1、规范管理行政部事务工作流程图doc行政事务工作流程图一、印章管理 1、流程图 2、说明使用公章到行政部填写印章使用申请表；印章使用申请表要有经手人、部门负责人签字；报总经理批准后，方可为其加盖；如遇总经理不在，由总经理委托受托人签字有效；如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理；因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。 具体参照行政部事务管理规程第一节。3、使用表格印章使用登记表二、档案、公文管理（一）档案管理1、归档流程2、说明1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件2）归档各部门将所需存档的档案整理成册；本部门存档及移交行政部
2、存档；相关人员在存档登记表登记。技术档案归档：由工程部、项目研发部自行建档并报行政部备案。具体参照行政部事务管理规程第二节第十、十一条。3、使用表格存档登记表（二）公文管理1、行文流程2、说明1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确、书写工整，用钢笔书写，严禁用铅笔或油笔；2）汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见；3）核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定；4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。5）对不同内容的发文建立发文登记簿，含发文的时间、
3、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执；6）具体参照行政部事务管理规程第二节十二、十三条。3、使用表格 1）发文登记表 2）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司发文审批单（三）、收文管理 1、流程图 2、说明1）收文的范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等；2）收文的处理：行政部文秘在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：来文单位、文件内容、收到时间。 3）具体参照行政部事务管理规程第二节十四条。 3、使用表格 1）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司收文处理单； 2）收文登记表（四）、受控文件管理1、流程图N N N
4、R R R2、说明具体参照行政部事务管理规程第二节十R五、十六条3、使用表格1）受控文件目录2）文件发放、回收记录（五）文件/档案查询、借阅管理1、流程图2、说明 1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意；2）由总经理批准行政部方可借阅。具体参照行政部事务管理规程第二节十一、二十三、二十四条。3、使用表格 1）档案借阅登记表 2）公文查询登记表三、会议管理1、会议管理流程 2、说明 1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员； 2）经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知，接到通知人员要有回执； 3）会议召开要有专人记录，整理会议纪要，
5、会议纪要要有与人员签字； 4）会议纪要下发，行政部备案； 5）具体参照行政部事务管理规程第三节。3、使用表格 1）会议通知单 2）会议纪要四、图书资料管理1、图书管理流程2、说明 1）公司图书资料由行政部统一保管，需图书资料由所需人提出申请，行政部登记，并由本人签字，方可借阅； 2）图书借出如到期未还由行政部负责催还，直至返回。 3）具体参照行政部事务管理规程第四节。3、使用表格图书借阅登记表五、办公用品管理（一）办公用品采购管理1、办公用品采购流程图2、说明 1）部门提出所需办公用品，到行政部领取物品需求申请单；2）部门经理在申请单上签字，再由行政部负责人签字，最后经总经理审批； 3）由行政
6、部对总经理批准申请单进行汇总，由行政部统一购买； 4）行政部对采购物品进行验收、入库； 5）具体参照行政部事务管理规程第五节3、使用表格 1）办公用品需求单（二）办公用品领用管理1、流程图2、说明 1）各部门提出要要领用的办公用品到行政部填写领用申请单，由部门经理签字； 2）到行政部核准，100元以下办公用品由行政部负责人签字直接领用，100元以上办公用品由总经理批准方可领用； 3）办公用品出库直接记入个人台账； 4）具体参照行政部事务管理规程第五节。3、使用表格 1）办公用品领用申请单2）个人办公用品登记表六、复印、打印、电话管理（一）复印、打印管理1、流程图2、说明 1）由各部门拿到所需复
7、印/打印材料到行政部登记表； 2）由行政部负责人批准方可复印/打印； 3）具体参照行政部事务管理规程第六节第三十七至四十一条。3、使用表格 复印、打印登记表（二）电话管理一）电话接听管理1、电话接听流程图2、说明 1）电话铃响三次接线员接听，把电话转入来电人要联系人的部门；2）如联系人不在，本部门人要做记录，及时通知被联系人。3）具体参照行政部事务管理规程第六节四十二条。二）电话费用管理1、电话费用申请流程图2、说明 1）电话费用每月各部门定额，如各部门提出申请到行政部领取电话费用申请单； 2）由行政部审核，如未超出定额，直接对所申请电话充值，如超出定额，由总经理审批，经总经理同意方可为其充值
8、； 3）具体参照行政部事务管理规程第六节四十三条。3、使用表格电话费用申请单三）长途电话管理1、使用流程图2、说明1）因公需要拨打长途电话，由使用人到行政部登记；2）并填写呼叫号码、联络事项、使用时间，经行政部确认即可到指定电话机拨打；3）具体参照行政部事务管理规程第六节四十三条。3、使用表格 1）长途电话使用登记表七、招待费用管理1、招待费用管理流程图2、说明 1）各部门需招待业务往来客人，提出来访单位、来访事由、时间、人数，报总经理批准； 2）总经理确定招待标准、费用和规模，由招待部门到财务借取费用； 3）具体参照行政部事务管理规程第七节。八、传真、信件收发及名片管理 （一）传真接收管理
9、1、传真接收管理流程图 2、说明 1）接收到传真由行政部进行登记，通知接收人来领取，接收人签字方可拿走传真； 2）具体参照行政部事务管理规程第七节四十九至五十一条。 3、使用表格 传真接收登记表（二）传真发送管理1、传真发送管理流程图一般文件2、说明 1）各部门需发传真，先到行政部登记再由部门负责人签字； 2）如发送关于公司资料的文件需总经理签字批准，一般性文件由各部门经理签字即可发送； 3）具体参照行政部事务管理规程第七节四十九至五十一条。3、使用表格 传真发送登记表（三）名片管理1、名片管理流程图2、说明 1）申请人提出印制名片申请，到行政部领取名片印刷申请单； 2）申请人认真填清本人职务
10、、姓名、联系方式等内容； 3）由部门经理审核批准，再由总经理批准，转交行政部统一印制；4）具体参照行政部事务管理规程第八节五十七至六十一条。3、使用表格 1）名片印刷申请单九、设备申请及维修流程（一）设备申请管理 1、流程图2、说明 1）各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和总经理签字同意后，抄送给行政部。 2）行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。 3）如果采取“ 调拨 ”程序，行政部将调拨计划上总经理签字确认后实施；如果采取“
11、购买 ”程序，行政部将参照公司办公用品采购程序进行。4）采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。 5）具体参照行政部事务管理规程第九节六十二至六十九条。3、使用表格 1）设备申请单 2）设备调拨单（二）设备维修流程1、流程图2、说明 1）报修人员先将报修信息反馈给各部门的负责人； 2）部门经理报送到行政部； 3）行政部根据编号，联系厂商，组织及时维修； 4）通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用； 5）机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；6）具体参照行政部事务管理规程第九节七十条。3、使用表格 1）设备维修单十、车辆管理1、车辆管理流程图2、说明1）用车人持部门领导批示的用车申请向行政部提出用车；2）行政部核准，报总经理批准；3）行政部根据先后急缓顺序安排车辆；4）用车人认真填写用车登记表；5）车辆返回后，司机填写用车单上的内容，上报行车里程、往返时间、地点等。用车人将用车单交至行政部，行政部做好车辆的使用登记；6）具体参照行政部事务管理规程第十二节八十六、八十七条。3、使用表格 1）用车单2）用车登记表
