1、综合管理科基础管理手册XXXXX公司办公室基础管理工作手册（综合管理科）二一年十一月第一部分 制度及规范 4一、规章制度 4（一）女工孕检管理办法 4（二）计划生育管理办法 6（三）生育服务证办理规定（暂行） 9（四）独生子女证办理规定（暂行） 11（五）后勤服务合同管理制度 13（六）办公家器具管理办法 16（七）桶装饮用水管理办法 19二、工作职责 20（一）综合管理科职责 20（二）综合管理科主管职责 22（三）计生员工作职责 23（四）办公家器具资产管理员职责 24三、工作行为规范 25（一）计生人员行为规范 25（二）女工孕检工作规范 25第二部分 基础信息 27一、人员名单及基本信
2、息 27二、合同联系单位及基本信息 28（一）内部业务联系单位单位信息 28（二）外部业务联系单位单位信息 29第三部分 台账及记录 30一、后勤服务合同台账 30二、后勤费用台账 31三、公司独生子女明细台账 32四、独生子女费发放台账 33五、“六一”儿童节奖励金发放台账 34六、全员人口信息登记台账 35七、避孕药具发放登记台账 37八、办公家器具台帐 38九、报废家器具台账 39十、饮用水水票领用台账 40十一、饮用水费用分解台账 41十二、子女入学记录 42十三、员工体检记录 43十四、女工孕检记录 44十五、内部安全检查记录 45十六、办公家器具调拨记录 46十七、子女入园费用报销
3、表 47第四部分 业务流程及作业文本 48一、业务流程 48（一）、办理生育服务证流程及流程说明 48（二）、办理独生子女证流程及流程说明 49（三）、女工孕检流程及流程说明 50（四）、饮用水领用流程及流程说明 51二、作业文本 52（一）、全员人口信息登记台账 52（二）办公家器具台账 54（三）、报废家器具台账 55（四）、员工体检记录 56（五）、女工孕检记录 57（六）、办公家器具调拨记录 58第五部分 培训 59一、培训制度 59二、培训计划 61三、培训记录 62第一部分 制度及规范一、规章制度（一）女工孕检管理办法为了做好女工孕检工作，加强公司计划生育管理，特制订女工孕检管理制
4、度一、根据山西铝厂计生办有关要求，每年3、7、11月份对我公司已婚育龄女工进行孕检。二、每次孕检提前五天起草并下发孕检通知。1、确定孕检对象及范围：凡年龄在四十周岁以下，已婚育龄女职工和已在XX办理独生子女证的男职工家属。2、确定孕检地点。3、确定孕检时间：根据各单位的时间，进行具体安排三、对未参加孕检和检查出有问题的女工，将安排具体时间进行B超复检。四、对外出学习不能参加孕检的女工，发函给本人，让其在当地计生部门孕检并加盖当地计生部门的公章后回函。五、相关要求：1、各二级单位计生员提前做好本单位孕检准备工作，包括：参加孕检人员名单表（一式二份）和孕检本，如实填写孕检本和孕情普查表等。2、参加
5、检查的各单位人员必须遵守时间规定，对不参加孕检的单位及个人，将列入各单位绩效考核。3、要求受检单位计生员具体负责本单位女工孕检。六、每次女工孕检结束后，起草女工孕检工作总结，上报给公司领导和山西铝厂计生办。（二）计划生育管理办法 第一条 为贯彻落实计划生育基本国策，使人口增长同经济和社会发展相适应，根据中华人民共和国宪法、中华人民共和国婚姻法和山西省计划生育条例等有关计划生育的规定，结合我公司的实际情况，特制定本办法。第二条 提倡晚婚、晚育、少生、优生、优育，严格控制人口数量，提高人口素质。公民有实行计划生育的义务，公民实行计划生育受法律保护。 第三条办公室综合管理科为公司计生部门，具体负责公
6、司计划生育管理工作。 第四条计生部门根据公司职工的年龄、婚育状况和结构，提出公司职工计划生育工作的总体规划和年度计划及经费预算，在报经批准后组织实施。 第五条实行计生工作分层负责制，各级领导和主管对本部门、单位的计划生育工作负有责任，在其目标责任体系中应有计划生育方面的考核指标。 第六条宣传国家和当地政府计划生育的法令、政策，及时发布、传达计划生育的政策动态。 第七条公司推行计划生育以宣传教育为主，经济和行政奖惩手段为辅。 第八条通过形式多样的活动，宣传计划生育的重要性，教育员工自觉实行晚婚、晚育、少生、优生，且男女职工都有实行计划生育的权利与义务。 第九条分析公司婚育状况，区分计划生育的重点
7、对象和目标，进行重点监控。推行和鼓励一对夫妻只生育一个孩子，严格控制生育条例允许的生育第二个孩子的情况。 第十条掌握公司已婚女职工节育措施情况，坚持杜绝非法生育和超生；发现计划外怀孕者，及时采取有效措施。 第十一条严格按国家政策规定办理员工生育服务征及独生子女证的办理。第十二条对合法怀孕者，搞好优生优育服务，组织有关的体检、复查和四期保健工作及生育知识普及教育。 第十三条 男二十五周岁、女二十三周岁初婚的为晚婚。已婚妇女二十四周岁生育第一个孩子的为晚育。符合晚婚规定的，可享受婚假一个月。一方晚婚，一方享受；双方晚婚，双方享受。符合晚于规定的，可享受产假四个月。产假期间如采取了长效节育措施，并领
8、取了独生子女父母光荣证，可享受产假六个月。婚产假期间工资照发，按全勤参加评奖、晋升、晋级。第十四条认真落实计划生育的优惠、鼓励措施和待遇：（1）发放独生子女费。（2）按规定限额报销独生子女入托、入幼儿园、入小学和初中学费。（3）批准计划生育假期。（4）节育的例行检查、复查。 第十五条公司建立育龄员工计划生育档案，并由计生部门负责具体收集、整理、立卷管理工作，按规定制作统计报表上报有关部门。 第十六条公司对不符合计划生育条例的情况，应采取以下处罚措施：（1）不享受产假期间工资照发的待遇。（2）子女托费、入学费自理。（3）收回独生子女证，收回停止凭证享受已享受的待遇。（4）收回计划生育奖励金。（5
9、）按超胎数，加收若干倍的计划外生育费。（6）行政处分。（7）不实行计划生育的部门或单位，不得评为先进单位，应纳入绩效考核扣除奖金给予罚款。（8）违反计划生育情况严重的，免除职务或予以开除、解聘。（9）对破坏计划生育的典型，予以公开处理，引以为戒。第十七条公司计生部门及时与当地计生主管机关、职工配偶工作单位密切联系，全方位地了解职工及其配偶的计划生育情况。 第十八条本办法由公司办公室负责解释。（三）生育服务证办理规定（暂行）为了维护已婚育龄夫妻的合法权益，根据山西省人口和计划生育委员会文件山西省生育服务证管理办法，结合我公司实际，特制定本规定。一、本办法适用于需要办理生育服务证的XX合同制女职工
10、和爱人是家属并迁入户口的XX合同制男职工。二、办理程序： 1、个人携带以下资料到本单位综合办公室，综合办公室审核无误后，填写个人保证书、山西省生育一孩登记表、生育服务证人员公示，并出具婚育情况相关证明，兼职计生员携带以上资料到办公室办理。（1）、夫妻双方的居民身份证；（2）、夫妻双方的结婚证；（3）、户口本；（4）、夫妻双方近期合影2寸免冠照片2张； 2、办公室计生人员负责审核相关资料，确认无误后，出具相关证明。3、办公室计生人员携带以上资料到山西铝厂计划生育办公室办理生育服务证。4、办公室和各单位综合办公室都应建立健全相关资料台帐，及时登记。三、要求：1、山西省生育一孩登记表由各二级单位兼职
11、计生员如实填写，严格把关。2、各二级单位认真做好申请办理生育服务证人员公示工作。3、男方户籍在外地的，为女方办理生育服务证后，二级单位在30日内向对方通报办证情况，并到办公室备案。4、若婚姻状况有变动时要及时登记、上报。5、生育服务证发给本人后要妥善保管，不得出借、转让，遗失不补。四、本规定由办公室负责解释。 （四）独生子女证办理规定（暂行）为了加强公司计划生育管理，维护职工的合法权益，有效控制人口增长，根据中华人民共和国人口与计划生育法，结合公司实际，制定本办法。一、本办法适用于需要办理独生子女证的XX合同制女职工和爱人是家属并迁入户口的XX合同制男职工。二、办理程序：1、个人携带以下资料到
12、本单位综合办公室，综合办公室审核无误后，填写个人保证书和终身只生一个孩子登记表（四联单），并出具相关证明。、户口本；、结婚证；、子女出生证；、一家三口二寸合影照两张；2、各单位综合办公室负责携带以上资料到公司办公室，办公室计生人员负责审核资料，准确无误后，出具独生子女介绍信。3、办公室计生人员负责携带以上资料到山西铝厂计划生育办公室办理独生子女证。三、办公室对独生子女证的办理和发放，建立台帐，及时登记。各单位综合办公室也要建立台帐，及时登记。四、说明：1、丢失独生子女证，需补办者，交50元手续费。在申请补办之日起，半年后给予办理。2、再婚者，按照计划生育条例有关规定办理。五、本规定由公司办公室
13、负责解释。（五）后勤服务合同管理制度第一章 总 则第一条 为规范办公室的后勤、绿化、保洁、保卫等相应管理工作，根据公司有关合同管理办法，特制定本合同管理制度。第二条 合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第三条 合同文本采用国家规定的标准格式文本。第二章 合同的订立第四条 有关合同的签订由相关业务科室负责起草办理。第五条 订立合同前，相关业务科室必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。第六条 相关科室负责合同的起草、协商、谈判等，双方协商一致后，交付部门经理审批，并根据“合同审签表”的要求，报请计划部、财务部、法律事
14、务所和公司主管领导审核签字。第七条 合同必须具备标的的数量、价款、质量验收标准，履行的期限、地点、方式、双方权利及义务和违约责任等主要条款。第八条 合同盖章生效后，由合同管理员按公司相关规定对合同进行登记和分发。第九条 合同编号由综合管理科统一编号，合同正本由综合管理科负责保管，各业务科室保存副本。第三章 合同的履行第十条 合同履行由相关业务科室科负责监督执行。第十一条 相关业务科室负责对合同进行全面、全程、全方位的监督落实，及时了解掌握合同执行情况和动态，及时提出整改及考核意见。第十二条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须符合财务有关规定，由具体经办人员审核签字，经科室主管签字验收，
15、部室经理及公司主管领导审核确认，再交付财务审核，方可办理结算。第十三条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，包括有关通知、报告、整改意见、考核要求及整改结果等，合同结束后一并交合同管理员存档，并建立合同台帐。 第四章 合同的变更和解除第十四条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经相关领导审批后方可变更。第十五条 变更或解除合同的文本作为原合同的更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。第五章 其他第十六条 合同作为重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第十七条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关人员经济和行政责任
16、。第十八条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第十九条 本制度由办公室负责解释。（六）办公家器具管理办法第一章 总 则第一条 为保证公司各单位具备正常的办公设施，确保办公家具的安全完整，合理进行办公资源配置，节约办公费用，提高资产使用效率，根据山西XX铝电有限公司固定资产管理办法，并结合公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法所指办公家具包括：班台、班椅、办公桌椅、书柜、档案柜、资料柜、沙发、茶几、会议桌椅、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。第二章 办公家具的审批、调剂和调拨使用第三条 根据有关单位增配办公家具的报告，办公室组织审核备案。第四条 公司
17、内部单位之间办公家具的相互调剂使用，由办公室本着尊重双方意见，通过协商解决。对长期不投入使用或使用率极低的办公家具，办公室有权收回或调剂给急需单位使用。第五条 调拨给外单位的办公家具，必须经装备能源部、财务部、办公室审查，并报主管领导批准后，由办公室牵头办理有关的调拨手续。 第六条 相关人员因工作需要发生调动的，办公家具必须移交原单位资产管理员，并办理移交签字手续。需要办理资产调拨的，由办公室会同装备能源部、财务部及家具使用单位按固定资产管理办法办理调拨。第三章办公家具的维护和修理第七条办公室根据公司办公家具的实际情况，安排定期保养和维护。第八条家具发生损坏后，使用单位的资产管理人员，应及时填
18、写“家具损坏报告表”，交办公室，由办公室负责调查落实，根据实际情况，安排修理。第四章办公设备及家具的报废第九条办公家具属于下列情况之一的，可以申请报废手续： 1、使用年限已过，无使用价值； 2、家具老化，机型及款式已淘汰，技术性能落后，不能满足工作的需要； 3、经多次维修，性能严重下降； 4、主要基础部件损坏严重，维修费用过高，继续使用在经济上不合算。 第十条 申请报废的办公家具，先由使用单位填写“办公家具报废表”，报送营销中心和办公室，由营销中心会同办公室、财务部、装备能源部、计划部以及使用单位组成鉴定小组进行鉴定和审查，提出处理意见，上报主管领导批准，统一办理办公家具台帐、卡注销手续和统一
19、回收处理，使用单位不得自行处理。 第十一条 已批准报废的办公家具，由营销中心根据有关规定处理。第五章 办公家具的盘点第十二条各单位的专职或兼职资产管理员要保持相对稳定。调动时，必须事先配备好接替人员，并认真办理交接手续。 第十三条每年末，办公室同各单位资产管理员共同对办公家具的帐、卡、物进行清点工作，检查内容包括：1、帐卡是否完整，帐物是否相符； 2、办公家具的配置、使用情况和使用率； 3、多余办公资产是否申报，丢失、损坏、报废办公资产是否处理等；第十四条 办公室安排专人负责办公家具的统计报表工作，及时、准确、完整地按公司的要求报送各类统计报表。第六章 附 则第十五条 本办法与公司以前制定的办
20、公家具管理办法或其它有关规定相抵触时，以本办法为准。第十六条本办法自下发之日起执行，由办公室负责解释。（七）桶装饮用水管理办法为了加强公司桶装饮用水管理，保障广大职工及时饮用干净、优质的饮用水，结合公司实际情况，特制定此管理制度：一、桶装饮用水厂家必须具备卫生许可证、工商营业执照、税务登记证，销售的桶装饮用水必须符合国家颁发的“桶装饮用水卫生标准”等相应规定的要求。二、桶装饮用水票由公司办公室统一制作，专人管理，每月28日各个单位人员统一领取水票。三、领取水票要有详细的登记台账，必须有领取人签字，方可发放。四、桶装饮用水厂家及时将水送到所需岗位时，应及时结算水票。五、各岗位要保证存放饮用水地方
21、的通风、防尘、环境整洁，桶装水启封后，应在一周内饮用完，不要放置在阳光照射的地方。六、每月25日前，桶装饮用水厂家根据当月回收的水票与公司办公室综合管理科结算当月费用，办公室根据其送水服务情况进行审核，由厂家出具有关发票，经有关领导审核签字后交付财务部次月支付。七、饮用水管理人员根据水票回收情况，对各单位饮用水费用进行分解，报公司财务部。二、工作职责（一）综合管理科职责1、负责后勤系统合同管理工作：（1）、负责制订合同管理制度。（2）、负责合同编号发放工作。（3）、负责合同登记、存档工作。2、负责公司饮用水管理工作：（1）、负责制订饮用水管理办法。（2）、负责饮用水票发放、饮用水供应工作。（3
22、）、负责饮用水费登记、分解、报销工作。3、负责公司计划生育管理工作：（1）、负责计划生育工作。（2）、对所有育龄妇女、员工子女的情况进行登记，包括生育、节育、子女详细情况。（3）、负责办理独生子女父母光荣证及台帐的建立，负责独生子女奖励金发放工作，以及员工子女入园。（4）、负责育龄妇女的孕检及相关的体检。（5）、负责与相关部门协调办理员工生育服务证，并建立台帐。4、负责公司办公家器具管理工作：（1）、负责制订公司办公家器具管理制度。（2）、负责公司办公家器具领用、调剂和调拨使用。（3）、负责办公家器具报废工作。（4）、负责组织办公家器具盘点工作。5、负责联系铝基地教育中心，落实公司子女入学工作
23、。6、负责后勤系统劳务人员工资发放。7、负责上报后勤系统月度绩效考核内容。8、完成领导交办的其它工作。 （二）综合管理科主管职责1.在办公室主任的领导下工作，全面负责本科室的工作。2.理顺科室工作流程，分工明确，责任具体，不断提高本科室的工作效率。3.负责制订本科室的管理制度和岗位责任制考核制度。4.负责后勤系统合同管理工作。5.负责后勤系统管理费用年度和月度资金计划统计，以及费用控制工作。6.负责公司子女入学工作。7.负责部室有关后勤合同的签订。8.领导安排的其他工作。（三）计生员工作职责1.在综合主管的领导下工作。2.负责公司饮用水的发放、登记、费用分解核算。3.负责计划生育工作。4.负责
24、对所有育龄妇女、员工子女的情况进行登记，包括生育、节育、子女详细情况。5.负责办理独生子女父母光荣证及台帐的建立，负责独生子女奖励金发放工作，以及员工子女入园。6.负责育龄妇女的孕检。7.负责与相关部门协调办理员工生育服务证，并建立台帐。8.领导安排的其他工作。（四）办公家器具资产管理员职责1.在综合主管的领导下工作。2.负责按时上报后勤系统月度绩效考核内容。3.负责分配后勤系统人员绩效工资。4.负责公司办公(生活)家器具领用审批、登记工作。5.负责公司办公(生活)家器具调剂、调拨工作。6.负责公司办公(生活)家器具报废工作。7.负责公司办公(生活)家器具定期盘点。8.固定资产登记管理工作。9
25、.领导安排的其他工作。三、工作行为规范（一）计生人员行为规范1、穿戴整齐、得体、洁净。2、举止端庄，坐姿端正，站姿挺直，走姿轻稳，精神饱满。3、言语文明，音量适中，不妨碍、干扰他人。4、接待来客和接听电话时，要主动热情地自我介绍，使用问候语言。5、对待客人提问时，要和蔼、认真、耐心，使用尊重性语言。6、需要别人支持、帮助和配合时，要诚恳耐心，使用请求性语言。7、得到别人支持、帮助和赞扬时，要表示谢意，使用感谢性语言。8、工作中因意外原因对他人造成影响、增添麻烦时，要表示歉意，使用道歉性语言。9、当客人告别和告别客人时，要表示礼貌和友谊，使用告别性语言。10、被他人误解和批评，甚至发生矛盾冲突时
26、，要理智对待，讲究忍让，不使用侮辱性语言。（二）女工孕检工作规范一、熟悉孕检业务，严格办事程序。1.精通计生政策法规，认真按照法律、法规和规章制度办事。2.熟悉孕检程序，按级请示、汇报，衔接配合密切，工作准确到位。3.刻苦钻研业务技术，准确理解和正确处理所承担的业务工作，办事简捷高效。二、孕检认真，勤奋工作，作风扎实。1.忠于职守，尽心尽力，不敷衍塞责。2.工作认真，办事务实，不弄虚作假。3.团结协作，配合默契，不推诿扯皮。4.雷厉风行，快速高效，不迟延拖拉。三、孕检时应做到：1.操作熟练、准确、快捷。2.一次告之，二次办结。3.重大问题及时请示汇报。4.文书资料、统计数据，做到及时、准确、完整，格式规范，字迹清楚，按规定移交归档。第二部分 基础信息一、人员名单及基本信息综合管理部员工基本情况表序号姓名性别籍贯出生年月工作时间毕业时间毕业学校学历专业职称调入XX时间家庭住址联系电话二、合同联系单位及基本信息 （一）内部业务联系单位单位信息序号姓名单位联系电话备注办公室手机（二）外部业务联系单位单位信息序号单位责任人地址电话备注第三部分 台账及记录一、后勤服务合同台账办公室合同台帐单位：万元序号合同名称单位（乙方）合同编号合同内容金额 （含税）合同起始时间合同审签表合同终止时间12345678910111213
