1、文件管理方案计划系统规划设计文件管理系统设计方案 传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。 由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。 一、 文件管理系统的建设目标和意义目标： 满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要 通过文件的集中管理，使
2、企业实现资料共享，资料同步更新 企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性 简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多利润 把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合 把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步文件管理系统建设意义：1、分类、管理企业文件文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。文件管理系统通过权限管理，
3、对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程度保证企业的文件安全。2、共享、学习企业文件文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。3、应用、增值文件资本文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化，隐形知识显形化。通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。4、提升企业竞争力创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来
4、增加收入。二、文件管理系统的建设要求首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括： 对信息的发布，比如直接发布各种内容 对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件 对数据信息的管理，如各类报表等等 有利于充分利用文件： 对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节 强有力的索引能力，特别是全文检索 对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询 灵活的可配置性： 对于文件目录、分类等的灵活配置 对于用户、权限的灵活配置 对于统计分析方法、报表格式的灵活配置 技术的先进性： 强有力的权限控制机制 先进的报表设计模型 可靠地处理大附件的能
5、力 三、文件管理系统的设计思路文件管理系统首先要建立起企业文件库。文件库可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使 成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录 赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。文件管理，既可以按资料来源建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。文件管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资
6、料的安全性。文件管理系统的实现手段1. 统一管理文件集中统一管理企业的全部智力资产，建立文件之间的联系，避免由于文件分散而导致的文件流失和管理混乱现象 2. 文件查询获取提供方便的文件查询检索工具，让您轻松获取您需要的文件 3. 权限控制提供多层次的文件访问权限控制，让您在文件的共享和文件的控制之间，得到最好的平衡4. 文件流程管理管理受控文档的更改审批流程四、文件管理平台架构采用B/S结构，无需安装客户端，轻松实现全网共享。系统主要由以下模块构成：人员信息管理、权限管理、文件分类体系、文件采集发布、文件浏览下载、文件搜索引擎、文件版本管理、文件更新管理、文档存储管理。五、文件管理系统的功能
7、文件管理是对与工作有关文件的收集、组织、以及管理，通过对文件管理系统的建设，让企业内各方面的文件得到充分共享，提高工作效率。文件管理系统具有以下功能：1. 文件收集 离线收集：可通过人工、内部网站、E-Mail等多种方式从相关部门获取各种业务资料，对业务资料进行采编、整理、分类、入库； 在线收集：可通过系统所提供的在线文件收集模块，由相关部门、人员在线提交。2. 文件采编 可对指定管理范围的文件进行管理，包括采编、审核、修改、添加、删除等功能； 支持对文件的分类管理，提高文件搜索的效率； 支持对文件内容的格式设置，包括：字体、字号、字色、样式等； 支持添加各种类型的附件，如：音频、视频、WOR
8、D等。 提供有效期设置，当文件过期后自动置为无效状态； 提供关键字及新消息标识设置； 提供各类文件的展现方式设置，包括：HTML、语音等； 能设定各文件点的开放范围。3. 文件发布 最新更新：按照时间顺序，罗列最近发布的文档 ； 文档库新闻：发布文档库的新闻 ； 与公告栏集成，采编新文件后，可直接发布公告信息，以便使用单位及时了解相关信息；4. 文件搜索 全文检索：按检索内容并选择目录进行全文检索，简单快速找到您需要的信息，根据匹配程度对检索结果进行排序； 高级检索：提供按照采编人、时间、关键字等条件组合以及查询范围进行高级检索； 可方便地从多个角度定义文档地图，通过文档地图，找到您需要的信息
9、。5. 文件使用 文档的共享和访问权限控制：提供多级别访问权限控制； 提供多种方式进行文件的展现，如HTML方式及语音方式； 新文件提醒：通过设置新文件栏目，可以详尽了解到文件内容的最新动态； 热点栏目：自动或手动汇集热点资料的目录或链接1) 自动汇集：由系统根据点击率统计生成的热点信息；2) 手动汇集：由管理员确认管理的热点资料后实现； 文件的有效性：即文件只有在审核生效后方可对其查阅，避免了文件的无效性及无关性；另外当文件的失效时间到达后自动失效； 文件的关联性：当某个文件被展现时，系统将自动展现与该文件相关的链接，以便快速定位与该文件相关的内容； 文件浏览：提供业务资料的浏览功能，通过多
10、维角度关联来浏览资料； 文件下载：用户可针对文件文章内的附件对其进行查看或下载，加强了用户对文件的自我收集功能； 我的文件库：用户可把自己常用的资料分类收藏到“我的文件库”，便于查找和检索，6. 用户权限管理系统对系统的所有用户可进行角色设置，针对管理员、角色用户等进行权限设定和管理。7. 系统备份和还原文件管理平台创建备份机制，通过数据备份确保文件管理的安全，避免文件灾难。数据库备份文件名采用日期时间进行保存。还原时选择备份文件即可。六、文件管理系统的特点1先进性：采用多维的文件组织架构，让文件更加合理、有序、准确、清晰的展现出来。2灵活性：提供多种信息展现方式，同时，提供文件的关联查询，可
11、以快速进行关联文件的定位。3完备性：系统除了提供文件的收集、采编、审核以及各式的文件展现功能外，还提供文件交流功能，同时，还可与网络学习培训系统无缝集成，完善文件管理的相关功能。4高效性：提供强劲的搜索引擎功能，可以快速高效的定位到所需的文件。5开放性：采用B/S结构，无需安装客户端，轻松实现全网共享。6安全性：严格的采编、审核及访问权限控制。7.超强的扩展能力：系统的文件结构、用户角色群、文件文档格式、外挂系统等均设置的无限扩展功能，为系统的延展性提供了广阔的空间。8.多文档介质处理：系统支持多种文件介质，从容存储并检索不同种类的文件文档，并自定义文档后缀，提供无限扩展能力。文件管理系统部分功能页面
