1、祁娜 女士,公文写作技巧,自我介绍,祁 娜 女士,经典课程：,领导职场魅力与管理艺术 公文写作技巧提升中层管理者职业素养提升 卓越TTT团队养成情绪管理与压力缓解 知人知心之沟通技巧,世纪管理名家讲堂 特聘讲师,北京大学心理系研究生国家注册二级心理咨询师美国人力资源协会（SHRM）会员中国职业经理人协会培训专业委员会委员四年摩托罗拉（中国）电子有限公司企业内训师GREAT 管理咨询公司高级讲师 美国通用咨询有限公司高级培训师 四年正恒清源科技有限公司营销副总经理清华、北大、浙大总裁班特聘讲师SMI商学院、LG商学院特聘讲师SOHU颁发“行政管理课程卓越培训师”奖影响力颁发“行政关系管理卓越讲师
2、”奖,（一）公文写作“思路与技巧”（二）公文写作“范例解析”（三）公文写作“格式要求”,前言,公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。叶圣陶,公文写作名言,一封好的商务信函可以让你得到一次面试机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。如果商务信函没有把读者调动起来，反而让他们感到厌烦，最后使你无法实现所愿，这就愚蠢至极了。马尔科姆福布斯,公文写作名言,公文写作“思路与技巧”,沟通的定义,沟通不是你传递的信息，而是被别人理解的信息。,第一步搭建思路,搭建思路（一）,制定正确的 行动目标,我希望对方读完这封文件后做些什么？,回答,制定
3、正确的行动目标,案例分析：,总经理让你组织全公司的秘书开会，你确定了时间和地点后发一个邮件给所有秘书。,请分析你的行动目标。,行动目标别人的行动,被动目标你的意愿,“我要在会议前一个星期让每个秘书确认能否参加。”,“我要通知每个秘书会议的时间和地点。”,制定正确的行动目标,二、行政公文写作技巧,被动目标,行动目标,客户做到哪些会有利于工作的开展,制定正确的行动目标,二、行政公文写作技巧,练习：,你是销售人员。你现在要发一个邮件给部门经理，汇报上个月的销售任务完成情况。,请分析你的行动目标。,行动目标：部门经理看后能够给出明确指示（肯定或建议）。,练习：,你是人事部员工。你要收集所有员工的升位之
4、后的身份证号码。,请分析你的行动目标。,行动目标：在规定时间内收到所有员工的新身份证号码并确认完毕。,分析目标读者,行政公文写作,搭建思路（二）,知人者智自知者明,充分分析自己、了解自我,充分了解自我与读者,人的不同行为是因为我们在执行大脑意识时有不同偏好，偏好建成我们的性格，成为一生中对人对事的重要取向。荣格心理类型作者,助人先助己先了解自己是谁，才有能力了解别人是谁！,五型性格解析,决定文章的 正式程度,搭建思路（三）,1、你本人很了解对方吗？,2、目标读者地位比你低吗？,3、是好消息吗？,正式指数,一分,十分,不,是,正式指数：分数越低越正式！,形式称谓语气,正式程度表现在：,宣传册电子
5、邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单,指出下面哪些媒介是正式媒介：,宣传册政府公文行文正式的电子邮件附件带抬头信纸,电子邮件可粘贴便条手写便笺广告传单,正式媒介,非正式媒介,案例分析：,你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。,利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。,正式指数：分数高，轻松性邮件,决定文章的正式程度,二、行政公文写作技巧,练习：,你是公司的普通员工，发现经常有员工违反“禁止在会议室吃中餐”的规定，你决定写信给行政部门经理投诉。,利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。,正式指数：分数低
6、，严肃性邮件,决定文章的 总体风格,搭建思路（四）,一象限,二象限,三象限,四象限,简单型,说服型,解决问题型,艰难型,立场一致,立场不一致,资源充足,资源不充足,说服矩阵,目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？,立场,资源,你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？,一象限,二象限,三象限,四象限,立场一致,立场不一致,资源充足,资源不充足,罗列事实 短文即可 通知性质,多次沟通 强调利益所在 较长篇幅,有问有答 较长篇幅,不值得花费精力,简单型,说服型,解决问题型,艰难型,说服矩阵,案例分析：,场景一：总经理让你给公司的新年晚
7、会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。,利用“说服矩阵”工具分析下面信件的总体风格。,简单型,场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。,解决问题型,场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。,说服型,练习：,总经理让你作出一份购买电脑的预算。你认为电脑更新很快，不如租赁电脑，费用也会更低。,利用“说服矩阵”工具分析下面信件的总体风格。并分析行动目标和正式程度。,说服型,二、行政公文写作技巧,第二步草拟初稿,列出文章的大纲,草拟初稿,七分想，三分写磨刀不误砍柴工提炼想法，有了骨头不愁肉建立合理次序
8、,列大纲的目的,利用传统提纲来有序的组织思路,利用轴辐模型催生新的想法,案例分析：,你是公司的财务人员。你想报名参加新会计制度讲解的培训班。但是，最近公司在控制成本，原则上不批准任何培训申请。请写一份邮件给你的经理，希望他支持你的请求。,阅读下面的案例。写出行动目标；选择层次；用轴辐法列出大纲。,第三步生动有效,行政公文写作“有效三步法”,生动有效（一）,情感指数,提到目标读者的次数,提到自己或公司的次数,计算情感指数,减去,对读者的关注程度,“我们很高兴地宣布，我们的新图书馆会在六月份对外开放，欢迎光临！”,案例：,请计算下面这段话的“情感指数”。,读者：0 自己：2 情感指数：2,“从六月
9、起，您可以使用新图书馆来完善您的研究，我们的图书馆欢迎您的光临。”,练习：,改写刚才的这段话，使“情感指数”为正。,读者：3 自己：1 情感指数：2,读者为尊,生动有效（二）,非常感谢各位的努力工作，我们公司在05年度超过了预期的销售目标。我很高兴地宣布，我们公司在05年度超过了预期的销售目标,最先提及读者，而非自己,比较以下两种说法：,我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队，其财务技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开。,练习：,按照读者为尊的原则改写下面这段话。,贵方的战略团队将从张良的加入获得有形和无形的好处，其财务技能将帮助团队计算投资收益率和盈亏
10、平衡点，其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开。我非常乐意向你们推荐他。,答案：,增加可信度,生动有效（三）,我们在努力爱护环境。我们在回收塑料、玻璃、铝材和纸张，尽最大努力 去爱护环境。,概括性实用有效的信息,具体化,每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算。公司会用几个标准来综合评分。所有的方法都很重要，希望每个员工重视个人的全面发展。请为这一段话添加一些内容，使得整段话更加生动、具体。,练习,每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算。公司会用4个标准来综合评分：一、完成任务情况：50 二、客户满意度：20 三、团队合作精神：20 四、沟通能力：10 希望每个员工重视个人的全面发
11、展，在以上的4个方面有显著的成长。,答案,公文写作“格式要求”,58,依据党政机关公文处理工作条例和国家标准GB/T 9704-2012党政机关公文格式编写新编党政机关公文写作规范.技巧.范例.评析红旗出版社魏建周 编著,公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准4型（210mm297mm）（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,60g-80gA4型纸每页22行每行28个字黑色常用仿宋,版头份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人版头中的分
12、隔线,版记版记中的分隔线抄送机关印发机关和印发日期页码,公文格式分为：版头、主体、版记三部分，18项要素。,主体标题主送机关正文附件说明发文机关署名、成文日期、印章附注附件,000001 机密1年 特急 中国科学院文件 科发办201325号,-1-,1、份号：6位3号黑体数字，左侧第一行2、密级和保密期限绝密、机密、秘密和保密如不标期限，根据国家秘密保密期限规定，30-20-10年。用3号黑体字，版心左侧第二行，秘密等级与保密期限用“”隔开。3、紧急程度（特急，加急）用3号黑体字版心左侧第三行,版头,000001 机密 1年 特急 文件 科发办201325号,XXXXXXXXXX X XXXX
13、XXXXXX,联合行文公文首页板式,-1-,4、发文机关标志公文版头部分的核心，套红大字居中首页上半部推荐用小标宋体字字号应小于上级机关的发文机关标志联合行文“文件”二字上下居中置于右侧存在问题：标志和字体不规范、发文机关与署名或印章不一致、字号大于上级机关标志。错误案例：发文机关XX部，署名或印章XX部XX局或XX部办公厅（室）,35mm,000001 机密 1年 特急 文件 国发201325号,XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXX,-1-,5、发文字号制发公文的编号，表明单位、时间和顺序公文管理与统计，查询检索机关代字、年份、发文顺序和“号”字 例：国发201325号国务院机关2
14、013年25号文件；人厅2012125号人民日报社办公厅2012年125号文件年份全称，不能简化发文顺序号不编虚位，不加“第”字 错误案例：（12）X财字第017号联合行文只标主办机关发文字号3号仿宋字体,000001 机密 1年 特急 文件 国发201325号 签发人：张三,XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXX,-1-,6、签发人上行文标注，只标姓名不标职务联合行文，所有会签人姓名3号仿宋字体+3号楷体字（右空一字）距离红色分隔线4mm7、红色分隔线版心等宽，高度不小于0.5mm,签发人：张三李四国发201325号 赵五,000001 机密 1年 特急 科发办201325号 XXX
15、XX关于XXXXX的通知 根据根据根据：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据。,XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXX,-1-,8、标题“画龙点睛”作用发文机关名称+事由+文种2号小标宋体字体分隔线下空两行，居中标题过长回行时使用“梯形或菱形”，忌长方形和沙漏形9、主送机关标题下空一行，居左顶格+冒号,主体,000001 机密 1年 特急 科发办201325号 XXXXX关于XXXXX的通知 根据根据根据：根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据。,XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXX,-1-,10、正文
16、3号仿宋体，左空二字层次序号“一黑体、（一）楷体、1.（1）仿宋体”忌首页无正文、层次混用或层次过细数字、年份不能回行,根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据。附件：1.根据根据根据根据根据据根据根 据根据根据 2.根据根据根据根据根据 2013年7月1日 抄送：根据根据，根据根据根，据根据根 根据根据根据根。根据根据根据根据 2013年7月1日印发,-2-,11、附件说明左空二字，后标冒号+附件名称附件名称后不加标点符号14、附件附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行
17、顶格标识“附件”3号黑体字，顶格版心左上角第一行置于版记部分之前与正文页码一起编排,12、发文机关署名、成文日期、印章全称或规范化简称，与发文机关一致右空4字，红章，不得空白章联合行文，最后一章下压成文机关与日期不重叠不超出版心公文生效日期，标全年月日，不编虚位上行文、联合下行文均须加盖印章13、附注意义：需要说明的其他事项。上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。附注的位置：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据
18、根 根据根据。2013年7月1日 抄送：根据根据，根据根据根，据根据根 根据根据根据根。根据根据根据根据 2013年7月1日印发,-2-,公章,根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据。2013年7月1日 抄送：根据根据，根据根据根，据根据根 根据根据根据根。根据根据根据根据 2013年7月1日印发,-2-,根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据。2013年7月1
19、日 抄送：根据根据，根据根据根，据根据根 根据根据根据根。印发机关 2013年7月1日印发,公章,公章,根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据。2013年7月1日 抄送：根据根据，根据根据根，据根据根 根据根据根据根。印发机关 2013年7月1日印发,-2-,-2-,公章,公章,公章,公章,公章,主体,根据根据根据根据根据根据。根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根 根据根据。附件：1.根据根据根
20、据根据根据据根据根 据根据根据 2.根据根据根据根据根据 2013年7月1日 抄送：根据根据，根据根据根，据根据根 根据根据根据根。印发机关 2013年7月1日印发,-2-,15、版记中的分隔线等同版心，首末条粗线0.35mm，中间细线0.25mm,末线重合版心下边缘16、抄送机关4号仿宋字，左右各空一字最后机关名称后标句号17、印发机关和印发日期4号仿宋字，左右各空一字阿拉伯数字标全，不虚位，后加“印发”18、页码4号宋体阿拉伯数字，左右各一字线，单页右空一字，双页左空一字,版记,公文写作“范例解析”,决议 决定 命令（令）公报公告通告意见通知,表示行文关系 上行文：请示、报告、意见 平行文
21、：议案、函、意见 下行文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要,2012年7月1日起正式施行党政机关公文处理工作条例规定，公文主要文种15个，具体如下：,通报报告请示批复议案函纪要,行政机关一般不使用决议这个文种。,政策性公文：条例、规定、细则、办法，事务性公文：计划、总结、简报、调查报告、述职报告、会议记录、大事记、电话记录等。,除常用文种外，公文还包括：,单一性（上行文、一文一事、不能多头主送）请求性（上级应当答复或批准）预先性（事前行文，禁忌“先斩后奏”“边斩边奏”）时效性（迫切解决，不然延误时机）（一般不越级、不得送领导个人）,请示的概念,向上级机关请
22、示、批准的上行公文。,请示的特点,请示的分类,1、请求指示的请示：下级对重大、疑难、分歧和不清不楚的问题，请上级机关指示或裁决。2、请求批准的请示：下级需上级机关审定或批准，才能实施。3、请求解决的请示：下级遇人、财、物困难，请求帮助解决。4、批转性请示：自己单位给下属机关或不隶属同级的指示文件予以批准并转发。,标题（机关+事由+文种）主送机关:正文：请示缘由+请示事项xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）发文机关署名 日期时间,请示的结构,请示的技法,1、目的明确既提出问题，又要把自己的看法、设想或处
23、理意见表明。2、理由充分包括两个部分坚实基础：“需要+可能”（缺一不可）3、内在逻辑两个层次组成为什么要请示（背景、缘由），请示什么问题（解决什么、怎么解决）4、语言分寸语言简明扼要，与其语句要谦敬。,请示与报告的区别,小练习：,XXX酒店办公室通知各部门经理：经董事会研究决定，定于12月20日在唬峪风景区召开各部门主任会议，会期3天，主要汇报各部门全年工作完成情况，并研究明年工作计划。各部门主任或副主任1人参加。参加会议的人员酒店公车接送，每人随身所带物品体积不得大于3平方米，不得重于2斤。会后酒店派车将会议人员送往餐厅，大约200里。会议将进行3、4天时间，望大家准备好必备生活用品。201
24、3年07月16日,找错题,应用文书工作总结,工作总结：可以是单位的、集体的、也可以是个人的，其写作角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都可以写。述职报告：它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。,工作总结与述职报告有什么区别？,一定时期内的工作加以总结、分析和研究，肯定成绩、找出问题、得出经验教训、摸索事物的发展规律，用于指导下一阶段工作的一种书面文体。,定义,工作总结的特点,1.客观性 总结是对过去工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。2.典型性 总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律
25、性的内容，在日常学习、工作、生活中很有现实意义，具有鼓舞、借鉴等作用.,工作总结的特点,3.指导性 通过工作总结，深知过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训、指导将来的工作、使今后少犯错误、取得更大的成绩。4.证明性 这是说总结的基本表达手段是被动的(严格地说是证明)，它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明它所指出的各个判断的正确性。,一、格式1、标题：xxxxx同志工作总结2、主体内容：第一部分：主要包括两方面内容:一是现任职务和主要职责;二是简要的对自己作出任职评价。第二部分：主要陈述近一年来，个人思想、作风、工作以及生活等方面的情况，重点介绍所做的工作和所取得的成绩，所做的工
26、作包括分管、协管的工作、点村工作、中心工作，所取得的成绩包括从事的工作产生的良好效果和个人所获得的奖励、荣誉等。第三部分：存在的不足及今后努力方向。3、结尾与落款：结束语/名称/日期等,二、撰写要求1、字数一般控制在1500字左右。2、内容要客观。3、重点要突出。4、语言要庄重。,企业公文工作计划,对即将开展的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。,工作计划的定义,工作计划四大要素：(1)工作内容(做什么：WHAT)(2)工作方法(怎么做：HOW)(3)工作分工(谁来做：WHO)(4)工作进度(什么做完：WHEN),工作计划的目的：（1）通过每个人的智慧检查方案的可行性（2
27、）通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作（3）统筹整体工作、预知的可调整性（4）利于工作进度的跟踪与指导,写工作计划的依据（1）月度目标（2）上月未完成的工作计划持续进行（3）上级工作指示及交办事项（4）根据工作中出现的问题制作培训课件（5）业务及日常管理（6）需重点检核事项（7）检查中发现问题的改善,常规写法是由单位名称、适用时间、指向事务、文种四个要素组成。,江西蓝天学院京东校区经管系20062007年度第一学期工作计划,2006年度全系植树造林工作计划,蓝天学院经管系第六届篮球联赛工作计划,科研工作计划,一、格式1、标题,2、主体内容：前言部分：简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等。主体部分：准备开展的工作(学习)、任务，并提出步骤、方法、措施、要求。（主体部分由于内容繁多，需要分层、分条撰写。）结尾部分：提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等。3、结尾与落款：结束语/名称/日期等,学会和各种人愉快的相处,保持高度的自信心,衷心感谢每一位朋友的参与，预祝你们有一个更加“成功的”未来,
