1、档案资料管理办法档案（资料）管理办法第一章 总 则（1）为了提高公司档案管理水平，做好公司各类档案管理工作，根据国家有关法律、法规及集团相关规定，结合公司的实际情况，制定本管理办法。（2）本管理办法的内容包括文件材料形成与归档、文书档案管理、人事档案管理、基本建设项目档案资料管理、会计档案管理、经营统计档案管理、档案保密管理、档案查阅复制制度、归档时间和份数、档号的编制原则和结构、档案归档范围和保管期限。（3）为确保档案完整与安全，便于公司各部门使用，公司档案实行集中统一管理。（4）公司档案主管部门为综合管理部，负责对公司职能部门有关归档材料的形成、积累、整理、使用进行指导、监督、检查和管理。
2、第二章 文件材料形成与归档（5）公司各项管理工作中形成的文件材料以及外来文件，由职能部门按其业务范围，指定专人负责积累，整理后及时归档。（6）需要归档的材料有：外来文件材料原件；内部文件文稿。（7）文件材料归档的基本要求： 归档的文件材料必须完整；归档的文件材料必须准确地反映公司经营管理等各项活动的真实内容；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（8）公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要和使用频繁的文件材料要适当增加归档份数。（9）公司工作人员因公外出参观学习，考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案主管部门归档。（10）公司各项管理工作中形成的文件材
3、料，在次年第一季度内，要将应归档的文件材料，由各部门负责人审定后，向档案主管部门归档。第三章 文书档案管理（11）文书档案是指公司所发文件、函件、会议记录、会议纪要、重 要资料（包括工作计划、年度总结等）、相关单位的来文、来函。（12） 公司的文书档案由综合管理部负责管理。（13） 文书档案必须科学管理，严格执行安全保密制度，严禁遗失、 损毁、涂改、泄密和私自销毁。（14） 基本建设项目档案资料管理 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿，决策到建成使用的全过程中形成的有关资料。归档保存的文件包括：基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、报批、计划、实施、运营和施工记录、验收报
4、告等资料；图纸、图表、计算材料、声像材料等不同载体形式的文件材料。（15） 图纸的修改、补充修改已归档的图纸要持有经主管领导批准的图纸修改、补充通知单；修改内容较小时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，修改时应注“修改标记”；修改内容较多时，另出新图纸代替，原图纸作废。新图纸需注明原图图号。（16） 基本建设项目的档案资料工作与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。（17） 对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经主管领导审批， 登记造册后方可处理。
5、（18） 归档文件材料要字迹清楚、图面整洁、不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写、绘制。第四章 会计档案管理（19） 会计档案材料包括会计凭证，会计帐簿和会计报表等会计 核算材料。（20） 公司每年形成的会计档案由财务部按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册后归档。第五章 经营统计档案管理（21）经营统计档案材料包括公司重大战略性经营决策，市场调研、企业管理、各项专业发展计划、市场工作会议文件材料、企业综合性统计分析、对外宣传、物资管理等。（22）公司每年形成的经营统计档案由综合管理部按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。第六章 档案保密管理（23）保密档案的管理和利用，保密等级
6、的变更和解密，必须按照公司保密管理办法的规定办理。（24）档案管理人员不准将档案材料带出公司，更不能将档案倒卖或赠送给他人。（25）档案管理人员对档案要经常检查，定期清点档案是否齐全，严禁非档案人员进入档案库。第七章 档案查阅复制制度（26）内部查阅档案，经主管领导批准后，应在查阅室查阅。（27）外单位查阅须持介绍信，写明查阅身份，查阅目的，范围和期限，经主管领导批准后方可查阅。（28）原则上档案原件不得外借，查阅须在查阅室内进行。（29）查阅者需要摘抄、复印档案，均须由主管领导批准，档案管理人员认真核对，签明意见。（30）借出档案必须登记签字，并按规定限期及时归还。（31）借阅者应该负责保证
7、档案的完整与安全。不得转借、私自影印、复制翻印，不得损毁、遗失档案。（32）查阅档案，必须严格遵守制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤消档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以处理。（33）归还档案时，档案人员要仔细检查档案状况，并在借阅薄上注销。若发现档案材料有短缺、损毁等情况，立即请示主管领导处理。第八章 归档时间和份数（34）技术档案（基本建设类、设备仪器类）：技术文件材料一般归档1份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）归档2份。（35）文书档案（行政管理类、经营管理类、技术管理类）：文书档案材料应按年度归档，一般应在次年一季度
8、内归档，一般归档2份；会计档案应按年度归档，一般应在次年一季度内归档。（36）声像、实物类归档可随时送交档案管理人员。第九章 档号的编制原则和结构（37）档号编制原则档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。（38）公司代码：TC是我公司的标志，我公司所有门类档案前均设有该代码。档号结构（39）公司档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。基本模式： 公司标志 一级类目 二级类目 年度号 案卷号（40）分类号的编制方法分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成，一级类目是根据公司档案产生的领域范畴，结合档案技
9、术的内容性质确定的，一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位置”如：11、12、13（41）年度号年度号由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。案卷号案卷号按所选择的分类号中最下位类排序号，用阿拉伯数字1、2、3n（42）档案的分类与标识一级类目行政管理类 XZ经营管理类 JY投资类 TZ工程类 GC基本建筑类 JJ设备仪器类 SB会计类 KJ声响类 SX实物类 SW人事类 RS（43）二级类目标识与含义（一）行政管理 XZ1
10、、代号11 行政综合董事会章程、公司章程、董事会名单、股东名单、公司的规章制度、文件、会议纪要、重要电话记录、重要信函、重要介绍信、证明存根、历史沿革、大事记、公司会议活动、公司领导在会上的重要讲话和参加公司外会议的发言稿，公司的规划、计划、评估材料、经验总结、简报、信息、动态等；各部门工作总结、安排计划；启用印章文件、企业注册登记、资质等级审查。2、代号12 机构人事机构设置、人员配备、员工管理、（包括招聘、录用、调配、聘任、解聘、奖惩、职称评定、晋级、统筹、保险、死亡抚恤等），普通教育、上岗培训职业教育、在职培训等。3、代号13 审计、监察审计管理、审计事务、各项专项审计工作活动与监察管理
11、。4、代号14 行政职工生活福利、公司租房、后勤工作等；消防工作、人防工作、法律事务。5、代号15 外事公司各项涉外活动的文件材料等。（二）经营管理 JY1、代号11 综合公司重大战略性经营决策，市场调研、企业管理、各项专业发展计划，全面计划管理工作、市场工作会议文件材料、企业综合性统计分析工作等。2、代号12 宣传公司对外广告宣传3、代号13 物资管理物资采购与供应（含租赁）、仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等，各种物资统计表，购贸合同等。4、代号14 财务管理资金管理、价格管理、会计管理、资金融通、资产管理、有关财务、计划、总结、请示、批发等文件。（三）投资类 TZ 1、代号11 新建项目
12、 项目建议书、可研报告、政府请示报告、政府批文、章程、董事会决议、工商局批复、合资各方资信证明、资金来源证明、产权（股权）变更文件（资料）、合资合同书、合资各方委派的董事名单等。 2、代号12 收购、兼并项目 可研报告、购并协议书、章程、董事会决议、产权（股权）变更文件（资料）、产权（股权）归属证明书、资产负债表、财产清单、债权债务公告、资产评估报告、审计报告、洽谈纪要、原企业所有档案等。 3、代号13 证券投资项目证券帐户、资金帐户、投资方案、实施计划、论证报告、各类原始记录等。（四）工程类 GC代号11 工程项目人员配置、方案设计、施工过程、竣工图、验收报告等（五）基本建设1、代号11 综
13、合有关基建工作的文件，基建工作的规章制度、基建工作的计划、总结、简报，总体规划、基建工作的财务预决算等。总体性的规划、设计总平面图、水、电、气、管分布图、地质勘探、地形测量材料。征用土地申请及批准文件、征地补偿、拆迁协议书，工程发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、水电增用等报告及协议、施工执照等。3、代号13 施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审、施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施、安全措施、施工原2、代号12 工程管理文件始记录、施工日记等。原材料、物件出厂证明、管线、设备、仪器合格证、建筑材料实验报告等。工程施工场地土、岩试验、基础处理、基础工程竣工图、工程质量评
14、定等；施工、安装记录、安装质量评定、系统调试等。4、代号14 竣工文件中间交工验收证明目录竣工验收报告、竣工验收会议文件和会议，项目质量评审材料、工程现场照片、录像带等。5、代号15 全部竣工图（六）设备仪器（凡5万元以上作为公司固定资产的大精仪器、车辆设备） SB1、代号11 办公用设备2、代号12 其它申购报告、计划、论证报告（论证含文件、记录）批复、定购合同、开箱记录及装箱单、安装、调试记录、保修单、设备履历书、说明书、设备的管理规章制度等。（七）会计类 KJ1、代号11 报表2、代号12 账簿3、代号13 凭证4、代号14 工资清册（八）声像 SX1、代号11 照片2、代号12 录音带
15、3、代号13 录像带4、代号14 磁盘5、代号15 光盘（九）实物 SW1、代号11 奖旗2、代号12 奖状（含证书）3、代号13 奖品（含奖章）4、代号14 礼品5、代号15 字画（含题词）6、代号16 印鉴7、代号17 证件8、代号18 纪念品（具有反映公司及领导人历史意义的实物）（十）、人事类 RS归档模式与分类号由综合管理部拟订。第十一章 档案归档范围和保管期限行政综合照片、录像带、实物：序号类目名称保管期限1总经理使用过的有纪念意义的物品永久2公司总经理及公司领导的照片（含底片）、录音带、录像带永久3公司总经理及公司领导参加有关重大活动的照片、录音带、录像带永久4公司历次重大活动的照
16、片、录音带、录像带永久5公司重要会议（如市场工作会、总结会、表彰会等）的照片、录音带、录像带永久6各级领导及来宾参加公司重大活动（如周年庆典、捐赠等）照片 长期7公司各种奖旗、奖状（含证书）、奖品（含奖章）、签到簿、礼品、字画（含题词）、书报（含画册、文章、广告）永久人事序号类目名称保管期限1公司人事工作的规章制度长期2表彰和奖励先进集体、先进个人的材料长期3处分和除名职工的材料、撤销处分的材料长期4公司员工培训、管理工作计划、规定、总结长期5公司员工年终业绩考核的材料长期6人事统计报表长期7公司员工名册（分部门的总册、分类名册）登记表长期8公司职工转正、定级材料长期9公司职工内部调动材料长期
17、10公司职工福利工作材料长期三、经营类序号类目名称保管期限1公司中长期发展规划永久2公司年度经营计划、各部门年度计划永久3公司综合性、各部门统计分析资料永久4委托目标经营合同书长期四、投资类序号类目名称保管期限1项目建议书与可研报告长期2对政府主管部门的请示报告、批复永久3公司章程、董事会决议、委派董事名单永久4合资各方资信与资金来源证明永久5产权（股权）归属证明、变更文件（资料）永久6合资合同书、购并协议书、洽谈纪要永久7企业资产负债表、财产清单、债权债务公告永久8资产评估报告、审计报告长期9投资方案、实施计划、方案与计划论证报告长期10各类原始记录与其它文件、资料长期11企业所有档案长期五
18、、财务序号类目名称保管期限1有关财务、会计工作的文字材料永久2公司财务、计划、总结、请示、批复等文件永久3有关财务管理方面的其他文件材料长期4财务档案移交保管清册永久注：本办法财务档案保管期限与财务部会计档案管理制度不符时，以会计档案管理制度为准。六、物资序号类目名称保管期限1公司有关物资、设备的政策、业务管理工作文件长期2物资、设备的规章制度长期3物资、设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4定购合同（复印件）会议纪要、记录等长期5购进物资、设备的有关技术、商务文件长期6验收报告及文件材料长期7设备说明书及全套随机文件材料长期（44） 工程与基本建设类档案归档范围和保管期限表工程施工准备阶段序号类目名称保管期限1工程合同原件或影印件永久2工程施工设计方案、框架设计图永久3工程施工设备配置说明书（含质检说明书）永久工施工实施阶段序号类目名称保管期限1项目经理聘任书长期2工程照片、影片、录音、录像材料永久3软件备份永久4施工技术总结报告永久5工程验收报告永久三、工程维护阶段序号类目名称保管期限1故障出现报告书（时间、现象、造成原因）长期2解决方法与措施长期3维护人员报告书长期4更换设备配置清单长期（45） 本章未列类目的保管期限由业务主管部门经理提出，综合管理部经理审核，总经理审批后执行。第十二章 附则（46） 本办法由综合管理部负责解释。（47） 本办法自下发之日起执行。
