1、5典型案例5广州市工贸高级技工学校示范校建设项目管理定稿典型案例国家中等职业教育改革发展示范学校（第一批）三约束 五过程 九管理-广州市工贸高级技工学校示范校建设项目管理广州市工贸高级技工学校2013年8月三约束 五过程 九管理-广州市工贸高级技工学校示范校建设项目管理1实施背景2011年7月2日学校盼来了“全国中等教育改革发展示范学校建设计划”第一批立项建设学校的批复文件，学校成功通过了第一批示范校项目建设计划的申请，成为首批国家中职示范校建设单位。面对千载难逢的发展机遇，我们既兴奋又纠结，因为我们多年来习惯了小打小闹的常规建设管理，而多项目、大规模、综合化建设项目管理对我们来说，确实是一次
2、考验，也是一次难得的学习机会。怎么样的管理方式才能顺利打开局面，怎样使庞大的项目群在一定的建设资金范围内，在一定的建设周期内，按照既定的建设方案，如期完成建设任务？通过反复研究，我们决定建立一个既符合上级项目管理规范，又契合本校实际管理能力的“三五九”建设项目管理运作模式，即“三约束、五过程、九管理”。2主要目标在示范校建设中运用项目管理，旨在以系统论思想为指导，以现代先进的管理理论和方法为基础，综合应用各种知识、技能、手段，实现对示范校项目进行全过程计划、组织、领导和控制，形成有序的综合动态管理系统和创新的示范校建设机制，最终达到圆满、高效完成预期建设目标并且成为示范校建设的示范校。另外，我
3、们通过总结在示范校建设中的项目管理经验，一方面可为学校今后承担其他项目提供操作范本，另一方面为其他中职示范校提供了项目管理方法在示范校建设实践中应用的研究先例。3工作过程学校示范校项目建设形成了“三约束、五过程、九管理”的示范校项目管理经验。3.1平衡三个约束条件通过再次解读三部委的有关文件精神，深度剖析任务书和建设方案，理清建设内容之间的逻辑关系，我们发现示范校项目具有项目管理最鲜明的三个约束条件，即在范围、时间及成本（资金）三个方面受到约束。这促使学校采用系统的观念来对待这项工作，认清示范校建设对学校全面发展、内涵建设中所起的作用，充分发挥以点带面的辐射作用。我们以科学的方法和工具，力求在
4、范围、时间、成本三者之间寻找到一个合适的平衡点。3.1.1范围约束 “如何定义示范校这个项目的范围？如何划清示范校项目的边界？到底“活”干到什么程度算是完成了？以建设课程资源库为例，库的容量可以浩瀚无边，也可以仅仅满足够用标准，那么怎么样算是完成了呢？在项目范围这个问题上，学校通过请教项目管理专家、召集示范校资金管理部门、项目制定部门和项目执行部门等相关人员研讨，根据任务书再次明确哪些是主要目标，需要的资金、时间和人员等要素条件是否可提供，制定目标实现路径，以及实现的程度是否符合项目验收的标准等，做好项目范围的界定和变更管理，最终汇编了示范校项目范围说明书。3.1.2时间约束 根据确定的范围和
5、边界拟定建设规划，在规定的时间完成建设目标，项目的时间约束就显得格外突出，如：项目需要多长时间完成，项目的进度应该怎样安排，项目的活动在时间上的要求，各活动在时间安排上的先后顺序。面对这些难题，学校根据部门归口管理的内容制订了相应的规划，如采购部门制订采购计划、财务部门制订资金使用进度控制表、项目办制订评审计划，办公室指定师资队伍培训计划、各项目小组制订建设任务实施进程控制等，通过不断提升和强化每个示范校建设人员的执行力来以保证项目按期完成。3.1.3成本约束项目的成本约束就是规定完成项目需要花多少钱。对项目成本的计量，一般用花费多少资金来衡量，但也可以根据项目的特点，采用特定的计量单位来表示
6、。关键是通过成本核算，能让项目成员了解在当前成本约束之下，所能完成的项目范围及时间要求，重视项目的成本管理。学校在进行成本管理方面，要求各统筹部门明确自己的监控职责，担负起监控各自板块的任务进度、开支情况和人员表现。其中实训处做好设备采购计划，负责采购任务的进度控制和资金使用控制；财务处负责各线资金使用的总体监控，要非常慎重地把好资金使用的关，特别是中央资金的用途必须严格符合示范校资金使用的有关规定；项目办负责整体的进度控制、所有参与部门的绩效考核，监控项目资源浪费现象。同时，建立项目监控的指标体系及其例行报告制度，然后通过评审、例会及专项审计等监控方法，对示范校项目资金使用和成本核算实施监控
7、。由于项目是独特的，每个项目都具有很多不确定性的因素，项目资源使用之间存在竞争性。项目范围的扩大，会导致项目工期的延长或需要增加加班资源，会进一步导致项目成本的增加；同样，项目成本的减少，也会导致项目范围的限制。就是要在项目的五个过程组中，运用项目管理的九大领域知识，科学合理的分配各种资源，完成项目建设要求，实现项目建设目标。3.2贯彻五个过程环节五程，即项目管理的五个过程：启动、计划、执行、控制与验收。对于项目的启动过程，特别要注意组织架构及项目团队的组建；而在后面的过程中，学校要抓好项目的控制，控制的理想结果就是在要求的时间、成本及质量限度内完成双方都满意的项目范围。3.2.1启动过程启动
8、过程就是一个新的项目识别与开始的过程。俗话说万事开头难，从这个意义上讲，项目的启动阶段显得尤其重要，这是决定是否启动，以及建设什么项目的关键阶段，此时的决策失误可能造成巨大的损失。重视项目启动过程，是保证项目成功的首要步骤。学校示范校建设的启动工作从深思熟虑做好顶层设计、因地制宜选择组织结构、精挑细选组建项目团队、集思广益完善建设机制四个方面推进。在顶层设计上，运用交付成果反推法，以“网框“结构搭建输出成果体系框架。在优化组织结构上，根据学校的情况和特点合理形成该项目的矩阵式组织结构（见图1）。在组建项目团队上，组建了四支团队，分别是项目领导团队、项目管理团队、项目建设团队和项目评审团队。在完
9、善建设机制上，做好资金使用的校内规范和标准、明晰建设内容和验收要点要完成的标准基线、形成若干校内评审的时间节点、确立定期召开示范校建设例会的制度。图1：工作组织架构图3.2.2规划过程项目的计划是项目实施过程中非常重要的一个过程。通过对项目的范围、任务分解、资源分析等制定一个科学的计划，能使项目团队的工作有序的开展。学校通过定义项目范围和边界，明确主要目标，避免主次不分和项目超期的危险，形成示范校项目范围说明书（见图2）。时刻记住示范校建设的总体目标，通过任务分解，以目标和结果为导向，制定示范校实施进程控制表（见图3）。图2：示范校项目范围说明书图3：示范校实施进程控制表3.2.3执行过程项目
10、的实施，一般指项目的主体内容执行过程，重要的内容就是项目信息的沟通，即及时提交项目进展信息，以项目报告的方式定期通过项目进度，有利开展项目控制，对质量保证提供了手段。在执行的阶段中，学校一方面因人施任，对个人与岗位进行合理匹配，发挥个人的知识和潜能。另一方面，通过各项归口管理的内容制订相应的量表加强执行力度，如采购部门制订设备采购进度计划表（见图4），财务部门制订资金使用计划表（见图5），示范办制订阶段性成果评审计划表（见图6）和人员培训计划（见图7），各项目小组制订建设任务实施进程控制表等。 图4：设备采购进度计划表图5：资金使用计划表图6：阶段性成果评审计划表图7：人员培训计划3.2.4控
11、制过程项目管理的过程控制，是保证项目朝目标方向前进的重要过程，就是要及时发现偏差并采取纠正措施，使项目进展朝向目标方向。项目监控工作可能不是工作量最大的部分，但绝对是覆盖领域最广的工作部分。在监控方面，学校采用任务进度监控、项目开支监控和人员表现监控的方法，使所有成员能把全部的精力放到项目上来，使得项目能按预定轨道前进。内部监控采用定期节点评审的方式，运用授权评价法，外部监控采用引入专家参与评审的方式。3.2.5验收过程一个项目通过一个正式而有效的收尾过程，不仅是对当前项目产生完整文档，更是以后项目工作的重要财富。在验收过程，学校全面开展项目收尾工作，做好建设过程资料的收集整理，完成子项目和总
12、项目的自评，包括形成各专业组的自评报告和项目总报告，组织校内预验收，引入第三方审核，善于总结提炼，形成特色鲜明的建设成果案例，引入信息化手段实现成果的交流和共享，紧扣三个示范改革创新的示范、质量提高的示范、办出特色的示范。3.3掌握九种管理知识在示范校建设中，学校坚持贯彻项目管理的方式来开展工作。项目管理中的九大知识领域也广泛运用于示范校项目统筹、建设和监控等环节。通过这些知识领域及相应的管理工具和技术，帮助学校项目办及项目团队完成示范校项目建设。3.3.1项目整体管理知识示范校建设，不仅锻炼了一批骨干教师和一批管理人员，各个承担子项目的项目负责人也在项目建设过程中，提升了项目负责人的综合职业
13、能力，原来的系主任、专业骨干，通过这个项目的历练，正逐步转变成为学校今后发展，擅长用项目带动发展的“领头羊”型职业教育管理人才。项目负责人具有全局的观念，学会全面分析项目，。每个项目在范围、进度、成本这三大目标上都有不同的侧重，能够在这三大目标适当作出取舍并懂得平衡的方法，掌握了项目整体管理知识，这也是项目成功的关键。3.3.2项目范围管理知识在示范校建设项目中，汇编示范校项目范围说明书，并采用“以可交付成果反推目标任务的分解”的方式创建活动分解结构，具体做法是结合示范校项目范围说明书内容界定的边界条件，将任务书的验收要点分解为若干级指标，形成示范校实施进程控制表。其中任务书中的“人才培养模式
14、与课程体系改革”、“师资队伍建设”和“校企合作运行机制建设”设定为一级指标，各指标分解下一级则为二级指标，进而把二级指标再分解，为若干需要完成的“工作包”直到实现每个可估算、可分工和可监控。这既是对项目范围管理知识的继承也是一种创新和突破。3.3.3项目的时间管理知识在项目时间管理，学校项目团队以高度的时间概念和过硬的时间管理知识，利用甘特图帮助跟踪项目进度、利用网络图及关键路径分析，协助确定完成日期上的重要性或调整时间对项目工期的影响，以及处理关注的焦点活动。还创造性的发明了“方氏纸条法”，把工作中主要环节或者步骤的关键词记录在纸条上，根据工作流程拼接在一起，形成该项工作的整体思路框架和工作
15、程序，其作用是便于管理者统筹考虑以便管理者对工作的流程和环节的掌控。通过多个量表不断提升和强化每个示范校建设人员的执行力来以保证项目按期完成。3.3.4项目的成本管理知识学校各统筹和建设部门明确树立成本意识，各统筹部门明确自己的监控职责，担负起监控各自板块的任务进度、开支情况和人员表现。特别是财务处负责其对各线资金使用的总体监控，要非常慎重地把好资金使用的关，特别是中央资金的用途必须严格符合示范校资金使用的有关规定，为学校项目成本管理保驾护航。并采用外部专项审计的方式，对示范校项目资金使用和成本核算实施监控。3.3.5项目人力资源管理知识在示范校建设过程中，不是靠几个人或者十几个中层干部就能完
16、成这项艰巨的工作，在广州工贸，示范校项目带动了全校129名骨干教师形成若干建设团队，他们是创造项目成果的源动力。如何营造出高效的项目团队进而为项目创造出最大的价值，是我们在该项目的开发和实施过程中，除建设任务的完成以外最大的收获。学校通过明确愿景、瞄准目标和达成共识带领团队，用制度建设、文化建设和人文关怀培育团队，用竞争机制、激励机制和考核机制激发团队三大举措，以有效的人力资源管理活动, 实现学校与教师共同发展的人力资源管理目标, 做到了个人与岗位的匹配。3.3.6项目的质量管理知识在示范校建设项目的质量把控上，学校专注将项目的实际进展情况与项目计划进行比较，若发现某些要点的偏差比较大，超出了
17、容许的误差范围，则及时作出分析，采取措施使项目回到正轨。而项目负责人定期做项目进展报告，将各项监控的结果记录在项目进展报告里，以使项目主管部门及项目组成员及时地了解项目的真实进展状况，内部采用定期节点评审的方式，运用授权评价法检验建设效果，外部采用引入专家参与评审的方式，以内行看门道来坚守项目质量。3.3.7项目的沟通管理知识由于示范校项目在执行过程中会涉及很多方面的关系，涉及多个部门，矛盾是不可避免的，沟通和协调是管理行为中最重要的职责之一，目的是使项目组织系统结构平衡，把矛盾的各方面居于统一体中，有效地解决分歧和冲突，规避风险，求同存异，齐心协力，保证项目的顺利实施，以实现预期的目标。学校
18、示范办采用了目前德国、美国等教育发展领先国家和地区广泛运用的沟通评价方式授权评价来疏通内部沟通。另一方面，善用第三方的眼睛。要求每个专业分别聘请两位行业企业专家，组成评审小组对专业建设成果予以评审，所有成果汇报人都必须接受专家的提问并答辩。3.3.8项目的风险管理知识示范校建设过程中，存在资金使用规范风险，学校采取聘请专门从事审计工作的独立机构为学校做第三方审计，为项目资金使用的安全性保驾护航，同时也树立了风险管理意识，通过学校财务系统的联网工程以及与上级主管部门的财务联网，更加严格、规范执行资金使用规定。3.3.9项目的采购管理知识学校示范校建设采购工作归口于实训处管理，由该处做好设备采购的
19、计划，评估选择供应商、对采购合同进行管理，跟踪采购任务的进度和资金使用控制，并且严格按照程序执行。以专业化的采购管理服务示范校建设，保障了示范校建设项目质量。4条件保障4.1管理基础学校示范校项目能形成具有自身特色的项目管理模式，有赖于前期打下良好的管理基础，学校搭建扁平化网络沟通式行政组织架构（见图8）和矩阵式项目组织架构，为示范校项目的稳步推进的先决条件，院系二级管理最大限度地下放责权利，极大地调动了系部的工作积极性。 图8：扁平化网络沟通式行政组织架构4.2队伍保障人才队伍是实现示范校成功推进的中坚力量。仅靠项目负责人一个人是不能完成的，学校形成了领导监督队伍、统筹管理队伍、企业专家队伍
20、、建设项目团队等各种支撑示范校建设的人员组织，根据其职能和分工进行划分，专兼结合、内外结合，大大提高了建设队伍的战斗力。4.3文化保障学校一直推行的校园文化之一的课程文化，其价值在于：改变学院教师的精神面貌，激发学院教师的创造力、职业认同感和工作投入度，而在深厚的课程文化背后，是学校勇立中职教育改革潮头的文化积淀，因此在示范校软实力建设的内涵要求与学校课程文化导向思路高度一致，为项目建设营造了良好的文化氛围。5主要成效与成果“忙碌不代表效率 方法远胜于苦干”，通过把运用项目管理方法手段建设示范校，学校实现了任务完成率和预算资金使用率两个双百，圆满完成示范校建设目标，学校积累了项目管理经验。提升了管理队伍水平，提高了学校项目建设的作战能力，在学校争取涉及一个亿建设资金的广东省创建国内一流技师学院建设项目以及涉及1000万美元建设资金的世界银行贷款农民工培训项目上，学校都以项目管理的方式推动创建工作，取得了优异的成绩，同时学校的管理经验也作为典型，全国各省、市技工院校到校学习学校示范校管理经验，获得各方肯定。
