1、榆阳农村商业银行会计档案管理办法第一章 总则 第一条 为了规范我行会计档案管理工作，维护会计档案的安全完整，根据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法、财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法、人民银行制定的银行会计档案管理办法、省联社陕西省农村合作金融机构会计档案管理办法等有关规定，结合我行实际，制定本办法。第二条 本办法适用于榆阳农村商业银行各级机构，包括商行各部门、各支行（分理处）。第三条 各机构应当加强对会计档案的管理工作，保证会计档案妥善保管、存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。 第四条 会计档案的管理、检查、指导工作，在会计档案移交前由财务会计部负责，会计档案移交后由档案管理部门
2、负责。第五条 会计档案信息有关各机构的商业机密，其查询、调阅、保管要严格执行信息安全和保密制度。第二章 会计档案的范围第六条 会计档案是业务经营过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，是记录和反映各机构经济业务的重要史料和证据，具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、日终结账报表及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务会计报告类：月度、季度、半年、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。（四）其他类：日报表、对账单、各类登记簿、会计档案移交清册，会计档案销毁清册及其
3、他应当保存的会计核算专业资料。第七条 会计档案应当采用纸、磁、光盘、缩微胶片等介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应当保存纸质档案。会计档案包括保存会计核算专业资料或数据的上述介质。第三章 会计档案的整理、装订和立卷第八条 各机构每年形成的纸质会计档案，应当由会计人员在次年二月底之前，按照归档要求，负责整理立卷、装订成册。按保管期限分类，建立会计档案登记簿。商行科技信息部负责全行业务数据电子档案的管理，根据省联社制定的具体的业务数据电子档案实施细则，按照规定期限保管，并需确保业务数据电子档案信息的真实性、可用性、安全性和完整性。第九条 会计档案应按内容和形成时间分类索引，以便查
4、阅。先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开；再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。（一）会计凭证的整理与装订。原则上每册凭证不超过350张凭证（含附件）或厚度不超过3厘米。会计凭证的整理和装订要求：1、会计凭证应按日装订，凭证过多的可分若干册装订，凭证过少的可将同一月份若干日（不得超过5天）的凭证合并装订（若干日之间用封面隔开，在第一张封面前增加汇总封面），但必须按日顺序排列； 2、应当按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，添加封面和封底后，以凭证上沿和左侧为准嗷齐装订，并在装订线上加贴封签； 3、会计凭证封面上的总编号为编列全年总册数的顺序号，一日多册的应分别注明共几册第几册，加盖装订人员和
5、会计主管名章； 4、会计凭证装订后，应使用碳素墨水，逐项填写封面内容，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容； 5、已装订成册的会计凭证，应在装订线上加贴的封签与封面或封底的接缝处加盖装订人员和会计主管名章；并装入规范的凭证盒（袋）内，及时入库（柜）保管； 6、为了防止已装订成册的会计凭证丢失，每册会计凭证（含附件），自封面后第一张起至封底前最后一张止，编制一组凭证顺序号。 7、会计凭证一经装订，不得拆封。如因特殊原因需要拆封时，须经会计主管批准，并在凭证封底注明经办人、理由及拆封日期。 （二）会计账簿的整理与装订。会计账簿装订应当规范和整齐牢固，装订时不得压字和掉页。信息系统打印
6、的各科目分户账，应分科目按科目号顺序排列按年装订，账页过多的可分若干本装订。各种登记簿应分类别按保管期限分别整理，信息系统打印的登记簿和手工活页式登记簿按年装订；手工订本式登记簿以本为单位单独装订按年归档。各类销讫卡片账，按销讫日期顺序按日或按季装订；在年度中间结清账户账页，应按科目或账号顺序排列，妥善保管，年度终了再按年度整理装订。装订成本的账页，要填写“帐首”和“帐页目录，并且另加封面、封底，在装订处加封，使用碳素墨水，逐项填写账簿封面内容，字迹清晰，由装订人员和会计主管在加封处盖章。（三）报表的整理与装订。日报表按月装订，月报表、业务状况表按年装订；年终决算报表、结息报表、余额表等应按类
7、别按季或按年单独装订。装订时应使用统一印制的封面、封底，并在装订线处加封。使用碳素墨水，逐项填写封面内容，字迹清晰，注明机构名称、报表名称、会计年度、保管期限、档案号，由装订人和会计主管在加封处加盖名章。（四）各业务信息系统开发和修改文档资料的整理与装订。各业务信息系统开发和修改的业务需求书、系统功能说明书和操作手册等档案资料应于系统投产或修改应用后，由完成相关工作的部门按年分别整理装订。装订时应加封面、封底，并在装订处加封。使用碳素墨水，逐项填写封面内容，字迹清晰，注明机构名称、系统名称、会计年度、保管期限、档案号，由装订人和会计主管在加封处加盖名章。 （五）其他会计档案的整理与装订。应分类
8、收集整理，按规定保管期限分类整理，定期装订成本。使用碳素墨水填写卷首有关内容，字迹清晰完整。所有的案卷均应装订牢固，存放整齐，随会计档案一并登记归档保管。 第十条 采用磁、光盘、微缩胶片等介质保存会计档案资料的，应当能够满足阅读及打印等要求。保存会计档案资料的磁、光盘、微缩胶片等介质，应按会计档案资料的年度、保管期限、类别加以分类、编号，张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档号，由经办人在标签和介质封套上盖章，登记会计档案登记簿归档保管。 第十一条 会计凭证按日整理的具体顺序：每日打印的会计凭证资料按机构分系统进行整理。 同一机构内部排列顺序：（1）核心系统的凭证和日计表
9、；（2）财管系统的凭证和日计表；（3）报表系统的机构日计表。同一系统的排列顺序：（1）机构轧账单；（2）柜员凭证；（3）系统日间业务自动记账凭证、系统周期业务凭证、清单；（4）其他会计资料。柜员凭证的整理，按照柜员号由小到大的顺序排列。每位柜员凭证排序：柜员轧账单；柜员记账凭证；柜员凭证使用登记簿。柜员记账凭证：按照传票号由小到大的顺序排列。每张记账凭证后附与办理业务相关的原始凭证、交易回单、业务情况说明等会计账务处理依据。其排列的顺序为会计分录的顺序。作废的重要空白凭证作为记账凭证的附件，作废的富秦卡卡片单独保管，定期随作废清册上缴财务会计部统一销毁。系统日间业务自动记账凭证包括：他代本代入
10、账凭证、跨机构转账收现凭证、汇兑汇入报单、汇兑清算凭证等。系统周期业务凭证包括：非柜面业务记账凭证、结息凭证、自动还本扣息清单、周期柜员流水账（ZZZZ）等。其他会计资料：是指无传票号的会计资料。包括增加单位协定、客户信息修改、抹账明细表、机构通兑资金清算表、清算提入提出票据报告表、大小额支付报表等会计信息资料。系统日间业务自动记账凭证、清单，系统周期业务凭证，其他会计资料，排列在最后一个柜员凭证之后。第十二条 会计凭证应按业务种类加盖相关印章。原始凭证应按业务性质加盖现金清讫章或转讫章；系统打印的记账凭证加盖相关经办人员私章。其他有关的凭证或附件加盖“附件”戳记。第十三条 各机构的主办会计每
11、日轧平机构账务，打印机构轧账单，并将各柜员整理好的凭证按规定顺序排列整理。 第十四条 年度终了，会计人员应将装订好的会计凭证、账簿、报表和其它资料移交给本单位会计档案管理人员，由其按照档案管理要求分别进行立卷编号。（一）经过整理立卷的会计档案，由会计档案管理人员分别对会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他类登记“会计档案保管登记簿”。（二）会计档案案卷外型可根据整齐、美观、适用的原则，按档案管理部门的要求确定。（三）会计档案保管人员对破损的凭证、账簿、报表，应当按照有关规定进行修补。第四章 会计档案的保管第十五条 当年形成的会计档案，由各机构指定专人负责。出纳人员（含柜员制网点办理现金收付的柜
12、员）不得兼管会计档案。第十六条 会计档案的管理（一）会计档案应指定专人管理。管理人员岗位变动必须办理交接手续。（二）应设置专用会计档案保管库（柜），建立“会计档案登记簿”。（三）严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。 （四）集中保管的，使用时向管辖部门调阅。（五）磁介质档案每年考录一次，实行双备份，并做好防磁、防火、防潮和防尘工作。磁介质档案应打印出书面档案，装订保管。（六）会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。第十七条 应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至少一年检查一次，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处
13、理，并对处理情况进行记载存档。第十八条 各级机构分立，原机构存在的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管。机构网点关闭、撤销或破产清算，会计档案由商行管理。法律、法规另有规定的，从其规定。第十九条 会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管3年、5年和15年。会计档案的保管期限，从档案所属年度的次年1月1日算起。同一介质有不同保管期限的会计档案，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第二十条 本办法规定的会计档案保管期限为最低要求，各机构不得缩短保管期限。第二十一条
14、有悬案待查或尚待清查的账务，其会计档案保管期限无限延长，直至变清。第二十二条 纸质会计档案与电子档案应分开保管。第二十三条 永久保管的会计档案包括：（一）年度会计决算报表（含附表及说明）；（二）股金分户账；（三）客户挂失申请书及挂失登记簿；（四）会计档案保管登记簿及销毁清册；（五）存、贷款开销户登记簿；（六）机构变动交接清册；（七）有权机关查询、冻结、扣划书及登记簿；（八）已核销不良贷款账销案存的借据及合同；（九）印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿；（十）需要永久保管的其他会计档案和有关资料；第二十四条 保管15年的会计档案（一）会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件）；（二）综合核算和明细
15、核算的各种账、簿、卡；（三）月（季、半年）报表及汇总全辖月（季、半年）报表；（四）重要单证领用、交接、销毁和保管情况登记簿；（五）会计核算系统柜员增加、修改、删除表；（六）会计人员及会计档案移交清册；（七）需要保管15年的其他会计档案和有关资料。第二十五条 保管5年的会计档案（一）日计表；（二）社内往来、同业务往来、联行往来的对账及查询、查复书；（三）密押、代号使用和保管登记簿；（四）对账回单；（五）已处置固定资产卡片；（六）计息科目余额表；（七）辖属网点上报的月（季、半年）报表；（八）各业务信息系统开发和修改的文档资料；（九）需要保管5年的其他会计档案和有关资料。第二十六条 保管3年的会计档
16、案（一）计算机应用系统运行日志；（二）机构流水账；（三）不定期报表；（四）需要保管3年的其他会计档案和有关资料。第五章 会计档案的调阅第二十七条 严格会计档案调阅管理。会计档案一律不准外借，查阅会计档案应建立“会计档案调阅登记簿”并按规定内容做好详细记录。内部调阅会计档案，应由调阅人出具申请，并经部门负责人批准方可调阅，调阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后应当及时归还。法律、行政法规明确规定的有权机关查阅会计档案，应当持有权机关执法人员的工作证件、有权机关县团级及以上机构签发的协助查询存款通知书，法律、行政法规规定应当由有权机关主要负责人签字的，应当由主要负责人签字。经机构负责人或其授权
17、人批准，在专人陪同下协助查阅。有权机关根据需要，可以抄录、复制或照相，不得在会计档案上涂画、不得将会计档案拆封、抽换和借出。登记手续应在办理协助查询时填写，并由有权机关执法人员和机构经办人共同签字。第二十八条 开户单位对自身的账务有疑问需要查询机构网点会计档案的，该单位需凭对账单及盖有预留印鉴的公函，经网点负责人或会计主管人员批准，并应有专人负责陪同查阅，不准将会计档案交给查阅人放任不管。 第二十九条 调（查）阅会计档案的法律文书，应专夹保管，以备查考。第六章 会计档案的移交第三十条 交接会计档案应编制移交清册，办理交接手续，由交接双方和监交人共同签章确认。会计档案的移交方，应当编制会计档案移
18、交清册，载明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。第三十一条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案移交清册一式三份，交接双方和管理部门各一份。第三十二条 原档案保管登记簿留在原机构永久保管作为备查资料。第七章会计档案的销毁第三十三条 已满保管期限需要销毁的会计档案，除本办法规定的情形外，必须按照以下程序销毁。（一）由总行负责统一销毁。各机构造具会计档案销毁清册，详细列明要销毁的会计档案名称、卷号、册数、起
19、止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由负责人在会计档案销毁清册上签署“同意销毁”字样，方可销毁。（二）销毁会计档案时，应由档案管理部门、会计部门、稽核部门、保卫部门共同派人监销，并注意保密和安全，严防散失和发生流弊。（三）对存放在磁、光盘、微缩胶片等介质上的会计档案资料的销毁、删除，应会同科技部门人员进行，并由监销人员予以确认。（四）监销人员在销毁会计档案前，必须按照所列内容，对要销毁的会计档案进行清点核对，确保无误。销毁后，在会计档案销毁清册上签章，连同监销报告一并上报备案。（五）财务会计部上报榆林市办事处备案。第三十四条 保管期届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了
20、事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止，并应在会计档案保管登记簿中说明。第八章 会计档案的监督检查第三十五条 各机构负责人每年应对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等环节的管理情况，至少进行一次全面检查监督。第三十六条违反本办法且有下列行为之一的，依照中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法的相关规定追究有关人员责任。（一）故意销毁、隐匿、篡改业务经营活动中形成的各种会计档案资料的；（二）明知会计档案的保管状况存在隐患而不采取措施，造成会计档案毁损的；（三）对会计档案管理工作不负责任，造成会计档案丢失的；（四）泄漏会计档案秘密，对本社（行）经营或客户造成损失的。第九章 附则第三十七条 本办法由陕西榆林榆阳农村商业银行负责解释、补充和修改。第三十八条 本办法自下发之日起执行。以前年度的会计档案管理办法与本办法有抵触的，以本办法为准。13
