1、商务信函写作要求理论竭诚为您提供优质文档/双击可除商务信函写作要求理论篇一：商务信函的格式和范文商务信函的格式和范文商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。文种特性一）语气口语性每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来
2、使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。（二）内容直接性企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。（三）态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与
3、你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。（四）主旨单一性商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。（五）格式规范性商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。（六）地位平等性商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。（七）要求时限性商务信函是在商务活动的每个环节中形成
4、的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。（一）信头信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。1发信人名称及地址发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。2标题作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由
5、。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。(2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。3函号函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函xxxxx号”或（xxxx)“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。4
6、称谓称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务
7、部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。5收信人地址、单位收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。（二）正文正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。1问候语问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。2主体主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不
8、同的。一般包括以下两个内容：(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。如果正文主体内容简单，逻辑
9、上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。3结尾语正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。（三）信尾信尾部分包括四部分内容。1祝颂语所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”等。(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语
10、有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。2签署签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。3日期日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。(2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20XX年8月18日。(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月
11、、日前加“0，如2(:商务信函写作要求理论)008年08月18日。无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20XX年08月08日，不能写成“08年08月08日”。4附件附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。范文：道歉函xx市兴达贸易有限公司：贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日购买电脑桌合同中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，
12、经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。候复xx市光明家具有限公司20xx年8月9日本文来源于：http:/article/sort07/sort053/info-3417.html篇二：第一章商务信函写作概述第一章商务信函写作概述(Anove
13、rviewofbusinessLetters)随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。第一节商务信函的写作原则(criteriaforbusinessLetters)商务英语写作区别于其他类型的英文写作。传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，
14、因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。成功的商务信函应该达到两个目的：1）收信者正确全面地理解写信人的意图；2）达到写信人的目的。为此，读者首先应了解商务英语写作必须遵循的“6c”原则，即：完整(completeness)，清楚(clarity),具体(concreteness),简洁(conciseness),准确(correctness)和体谅(consideration)，使文章符合商务交往的语言特色。1.完整（completeness）完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通
15、，延误办事效率。而且，有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。2.清楚（clarity）清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。因此，作者在进行商务写作时，要考虑到目标读者的阅读能力，遣词造句力求做到简单明了，太多的大词，长难句不易于清楚地表达意图。清楚性在写作中体现在：1)选词（wordchoice）初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合作机会。因此商务写作2)商务写作中模棱两可的表达会
16、让读者产生误解，影响商务沟通。因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。如：Vague:Doestheradioadvertisementhaveapositiveeffect?clear:Doestheradioadvertisementincreaseoursales?3）架构句群与段落（sentenceandparagraphconstruction）短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使用复杂的从句及过长的段落。请比较：修改前:wearesendingyouourpricelistandcatalogueforthenewseason,andyouwillfindplent
17、ytoattractyouinitandwillnoticethateveryproductofoursismadefrom100%naturalingredients.修改后:wearesendingyouourpricelistandcatalogueforthenewseason.Youwillfindplentyattractiveonesinitforeveryproductofoursaremadefrom100%naturalingredients.前句涵盖信息比较多，句子长，不便于读者理解。通过修改后变成两句，后一句对前句进行补充说明，读者一目了然。除此之外，句子之间应当用合适
18、的关联词进行衔接，合适的信号语如“however”,“forexample”将会帮助读者理解句群关系，置于段首的中心句也有助于读者快速把握段落大意。4）运用数据、事例及其他视觉手段（useofdates,examples,andvisualaids）信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。同时，在文章布局上可以使用醒目的标题，小标题，子弹点，下划线等视觉辅助手段突出要点。3.具体（concreteness）具体原则要求信函内容具体、确定而不是笼统抽象，要言之有物，尤其是写信人要求对方回应咨询、解决纠纷或是提供帮助时。请比较：例1：ourfruitsareexcellent.
19、ourfruitsarejuicy,freshandsweet.(concrete)例2：smithtoncompanyisourbigbuyer.smithtoncompanydidmorethanfivemillionusDworthofbusinesswithusin20XX.(concrete)以上两例前一句都比较笼统，后一句则更加具体形象，让人印象深刻。4.简洁（conciseness）商务工作者往往工作繁忙，每天要处理大量的文件信函，因此通俗易懂，言简意赅的信函往往会提高彼此的工作效率。但简洁不等于简单，不能为了简洁对重要信息一笔带过。简洁性在信函写作中体现为：（修改前）Iamin
20、receiptofyourletterofrecentdataconcerningournewprojector.IwishtostatethatIaminapositionofdeliveringtherequiredbatchatyourearliestconvenience.（修改后）ThankyouforyourletterofJuly26.YoursetsofprojectoroflatestmodelwereshippedtodaybyYTexpress.3)避免冗长的表达和不必要的重复。例如：（修改前）werequirefurniturewhichisofthenewtype.（
21、修改后）werequirenew-typefurniture.（修改前）Asamatteroffact,thex-210copierisnotreallythekindofmachine（修改后）wedonotneedx-210copiersincex-200hasmetallofourneeds.5.准确（correctness）这里准确原则不仅要求写作者使用正确的语法、标点符号等，对商务写作而言，准确性还包含使用正确的语言风格和恰当的表达方式。1)语言的正式度正式的语言往往比较长，一般用于学术、法律及官方文件中。而现代商务交2)根据写作内容和与目标读者的关系，写作者应选择合适的方式来表达信
22、息。例如：对对方有利的消息和日常事务一般选择直接告知的方式（directapproach）；不利于对方的信息或是坏消息则采取间接方式先解释说明最后告知的方法（indirectapproach）。6.体谅（consideration）有经验的商务工作者会预见到客户的需求、疑问，往往站在对方的角度换位思考，通过礼貌措词来建立良好的客户关系。在商务信函写作中，礼貌和体谅原则不仅仅体现在是用“please”，“thankyou”等字眼，它更多地体现在写作者的措辞以及对已收到信件的及时回复之上，从字里行间体现出对对方的尊重与体谅。在写作过程中，我们应注意如下两个方面：1)以对方为主的写作态度（You-a
23、ttitude）商务交往中难免会出现双方意见相左或是合作出现问题的时候，此时写作者在给对方的信件中会提及负面效应甚至相互指责，即便是这样，信函中的措辞还是要有礼有节(Tactful)，既要表明立场又不失礼貌。请比较：写作者在撰写商务信函、报告时合理组织文章结构，遣词造句，使所写文章更专业，更具商务特色。第二节商务信函的写作技巧(TipsforbusinessLetters)1.开门见山谈目的(Identifyingthewritingpurposeinthebeginning)任何写作都有一个中心议题，这个议题就是写作目的，作者可以根据行文需要将目的置于文章的合适部分。但在商务信函写作中，写作
24、者应首先明确信函目的，如：合作意向达成后，可能需要向对方提出咨询请求；合作遇到冲突时，也许需要在信中向对方解释致歉等等。写作议题应明确地置于首段，开门见山说明写作意图，然后进行解释说明或是加以论证。一般来说，商务信函开头不宜过长，一两句话说明写作事宜即可。以下是常见商务信函的开头：Letterofenquiry:wereadaboutyouradvertisementinthelocalnewspaperandwouldliketohavemoreinformationaboutmaplelandIndustrialpark.Letteroforder:wewouldliketoorderth
25、efollowinggoods:Letterofinvitation:wearepleasedtoinviteyoutothelaunchofenglishTomorrow,theexcitingnewprogramforbusinessenglishlearners.Letterofthanks:Iamwritingtothankyouforthehospitalityyouextendedonourvisittoyourcompany.Letterofcomplaint:Iamwritingtocomplainaboutyourhandlingoftheorderno.b13andsayh
26、owdisappointedwearewithhowthisorderhasbeendealtwith.Letterofapology:Thankyouforyourletterdated25June.Firstofall,Iwouldliketoapologisefortheunsatisfactoryhandlingofyourorder.Letterofreply:Thankyouforyourenquiryof23may,inwhichyouexpressedaninterestinourgracesilkblouses.2.基于事实论观点(basingyouropiniononfac
27、ts)商务写作目的大致可分为提供信息(inform)和劝说对方(persuade)两类。前者要求所给信息准确无误，便于对方判断决策；后者则要分清观点与事实，观点需要事实依据来支撑，才能有说服力。例如：“Thecustomersherehavealwaysbeensatisfiedwithyourproducts.however,someeuropeanmanufactureshaverecentlylaunchednewmodelswhicharecatchingonveryfast.Thereforewewonderwhetheryoucanimproveyourpresentdesigns
28、.”此段中，前两句是事实，阐述了产品市场现状，最后一句话是观点，针对目前局势提出看法。事实和观点相互印证，仅有事实无观点则导致缺乏行动决策，劳而无功；仅有观点无事实依据，则缺乏说服力和可行性。3.分段(usingsmallparagraphs)为使收信人一目了然，信函写作者应该根据写作目的确定行文框架结构，将所设计的话题分成小段，必要时加上小标题，便于读者快速查阅。相反，如果将所有话题罗列在一大段中，毫无层次，读者往往望而生畏，这不符合商界交往快节奏的要求。试比较：篇三：商务信函段落写作1.您是一家大型的连锁零售公司，希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。您在参观对方公司
29、上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时，对展销的一系列毛衫很感兴趣。因为您公司的订单经常是很大的，所以希望能够得到净价20%的优惠。希望如果对方觉得对以上条件感兴趣，并且能够一次性供货1000件，则请将对方公司将产品目录和价目表寄予您。（alargechainofretailers大型连锁零售公司stand展台awiderangeof各类的theteenagemarket青年人市场netprice净价）Dearsirormadam,weareinterestedintheselectionofsweatersthatweredisplayedonyourstandatthemensweare
30、xhibition,Londonlastmonth.wearealargechainofretailersandlookingforamanufacturerwhocouldsupplyuswithawiderangeofsweatersfortheteenagemarket.Asweusuallyplaceverylargeorders,wouldyoupleaseletmeknowifyoucouldgiveusa20%discountoffnetprices?Iftheseconditionsinterestyou,andyoucouldsupplyover1000garmentsato
31、netime,wouldyoupleasesendusyourcurrentcatalogueandprice-list?welookforwardtohearingfromyou.bestregards,2.敬启者：感谢贵方5月6日的询盘。今天寄出我方报价，并且另外邮寄了附有插图的目录和样品。按照贵方要求，我方报盘如下：产品名称货号包装数量装运用美元成本加保、运费含3%佣金悉尼阿迪达斯n20XX每箱20双150双十月每双358耐克n20XX每箱20双150双十月每双398希望此报盘能令贵方满意。我方预计加拿大方面将有一个大的订单到来，这会引起价格猛涨。期盼收到贵方及早的回电。谨上琳达.摩尔深圳远征贸易公司Dearsirs,wethankyouforyourinquiryofmay6.wearesendingyo
