1、考勤子系统操作说明书考勤子系统操作说明书目 录1 考勤子系统登录 21.1 账套初始化 22 考勤子系统的具体操作说明 22.1 系统管理 22.1.1 账套管理 22.2 考勤设置 52.2.1 考勤机设置： 52.2.2 考勤规则定义 72.2.3 迟到早退设置 72.2.4 计算结果设置 92.2.5 其他计算设置 102.2.6 假种定义 112.2.7 法定假定义 122.2.8 人员考勤信息 132.3 考勤数据 162.3.1 考勤数据下载 162.3.2 原始刷卡数据 182.3.3 外进外出数据 192.4 班次信息 202.4.1 正常班次 202.4.2 规律班次 212
2、.4.3 灵活班次 232.4.4 自定义班次 242.4.5 安排班次 262.5 异常处理 272.5.1 请假登记： 272.5.2 班次调整 312.5.3 调休补班 342.5.4 加班登记 362.5.5 增补刷卡 382.5.6 补出勤补加班 412.6 统计报表 422.6.1 考勤日报表 422.6.2 考勤月报表 442.6.3 考勤年报表 451 考勤子系统登录1.1 账套初始化 账套初始化： 账套代号：最长10位，只能是数字，该项不能为空且在账套表必须是唯一的；系统默认为当前的4位年份+2位的月份（如：200509）。 账套名称：最长40位；该项不能为空；系统默认为前的
3、4位年份+年+月份+月+账套（如：2005年9月账套）。 启用日期：指的是账套的开始日期，不能修改的，如果第一次使用本系统时会默认为系统日期，如果有转出到历史帐套，会自动生成新账套的起始日期。 账套说明：备注说明，最长为100位（50个汉字），手工直接输入。（注：如果是初始次使用系统就必须对账套进行初始化，判断标准是检查账套中是否有记录，没记录系统就认为用户是首次使用系统。） 2 考勤子系统的具体操作说明2.1 系统管理2.1.1 账套管理主界面如下：1）账套转出到历史：转出成历史：指的是每次把处理后的日报、月报、下载数据、异常数据、班次信息等数据转出到帐套并统称为历史帐套如2006年1月帐套
4、。每次转出的同时都会新建一个新帐套，我们称为当前帐套，如2006年2月帐套，把2006年2月帐套再转出成历史就会新增2006年3月的帐套，而2006年1月和2月帐套的考勤数据是可以查询，不过需要重新登入到各个历史帐套。功能说明：主要是为了提高日报处理速度和整个系统的性能，而把那些出来过的数据转到历史表中去。一般是一个月后的几天上个月的日报和月报后转出到历史。 终止日期：为月报处理的结束日期，所以要转出成历史时一定要先计算月报，再做转出到历史。 账套代号：最长10位，只能是数字，该项不能为空且在账套表必须是唯一的；系统默认为当前的4位年份+2位的月份（如：200509）。 账套名称：最长40位；
5、该项不能为空；系统默认为前的4位年份+年+月份+月+账套（如：2005年9月账套）。账套说明：备注说明，最长为100位（50个汉字），手工直接输入。2）从历史转入：只能把最近一次转出的历史帐套重新处理，就以上2006年1月、2月、3月这三个帐目套举个例：只能把2006年2月帐套再转到当前帐套2006年3月帐套，重新处理后，再把考勤数据转出到2006年2月帐套中。如下图： 如上面，如果2月账套转出成历史的结束时间错误了、刷卡数据、异常数据错误等需要重新计算，那可以这样操作：选中2月账套后点“从历史转入”后就可以重新计算、重新处理再重新转出历史到2月帐套中。删除账套：一般保留一年的账套，如果没有做
6、完年报最好不要删除，否则年报计算有可能出现统计数据不准确。查询帐套：重新登入，选择要查询的账套登入后就可以进行查询了，但是不可以编辑和日报处理。2.2 考勤设置2.2.1 考勤机设置：考勤机信息登记主要是对整个考勤子系统中所使用的考勤机进行登记，记录每台考勤机的机器编号、机器名称、硬件机号或硬件IP地址等信息，也可以设置每台考勤机的时间日期。该模块的设置考勤机时间日期，其中的当前日期、当前星期以及当前时间是指当前计算机的系统时间。可以多台考勤机同时设置时间日期，设置完毕后，系统会提示设置成功的机器和设置失败的机器。(设置考勤机时间日期可以检测考勤机和电脑是不是正常连接)。界面如下：A、 增加点
7、击工具栏中的“增加”按钮，可以增加考勤机信息，按照要求输入正确的信息，然后点击工具栏的“保存”按钮，即可保存数据。B、 修改点击工具栏的“修改”按钮，可以对需要的信息进行修改，然后点击工具栏的“保存”按钮，即可保存修改过的信息。 C、 删除对于需要考勤机信息的记录，可以点击工具栏的“删除”按钮，即可删除。 注意事项：机器编号是由系统自动生成的，操作用户不能修改。1) 普通机型 普通机型是指232/485串口的考勤机，该机型必须正确设置硬件机号和串口，否则在数据下载时会造成不必要的数据丢失。【硬件机号】是指考勤机的机号，在正式使用前必须设置好，如有多台考勤机联网，机号不能重复且机号位数为3（注意
8、此硬件机号要与硬件中设置的机号相一致）；机号设置请查询考勤机硬件说明书，只有232/485方式，才需要输入硬件机号；【考勤机类别】考勤机类别有三种，分别是IP、COM、Modem，该项目在下载数据前必须设置正确，否则将造成不必要的刷卡数据丢失。【串口】是指考勤机与计算机相连接的端口（如COM1、COM2），如果设置正确，下载速度将加快，如不知道可不输入，系统将自动查找。【用途类别】是指考勤机的用途类别，分别为“进/出”；“只用进”；“只用出”，这三个选项分别对应相应的考勤机，如果选为“进/出”：则该台考勤机的刷卡数据即可作为出也可作为进的刷卡，具体由软件处理时判断；如果选为“只用进”：则该台考
9、勤机的刷卡数据软件处理时能作为进的刷卡处理；“只用出” ：则该台考勤机的刷卡数据软件处理时能作为出的刷卡处理。选择后两种有利于数据的准确处理，但必须使用两台考勤机。2) 局域网机型在设置该机型时，应正确输入对应的IP地址，而且该IP地址不能重复（包括售饭或灵活消费子系统中的机器），否则在软件模块中下载数据时，就不能成功下载数据。在输入IP地址时，必须是合法的IP地址。2.2.2 考勤规则定义考勤规则设置是体现各个公司作息不同时间而设置的一定的考勤规则，利用这些参数可以使考勤软件更好地适应各个公司不同考勤规则。2.2.3 迟到早退设置单击系统菜单上的【考勤设置】 【规则定义】【考勤规则】，其界面
10、如下：刚进入该模块时，所有的参数均是系统默认值，根据实际情况，可以直接在窗体上修改，修改完毕后，点击“确定”按钮即可保存，不保存，点击“取消”按钮。1) 【迟到早退设置】是指系统把迟到早退分成3个时间段，并统计职工在每一区内迟到、早退的次数和时间。第一段的第一个时间为【允许迟到分钟数】，是指上班后在指定的时间范围内刷卡不算迟到。例如:上班时间为08:00, 迟到分钟数设为5分钟,则08:04刷卡不算迟到。则在【迟到段】的第一个栏位填写“5”。2) 【迟到、早退是否扣全勤】是指：当某一员工有迟到、早退现象时，系统是否要从出勤时间中扣除迟到早退时间，即是否影响全勤。3) 【请假是否抵扣迟到、早退】
11、4) 【重复刷卡分钟数，系统只取第一次刷卡数据，X分钟内重复刷卡无效】是指某一员工在定义的时间范围内出现重复刷卡，系统只取其第一笔刷卡数据。如定义5分钟，某员工同一天的刷卡数据中有12:00、12:01、12:03、12:04等四笔刷卡数据，系统只取12:00这笔，其余三笔为无效。5) 【考勤卡的位数】是对【人事/考勤数据】中的【人事资料管理】的卡号位数的定义。 说明：如果考勤机是6位的，则这里要设置6位，需要在安装主程序的目录文件BIN下找到KQDLL.INI文件把10位改成6位，就可以了。6位的考勤机主要是为了旧系统和一卡通兼容而用的，考勤卡的位数必须考勤机中卡的位数相一致，否则不能正确处
12、理刷卡数据。2.2.4 计算结果设置在统计考勤数据，对一些参数进行设置，其界面如下：1) 【小时数=分钟数/60】是指小时数等于出勤分钟数除以60分钟。比如：出勤40分钟，转换成小时为0.66小时（40/60）。如果不选该项，小时数将只按分钟的余数转换为半小时或一小时；2) 【计算出分钟余数超过或等于X分钟算一小时，否则算半小时或忽略】是指正常上班和加班小时取整后的余数超过或等于所设置的时间时系统给予统计，否则忽略。只有没选中“小时数=分钟数/60”时，该项才起作用； 例如：（设置如上图）某员工一天出勤时间分别为7小时24分；7小时48分；7小时56分，如果选中“小时数=分钟数/60”，则统计
13、出勤时间为7.4小时；7.8小时；7.9小时，如果没选中则统计的出勤时间分别为7小时；7.5小时；8小时。3) 【计算出分钟余数超过或等于X分钟算半小时，否则忽略】是指正常上班和加班小时取整后的余数超过或等于所设置的时间时系统给予统计，否则忽略。4) 【天数=小时数/每天应工作的小时】是指出勤天数等于出勤小时数除以每天应工作的小时。比如：出勤5小时，应出勤8小时，则转换成天数为0.6天（5/8）。5) 【计算出小时超过或等于应工作的小时*,算一天，否则算半天忽略】是指：已出勤的小时数除以应出勤小时数的百分比等于或余数超过所设置的比例时系统给予统计，否则忽略。只有没选中“天数=小时数/每天应工作
14、的小时”时，该项才起作用。例如：（设置如上图）应出勤时间为8小时，实际出勤时间分别为2小时；6小时；7小时；如果选中“天数=小时数/每天应工作的小时”，这统计出的出勤天数分别为0.25天；0.75天；0.88天；如果没选中则统计出的出勤天数分别为0天；0.5天；1天。6) 【旷工小时超过或等于应工作小时*%,算一天，否则算半天或忽略】是指：旷工的小时数除以应出勤小时数的百分比等于或余数超过所设置的比例时系统给予统计，否则忽略。只有没选中“天数=小时数/每天应工作的小时”时，该项才起作用。7) 【旷工小时超过或等于应工作小时*%,算半天，否则忽略】是指：旷工的小时数除以应出勤小时数的百分比等于或
15、余数超过所设置的比例时系统给予统计，否则忽略。只有没选中“天数=小时数/每天应工作的小时”时，该项才起作用。 2.2.5 其他计算设置在考勤子系统中，其他计算有关参数的设置，其界面如下：1) 【计算精确度】“计算结果保留小数位数”是指系统统计时保留的最终小数位数，系统默认为1位。2) 【请假基准】“请假小时=应出勤-实际出勤”是指在输入的请假小时只是一个大概的范围时，实际的请假小时数将是应出勤的时间减去实际打卡出勤的时间；“请假小时=请假条输入为准”是指请假小时以输入的请假小时数为准。3) 【加班基准】“职工加班是否以加班条录入为准”是指如果选中，加班时间取实际加班时间+补加班时间、加班条录入
16、的加班时间两者中的较小值。如某一员工的加班条录入时间长度为3小时，而实际只有2小时，那么该员工加班时间为2小时。如果不选，加班以实际加班为准。”加班X分钟才算加班“是指如果加班的时间小于所设的分钟数那么就不给予计算加班时间。”平时加班X个小时，算一天“是指正常加班时间转换成天数的规则，加班天数=总加班小时数/所设的小时数。“机号大于X为考勤外进”是指在下载数据时，系统将根据该参数，把刷卡数据中的机号大于X作为考勤外进时的数据。“机号大于X为考勤外出”是指在下载数据时，系统将根据该参数，把刷卡数据中的机号大于X作为考勤外出时的数据。2.2.6 假种定义 单击系统菜单上的【考勤设置】 【规则定义】
17、【假种定义】，其界面如下：该模块中的假种类别已由系统预定义了18种假别，用户可以根据实际情况，只需更改假种名称即可，但假种编号不能修改。【假种编号】是指对每一种的请假进行编号，该编号系统已定义，操作员不能修改。【假种名称】是指自定义请假类别（事假、病假、出差等）。【假种代号】即简写标志，可在输入、报表上体现出来。【是否扣满勤】是指如果某人员请了该假种，是否需要扣除满勤。默认值为扣除满勤注意：请假类别不能增加也不能删除，只能对请假类别进行修改（如：将“J104” 进行修改）系统预留了三个请假类别给用户进行修改成用户需要的类别（“待定假1” ，“待定假2”，“ 待定假3”） 提示:在此处所进行的请
18、假类别定义,将对应到”异常调整”中的”请假外出”中的”假种名称”，在其中得到应用。2.2.7 法定假定义 单击系统菜单上的【考勤设置】 【规则定义】【法定假定义】，其界面如下：自定义公休日日期及名称（即元旦、春节等国家法定或公司的厂庆等节假日）。定义后如此日期不上班，软件将视为放假。如有刷卡记录，软件将统计为节假日加班。放假日期输入的格式为XX-XX，必须是正确日期格式。注意：放假日期必须唯一，不能重复。在新增法定节假日时，输入完名称，要按回车键.在日报处理时，将取出该表的数据进行判断。2.2.8 人员考勤信息 单击系统菜单上的【考勤设置】 【人员考勤信息】，其界面如下：在核心平台中的人员档案
19、模块中，如果某人员的可操作子系统中选择了考勤子系统，那么登录考勤子系统时，系统将同步人员信息到考勤信息表中。该模块不能增加人员信息，只能修改人员考勤对应的信息。操作提示：双击左边的部门树，可以过滤出对应部门的人员考勤信息数据，双击数据网格，可以进入修改状态。系统运行时，必须设定人员考勤信息，如考勤方式、加班方式、上班班次、休息天数等信息。修改：需要修改某人员的考勤信息时，点击“修改”按钮，在模块上方，修改需要更改的信息。在该模块只能修改“考勤方式”、“加班方式”、“上班班次”、“休息方式”、“休息天数”，其余均不能修改。可以修改一个人也可以是批量修改.在”人员编号/姓名: 快速定位”中查询单个
20、人进行操作.【批量修改】：需要对人员的考勤信息进行批量修改时，可以点击“批量修改”按钮，其界面如下：操作员可以在左边的部门人员树中，选择需要修改的人员，可以多选，然后在基本信息栏中，选择需要修改的项目，再选择该项目对应的数值，点击“确定”即可批量修改刚刚选择人员的对应考勤信息。【考勤方式】：系统计算考勤的计算方式，有以下几种方式： 按班次刷卡 :系统处理时,严格按照班别定义的时间对照刷卡时间进行考勤; 一天任刷一次卡：弹性设置,在一天只要有一笔刷卡数据系统就认为是正常出勤，适用于部门主管、司机、报关员等； 计算刷卡时间：忽略排班班次，以实际的刷卡时间来计算出勤时间； 免刷卡正常出勤 不用刷卡,
21、只要是上班时间都认为是出勤,适用于高级主管.【加班方式】：根据不同的方式计算加班.具体有: 电脑自动计算加班:根据实际刷卡时间计算加班，含平时、周休、节假日； 必须加班否则旷工:班次中有加班的必须加班, 否则视为旷工； 休息日不加班：休息日不算加班，如果上班算正常出勤； 手工计算加班：系统统计时不统计加班工时，由人工统计； 不算加班：任何时间段内上班都不算是加班； 加班必须申请：如果算加班则要在加班登记里面设置加班登记；【上班班次设置】：选择上班班次，其界面如下：还可以直接在上班班次的输入框中输入“A00001”，然后按回车键即可得到该班次信息。其中，休息方式可以按星期或按日期，如果按星期时，
22、需要更改休息天数，可以点击休息天数栏中的按钮，弹出休息天数的输入界面如下：选择需要设置的星期，在前面打勾，休息方式可以设置为整天或下午。例如，选择了“星期六”和“星期日”点击“确定”按钮，休息天数为“6,7”,如果是选择了“星期六下午”和“星期日”，则休息天数为“6.5,7”，如果休息方式改为下午，可以单击“下午”按钮就可以把该行改为下午。注明：整数表示为整天休息，小数.5表示该天下午休息。按日期休息方式，其界面如下：休息方式为“按日期”，在休息方式栏只有“整天”休息，不存在“下午”休息。例如，选择1号和2号，在休息天数为“01,02”,表示当月的1号和2号整天休息。注意事项：在休息天数栏目中
23、，操作员不能输入，只能弹出选择界面，进行设置休息天数。2.3 考勤数据2.3.1 考勤数据下载主界面如下： 在考勤机列表中选择需要下载数据的考勤机，点击“下载刷卡数据”按钮，就可一次按照选中的考勤机顺序，来下载刷卡数据。如果需要从文本导入，可以点击“从文本导入数据”按钮，如果是U盘导入，则点击“从U盘导入数据”。可以打印整月的刷卡数据。点击“自动下载”，可以弹出实时下载界面：界面中左边为考勤机列表，右边为实时下载参数设置。可以是实时下载选中的考勤机刷卡数据。2.3.2 原始刷卡数据 该模块主要用来显示人员原始刷卡数据，并没有处理的数据。主界面如下：记录了原始的刷卡记录，没经过整理的。在配置列中
24、可以选择在报表中需要的列,并可以设置合计.如图:2.3.3 外进外出数据 主界面如下：在考勤规则定义的“其他计算设置”底下有，如果这样设置了则在机号大于61的考勤上刷卡都为外进的，如果在机号大于31而小于61的考勤机上刷卡都是为外出的。此处刷卡不作为考勤刷卡记录2.4 班次信息在考勤子系统中，班次分为正常班次、规律班次、灵活班次、自定义班次四种班次，所有需要考勤的人员可以根据实际情况设置对应的班次。操作要求，必须先设置正常班次后，才能设置其他三个班次,所有的班次的建立都在正常班次上设置.上述四种班次对应的班次编号，都是由系统自动生成的，操作员不能修改该信息。2.4.1 正常班次其界面如下：正常
25、班次是指班次的上下班时间比较固定，如管理人员上班8小时，也是其他班次的基础信息。系统将班次分为5段，操作员可以根据实际情况，来设置每一段的上下班时间、上下班是否刷卡、是否是加班、上班期间是否需要休息等，也就是说，每个班次可以设定多个加班段和多个正常班次，提前分钟和推后分钟，表示刷卡的有效范围，超出则表示打卡无效或者旷工。增加班次:点击增加,在右边输入班次名称、班次记号，设置班次时间然后保存。修改班次：选择要修改的班次，点修改，设置好相应的信息然后保存。注意事项：班次记号可以在月报表统计的时候统计出上此班次的次数。A、 班次时间以24小时计时，早8点，标识为“8:00”，晚8点，标识为20:00
26、”，跨天加上24小时，如明天早8点，标识为“32:00”。上班时间必须小于下班时间，在保存时，系统将会检查，否则不能保存班次资料。班次时间的格式为“XX:XX”。B、 段间扣除表示上班期间是否有休息或就餐以及休息的分钟数。 C、 班次以空时间段作为结束，因此，各个班次时间段不能之间存在空时间段。D、 每次设置修改班次时间，必须单击“保存”按钮来保存班次资料。E、 刷卡方式：“是”：表示一定要刷卡。“否”：表示一定补刷卡，系统自动补上。“可”：表示在中间刷了卡，如果继续上班可不刷卡，如果后面没有上班则要刷卡。F、 在新增正常班次时，起始段的段1，各个信息必须填写。只有设定段1的各个信息后，才能设
27、定段2 的各个信息，依此类推。段与段之间不能出现空段。G、 在新增正常班次时，必须保证班次名称唯一，不能重复。2.4.2 规律班次其界面如下：“规律班次”是指在帐套规定的时间范围内有规律的轮换上班的班次，其轮换的班次是在基本班次中挑选出的。如有规律的两班轮、三班轮，班次编号以B开头，该编号在新增时，系统自动生成。操作方法：先增加规律班次主表的信息，保存后，再增加小班次的信息。另外，主表在新增或修改状态时，将禁止操作子表。在删除规律班次时，对应的小班次信息也将被删除。而小班次的删除，只是删除该小班次本条信息。在小班次信息中，上班班次来源于正常班次，根据轮班方式不同意义不同：如果按天数，此项则为天
28、数；如果按月数，此项为月数，如果按月内，此项为天数，放在规律班次 子表中，可以多条记录，最多31条。注意事项：1) 轮班方式：比如起始日期：2005-06-01 ，6月份为30天，而有3个班次，天数各7天A、按天数轮班：即根据规律指定的天数，循环往下轮班，不管月的日期限制；说明：前7天为第1班次，中7天为第2班次，后7天为第3班次，以此类推；B、按月数轮班：即根据规律指定的天数，按月份轮班，一个月一个样；说明：6月份为第1班次，7月份为第2班次，8月份为第3班次，以此类推；C、在月内轮班：即不跨月份进行轮班，根据班次与指定天数进行循环轮班；说明：前3个班次为指定班次，第2228天班次为第1个班
29、次，2830为第2个班次；2) 班次信息预览：根据上述设置，操作员可以预览该规律班次，一个月的班次情况。3) 规律班次信息从起始日期开始计算，严格按照所增加的班次于天数(或月数)进行设置的，如果轮班方式为“按月数轮班”，则小班次的考勤日期为月数，否则“按天数轮班”，则为天数。2.4.3 灵活班次 灵活班次是指在帐套规定的时间范围无法形成有规律的上班的班次，如无法确定的倒班，某人上两班到（白班、夜班），但具体哪一天上白班或夜班无法确定，在此情况下可适用于此类班。适应于上班没有规律的人员。其轮换的班次是在基本班次中挑选出的。灵活班次编号以C开头。灵活班次的班次编号由系统自动生成，唯一不重复的标识。
30、操作方法，先增加灵活班次的主表信息，保存成功后，再增加小班次信息。灵活班次的班次名称在系统中是不允许重复的，在保存数据时，系统将会判断。另外，在增加小班次时，灵活班次中对应的小班次不允许重复的，而且小班次的信息都来源于正常班次。删除灵活班次的主表信息时，小班次也将被删除。而小班次的删除，只是删除本条记录而已。其界面如下：2.4.4 自定义班次自定义班次是指企业比较特殊的班次，只能对于这个月进行每日的班次进行单独设置。自定义班次的班次编号，是由系统自动生成的前缀为“D”的唯一标识号。操作方法，必须先增加自定义班次的主表，保存成功后，方可增加小班次信息。其界面如下：小班次增加界面如下：在界面右边的
31、列表中，显示所有正常班次对应的信息以及相应代号，数据网格中显示每一个自定义班次中小班次信息，显示从起始日期开始一个月，该自定义班次中对应的小班次情况，在网格中的标题为数字的，表示每个日期对应的列，例如，网格中标题为“13”的列，表示该列对应的数据均为2月13日的班次标识。而网格中的行，表示该自定义班次从起始日期后的一个月的小班次情况。调整全部的班次，可以在调整全部自定义班次选项中打勾，否则，只调整一个自定义班次，就可以不选择该项目。例如，“班次1 D00001”从2月13日到2月23日的班次要设定为“白班”，可以用鼠标拖拉选择从13到23 列，选中后，在选择右边班次代号列表中的“白班”，点击上方的“设置”按钮或者双击该班次，即可设定选中的日期为白班，把数据网格标识为对应的班次代号。否则，如果不设定班次，可以点击“清空”按钮。如果需要设定后面的月份班次信息，可以调整起始日期，数据网格将根据起始日期向后推一个月，即可设定小班次信息。如果数据网格中，存在班次标识，则可以双击该网格，即可清空
