1、1商务技巧如何提高工作效率1doc1.商务技巧-如何提高工作效率1提高工作效率通过本课的学习，您将学习到提高工作效率的方法。了解到个体的需要、态度和工作满意度是提高效率的心理基础，可以反映到工作效率上；学会如何高效沟通、有效决策、恰当激励和合理地管理时间，使工作更加高效。思维导图个体提高工作效率的因素：通过本课的学习，我们将了解需要、需求层次理论、工作态度和工作满意度等影响个体提高工作效率的因素。第一课：需要。以下是您的学习目标：了解什么是需要；掌握马斯洛的需要层次理论；认识需要满足的循环过程。什么是需要？概括起来，需要主要有两个方面的涵义：内部需求的反映；由先天和后天因素共同决定。内部需求的
2、反映；需要是人脑对生理需求和社会需求的反映，是个体行为和心理活动的内部动力，它在人的活动、心理过程和个性中起重要作用。由先天和后天因素共同决定。需要是由我们的遗传因素和生活经历共同决定的，所以，我们的需要既有基本的生理上的需要，也有不断变化的社会需要，生理需要也演化出更多的社会形式。比如，对薪水的需要可以满足生理需要，但同时它还代表着成功和地位、满足自尊和审美等其他需求。马斯洛的需要层次理论包含：5种基本需要；基本需要之间的关系。美国心理学家马斯洛认为，人类有五种基本需要：生理需要、安全需要、归属和爱的需要、尊重需要和自我实现的需要。人类的需要有层次性，各种基本需要相互联系，低层次的需要满足后
3、才会向另一高层次的需要转移。所以，试图以满足一个已被满足的需要来激励他人是没有用的，正是那些没有被满足的需要才能达到激励的目的。从图中，我们看出，为满足需要而制定目标、采取行动时会遇到障碍，克服阻力达到目的，这时需要满足，但同时还有未被满足的需要层次。所以需要满足是一个循环不止的过程。您已完成本课，并学习了以下内容：什么是需要；马斯洛的需要层次理论；认识需要满足的循环过程。第二课：态度以下是您的学习目标：了解态度的定义；认识态度的特征；把握自趋力。什么是态度：态度是稳定的内在心理状态。对于社会，我们都会持有一种倾向性，对它的看法、喜好，不同人的态度反映了不同的家庭背景、成长经历、社会文化支持系
4、统，在一定程度上反映了人的立场和经济状况。态度作为行为的倾向性，包含有情感的因素、思考的成分。这三个方面联合起来，达成行动前的复杂的心理状态，是相对稳定的内心世界的产物。对某个工作感兴趣，我们会总结工作的有利方面，表现出我们对它的高度评价和喜爱程度，有积极争取做事的决心和动机。这就构成了对这份工作的态度。态度的四个特征：后天习得的；相对稳定性；内在的；核心是价值。良好的工作态度提倡自趋力自趋力是一种内在的驱动力，表现为积极努力寻求成功。一个有自趋力的员工对自己的工作是接纳的、认可的。相信自己的力量和才能，在认识自己的基础上，从自己的特点、能力及工作需求出发，寻找做好工作的方法。自趋力的表现方面
5、有：1.不仅仅为报酬工作，而是思考我能为老板做什么。2.致力于改进自己的方法，改善自己的行为、态度和人格。3.企业的优秀员工，行为态度就像管理自己的公司一样。您已完成本课，并学习了以下内容：了解态度的定义；认识态度的特征；把握自趋力。以下是您的学习目标：了解工作满意度意味着什么；掌握工作满意度的提高方法。工作满意度意味着什么？我们在工作中遇到各种问题，对工作的各个方面会有这样的欣赏，也会有那样的意见和不满，而且不满的程度有差别。对整个工作的满意程度就是工作满意度。员工的工作满意度的高低直接影响到员工工作积极性的高低、员工的健康程度，甚至影响到工作之余的生活；间接影响到工作的质量和效率。工作满意
6、度有五个维度：工作本身；薪水；晋升机会；上级；同事。一、工作本身。工作压力一定时，员工的工作积极性和潜能会表现出来。但是，如果压力过大，员工易感到职业倦怠，从而削弱工作满意度。满足个人兴趣的工作也会提高满意度。例如，刚毕业的李庆在出版社的编辑室工作。领导满足了他的工作愿望，聘用他做文字编辑，给他提供了明亮的办公室和崭新的办公设备。李庆对新环境很满意，很快就投入到工作中。二、绩效公平。对工作成就的积极反馈，包括口头的认可和经济上的薪酬奖金，都会提高员工的努力程度，同时跳槽率会低。三、人际关系因素。工作中的人际关系包括上级、同事及下属关系。当人际关系处于健康状态而且相互信任时，外界的观点与自己的观
7、点达到一致时，人们会表现出积极性和满足感。四、职业匹配因素。以周围人为参照，自己的职业级别高时，工作满意度会高。工作条件与自身需要的匹配可以增加满意感。另外，感兴趣的工作更容易令人满意。例如，李艳的性格是活泼好动、处事灵活、喜欢与人交流。她在公关部的工作中发挥所长，策划创意、出新点子，这些都是在多问多看多交流中学到的，任务与兴趣结合，形成良性互动。工作促进了她的成长，工作成绩有目共睹，工作效率也在不断提高。五、上级管理。上级在工作过程中是否关注员工的工作、考察员工的情况、给出建议帮助员工及提供适当的培训。这些方面做得不好会引起员工的不满和抱怨，降低员工对工作的信心和工作效率。工作满意度被证实与
8、绩效正相关，即使个人的工作效率提高不明显，也会引起部门和组织的绩效提高。工作满意度与缺勤、离职率负相关。工作满意度的提高方式有：建立完善的制度，包括薪酬制度、考核用人制度；建立共同愿景，将个人目标与组织目标相结合；善于运用各种沟通渠道，组织员工参与和支持决策，运用包括薪酬、培训在内的各种激励，提高工作满意度，最终保证工作效率的实现并提高工作效率。例如：通过每年的培训，李延加强了与各个部门的同事之间的交流，在组织运营上哪个环节出问题，直接找到相关的负责人协商解决，解决问题更顺手。不仅如此，培训是他很珍惜的充电机会，知识技能的学习和运用，使他的能力和自信提高，随后成功地处理了几个复杂的工作事务，减
9、少失误环节，得到了领导的嘉奖。自己很有成就感，做事的效率更高了。您已完成本课，并学习了以下内容：了解工作满意度意味着什么；掌握工作满意度的提高方法。以下是您的学习目标：了解沟通的定义；认识沟通的模式。沟通的定义沟通是人们分享信息、思想和情感的任何过程，通过信息交互作用来影响看法、决策和行为。工作中指导、授权、传达信息、与他人合作，可以说处处皆沟通。沟通像一座桥，是连接我们内心与外部世界的通道，通过通道，我们的内心更加丰富；通过通道，我们才了解外部世界和洞察别人的世界，从而改造我们的世界。研究显示：生活中70%的错误是由沟通造成的。对于同一个事物，我们有不同的理解，表达的看法可能完全相反。我们过
10、去的经验、教育程度、价值观等都影响着沟通。因此，沟通的顺利进行对工作效率的提高有重要意义。沟通方式有：口头沟通：交流的有效形式。书面沟通：交流更确切、更正式。非语言沟通：包括面部表情、手势、身体的姿势、触摸、目光交流、衣着等。沟通的三因素模型：传送者和接收者；信息；渠道。沟通要有传送者和接收者。沟通的目的是为了引起改变。在这里，传送者常作为改变者而接收者作为被改变者。这种改变可能包括简单的信息储存的增加、被改变者情绪变化，甚至一些事情的发生。沟通始于信息，信息必须被转换成“代码”，以书面语、口头语、符号语言等形式被表达出来。通常，我们可以不只使用一种代码。沟通要有渠道。口头交流借助于空气，把声
11、波从嘴传送到耳，或者是电话系统。书面交流可以是邮件、电传或公告栏。干扰沟通模式的因素主要有两个，这两个因素很大程度上影响了沟通模式，可能会产生理解的偏差，导致效率降低。噪音妨碍信息的传递。小到背景杂音，大到使接收者感到头疼的刺耳噪音。过滤系统。对传送者来说非常清楚的信息，对接收者而言可能同样清楚地是指另外一件事情。第二课：影响沟通的主要因素和主要障碍。以下是您的学习目标：了解性格类型沟通；理解认知的偏差；把握角色定位与沟通；学习沟通网络的特点。人的性格类型分多种，不同的性格类型有不同的沟通形式。低适应性（紧张、自我怀疑、喜怒无常），低社交（羞怯、不自信、退缩），低责任心（冲动、粗心、无责任心）
12、，低合作性（独立、冷漠、粗鲁），低心智开放（迟钝、没有想象力、平淡）的人格会导致沟通障碍。善于沟通的职员通常被认为是合作的、有创造力的、有责任心的、热心诚恳的、自信大方的，事实证明善于沟通者体现出高效率、有能力的形象，在绩效上的表现优于沟通障碍者。认知上的偏差包括知觉错觉和首因近因效应。偏差有心理因素的影响。知觉错觉包括知觉防御（保护自己的观念、目标、情形，避免受到威胁），定型（仅仅根据一个人被归属的类别，就把某种品质赋予在某个人身上），晕轮效应（仅仅在一种喜欢、不喜欢的印象基础上对人进行评价）。比如王岩在单位和高学历的同事相处，内心的自尊心强，便以“高学历的人不过是书呆子”的心理贬低别人，不
13、虚心请教别人，结果不懂装懂，造成工作绩效极差。正是这种自我防御的心理导致了效率的下降。人们对最初或最近获得的信息所形成的印象不易改变，甚至会干扰对其他信息的解释。因此，我们可以利用这种效应，建立良好的第一印象，来促进与别人良好沟通的进程。同时，避免以片段的印象给人下结论，而阻碍与他人的沟通。角色定位与沟通：在合适的角色下沟通会获得高绩效，达到高工作效率。因此，角色的运用对于沟通非常重要。相互作用分析的理论（人格结构的PAC分析理论）认为，个体的个性由三种心理状态构成，即“父母”（有权威感、优越感）、“成人”（客观、理智）、“儿童”（服从、冲动）状态。三种状态平行交往是符合正常的人际关系的，交叉
14、交往就往往不能获得适当的反应，或预期的反应，沟通就会中断。因此可以通过类型分析改善人际交往。沟通网络的特点：沟通网络是信息随时间在个体间流动的沟通模式。沟通网络能影响组织的选拔、学习速度和轻松度、组织的有效性和效率以及个体对组织的满意度。网络包括星型网络（所有沟通仅来自一人）、Y型网络、链型网络、圆形网络（每个人做一次传递者接收者）、全通道网络（每个人又作传递者又作接收者）。星型网络最集中，最体现控制权；其他成员高度依赖控制信息者，满意度最低。处理简单问题最有效。对于最少沟通的工作最有效。全通道网络解决复杂问题最有效。对于需大量合作的工作最有效。其他网络类型的效率水平居中。组织必须选择最适合目
15、标和任务的沟通网络类型，才能达到效率最大化的目的。您已完成本课，并学习了以下内容：了解性格类型沟通；理解认知的偏差；把握角色定位与沟通；学习沟通网络的特点。第三课：提高人际沟通的技巧和途径。以下是您的学习目标：了解沟通的开放性；掌握建设性反馈；掌握积极倾听；认识具体沟通方式。沟通技巧和途径沟通是建立在相互信任和了解的基础上。因此是以一系列特定的对话和行为为特征的。其中包括沟通的开放性、建设性的反馈、积极倾听和具体沟通方式。一、沟通的开放性。沟通的开放性可以看成是封闭向开放的过渡。封闭端的特点是防御的、保守的、不信任的，开放端的特点是率直的、支持的和信任的。心理区域包括开放区域和秘密区域。对一般
16、关系、朋友关系、恋爱关系、夫妻关系中，秘密区域在开放区域中的比例是不同的。对于最亲密的关系而言，秘密区域不一定等同于开放区域，却是最大化；对于一般关系而言，秘密区域开放的最小。作为沟通对象，主动把开放区扩大一些，有利于双方之间的交流。例如，为了增进同事之间的亲近感，李延很喜欢把自己儿子的照片和趣事介绍给大家，同事了解了之后也很开心，工作之余互相探讨育子经验，带着子女组团旅游。无形中沟通增加，合作增加，工作效率得到了提高。二、建设性反馈。在给予反馈时，人们与别人分享想法和感受；反馈是特定的，不是概化的。针对事情反馈，而不要对人概括指责；给予反馈的时间是在接收者准备好接受时。当人处在愤怒、防御性时
17、，给他建议和反馈不会起到很好的效果。反馈要有可行性，可以有所作为。三、积极倾听。积极倾听包括倾听的理由和目的。寻找其中合理的、有意义的成分加以理解。把注意力集中在倾诉人身上，做到不分心。四、具体沟通方式。综合来看，我们重视面对面的沟通。通过面对面的沟通，我们可以以一种更准确、便捷、及时的方式获得信息，为讨论、澄清问题、理解和即刻反馈提供了场所。而且在沟通时候要观察对方身体语言、语音语调这些丰富口头交流的重要因素，避免其他交流方式产生的误导或者难以理解。根据个性喜好选择合理的沟通方式。有些人喜欢得到书面汇报，有些希望你口头汇报。可以根据喜好与自身的优势，合理安排。有些人喜欢用数据说话，大小事务均
18、要用具体的数1.员工日常工作行为规范1员工日常工作行为规范第一章总则第一条为了维护大家共同的工作环境，全面完善公司科学、规范和精细的管理制度，系统推进员工的职业化程度建设，整体提高团队工作效率和效果，特制订本规范。第二条本规范执行分两种方式，一种为直接执行，即根据违反规范情况按照规定扣除当月相应数额工资或者直接辞退等；另一种为间接执行方式，其执行结果将通过打分的形式纳入绩效考核体系，就某一具体条款两种方式不重复执行。第三条本规范由各部门经理和公司绩效考核小组监督执行。第四条本规范适用于本公司所有员工。第二章日常工作规范第五条每位员工都应该有自己的日常工作计划，尽量做到日事日毕，日清日高。第六条
19、员工必须无条件接受分管上级安排的工作任务，如果认为分管上级的安排确实有悖常理，可向更上一级的主管申诉，不得直接跟自己分管上级争执。员工开始执行一项任务之前要确保自己明晰了任务内容、完成时间和相关要求。严禁员工以推、拖、磨、糊等方式对待工作，以全面提高自身的职业素养。第七条员工如果手头没有分管上级安排的工作任务，应积极按照自己岗位职责和自己的日常工作计划工作，杜绝员工在上班时间无所事事，消磨时间的行为，须自主提高自身的工作效率。第八条员工应主动思考解决本职工作中涉及到的问题，如有通过自身努力确不能解决的，可咨询相关同事，但禁止不加思索就一些简单问题反复追问的行为。被咨询员工在不影响自身工作的前提
20、下，应积极给予配合，体现出团队合作精神。第九条员工之间讨论问题时，应尽量避免影响其他员工的工作。讨论问题应该由问题发起者做好计划，确定相关论题，安排讨论时间，管理讨论过程，记录讨论结果。禁止漫无目的没有结果的争论，确保讨论效率。第三章办公环境规范第十条员工个人桌面上不准堆放与工作无关的物品，上班时间保持桌面工作物品的摆放整齐，不准携带任何食品在办公室内食用，不准乱扔纸屑等杂物，下班前务必整理清洁桌面，离开办公室时须顺手把椅子推进桌底，确保个人办公区整洁卫生。第十一条员工进出公司、出入办公区其他房间应随手关门，下班时关闭自己工作所用电脑，最后离开者要负责关闭灯、空调、饮水机等设备电源和门窗，杜绝
21、所有安全隐患。第十二条上班时间不准看与工作无关的报刊、杂志及其它书籍，同事之间不准闲聊、打闹或者争执，不得在办公室内大声叫喊喧哗，尽量避免来回走动或者非工作关联的串动，共同维持安静的工作环境。第十三条所有员工未经当事人允许不得动用其他员工的任何物品和设备，员工要管理好自己的私人物品和所代管的公司物品，不要随意放在办公桌上，尤其是自己离开办公区的时段，养成妥善保管的习惯，以防意外。无论私人物品还是所代管的公司物品，如有丢失，自担责任。第四章员工形象及日常行为规范第十四条上班时间员工服装应保持洁净、整齐，鞋袜保持干净，员工不得穿背心短裤或者比背心短裤袒露更多的服饰上班，严禁穿拖鞋进入办公区，须保持
22、良好的穿着形象。第十五条无论上班还是下班时间，办公室所有区域禁止本公司员工吸烟，杜绝打牌、下棋、玩电子游戏等任何个人和集体娱乐活动，禁止员工利用上班时间炒股等其他个人行为，集体营造积极向上的工作氛围。第十六条对于任何进入公司办公室的人员，无论熟悉还不熟悉，都应面带微笑，主动点头致意，或者招呼问好，领导讲话或者其他公共活动时应适时报以热烈掌声，同事之间也要以礼相让，严禁讽刺挖苦，甚至恶语谩骂，创造和谐的人际关系。第十七条员工必须准时参加各种会议，不得无故缺席，不得中途退席，开会期间，手机设置到震动状态，任何人不得接听电话，不得随意扩散未经会议主持人同意外传的会议内容，以保证会议秩序和效果，利用会
23、议室会客的人员会客之后须清理会议桌桌面，椅子归回原位，保持会议室的整洁。第五章办公电脑及相关固定资产管理规范第十八条员工不得擅自更改电脑等设备的用户权限、系统设置以及公司网络人员设置的基础环境等。未经电脑责任人允许，不得擅自使用他人电脑。第十九条在设备出现故障的时候应及时保存电脑资料，并及时通知专业人员解决故障。未经许可，员工不能随意搬动、拆装设备，不得打开机箱。第二十条公司电脑设备仅用于办公，不得用于其它用途。第二十一条员工须爱惜办公电脑及相关设备，由于个人使用不当而造成设备物理性永久性损坏的，员工应按市场重置价格赔偿。第六章低值易耗办公物品管理规范第二十二条员工必须合理、节约使用办公所用低
24、值易耗品。这里的低值易耗品指打印纸墨及纸杯等价值较低、使用时间较短的办公物品。第七章考勤规范第二十三条员工应按时上下班，具体规定参考考勤管理制度第八章请假及外出规范第二十四条员工请假及外出应履行相关手续，具体规定参考请假管理制度第九章电话管理规范第二十五条无特殊原因，严禁员工拨打私人电话或将公司电话用于其它与本职工作无关的事情。第二十六条员工接拨工作电话时，必须使用文明用语，语气应平和、礼貌周到。第二十七条当事人不在时，其他员工有义务代为接听电话，并详细记录来电人员和电话号码，以及相关事宜，事后通知当事人。第二十八条员工打电话时应直面问题，简洁快速解决问题，提高通话效率。附则：本规范由总经办负责解释，自2013年4月1日正式执行。
