1、会计软件doc第 3 章会 计 软 件3.1 会计软件概述3.1.1 会计软件的概念会计软件是一种运用于实际会计工作的计算机应用软件，它以计算机作为手段，通过对人工输入的记账凭证或原始凭证进行加工处理，自动生成会计账簿、会计报表以及其他相关的会计信息资料，从而完成会计核算工作。任何一个会计软件都是由模块、数据库和会计软件文档三大部分组成的。模块是程序的集合体，一个或数个程序组成一个模块，完成一个相对独立的功能。例如：凭证输入模块、总账打印模块、报表编制模块等。数个相互联系又相对独立的模块装配在一起形成一个独立的会计软件，如账务处理子系统、工资核算子系统等。一个模块完成的功能可多可少，通常将“账
2、务处理子系统”称为一个功能模块。数据库是数据的集合体，用于存放各种数据，如凭证、账簿、报表等。数据库由多个数据文件或表组成，任何一个会计软件都必须有数据库，用于存储相关数据。会计软件文档是对会计软件模块和数据库等所作的文字说明，包括用户需求说明书、概要设计说明书、软件测试报告、用户手册等技术文档和使用文档。国际和国内均对计算机软件文档有标准的要求，如国际质量认证标准ISO90000、国标GB/T19021.3。3.1.2 我国会计软件的发展会计软件的发展与一个国家社会经济的发展和企业管理模式的演变息息相关。从企业角度审视：在20世纪70年代以前，中国经济处于供给制和计划经济，企业管理处于生产管
3、理时代，主要特征表现为：管理重心放在企业内部，着重提高内部生产效率，实行控制型管理；进入20世纪80年代至90年代，中国经济表现为计划与市场经济并重的混合管理时代，基本上以职能管理为主体，是各个单项管理的结合，是一种离散型的管理，以提高经济效益为管理目标；进入20世纪90年代，中国经济进入了新经济时代，全面面向市场经济，中国的企业管理也进入新管理时代，具有面向市场、基于现代企业制度、价值化、系统化、电算化、国际化、中国化、普遍化等特点，管理的核心是提高企业市场竞争能力。结合我国社会经济和企业管理模式的不同发展阶段，可以从以下几个方面来了解我国会计软件的发展历程(如图3-1所示)。图3-1 会计
4、软件功能的发展1. 从会计软件功能看(1) 19771988年，这是我国会计软件的起步阶段。我国会计软件是从1977年开始研究和开发工作的，在1988年以前基本上为非商品化会计软件，具体表现为企业自行开发和应用财务软件或委托其他单位进行定点开发。(2) 19881993年，这是我国会计软件的发展阶段。从1988年开始，中国会计软件进入了商品化阶段。最早是单项型财务软件，只是对财务的个别环节或工作进行处理。(3) 19931998年，这是我国会计软件的提高阶段。从1993年开始会计软件进入核算型阶段，可以全面核算企业的业务活动，全面反映各项财务状况；从1996年开始，会计软件发展到管理型阶段。在
5、核算的基础上为企业管理，尤其是为财务管理提供了大量的工具和方法。(4) 1998年以后，这是我国会计软件的腾飞阶段。进入1998年，中国会计软件进入ERP阶段，会计软件本身也从管理型发展到战略型，它不仅是为财务管理，而是为企业整体战略服务。2. 从会计软件的操作界面和技术看(1) 基于DOS平台的会计软件。1996年以前的会计软件主要是建立在DOS平台上。基于DOS操作系统开发的会计软件，所使用的数据库管理系统一般采用一些小型的数据库管理系统，如Dbase、Foxpro等，其在管理大容量数据记录方面的功能不足，制约了会计软件在业务量比较大的企业应用，同时受DOS操作系统对计算机内存管理能力的制
6、约，造成软件在运行中不稳定。(2) 基于Windows平台的会计软件。19961998年随着微软公司推出Windows系统以及Windows 95/NT操作系统，我国大部分会计软件公司都推出了在Windows平台上运行的会计软件。由于Windows系统对计算机内存管理能力的增强，使得基于Windows平台上的会计软件运行稳定，且在易学易用性方面得到了提高。会计软件已发展到图形界面阶段，其中32位的WIN 95平台的会计软件在市场上占有主流的位置。(3) 基于浏览器界面技术的会计软件。1998年以后，随着Internet、Internet技术的发展，浏览器界面技术开始引入会计软件，从而使得会计软
7、件几乎所有的前端应用都逐步转向通过浏览器来实现，大大减少了学习的难度。3. 从会计软件的网络体系结构看(1) F/S阶段。最早中国的网络财务软件是从文件服务器F/S开始的，存在很多缺陷，如文件负荷过大，不适合大型网络，而且必须使用胖客户机。(2) C/S阶段。后来出现的C/S结构的财务软件，其中有两层或三层的。但这种软件也存在一定的局限性，它的优势是可以解决分布式处理，网络负荷相对较小，可以适合于大型网络，但它在跨平台方面存在相应的难度。由于要进行胖客户机安装，所以维护和升级成本相对较高。(3) B/S阶段。现在网络技术已发展到B/S阶段，它可以很好地解决跨平台的应用，解决网络多结构的分布式处
8、理，尤其可以很好地支持Internet、Intranet或Extranet，前端会采用统一的浏览器界面，在Web Server上作一次性安装就可以安装升级整个软件系统，从而极大地降低用户的总体拥有成本，客户端采用瘦客户机或NC(网络计算机)来工作。3.1.3 会计软件中的基本术语1. 会计主体与账套设置会计主体也称会计个体，是指会计工作为之服务的一个特定单位。进行会计工作，首先应当明确会计核算的空间范围，即为谁核算、核算谁的经济业务。会计主体既可以是企业，也可以是事业单位、机关团体，但是这些单位在经济上应是独立或相对独立的。这些单位应拥有一定数量的资产，能独立进行生产经营或业务活动，能独立编制
9、财务会计报表。在手工会计下，会计主体的界限很容易划分；在会计电算化下，会计主体的界限划分主要是通过账套设置来进行的。一个独立核算的单位具有一套独立的账簿体系，称为一个账套。目前各会计软件开发商开发的会计软件均能同时处理上百家会计主体的会计账，即可以同时设置上百个账套。这一功能拓宽了会计软件的应用范围，使一套会计软件可同时为多个单位或部门共享，同时还能实现各个账套之间的数据传输和共享。单位在首次使用会计软件时，应为本会计主体设置相应的账套，至少包括账套编号和账套名称，它相当于手工会计下的单位编号和单位名称。2. 会计期间企业的生产经营活动在时间上是连续不断进行的，为了定期报告企业的财务状况和经营
10、成果，就需要将企业持续不断的经营活动人为地划分为一定的时间段落，以便确定一定期间的财务状况，每一个段落称为一个会计期间，通常以一年称为一个会计期间，也叫会计年度。会计年度有不同的划分方法，可以是以12个月份为终止的历年制，也可以是以某个月份为终止的营业年。我国会计法规定，以公历年度作为会计年度，即以每年的1月1日起至12月31日止作为一个会计年度。有些国家的会计年度是以头年的7月1日至第二年的6月30日或以头年的10月1日至第二年的9月30日终止。为了及时了解企业的经营情况，在会计年度内还要按半年度、季度、月份结账，编制财务报告。3. 货币计量会计核算是连续、系统、全面、综合的一种记录方式。为
11、了满足综合性这一要求，会计核算必须要有一个统一的计量尺度，即货币。一个会计主体的会计核算应以什么货币作为统一的计量单位，一般应由会计制度规定。我国会计制度规定，会计核算应当以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的单位，也可以选定其中一种货币作为记账本位币，但编报的财务会计报告应当折算为人民币。在选择折算汇率的时候，一般可选择期初汇率或业务发生当日汇率来折算。目前，国内知名厂商开发的会计软件一般都有专门设置记账本位币和折算汇率的功能。4. 财务分工配备与单位会计工作相适应的会计人员是完成会计工作的先决条件。同时，根据内部牵制制度的规定，还需对会计人员进行合理的分工和职责权限划分。在
12、会计电算化下，为体现不同会计人员的职责划分，主要是通过操作人员密码来加以控制的。为此，应根据内部管理制度的规定，对不同的会计人员设置相应的职责权限，并不定期地更换密码来限制越权操作。3.2 会计软件操作流程及基本功能3.2.1 会计软件操作流程 任何一个会计软件都是由多个子系统组成(如账务处理子系统、工资核算子系统等)，而每一个子系统又由若干个相互独立而又相互联系的功能模块组成(如账务处理子系统包括凭证录入模块、凭证审核模块、记账模块、结账模块等)。不同类型的企业，其经济活动内容不同、业务流程各异，但其会计处理程序应基本相同。因而，不同企业所使用的会计软件的基本操作流程和方法也应类似。任何一个
13、通用化、商品化的会计软件从功能上看，主要由系统环境设置、账套设置、系统初始化(包括操作员及权限设置、会计科目设置、编码设置以及初始数据录入等)、日常业务处理、期末核算和系统维护等功能模块组成。会计软件的基本操作流程如图3-2所示。图3-2 会计软件基本操作流程1. 软件安装与系统环境设置在运用会计软件之前，需在计算机中安装会计软件以及会计软件运行所需的操作系统软件和数据库。在会计软件的安装过程中或安装结束后要进行系统环境设置，主要包括会计数据备份方式、网络用户及数据库用户设置等。2. 账套设置账套设置的主要目的是为本单位设置会计电算化核算的相关规定，包括定义账套的单位名称、本单位使用的会计制度
14、类型、会计期间设置、会计科目级次及位数、账套启用时间等。3. 操作员及权限设置为了达到财务部门各个岗位以及不同财务人员的相互牵制，根据企业内部控制制度的要求，需要对会计人员进行财务分工。会计软件的操作员及权限设置，主要包括设置软件的操作员和操作权限，以及不同操作员进入系统的密码，从而使整个会计电算化工作由不同的操作员在相互制约的基础上共同完成。4. 会计科目设置一般情况下，商品化会计软件都预设了不同企业会计制度所规定的一级会计科目。在此基础上，企业应根据自身业务特点，设置相应的明细科目，以完成本单位的会计核算工作。5. 编码设置单位的会计工作实行电算化后，通过代码来管理可以大大提高电算化工作效
15、率。编码设置主要用于初始设置和修改会计软件中所需要的所有编码，如往来单位编码、部门编码、人员编码、商品编码、材料编码、固定资产编码、库房库位编码、工资类型编码等。在编码设置中，除了要设置编码的内容外，还要设置编码的层次、结构和编码的属性等。6. 初始数据录入企业在首次使用会计软件时，需将手工会计加工的数据录入到会计软件系统中，从而使企业的电算化工作建立在前期的手工账务处理的基础上。比如企业第一次进入电算化财务系统，需将上期期末手工处理的会计科目余额、材料的结存额、固定资产的已提折旧额、各项债权债务的余额等录入到新的电算化系统中，在此基础上开始本期和以后各期的会计电算化工作。7. 日常业务处理会
16、计电算化的日常业务处理包括原始单据的处理、记账凭证的加工、账簿的登记、查询和打印、报表的编制等。8. 期末核算期末核算包括期末成本费用的计算、分配和结转、期末结账等，其中最重要的是期末结账。通过结账，将本期有关会计账户的发生额和余额计算出来，从而根据结账后的金额把握企业的财务及经营状况。9. 系统维护系统维护主要是解决系统数据出现问题后，由会计软件提供的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、数据自动修复和计算、重建索引文件等功能。3.2.2 会计软件基本功能 根据国家财政部1994年颁布的会计核算软件基本功能规范的规定，会计软件基本功能是指会计软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。手工会
17、计账务处理的基本流程是将原始凭证进行加工生成记账凭证，然后将记账凭证分类登记在会计账簿中，根据会计账簿数据编制财务报表，从而完成整个会计核算过程。会计软件的根本目的是为了替代手工进行会计核算，因此，会计软件首先必须满足会计核算的需要，各功能的设计应符合我国会计法律、法规和规章的规定，以确保会计数据的合法、真实、完整、准确。为确保会计核算工作正常进行，会计软件应具备会计数据输入、会计数据处理、会计数据存储和会计数据输出这四个方面的基本功能。计算机会计数据处理流程与计算机账务处理流程如图3-3、3-4所示。图3-3 会计数据处理流程图3-4 计算机账务处理流程1. 会计数据输入 会计核算所需要的文
18、字、数值、定义和计算公式的字母、符号等统称为会计数据。将它们传送到计算机内，进行分类、归集的过程称为会计数据输入。会计软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘光盘输入和网络传输输入等几种形式。为了保证会计数据处理结果的正确性，会计数据输入环节的防错变得非常重要。因而，会计软件一般只提供一个数据入口，并且还设置有对入口处的数据源进行校验的功能。一般情况下，会计数据的输入包括以下内容。(1) 会计软件初始化数据输入企业首次使用会计软件，需对系统进行初始化，其目的是为一个没有任何数据的会计软件设置一个特定的工作环境。初始化的主要内容包括：确定操作人员的财务分工；设置总账、明细账的编码和名称，输入
19、期初数据；选择会计核算方法，如固定资产折旧方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证，如期末对成本费用进行分配、期末各损益的自动结转等。(2) 原始凭证和记账凭证的输入原始凭证的输入有两种方式。方式一，输入记账凭证的同时，输入相应的原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不符时，应当给予提示并拒绝通过；在对已输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。方式二，记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。记账凭证的输入是财会人员编制并审核凭证后，将其内容输入计算机的过程，包
20、括记账凭证的日期、经济业务摘要、会计科目或编码、金额、附件张数等项目。软件将对进入系统的凭证进行正确性、合法性的校验，拒绝错误凭证的进入。2. 会计数据处理 将输入系统的审核无误的会计数据，按照会计核算要求进行分类、计算、汇总的过程称为会计数据处理。会计数据处理包括以下内容。(1) 根据审核无误的会计凭证登记会计账簿在电算化系统中，有形的账簿已经不复存在，系统内的账簿是一些数据文件，登账过程即是数据文件的处理过程。系统可根据用户的需求，适时生成各种形式的会计账簿，且处理速度快、准确性高。(2) 自动银行对账将输入的银行对账单与机内银行存款日记账进行核对，从而完成银行对账功能，并自动生成银行存款
21、余额调节表。(3) 自动编制会计报表用户通过首次自定义报表格式、项目、定义各报表项目的取数公式，以及表内和表间的数据运算和勾稽关系，在编表系统从会计账簿数据等文件中取数，自动生成所需会计报表。3. 会计数据输出 会计数据输出就是将机内的会计数据提供出来，以满足核算和管理需要。会计数据输出有屏幕显示输出、打印输出和软盘或网络数据传输输出等几种方式。4. 会计数据存储 会计软件所生成的各种会计数据其存储方式与手工会计不同，所有数据都以文件形式保存在磁性介质中，必须要借助于计算机才能查看，并且对会计数据的篡改变得非常容易且不留痕迹，所以会计软件应设置确保会计数据安全的措施，以防数据文件被非法篡改。3
22、.2.3 会计软件的总体结构及主要功能会计软件的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统(每个子系统也称为一个会计软件)组成，每个子系统有哪些功能，相互之间的关系又是怎样的。不同企业其会计软件的总体结构不尽相同，但大致都应包括账务处理、工资核算、固定资产核算、成本核算、存货核算、销售核算、应收及应付账款、会计报表、财务分析等子系统。1. 账务处理子系统账务处理子系统以记账凭证作为处理对象，完成全部记账、算账、对账、转账和结账工作。生成日记账、总账和除各子系统生成的明细账之外的全部明细账。大部分账务处理子系统还具备银行对账、出纳管理和往来账管理的功能，少部分账务处理子系统还具备部门核算和项目
23、核算的功能。账务处理子系统的主要功能有：初始建账，包括凭证类型及格式设置、会计科目编码设置、期初科目余额录入等；凭证输入、修改、审核、查询、打印及汇总；生成日记账、总账、明细账；期末转账及结账等功能。2. 工资核算子系统工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，生成工资结算单、工资条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、票面分解一览表、职工福利费计提分配表等，并自动编制工资转账凭证传递给账务处理子系统。部分工资核算子系统还有职工考勤管理、个人所得税计算、职工档案管理等功能。工资核算子系统的主要功能有：工资初始设置，包括工资类型设置、定义工资项目、定义工资项目计算公式、定义工资费
24、用分配凭证、定义工资表打印格式等；职工工资基础资料编辑；工资增减变动及工资数据编辑；生成工资转账凭证；各种工资单、工资汇总表的查询打印等功能。3. 固定资产核算子系统固定资产核算子系统实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表，并自动编制机制转账凭证并传递给账务处理子系统。工资核算子系统的主要功能有：固定资产卡片结构和分类编码设置、固定资产折旧方法定义、固定资产凭证定义、固定资产变动资料输入和修改、固定资产折旧的计算和固定资产相关信息查询等。4. 存货核算子系统存货是指企业在生
25、产过程或劳务的提供过程中，为销售或耗用而储备的各种资产，包括原材料、产成品、半成品、包装物、低值易耗品等。存货核算子系统的功能可概括为四个方面。(1) 及时准确地反映采购业务的发生、货款的支付及存货入库情况。在按计划成本组织核算的情况下，自动计算和分配存货成本差异，生成采购明细账、成本差异明细账、在途材料明细账和暂估材料明细账。(2) 正确反映存货的收发结存数量，提供各种存货的库存动态状况，及时反馈各种存货积压和短缺信息，生成存货明细账、存货库存信息表等。(3) 根据各部门各产品领用材料情况，自动进行材料费用的分配，生成材料费用分配表。(4) 自动编制机制转账凭证，并传递给账务处理子系统和成本
26、核算子系统。除此之外，存货核算子系统还支持对产成品等存货进行盘点处理，生成产成品盘点表和盘亏盘盈明细表，并据此进行相应的账务处理。5. 成本核算子系统成本核算子系统实现各种费用要素的归集和分配，及时准确地计算出产成品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统，并将产品成本信息传递给存货核算子系统。6. 销售核算子系统销售核算子系统一般要与存货中的产成品核算相关，实现对销售收入、销售成本、销售税金、销售费用和销售利润的核算。生成销售明细账、发出商品明细账、应收账款明细账、销售成本明细账、销售费用明细账、销售收入、税金和利润汇总表、销售利润明细表等，并自动编制机制转账凭证传递给
27、账务处理子系统。7. 应收、应付账款子系统应收账款子系统完成各应收账款的登记、冲销工作，动态反映各客户信息及应收账款信息，并可进行账龄分析和坏账估计，并生成应收账款明细账、账龄分析表及其他各种汇总表和分析表。应付账款子系统完成各应付账款的登记、冲销及应付账款的分析预测工作，及时反映各流动负债的数额，以及偿还流动负债所需的资金，并生成应付账款明细账、账龄分析表以及其他各种汇总表和分析表。8. 报表子系统报表子系统主要实现各种会计报表的格式定义、取数公式定义，完成报表的自动编制，并可进行报表查询、打印、报表分析和汇总。报表子系统生成的会计报表包括对外报送的资产负债表、利润表、现金流量表和对内管理所
28、需的各种内部报表。9. 财务分析子系统财务分析是建立在会计核算的基础上，对财务数据进行综合分析，一般包括财务状况结构分析、财务状况比较分析、财务状况趋势分析和财务预算方案完成情况分析等。3.2.4 会计软件各子系统的数据联系如前所述，一个完整的会计软件可分解为若干个子系统，各子系统间相互作用、相互依赖，共同完成会计的反映和控制职能。如果我们将各子系统单独使用时，各子系统所需数据只能由人工输入计算机，而不能用其他子系统输出的数据，从而导致会计数据重复录入，增加了会计核算工作量，并且由于各子系统的数据源不一致，可能导致数据处理结果各异。为了使企业实行会计电算化后提高工作效率，会计软件的设置应能实现
29、会计数据一次录入而共享使用。为此，会计软件各子系统之间应建立起数据传递关系。数据传递关系是指一个子系统的数据输出作为另一个子系统的数据输入，供其加工处理，实现数据共享。会计软件各子系统的数据联系如图3-5所示。图3-5 会计软件各子系统的数据联系3.3 会计软件的选择会计软件是电算化会计系统的核心，其性能如何直接关系到单位会计电算化工作的效果。目前，会计软件的选择有通用(商品化)会计软件、定点开发(专用)会计软件两种。3.3.1 商品化会计软件商品化会计软件是由软件开发商统一设计开发，并作为软件商品在市场上销售的会计软件。商品化会计软件的特点如下。1. 商品化会计软件的优点(1) 软件质量高商
30、品化会计软件一般都是由实力雄厚的专业软件公司开发的。这些软件厂商集中了一批会计电算化人才，他们既懂会计专业知识，又懂计算机知识，开发出来的会计软件质量水平高，符合现行会计制度、会计法规的规定，功能完善，基本能满足大多数单位会计核算的要求。(2) 通用性、可扩展性强商品化会计软件的开发考虑了绝大多数单位的实际情况，能够满足单位不同时期以及不同单位实际会计业务需要，其通用性强。同时，为适时满足单位特殊业务所需和由于国家会计政策法规的变动，一般在软件设计中都会考虑软件功能的可扩展性。(3) 成本低、见效快由于商品化会计软件是批量开发的，单位成本低，因而其售价相对低廉。因此，选择商品化会计软件的成本相
31、对于自行开发会计软件低。单位购买商品化会计软件后即可进行试运行。对于会计基础较好的单位来说，试运行几个月即可正式替代手工记账，时间短、见效快。(4) 维护有保障软件开发商一般都配备有专业的维护队伍，一旦软件出现问题、会计制度发生变动或者单位的需求变化，大多数软件公司都能立即组织力量对软件进行改进和升级，为单位开展电算化会计工作提供了保证。2. 商品化会计软件的不足(1) 对会计人员的综合素质要求较高这主要表现在两个方面。一方面，商品化会计软件易学性较弱。这是因为商品化会计软件是针对不同单位的会计业务的共同需求设计的，不可能考虑特定用户的日常习惯，因而需要购买会计软件的用户改变自己的习惯，去适应
32、商品化会计软件的要求。另一方面，商品化会计软件的初始化工作量大，且有一定难度。由于商品化会计软件的通用性强，其中不含或含有较少的会计核算规则。用户在初次使用时，需根据本企业的情况进行初始化设置，把一个通用化的会计软件转化为一个适合本单位情况的专用会计软件。这些初始化设置包括定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等，它除了需要用户具备会计知识外，还需懂得一些计算机知识，对会计人员的要求较高。(2) 不能完全满足单位的核算要求由于商品化会计软件要提供给不同单位使用，对通用性要求较高，因此很难完全满足各单位的会计核算和会计管理的要求，对某些特殊单位更不适用。3.3.2 定点开发的专用会计软件虽然商品化会计软件具有投资少、见效快的特点，但也存在着一定的不足，可考虑采用定点开发方式取得专用会计软件，以满足本单位的需求。定点开发会计软件的方式主要有：自行开发、委托开发、联合开发三种。与商品化会计软件相比，定点开发的会计软件具有
