1、档案信息化建设与电子文件管理档案信息化建设与电子文件管理档案信息化建设 第一节档案信息化建设的提出及其重要意义一、档案信息化建设的提出档案信息化建设是随着以计算机网络技术为主导的信息技术的发展而逐步发展的，特别是最近十年，信息技术的迅猛发展和广泛应用，也为档案信息资源的科学保管和广泛应用创造了前所未有的契机。在此基础上国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务。为此，国家档案局把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，全国档案事业发展“十五”规划明确提出，在全国档案事业第十个五年发展计划期间，要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程。2002年11月国家档案局还颁布了全
2、国档案信息化建设实施纲要，这是十五期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划，是第一个全国档案信息化建设规划。实施纲要确定全国档案信息化建设的指导思想为：以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。2003年重庆市以此制定了重庆市档案信息化建设规划纲要，2004年，万州区制定了万州区档案信息化建设实施意见。二、档案信息化建设的
3、意义与作用1、可以解决传统的管理手段查询效率低的问题。纸质档案存放占用空间大，手工查档会因档案的不断增加、库房内同一类档案可能出现空间存放位置交叉或不统一，使检索和查询工作量大，而影响档案的利用查询服务。利用计算机进行系统化管理，利用微机调阅数字档案可以大大提高档案的查询速度，同时可以提高查全率和查准率。 2、可以解决档案管理难度大的问题。档案的登记、录入及归档、借阅、接收等日常管理工作任务繁重，档案的分类、统计工作不如计算机来得系统，容易出现管理上的漏洞。在对外借阅时，由于大部分档案是以卷为单位整理的（不包括实行立卷改革的文书档案），不便根据不同的借阅对象采用不同的保密方式进行管理。而使用计
4、算机进行管理，其强大的功能可以对发现的错误及时地发出提示，防止出现工作漏洞。并根据查档者的权限，提供相应的档案，防止失泄密的发生。 3、可以更好地解决档案保存的问题。灰尘、潮湿等自然因素会对纸质档案造成自然损害；频繁的调阅和复印原始档案，也会对纸质档案造成人为的损害。提供电子档案，可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害，保护档案原件。 4、可以解决不易实现信息共享的问题。原始档案只有一份，原来的保管和查询模式无法满足多人同时共享信息资源的需求。档案数据库的建设，可以利用计算机系统，把档案同时提供给众多用户，实现各部门数据共享。第二节档案信息化建设的含义、内容和基本原则一、档案信息化建设的含义
5、是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化处置、管理和提供利用。换句话说，档案信息化使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案实体的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化，充分实现档案信息资源共享。我们如何理解这一含义呢？第一，档案信息化工作由国家档案行政管理部门统一规划和组织。第二，全面应用现代信息技术。信息技术是指完成信息的获取、加工、传递和利用等技术的总和。而现代信息技术是以计算机与通信技术为核心，对各种信息进行收集、存储、处理、检索、传递、分析与显示的高技
6、术群。当前，档案信息的发展以多媒体化和数字化为主要特征。 可以说，数字化、网络化是实现档案信息化的必由之路。第三、档案信息化建设的最终目的，就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。 通过对档案信息化建设含义的理解，我们就可以把握住档案信息化建设的内涵：一是要实现档案信息的数字化和网络化；二是要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是要实现档案信息高度共享；四是必将引发档案管理模式的变革。在此，我们还要知晓和理解与之相关联的几个名词：1、数字化：用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。数字化是建设档案信息化的基础工作，
7、是保证档案信息资源快速有效传播、方便使用、长期保存的一项重要手段。现在的档案信息资源绝大多数都是以纸质为载体，搞好档案信息化建设，首先就要对纸质档案进行数字化加工处理。2、网络化：由计算机和通讯设施组成的网状结构的信息传输环境，使信息在广泛时空中有序地流动。3、信息共享：就是打破时间和空间的界限，使任何人能够在任何时间和空间利用不同或相同的档案信息。 二、档案信息化建设内容 从国家档案信息化建设的方面讲，档案信息化建设的体系包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。（一）档案信息化基础设施建设实现档案管理现代化和办公自动化。全面推行运用计算机管理
8、档案，逐步将计算机和网络技术装备到各级各类档案馆（室）。各级档案部门计算机网络建设。1、加快档案局（馆）内部局域网建设。2、各级各部门要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，积极争取和创造条件，大力推进档案信息化基础设施建设，充分发挥档案馆（室）的各项功能。（二）档案信息资源建设目录中心建设1、建立档案目录数据库。各级档案馆要按照先易后难、先重点后一般的原则，逐步建立馆藏档案目录数据库。2、建立万州区档案目录中心，实现档案资源共享。3、建立规范的档案移交程序。从2004年起，全区各单位向同级档案馆移交档案时，须同时移交用重庆市档案局统一推广软件建立的、规
9、范格式的机读目录。档案数据库建设1、建立档案全文数据库。对馆藏档案全文数字化，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。2、建立多媒体档案数据库。研究制定声像档案收集、归档、存储及利用的具体措施，逐步完成声像档案的数字化转换。 电子文件的归档与管理1、加强电子文件归档管理。积极研究电子档案接受、保管、利用的技术方法，加强对我区电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。2、建立电子文件管理中心。区档案馆初步建成电子文件接收管理系统，在区电子政务外网上接收已公开发布的电子文件，在此基础上建立电子文件管理中心，逐步开展对外提供利用。3、实
10、现电子文件和纸质文件的归档双轨制。各立档单位从2004起产生的永久、长期保管的档案，在向区档案馆移交时，必须按照市档案局的统一要求，将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可，并要做好开放审查和密级划分。（三）档案管理应用系统建设档案管理软件的开发与利用1、进一步加大重庆市档案管理软件的推广力度，提高档案管理技术和应用水平。为保证档案信息交换，实现档案资源共享创造条件。2、推进机关档案管理与办公自动化同步发展。根据我区办公自动化和电子政务建设的要求，在各级党政机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务同步建设，协调发展。档案网站建设重庆档案信息网 万州档案信息网 建设万州区数字
11、档案馆。在总结和借鉴青岛、深圳建设数字档案馆初步经验基础上，区档案馆要建成数字档案馆。（四）档案信息化标准规范建设加快推进档案信息化法制建设。研究和制订全区电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。完善档案信息化标准体系。制订我区电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，建立档案信息化标准体系。规范档案数字化加工标准。1、从2005年1月1日起，各立档单位形成的永久、长期保管的档案，必须进行数字化加工后才能向区档案馆移交。2、全区各单位的档案在进行数字化加工前，必须与区档案局取
12、得联系，并在区档案局的指导下进行。（五）档案信息安全保障体系建设安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督与指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效。提高信息安全意识。保密、系统与数据安全（六）人才队伍建设三、档案信息化建设应遵循的基本原则档案信息化建设，应遵循其自身所具有的基本规律和特点。在进行档案信息化建设的过程中要着重把握三条基本原则。即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。1、文档一体化原则。多年的实践证明，机关的档案信息化建设必须以文档一体化为前提。必须把档案信息化纳入机关办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步
13、进行，协调发展。 文档一体化就是从文书和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次利用，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文书工作和档案工作信息共享，规范衔接。文档一体化的作用是显而易见的：一可以减少人力物力的浪费；二提高了对档案的利用率；三便于文件和档案的检索。 2、双轨制原则。 即电子文件纸质文件并存的原则。在今后相当一个时期内，具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件归档保存。同时，电子文件也要
14、按照其记录信息的保存价值进行物理归档，转化为电子档案，并按有关规定安全保管。凡是实现了办公自动化机关，都要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。 电子文件归档和电子档案管理是当前档案工作中的一个热点问题，国家档案局出台了电子文件归档与管理规范。预计在较长的时间内，纸质文件和电子文件还会继续并存。因此，当前各机关凡是具有保存价值的电子文件，必须要有相应的纸质文件一并归档。 3、确保网络安全的原则 办公自动化系统，包括机关档案信息化系统，有时会涉及到国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。机关涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的防范措施，确保机关办公局域网和机关档
15、案信息的安全。第三节 纸质档案数字化纸质档案数字化是档案信息化建设的一个重要环节和基础工作，也是为档案信息高速公路提供充足的货源做准备。没有档案数字化就谈不上档案信息化建设。一、纸质档案数字化的含义纸质档案数字化，即采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化是一项技术性很强的系统工程，对人员的素质有很高的要求，即要熟悉档案业务，又要懂得计算机操作。二、纸质档案数字化的基本环节 （1）档案整理：在扫描之前，根据档案管理情况，对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。整理步骤是：第一步
16、，目录数据准备。按照档案著录规则等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。第二步，拆除装订。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。第三步，区分扫描件和非扫描件。按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是，无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。第四步，页面修整。破损严重、无法直接进行扫描档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描。第五步，档案整理登记。制作
17、并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。第六步，装订。扫描工作完成后，拆除过程装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列不变，做到安全、准确、无遗漏。（2）档案扫描：根据扫描档案的实际情况，选择适宜的扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率等对档案进行扫描，并进行扫描登记，即认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单。登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 根据重庆市机关档案数字化规程和重庆市档案资料数字化标准规定：纸质档案扫描的分辨率应达到200dp
18、i，按灰度方式扫描的图片存为JPG格式，压缩品质采用“中”级；按黑白方式扫描的存为TIF格式，采用LZW压缩。照片档案扫描的分辨率以常见5寸照片大小（12.5cmX8.5cm）为参照，统一采用600dpi；对于其它太大或太小的照片，扫描线数可作相应的调整；对于一些涉及重要历史事件和人物的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加，扫描后的照片以TIF格式存储，采用LZW压缩。（3）图像处理：有以下几个步骤：第一步，图像数据质量检查。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫
19、时，应重新扫描。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。还要认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。第二步，纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。第三步，去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。第四步，图像拼接。对在幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。第五步，裁边处理。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有
20、效缩小图像文件的容量，节省存储空间。 （4）图像存储。首先，根据采取不同的扫描色彩模式，采取不同的存储格式。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。其次，进行图像文件命名，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。（5）目录建库。首先是目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。第二是档案著录，按照档案著录规则的要求进行著录，建立档案目录数据库。第三是采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是
21、否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。（6）数据挂接。（7）数据验收。第一步，数据抽检。以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。第二步，验收指标。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数*100%第三步，验收审核。验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方可有效。 第四步
22、，验收登记。认真填写纸质档案数字化验收登记表单。 （8）数据备份。经验收合格的完整数据应及时进行备份。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。第四节机关档案室信息化建设机关档案室如何按照档案部门有关档案信息化建设的要求做好本单位的档案信息化工作，更好地服务于机关各项工作，提高服务质量和水平。应从以下几个方面入手。 一、加强宣传，提高机关领导档案信息化工作的意识。 实践经验表明，档案工作的发展离不开领导的支持，而领导的支持是建立在认识和了解的基础上。要做好档案信息化工作，就必须结合工作的重要性，对领导进行说明和宣传，使其真正了解该项工作，
23、从而能够在人员的培训、设备的配备、经费的批给等方面给予支持，保证档案信息化工作的顺利开展，这是我们每个档案工作者不可推卸的责任和义务。 二、制订目标，分步落实，做到长计划短安排。各单位要按照档案行政管理部门的统一要求，确定本单位长期工作目标和近期工作计划。制订长期目标要做到通盘考虑，保持档案信息化建设的高质量和统一性，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。要通过落实近期目标，摸索经验，修订和完善长期目标，改进工作，循序渐进。 三、实现计算机管理档案和文档一体化。文档一体化是实行档案信息化建设的基本原则。文档一体化是机关办公自动化对机关档案管理
24、提出的必然要求。各机关在规划和组织实施机关办公自动化时，要将档案管理现代化纳入其中，统筹考虑，统一安排，使档案信息化工作与机关办公自动化同步发展。各单位档案部门也要积极参与机关办公自动化系统的设计，对机关办公自动化系统的规划与建设提出档案管理方面的要求，以实现文档一体化管理。四、使用统一的档案管理软件。最近几年，我们重庆市一直都在推广应用 “科怡档案管理软件”。如果各自为政，使用不同的档案管理软件，就造成今后档案进馆不能实现数据对接，所有输入的数据都要推倒重来，这样就造成重复劳动和人力、物力、财力的浪费。因此，要使用档案部门统一推广应用的档案管理软件，保证与档案馆的兼容性。五，做好电子文件的收
25、集和归档，实行电子文件和纸质文件两套制保管。现在我区许多单位办公自动化和现代化程度较高，形成了大量的电子文件。六、抓好室藏档案的数字化工作，更好的实现资源共享。开展档案信息化建设，首先就要实行数字化。一方面，文书立卷改革从传统的以卷为单位进行立卷改为以件为单位进行立卷，正可以方便归档的纸质文件与形成的电子文件的达到对应。我们可以根据这种情况，对通过网络传送和本机关形成的属于归档范围的电子文件，以数字形式直接全文归档；对的纸质文件利用扫描仪转化成数字化信息。数字化工作是一项系统工程，机关档案室应注意：对于档案数字化处理，要区别轻重缓急予以对待。按照先新后老、先重点后一般的原则，对新归档新入库的档案采用新的办法进行数据处理，老档案放到第二步。在对现有库存档案进行分析的基础上，对重要价值的档案先进行数字化处理。借此时机对库藏档案进行清理，对于已经失去档案价值的档案资料予以按程序批准销毁，以减少不必要的重复劳动。
