1、总账固定资产报表操作手册湖南紫光古汉南岳制药有限公司用友软件操作指南岳阳会友软件开发有限公司 制目 录第一部分 总账系统 3第一章 基础档案设置 31.1 部门档案 31.2 职员档案 41.3 客户分类 51.4 客户档案 61.5 供应商分类 81.6 供应商档案 91.7 凭证类别 101.8 项目目录 111.9 会计科目 141.10 结算方式 15第二章 期初余额 162.1 科目期初余额 162.2 银行对账期初录入 17第三章 业务操作 183.1 增加凭证 183.2 修改凭证 193.3 冲销凭证 193.4 删除凭证 203.5 会计凭证审核 213.6 会计凭证记账 2
2、13.7 月末业务操作： 223.8 取消记账 233.9 科目汇总 243.10 自定义转账： 243.11 对账 253.12 结账 253.13 取消结账 263.14 账簿查询及打印： 263.15 凭证打印 26第二部分 UFO报表编制 27第二部份 固定资产 29第一章 初始设置 29第二章 日常操作 30第一部分 总账系统第一章 基础档案设置1.1 部门档案编码规则：2-2-2单击【设置】目录中【基础设置】菜单【机构人员】单击选择【部门案档】进入部门设置界面。图1-1单击【增加】，录入部门编码及部门名称，单击【保存】，录入下一部门档案录完后单击【退出】。图1-21.2 职员档案编
3、码规则：部门编号+三位流水编号单击【设置】目录中【基础设置】菜单【机构人员】单击选择【职员档案】进入职员设置界面。图2-1先选择职员所属部门，单击【增加】，必输项目人员编号、人员名称、人员类别、行政部门、是否是业务员。备注:1、 当人员进行部门变动时，不能直接修改人员所属部门，必须重新增加一个新人员档案。2、 是否是业务员的必需选上，否则账本不能查询。1.3 客户分类 编码规则：2-2-2单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【客户分类】进入客户分类设置界面。图3-1单击【增加】，录入客户分类编码及客户分类名称单击【保存】，录入下一客户分类录完后单击【退出】。图3-21.4 客
4、户档案单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【客户档案】进入客户档案设置界面。图4-1先选择客户所属客户分类，单击【增加】，录入客户编号、客户简称单击【保存】，录入下一客户档案录完后单击【退出】，再录入下一类别的客户档案。1.5 供应商分类编码规则：2-2-2单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【供应商分类】进入供应商分类设置界面。图5-1单击【增加】，录入供应商分类编码及客户分类名称，单击【保存】，录入下一供应商分类录完后单击【退出】，再录入下一类别的客户档案。图5-21.6 供应商档案单击【设置】目录中【基础设置】菜单【客商信息】单击选择【供应商档案】进入
5、供应商档案设置界面。图6-1先选择供应商所属供应商分类，单击【增加】，录入供应商编号、供应商简称单击【保存】，录入下一供应商档案录完后单击【退出】，再录入下一类别的供应商档案。1.7 凭证类别单击【设置】目录中【基础设置】菜单【财务】单击选择【凭证类别】进入凭证类别设置界面。图7-1 单击选择系统预制凭证公类方式，单击【确定】1.8 项目目录单击【设置】目录中【基础设置】菜单【财务】单击选择【项目目录】进入项目设置界面。图8-1单击【增加】新建一个项目大类，录入新项目大类名称，只选择属于【普通项目】，单击【下一步】进入项目分类设置。通达下拉箭头，将一级、二级、三级设置为2位，单【下一步】，进入
6、项目结构，单击【完成】。先选择项目大类，并单击【项目分类定义】，录入分类编码、分类名称，【单击保存】。单击【项目目录】，选择【维护】，进入项目档案录入。单击【增加】，录入项目编号、项目名称和所属分类，按【回车键】出现下一行保存，退出时，选按【ESC】键退出新增项目档案。先选择项目大类将对应科目通过选入已选科目中，单击【确定】保存。备注：1、 项目大类对应科目，每选一个大类需确定保存一次。2、 项目档案只要使用过，无论是否有无余额都有不能删除，只有下一年度才可删除。1.9 会计科目单击【设置】目录中【基础设置】菜单【财务】单击选择【会计科目】进入会计科目设置界面。图9-1如果增加科目：单击【增加
7、】，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击【确认】 ， 单击【退出】;如果删除科目：选中要删除的科目，单击【删除】，点击【确认】；如果修改科目：选中要修改的科目，单击【修改】或双击该科目，点击【修改】修改相应内容，点击【确定】;指定科目：单击【编辑】菜单下【指定科目】单击选择核算现金总账、银行总账、现金流量的科目点击【】选入单击【确认】。备注：1、 科目编码及名称必须唯一；2、 在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上【】标记；3、 指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用；4、 会计科目或会计科目辅助核算已有期初数据或本年发生数据，不能
8、修改、删除和调整辅助核算，否则对账时会出现不平衡。1.10 结算方式编码规则：1-2-2单击【设置】目录中【基础设置】菜单【收付结算】单击选择【结算方式】进入结算方式设置界面。图10-1单击【增加】，录入结算方式编码及结算方式名称，单击【保存】，录入下一结算方式分类录完后单击【退出】。图10-2第二章 期初余额2.1 科目期初余额单击【业务】目录中【总账】菜单【设置】单击选择【期初余额】,进入期初余额录入界面。将光标移到需要输入数据的余额末级科目栏，直接输入数据即可。出现红字余额用负(-)号输入。如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。录完所有余额后，用鼠标单击【试算】按
9、钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，可单击【对账】按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。备注：1、 有辅助核算的科目都要按明细录入数据，双击科目可进入明细录入界面，点击”往来明细”进入编辑窗体,单击【增加】。2.2 银行对账期初录入单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【银行对账期初录入】,进入银行对账期初界面。日记账和银行对账单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对账的调整前余额；单击“方向” 可调整对账单的余额方向；若有期初末达项还应录入单位日记账和银行对账单的期初末达项；备注:1、 第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行
10、对账之后不再使用。2、 在录入完单位日记账，银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。第三章 业务操作3.1 增加凭证单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【填制凭证】,进入填制凭证界面。单击增加录入凭证分录录完凭证，单击保存单击退出。凭证表头部分的录入备注：1、 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。2、 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。3、 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。4、 凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。输入凭证正文部分备注：1、 摘要可
11、以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行2、 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。3、 科目编码必须是未级的科目编码。4、 金额不能为零，红字以 “-”号表示。5、 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。6、 在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。7、 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；辅助核算信息如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等 。备注：1、在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；
12、具体操作：单击辅助信息【参照】单击【编辑】单击【增加】单击【退出】3.2 修改凭证在填制凭空中通过单击上张、下张选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可先中记录双击对应的辅助项或此图标调出相应窗口修改。备注：1、 未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改。2、 已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。3、 若您在【选项】中设置了制单序时的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。4、 若在【选项】中设置了不允许修改、作废他人填制的凭证，则不能修改他人填制的凭证。5、 外部系统传过来的凭证不能在总
13、账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。6、 单击【业务】目录中【总账】菜单【设置】单击选择【选顶】，可进行对应参数设置调整。3.3 冲销凭证单击【上张】、【下张】选中要作废/恢复的凭证，单击【制单】菜单下作废/恢复】，重复选择一次为取消冲销。冲销凭证可以采用【制单】菜单下的【冲销凭证】命令制作红字冲销凭证。备注：1、制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存，冲销的凭证必须是已记账的凭证。3.4 删除凭证单击【上张】、【下张】选中要作废/恢复的凭证，单击制单菜单下【作废/恢复】。单击【制单菜单下【整理凭证】
14、选择整理凭证期间单击【确定】选择要删除的凭证为【Y】单击【确定】。备注：1、 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。2、 如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。3、 只能对未记账的凭证作凭证整理。4、 已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。5、 若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到恢复记账前状态功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。3.5 会计凭证审核更换操作员：在
15、企业门户中单击菜单【重注册】，屏幕显示【系统登录】；在【操作员】窗口录入有审核权限的操作员编号单击【确认】 选取账套后单击【确认】；审核：单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【审核凭证】,进入审核的凭证条件界面，只选择月份，点击【确认】进入审核凭证列表，点击【确定】点击单击【审核】或【审核】菜单下的【成批审核凭证】；取消审核：单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【审核凭证】,进入审核的凭证条件界面，只选择月份，点击【确认】进入审核凭证列表，点击【确定】，点击单击【取消】或【审核】菜单下的【成批取消审核】；标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击【标错】，系统在该凭证上标识为有
16、错，便于制单人进行修改；审核完毕，单击【退出】。备注：1、 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）。2、 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核。3、 取消复核只能由复核人自已进行。3.6 会计凭证记账单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【记账】,进入凭证记账范围，输入要记账的【凭证范围】或者不选择（格式如：1-20或1，3，5，7-10）单击【下一步】，核对记账报告无误后，单击【下一步】，单击【记账】，系统即开始记账，记账完毕退回总账系统画面。备注：1、 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。2、 上月不记账，本月不能记账。3、
17、 未审核凭证不能记账。3.7 月末业务操作：月未工作描述：1、 银行出纳录入对账单，与银行对账。2、 记账人员进行转账定义，执行转账生成。（如果涉及现金，银行存款科目，凭证也须出纳签字）。3、 财务经理审核转账生成的凭证。4、 记账人员对审核后的凭证记账。5、 凭证全部记账完毕后，记账人员执行对账。6、 对账平衡、显示正确后，制表人在UFO报表系统内编制报表，打印报表，送交财务经理审核。7、 打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册，打印账簿保存。8、 数据备份后进行结账。（其他各系统必须先结账）月未财务工作：银行对账工作：录入银行对账单：单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择
18、【银行对账单】,进入银行科目和日期选择单击【确定】进入银行对账单编辑单击【增加】录入银行对账单内容录完后单击【保存】单击【退出】；银行对账：单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【银行对账】选择银行对账科目，进入对账界面，单击【对账】，屏幕显示【对账条件】对话框；逐级选取对账条件，录入截止日期，单击【确定】，系统即开始自动勾对，并打上勾对标记“”，对那些应勾对而未勾对上的账项，可在两清区域双击，系统标注为“”进行手工核对。单击【检查】，检查结果平衡，单击【退出】；余额调节表查询：单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【余额调节表查询】进入查询界面，把光标移到要打印余额表的科目上
19、，单击【查看】或【双击】，屏幕显示银行存款余额调节表，并可打印输出。核销已达账：单击【业务】目录中【总账】菜单【出纳】单击选择【核销银行账】，选取要核销的银行账户，单击【确认】，系统即自动核销；3.8 取消记账1、单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【对账】进入对账界面，按下键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能。2、单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【恢复记账前状态】，恢复记账前状态有两种方式： （1）恢复最近一次记账前状态；（2）恢复到月初未记账前状态。3、选择其中一种，取销清除冗余数据的标致“”，单击【确定】。备注：1、已结账月份的数据不能取消记账3
20、.9 科目汇总单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【科目汇总】输入汇总条件后，点击【汇总】按钮，屏幕显示科目汇总表。当光标在科目汇总表的某一科目行上时，按详细按钮，则显示对方明细科目汇总表。3.10 自定义转账：公式说明：期初余额：QC（”科目编码”，会计期间，科目编号）； 期末余额：QM（”科目编码”，会计期间，科目编号）；发生额：FS（”科目编码”，会计期间，”方向”， 科目编号）；取对方科目计算结果：JG（） ； 常数具体操作：自定义转账：单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【自定义转账】进入自定义转账设置界面单击【增加】图标录入相关内容定义完凭证后，要点击【保存】，
21、单击【增加】定义下张转账凭证，定义完后单击【退出】。期间损益结转：单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【期间损益】进入期间损益结转界面，在本年利润科目中选择本年利润科目，单击【确定】备注：1、 编制自动转账公式时，若涉及到项目核算的要分项目进行结转，编制自动转账凭证时可编制公式为FS（）或者QM（）。2、 如果本月有新增损益科目的，必须重新定义期间损益结转。转账生成：单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【转账生成 】进入转账生成结转界面，选择结转月份，选择结转类型后双击选中要执行转账生成的转账凭证点击【确认】点击【上张】或【下张】并点击【保存】或【编辑】菜单下的【成批保存】
22、保存生成的凭证点击【退出】； 凭证生成后更换操作员复核记账。3.11 对账单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【对账】进入对账界面，选择要和对账的内容对账，双击对账会计期间中的是否对账或点击【选择】，再点击【对账】。若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示正确；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示错误，按错误可查看引起账账不符的原因。按试算按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。3.12 结账单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【结账】，屏幕显示结账向导一选择结账月份，点击要结账月份为【Y】，选择结账月份后单击下一步，屏幕显示结账向导二核
23、对账簿，按对账按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按停止按钮中止对账，对账完成后，单击下一步，屏幕显示结账向导三月度工作报告。若需打印，则单击打印月度工作报告即可打印。查看工作报告后，单击下一步，屏幕显示结账向导四完成结账。按结账按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。3.13 取消结账单击【业务】目录中【总账】菜单【期末】单击选择【结账】，屏幕显示结账向导一，选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键，输入口令即可进行反结账。备注：1、 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。2、 如月还有未记账凭证时，则本月不能结账。3、 已结账月份不能
24、再填制凭证。4、 结账只能由有结账权的人进行。5、 若总账与明细账对账不符，则不能结账。6、 反结账操作只能由账套主管执行。3.14 账簿查询及打印：单击【业务】目录中【总账】菜单【账表】下各项内容查询，查询时按需要设定相应条件，即可得到查询结果，通过账本的纵线为十字架可以调整账本的宽度。 多栏账查询时要先定义多栏账格式，再查询；操作如下：【业务】目录中【总账】菜单【账表】单击【科目账】 单击【多栏账查询】单击【增加】图标选择核算科目，点击【自动编制】点击【确认】双击定义好的多栏账查询。现金和银行存款日记账必须到【出纳】中查询。涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询；设置为客户往来或供应商
25、往来的科目，必须到应收或应付系统中查询。3.15 凭证打印单击【业务】目录中【总账】菜单【凭证】单击选择【凭证打印】进入打印凭证条件界面，选择打印凭证的类别、时间范围和凭证范围，点击【设置】进入打印参数设置，选择凭证打印的纸张，调整边距，单击【确定】保存参数，即可打印。备注：1、windows 2000/xp的自定义纸张大小在开始设置打印文件菜单下选择服务器属性，标记创建格式为“”，输入纸张名称，设定宽度和高度，保存即可。第二部分 UFO报表编制制作UFO报表的基本流程：启动UFO-建立报表-设计报表的格式- 定义各类公式- 报表数据处理-打印报表基本概念UFO的两种基本状态:（1）、格式设计
26、状态：主要是为报表设置固定内容。（2）、数据处理状态：主要是为报表进行数据处理。（3）、格式状态和数据状态的切换，单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。单元：由行和列构成的最小单位，用列号+行号来表示，如A3。组合单元：由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。区域：由一个或多个单元组成的矩形，用起始单元名：结束单元名来描述，如C5：D20 关键字：在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”，称其为关键字。系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，主要是对帐表进行定位、取数等操作。单元属性：指单元在报表中所要处理的内容，系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种；单元
27、风格：对报表进行修饰，改变字体、加背景等；函数的应用帐务函数：系统提供了函数向导帮助用户编辑公式，编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。账务取数常用函数有：总帐函数金额式数量式外币式期初额QC()sQC()wQC()期未额QM()sQM()wQM()发生额FS()sFS()wFS()累计发生额LFS()sLFS()wLFS()净额JE()sJE()wJE()平面计算公式：PTOT(某区域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示为：C10=PTOT(C5:C9)主要函数有：数据合计-PTOTAL() ； 平均值-PAVG() ；计数-PCOUNT()如果要手工录入公式，所有的标
28、点符号和括号必须在英文状态下录入设计报表的格式设计报表的两种操作步骤： 新建【格式】表尺寸列宽选择区域区域画线设置组合单元（为标题）录入标题录入表样文字修饰报表格式（字体、背景等）保存新建选择【格式】【报表模板】选择【行业】与【报表】确认进行修改、修饰保存关键字的设置与录入在【格式】状态下，定好关键字所在位置，单击【数据】菜单下【关键字】设置选择关键字确认在【数据】状态下，单击【数据】菜单下【关键字】录入录入相关的关键字内容确认UFO报表数据生成计算表页利用单元公式对表页进行计算：点击“格式”标签转换到“数据”处理状态，录入关键字内容后，单击【数据】【整表重算】表页管理增加表页：报表格式编辑好
29、后，每月只需要录入关键字，执行表页计算即可。在数据处理状态下，【编辑】【追加】或【插入】【表页】。删除表页：在数据状态下，【编辑】【删除】【表页】，输入表页号即可。注意表页一经删除就不能恢复。UFO报表日常应用流程：1、 登陆UFO报表。2、 打开需要的报表文件。3、 通过追加表页功能追加一张新的表页。4、 入表页关键字（年、月、日、单位名称等）。5、 设定取数账套、会计年度。6、 在数据状态进行表页计算，生成报表数据。7、 检查报表数据的正确性（平衡关系或与总账科目账进行核对）。8、 进行打印上报。第二部份 固定资产第一章 初始设置资产类别1、 单击【基础设置】菜单下的【资产类别设置】，单击
30、【增加】，输入各类别固定资产的相关信息。然后单击【保存】。2、 在输入下一级固定资产时，必须将鼠标点击其上级类别，再单击【增加】，修改下一级固定资产时，鼠标单击固定资产科目，再单击【修改】，输入要修改的项然后【保存】。卡片项目设置卡片项目定义单击【基础设置】-【卡片项目定义】，进入上图所示界面，在右边的【项目列表】中，系统将所有的项目分为两类，一类叫系统项目，是由系统规定的项目；另一类叫自定义项目，由用户根据需要加入系统定义的卡片没有的项目，其操作步骤如下：先将光标移至自定义项目，然后单击【增加】按纽，输入要加入的项目，最后单击【保存】按纽即可。自定义输入的项目将在卡片样式图框右边的自定义项目中列示出来。卡片格式设计卡片式样定义操作：【卡片样式定义】主要定义固定资产卡片的格式，操作步骤如下：1、 单击【基础设置】-【卡片样式定义】，然后单击【增加】，系统会提示【是否以当前样式建立新的卡片样式】，选择【是】。2、 单击【编辑】-【项目移入】，可将在【卡片项目定义】中定义
