示看板前言郑老師，參觀工廠回來後，問員工們有何心得時，我經常得到的是一些答非所問的答案，有沒有什麼法子，可以增強他們這方面的能力?筆者曾多次碰到經營者或是企業幹部有這方面的問題。一個人參觀完後，無法提出可以參考的心得，這對企業及個人而言，都是一種損失。為什麼有一些人會有這方面的困擾呢?個人以為，這是因為他們欠缺一種問題意識，也就是不懂得如何去掌握住別人的長處或是短處，以致於只能抓住一些不痛不癢的皮毛。那麼要如何才能增強問題意識呢?筆者以為，它是得靠知識、經驗和時間來累積的。然而知識易得，可是，經驗和時間，卻往往不是操之在我，不過，如果我們能掌握住機會，去多看多聽的話，
2、倒不失為一種可以補強之道。本專欄即針對此而設計，每月刊出一張照片，並用丈字解說該照片所隱含的一些管理上的方向，當然，有的時候，我們找的照片是屬於好的鏡頭，也有的時候，我們會提供一些有問題的鏡頭，來和大家一齊來研究。要如何的閱讀本專欄呢?請各位讀者掌握以下的二個原則：1、先暫把文字置於一旁只看照片，然後從您的角度找出一些管理上的道理來(當然，如果可能的話，不妨用筆將它給寫出來，效果會更佳)，接著再閱讀文章，做一比較，相信是有助於您問題意識的提升的。2、本專欄所用的個案，因受到諸多的限制，一定無法同時滿足每一位讀者的需求，所以，當發現這個個案與自己目前的工作環境無關時，千萬別以事不關已的心態來看該
3、篇文章，而是請以搭便車的心態來參閱，看看別人的問題或是經驗，能不能把他們的精髓給吸收進來。為配合本專欄的特色，我們把它取名為看照片談管理，希望各位讀者能喜歡。此外，為充實本專欄的多元化，我們更歡迎讀者能提供照片與問題，當然，還包括對本專欄的各種意見。指示看板在一般的工廠裡，有關物料的正常流程，應該是如下:料送進廠時，請供應商先放在待檢區，交由品管人員對其做品質上的判定，如果品質沒有問題的話，則交給物料管理部門入庫，如果是有問題的材料，則予以判退，交由供應商領回，生產單位要生產時，再到倉庫去領取。然而，我們不難發現，在國內有一些工廠，由於受到廠區規模或是為了減少搬運的次數，往往把這些原本該各自分
4、開處理的工作，集中在同一個地點來處理。當然，集中在同一個地點來處理，是可以省掉一些空間及搬運的時間與人力，如果我們能把各個動作及責任，區分的很清楚的話，這倒不失為一種精簡的好方法。怕的是，這一集中，把責任的歸屬給弄混淆了，弄不清楚那些的材料，是品管部門已經認可的合格料;那些材料是屬於倉庫的帳，而造成諸多管理上的不便。如果您所服務的公司，也有類似的問題的話，本文所要介紹的那家公司的作法，不妨參考一下。他們是在材料前面，放置一個標示看板(請參閱左邊照片)，把這些材料目前的狀況給標示出來，如此一來，我們馬上可以知道照片上的這一路材料，都是尚未經過品管部門確認過的材料。此外，他們在標示看板下面，還安置
5、了一塊材料管理板，這塊材料管理板，也是好處多多，因為我們可以將這一路待檢材料的規格與數量，完整的反映在這個看板上，有了這些資訊之後，一則，我們可以了解有多少的材料尚待品質確認中;再則，也可以幫助我們了解，還有那些材料是該進來而尚未進來;三則，更可以做為用料部門要求品管部門檢驗順序的指示方向。看照片談管理我們工廠什麼不多，就是人多棧板，是現在工廠用來減少搬運人力的一項非常有利的輔佐工具，因為有了它們，我們不但一次可以同時搬運好多箱的東西，而且人還不會累。棧板雖然好用，可是，它畢竟是死的東西，必須靠人來運用它，功能才會給發揮出來，換句話說，使用者如果不懂得如何發揮他們的長處時，它還是等於零，弄個不
6、好，說不一定還會帶來一些不良的副作用。這句話怎麼說呢?本文所附的那張照片上的鏡頭，就是一個很好的明證。從物品的擺置方式看來，顯然這家工廠的棧板，不是用來搬運物品之用，而是被當成放置物品的隔板，這句叉怎麼的說呢?我們可以從有些物品是被放置在二個棧板之間，可以來證明。當然，用棧板來做為隔板之用，原本是無可厚非的一件事，可是，這些物品是如何的給放置到這些棧板上去的呢?當然是靠人一箱一箱的給堆上去的，這種捨一次可以搬運數十箱(從照片上可以看出一個大約數)，而採一次只搬運一箱的作法，自然是不經濟的，再說，當這些貨要送出去時，還得再花一次人工，一箱一箱的給抬出去，像這種不必要的人力浪費出現時，工廠的成本怎
7、麼會不高?人事怎麼能精簡呢?看照片談管理浪費處處飛在企業的輔導過程中，筆者經常被問到要如何才能有效的降低成本，我給他們的答案是要降低企業的成本，絕不能造成員工們的額外負擔，而要從減輕他們的負擔著手，如此，我們所受到的阻力才會降到最低。而削除企業內的浪費，可以說是我們最佳的選擇，因為，浪費不但消耗我們企業內有限的資源，同時，更因它只有投入而無產出，因而這種行為的出現，不但不會讓員工們有任何的成就感，反而會產生一種挫折感，所以，從這個方面切入的話，相信員工們不但不會反彈，反倒是會很願意的配合才對呢?那我們要如何的找出企業內的浪費呢?我們有一句話是台灣錢淹腳目，企業內的浪費也像台灣的發財機會一樣，只
8、要我們肯用心，處處可發現。本文所附的照片，是拍自國內某瓦愣紙箱製造廠的現場，我們在進一步探討它所隱含的問題之前，照例的煩請各位讀者，先花個30秒瞧一瞧這張照片，看看您有沒有什麼意見沒有。在這個鏡頭裡，很顯然的這家工廠並沒有有效的運用人力，這句話怎麼的說呢?首先，我們可以看到現場有三位員工，一位的工作是邊等邊整理瓦愣紙箱，另二位則是站在機器旁邊，他們是在等待瓦愣紙箱弄好後，把它們給搬運到工廠的某個角落。其實，這種的工作，您可以看出，等待的時間比作業的時間多出個好多倍，這種等待，根本就是一種浪費。這三個人的工作，如果能借用棧板及油壓拖板車來幫忙的話，用一個人恐怕還有得找呢?再次，機台底下及四周的地
9、面上，散落了一地的邊料，下班時，相信他們一定會做一個動作，就是安排員工整理這些的垃圾，這種的動作，事實上是可以省下來的，我們只要在機器底下裝一個托盤，來乘接這些個廢棄的邊料，下班時，只要將這些托盤推出去傾倒，是不是會比較輕鬆呢?看照片談管理習慣的原則到過中國大陸公出或是旅遊的讀者，可能會有這種的經驗，就是當我們向當地人問路時，對方往往會告訴我們向東是個3百米，然後再轉到南邊那條街。這個東西南北，他們說起來是非常的順口，可是聽到從台灣來的人的耳朵裡，是很容易被弄的一個頭兩個大了，為什麼會有這麼大的差異呢?道理很簡單，這完全是習慣用法上的不同，因為，在台灣我們大多數人是用前後左右這四個字來說明方位
10、的方向，而不是用東西南北。其實，這種一個頭兩個大的困擾，並不嚴重也不難克服，只要多聽幾回，就很容易入境隨俗了，因為，東西南北和前後左右根本就是同一個東西，雖然，這種只是用詞上的差異，但是，我們要了解，語言文字往往有它的地域性，所以，我們在使用上，得考慮到習慣用法的原則，如此，才會使用的人感到方便，也才會使其他的人容易了解其意思，因為，語言文字只不遇是一項意思表達的工具而已，因此，像本文所附的那張照片，筆者是在本地所拍到的，如果他們能將告示牌上的北邊改成右邊或是左邊的話，相信，你我看起來會比較習慣與了解的，不知各位讀者以為如何?不只是語言與文字要如此，企業內約有關運作原則規定亦復如此，一定要掌握
11、住通俗的原則，也就是要讓所有的員工，能很容易的了解運作的要求與方向，如此，大家才不會出錯，大家不出錯，企業運作起來自然是會比較順暢的。看照片談管理小兵力大功隨手做環保這是目前我們常聽到的一句勉勵大家一齊來維護地球生態的話。的確，地球只有一個，如果我們不好好的珍惜它的話，那麼，地球將會在我們的手中加速的折舊掉，而危害到我們自己以及後代子孫們的生存權。現代的人，由於觀念逐漸的開通，對於這種 舉手之勞做環保的呼籲，相信是不會太排斥的，只不過，人是一種有 惰性的動物，只要我們不在後面釘，或是我們無法提供了一些讓他們方便行事的條件時，這個時候，不少人的天性就會和 理性產生衝突。保特瓶，可以說是目前非常受
12、到環保人土所重視的公敵之一，因為它使用的量大，本身佔空間，而且又不會自然分解，因此，回收再生，應該是最佳的途徑。不用的保特瓶，如果我們都能先加以壓扁，然後再送交回收的話，在回收的過程中，是可分減少許多儲存與搬運的空間，相信這是有助於整體環保的運作的，可是，我們可以發現，有經過這道手續處理的保特瓶，似乎比率並不高，為什麼呢?理由很簡單，因為日前市上所用的保特瓶並不好壓，所以，大家就懶得壓扁它們了。日本有一家販賣礦泉水的公司，在他們的容器中央，設計了一個凹處(請參閱本文所附的照片)，這個凹處的功能，是在當我們飲用完這瓶礦泉水後，只要順著這個凹處，輕輕的一壓，這個保特瓶就很容易被我們給壓扁了，各位讀
13、者，當您碰到了這種的保特瓶，您會不會很願意的順手將它給壓扁呢?相信大多數的人，是會舉手之勞的做一做的，只要每個人都願意這麼的動一動，相信環保是會做得更好的。地球是大家的，維護地球自然生態的永續生存，這是每一個人的責任義務，不過，如果光靠口號是沒有辦法可以達到目的，一定靠行動，才易收具體的成果的，所謂的行動，也不是要如何的勞師動眾，只要大家肯用心，那怕是小動作，也是可以收到很好效果的，像日本這家公司的這種有心設計，不也就是一個非常好的例子。看照片談管理多點用心少點困擾從本文所附的照片裡，我們可以看到有一位操作沖床的作業員，很小心地把他已經沖壓好的汽車引擎蓋，放在料架上，他為什麼要這麼小心呢?因為
14、引擎蓋是金屬零件，而且又是外觀件，不注意的話，是很容易造成刮傷或是碰凹的，萬一造成了傷害，輕則，我們還可以加以重工處理;重則，這個零件，可能會被判定為無法加以整修的不良品，而遭廢棄掉。然而，是不是只要在這兒用心，我們就能確保我們這項產品的品質?筆者以為恐怕沒那麼的容易，為什麼呢?因為，這兒應該只是第一站、隨後，應該還有許多站，等著去加工或是檢查，我們如何把料架上的引擎蓋送到下一站呢?以該公司的狀況，當然是用油壓拖板車來拉了。只要有搬運的機會，在行進中的過程中，產生振動是難免的，這一振動，弄個不好，我們前面所擔心的刮傷或是碰凹的還會發生的，所以，要避免這種因為搬運而產生的傷害，最好的方法是減少搬
15、運的機會。可是，在事實上，我們又不能避免搬運的機會出現，那麼，要如何才能減少這種傷害的發生呢?方法當然是有許多種，但筆者以為，最簡單的方法就是，我們只要能在汽車引擎蓋和汽車引擎蓋之間，加上一塊橡皮墊或是塑膠皮等之類的東西，來作為緩衝之用的話，相信是有助於減少摩擦碰撞的機會的。不知各位讀者是否同意筆者的看法?看照片談管理提前作業好處多在停車場的出口處，我們經常可以見到車陣的出現，為什麼呢?因為，車子到了這兒，必需經過以下的動作，車子才能出去，也就是駕駛人首先得把停車證交給停車場的管理人員。這種的等待，大家似乎認為是理所當然的，因此，一般人都會耐心的等下去，各位讀者，請不要小看這種的等待，它們所造
16、成的相關傷害還是滿大的:1.停車場的管理人員是首當其衝，因為當車子在等待出去的時刻，不可能熄火，因此，停車場的管理人員，每天所吸入汽車因等待出去時所排出的廢氣不知道有多少，相信，這對他們的身體，一定會造成某種程度的傷害的;同時，這種行為，也是對破壞地球的臭氣層，有直接的貢獻。2.停車等待時的油料的耗用量，要比一般行駛時大的多，這對駕駛人而言，當然算是一種成本的增加。3.停車等待不但會浪費油料，同時，對駕駛人而言，更是一種時間上的浪費，當然，這絕不是大家所願見到的。這些種種的傷害，我們能不能將它們給消彌掉呢?筆者以為要完全的把他們給消彌掉，恐怕不是那麼的容易，但是，只要我們肯用點心，應該是可以把
17、傷害的比重給拉低的。澳洲布里斯本國際機場的停車場，為了加快出口處的流通速度，它們在機場通往停車場的通道上，裝置了幾台自動繳款機(請參閱所附的照片)，只要我們把停車卡放入這台自動繳款機內，它會告訴我們該繳多少錢，當我們按照機器告知的金額，投入自動繳款機後，這台機器就會自動的在我們的停車卡做上標示。持有這種已經付過停車費的停車卡，在離開停車場時，可以經由收費站旁的快速通關口出去，因為通過這個關卡時，我們不必在經過上述的種種手續，所以，通關的速度，自然是可以快了許多，速度快了，問題當然是會減少了許多。把那張停車卡輸入收銀機內，然後收銀機會算出我們該付多少停車費，待我們繳了費(如果我們給的是大鈔時，還
18、得等找零)，柵欄才會開，車子才能開出去。在企業的管理上，我們經常可以發現，因為某些的等待行為，而影響到企業的正常運作，如果，我們能參考澳洲布里斯本國際機場停車場的作法，將一些可能會造成 等待的工作，移到一旁先去完成，以減少對主體作業的影響，相信這對企業的正常運作，是會有相當大的助益的。看照片談管理參與才是活動成功的決勝因子每當到了農曆新年的時候，在國內各地總會出現許多由官方或是民間所舉辦的遊藝節目，來增添過節的氣氛，雖然這些節目，都是強調與君同樂，可是，為了安全或是其他什麼的理由，主辦單位總是把觀賞的人群，圍在表演場地的四周，讓參觀人員只能做純欣賞，而無法插上一腳。在澳洲布里斯本市的中國城，每
19、到了中國新年時，照例的都會舉辦一些傳統的中國節慶活動，像舞龍舞獅等來慶祝。他們在規劃這些個活動時，當然也是強調大家要同歡樂，不過，他們所採的同歡樂方式，是一種參與式的同歡樂，就是只要您喜歡，非常歡迎您加入舞龍舞獅的隊伍中，一齊來插一腳，一齊來表演(請參閱所附照片)。雖然，布里斯本市中國城的獅子，不論在規模上或是氣派上，和台灣的獅子，相去不只十萬八千里，可是，一般大眾在這一天的興緻，可能不會比台灣的同胞低。其實，這個道理，我們可以把它給延伸到企業的經營管理上，也就是如果我們想在企業內成功的推動一項活動時，活動本身的設計，是否富麗堂磺，是否耀眼，往往並不是唯一的決勝因子，只要我們所設計的活動，能吸
20、引大家的興趣與參與的話，相信成效是會更迷人的。看照片談管理防呆措施相信各位讀者都了解，所有的藥品都有它們的使用年限，如果年限一過的話，藥品當然是會失去其作用的，因此，大部份的人也都知道，有效日期一過的藥品，我們不是把它們給丟棄，要不然就是得重新更換。可是，一般人在生活中要記憶的東西實在是太多了，因此，對一些並不是很重要的事情，雖然我們不想忘記它們，但往往還是會因擠不進我們大腦的記憶體中，而給忽略掉，這一忽略，當然是會給我們帶來諸多不便的。澳洲有一種殺蟑螂藥，它的使用壽命只有三個月，就是因為只有三個月，所以，消費者常常會忘了何日該去再更新它，這個忽略，不但會使消費者生活環境的品質被打折扣;同時，
21、對藥商也是相對不利的，因為，應該更新的東西，只要消費者多延上個一天，藥商的庫存就會多積壓個一天，存貨增加了，當然是會影響到商家營運收益的。所以，這家藥商為了顧及使用者的方便，也為了自已業績著想，他們在每盒殺蟑螂藥內，均附上一張提醒更新藥品的小貼紙，消費者可以把它給貼在月曆上 (請參閱所附的照片)，舉個例子來講，假設今天是五月初五，我們放置了新的殺蟑螂藥，那麼，下一次更換新的殺蟑螂藥的日期是八月五日了，消費者可以把這張貼紙，貼在月曆八月五日的位置上，有了這樣明顯的提醒標誌後，我們就不再需要為這種小事而增加記憶的壓力了。看照片談管理企業內的不定時炸彈工廠是一個多人、多物、多事的集合體，在這些個條件
22、集聚之下，發生意外的機率是要比一般的辦公室或行號，來得大太多了，只不過，意外事件的發生，不比我們吃飯一樣，天天會出現，所以，它很容易讓大家掉以輕心，而忽略了它們的存在。其實，只要我們多加以注意，這種可能導致意外事件的不定時炸彈，在工廠內是處處可以發現的，像本文所附的這張照片上所顯示的一個鏡頭，就是一個例子。像這種升降梯正在使用中，而它的門，卻是被問的大大的，這是多麼一件危險的事，人一不小心，是很容易跌進去的，雖然，它不是萬丈深淵，可是，由於升降梯上有許多銳利的支架、鋼索寺，這些都是足以致命的危險物品。當然，像這樣不對的鏡頭，相信各位讀者的企業是不希望在自已的工作場所裡出現的，也相信本文所述的那
23、家工廠，也不願意見到的才是，可是，它為什麼還會被我所拍到的呢?答案很簡單，就是該工廠的上上下下的安全意識有待加強，當然，我們在這裡所談的安全意識，絕不是光喊口號，要水大家注意安全而已，更要從硬體的改善方面，一併的來著手，才能收事半功倍的效果來。所謂硬體方面的改善，以這個例子來講，我們只要在這台升降機上，加裝一些的安全設施，像如果升降梯的門沒有被鎖到定位，升降梯無法起動等，有了這種的裝置，再加上安全認識的教育，相信，工廠的意外事件的發生率，是可以降至最低的。看照片談管理減少動作，減少出錯利用統計分析來找出不良的原因，是企業要做好品管這項工作的一個非常重要的步驟，可是，如果我們要統計的不良原因有很
24、多種，而且，這些個記錄的工作，又是得仰賴檢查的人員，一筆一筆的登錄的話，要不出錯，大概也是很難的。為什麼呢?因為當人們在處理一些重複又瑣碎的工作時，只要是受到了任何的干擾，都是很容易被分神的，一分了神，可能會連一分鐘前，做了些什麼事情，都會記不住了，這種的困擾，自然是會影響到工作自身的品質的。舉個例子來講，我們給小嬰兒沖泡牛奶，假如200cc的開水，要配上10瓢的奶粉，相信有經驗的人為了怕錯，在添加奶粉時，都會一瓢一瓢的默數著，當您加了3瓢時，這時，有個人插進來和您講了一句話，不知道有多少人，還記得剛才加了多少瓢的奶粉?所以如何找出減少被干擾的機會，將是做好品管統計分析的關鍵因素之一，當然，最理想的方式是用自動計數器，能自動的把所有的問題點記下來，不過這種的方法，有它一些先決上的條件存在，像成本、數量等，這些個條件，如果我們無法掌握住的話，退而求其次，看看能不能找到一些能將人的干擾能降下來的方法。當然，方法也是有滿多種的，像這家工廠用這種手動的計數器(請參閱本文所附的照片)，來替代用人工一筆一筆的登錄，每一個計數器代表一個不良原因，品管人員只要發現了不良的情形，按它一下就可以了，人的動作少了，出錯的機會自然是會少了。
