1、IT资产管理系统操作手册范本资产管理系统操作手册(V1.0.0.0)文档版本号：1.0.0.0编写人：继产品名：资产管理系统软件开发人：继联系方式：QQ：15984167修订记录：版本号修订人修订日期修订描述1.0继2010-4-18初稿1. 前言资产管理系统用以管理公司的IT资产，包括资产从采购入库到最终的报废整个生命周期的都记录。如果用户安装的是试用版本，则只有系统主要功能包括两大块，常规登记（登记入库，领用登记，领用归还，送修登记，送修归还，借用登记，借用归还，报废登记）和查询功能。 如果用户安装的正式版本，则支持企业级普通用户在web端申请资产，部门领导审批，再到IT管理员到资产管理系
2、统后台进行处理功能，同时包含费用报销功能，试用版本只有常规登记和查询功能登记功能包括：登记入库，领用登记，领用归还，送修登记，送修归还，借用登记，借用归还，报废登记等功能。查询功能主要包括：当前资产状态查询，登记入库查询，领用查询，领用归还查询，送修查询，送修归还查询，借用查询，借用归还查询，报废查询，资产日志查询，用户日志查询。以下是以正式版本作为介绍，如果用户安装的试用版本，则可能相关功能可能不支持。2. 预期读者本文的主要面向想熟悉和了解本系统的用户。3. 系统登录安装完毕后，启动程序。出现以下登录界面。注意，系统是支持自动更新的，即如果系统有更新的话，用户在启动程序的时候会自动更新最新
3、版本。以下是登录界面:输入用户工号和密码后点登录即可登录到系统, 首次安装后，密码为空程序主界面, 如果用户安装的是试用版本，则没有申请及派用处理采购4. 主菜单的介绍4.1 系统管理4.1.1 修改密码系统会显示当前用户的ID，修改密码时需要输入原密码，如果原来的密码不记得，需要找OA同事帮忙密码初始化一下。如果是新来同时，也需要找OA组同事帮忙开通用户 4.2 通用资料4.2.1 供应商信息资产的供应商信息。供应商信息包括供应商名称，联系人，联系联系地址，传真，备注等信息.用户点新增按钮，可以新增供应商，如果需要修改供应商，则需先选择列表中的某个供应商，然后点修改。则可以对某个供应商进行修
4、改。如果要删除某个供应商，则需要先选择某个供应商，然后点删除按钮。严重提醒：如果要修改或者删除某条供应商的信息，请先确认该供应商信息是否已经被用，即在资产登记的时候，已经被选择了该供应商。如果存在则可能会造成系统的出错。4.2.2 字典信息。字典是指资产的类别信息。字典信息在系统里面是分为两级结构。第一级字典类别。字典类别可以理解为一个大类的总称。如 “办公设备-办公用电脑设备”是指办公电脑相关的大类。该类下面可能包括电脑主机，LCD显示器，或者CRT显示器等具体的类型。第二级就是指大类下的具体某个资产类别。如电脑主机就属于第二级别。如果要登记某个资产，则需要首先知道该资产是属于某个大类，然后
5、在该大类下面找是否存在与要登记的资产相匹配的具体类型。第一级 ：字典类别。如果要修改或者要新增新的大类。则先要选择左边列里面的字典类别，在右边的列表框中会显示当前系统中已经存在的大类定义。比如要修改“办公设备-办公用电脑设备” 这个大类，则先选择左边的字典类别，在右边会找到“办公设备-办公用电脑设备”，点上面的修改按钮。则可以修改。严重提醒：建议不要随意修改第一目录。如果确定在系统中该大类下面如果没有具体的资产类别的话，则可以修改，如果存在则建议不要修改。这样可能造成不可预知的后果. 第二级：具体的资产类别。用户点左边的某个大类，则可以看到该大类下的具体资产类别了。如下图，“办公设备-办公用电
6、脑设备”大类下面就有电脑主机,LCD显示器等类别。如果要修改里面的电脑主机这个类别，则先选择电脑主机，然后点修改按钮进行修改。 严重提醒：如果在系统里面要修改某具体的类型，先确认是否存在该类型的具体资产已经做了登记。如果已经有该类型的资产做了登记。如果修改了这个类型，那么系统会出现不可预知的错误。 4.2.3 部门信息现在系统里面存在的部门信息是基于财务部的部门组织架构。由于涉及到与财务部的组织架构相匹配，暂时不提供修改及删除功能给用户.只能对部门架构进行查询。如果要修改某个部门信息或者要要修改某个部门下的主任或者经理信息，需要软件组修改。4.2.4 用户信息查询 用户信息查询提供了查询公司员
7、工信息，包括员工的ID，所在部门等信息。该信息是基于考勤系统。暂时也不提供修改等功能.4.3 管理及查询5.3.1 资产管理概述： 资产管理页面提供了查询功能和登记功能，查询功能主要是针对当前系统里面的所有资产进行查询(提醒：对于查询列表中的资产可以双击查询该资产的配件详细信息)。可以按照资产状态查询，如处于登记入库状态资产查询，处于领用状态的资产查询等查询。登记功能包括以下功能： 登记功能介绍： 1. 资产的登记入库。资产从外面采购回来后，需要登记入库。录入保修期，供应商，价格等信息。2. 资产的领用登记：处于在库状态下的资产可以被领用。3. 领用归还：用户因为某种原因，如主机升级原因，需要
8、将已经领用的资产归还给IT部。则需要进行领用归还的登记。4. 借用登记：借用登记与领用登记很类似，唯一的区别是：借用登记是对资产进行短时间的借用，而领用登记是长时间的占用。5. 借用归还：借用归还与领用归还的操作一样。是将借用的资产归还给IT部。6. 维修登记：如果处于在库状态的资产需要送修处理。则需要进行维修登记。注意：如果用户已经领用资产，在使用的过程中发现资产出现故障，不能使用，则需要打通知IT同事进行检查。如果IT同事确认是硬件的问题，则首先要在web端进行维修登记，部门领导审批后，IT部先进行领用归还的操作。归还后，如果需要马上送修，则需要进行送修登记。送修后的资产不能领用操作。7.
9、 维修归还：对于已经送修的资产，如果已经修好，则需要进行维修归还的登记。送修归还的资产可以用来被领用。8. 报废登记功能：对于那些没有使用价值的资产，可以进行报废登记。注意，报废登记只针对与处于在库状态下的资产。如用户领用的资产，不能进行报废登记。以下是对查询的截图：5.3.1.1 资产登记概述：资产登记是对购买后的资产进行登记入库，资产类型包括设备、配件、耗材设备是指可以维修的资产，如电脑主机，等。设备有可能存在只配件，如电脑主机可能存在cpu, 主版，硬盘，显卡等配件信息。配件是指属于某个设备的配件，如主机里面的CPU就属于一个配件。耗材是指不可以维修的一次性资产，领用后不需要再归还。如光
10、盘等。 字典类型：是指属于哪个大类。用来将具有共同属性的资产归为一个大类。如办公用电脑，该字典类型下面可能存在电脑主机，CRT显示器等资产, 用户如果发现要登记入库的资产的字典类型在系统中不存在，则用户可以点击右边的添加按钮，可以新增需要的字典类型, 如上图选择了(办公设备-办公用电脑设备)资产名称：某字典类型下的具体资产类型，如电脑主机。用户选择了字典类型后，系统会自动列出选择的字典类型下的资产名称。如果用户发现需要新增的某个资产名称不在当前字典类型下面，则可以点击右边的新增按钮，可以新增某个具体的资产名称。如上图用户选择了电脑主机型号:资产所属的型号，如电脑主机下面可能存在多个型号 .如果
11、发现新增的某个型号在系统中不存在，则可以点右边的新增按钮，新增新的型号.数量: 表示需要登记的数量。如上图如果输入2，表示要登记入库的电脑主机为2台。添加子配件：如果当前新增的是设备，并且该设备存在配件。则需要将该子配件的信息也登记进来。如：当前登记的是电脑主机，并且主机存在存和硬盘信息等配件信息，为了登记该配件信息，在输入主机信息后，需要点增加配件信息按钮，弹出的子配件与父窗体页面很类似。只是资产类型不可用，因为当前新增的是设备的孩子，即配件信息。所以系统默认的是配件信息.输入信息后，用户输入存信息后点确定则会放回新增设备的页面，并且在当前资产拥有的配件信息列表里面有新增的配件信息，如果还需
12、要新增主机的硬盘信息，继续点新增配件按钮，在弹出的页面里面输入硬盘信息。下面就以登记10台电脑主机为例子，介绍如何做登记入库的操作(假如10台电脑主机都是同一型号的dell品牌机，存为DDR1G ，硬盘为250G)1: 登录系统-管理及查询-资产管理2：点登记入库3：在登记入库页面里面输入电脑主机信息4： 录入完主机基本信息后，添加存信息。 点添加子配件, 在弹出的窗体里面，选择存所属的字典类型为 办公配件-办公用电脑设备配件，在资产名称下拉框中选择存，型号选择DDR-1G输入购买日期和保修期。如下图：5： 录入信息后，用户点确定。系统就会返回电脑主机录入的页面。这时候，在当前主机的配件列表中
13、新增了刚才添加的存信息。如下图:6：新增完存后，继续点添加子配件按钮，在弹出的窗体里面录入硬盘信息。如下图7：添加完硬盘信息后，点确定，系统会返回新增主机信息的页面。在包含的子配件信息表里面包含了上一步新增的硬盘信息。如下图：如果用户还需要添加其他的配件信息，则继续点添加子配件按钮，如果添加完了所有需要新增的子配件信息后，点确定按钮，就完成了主机登记入库的操作。8：为了验证刚才录入的信息是否已经登记入库，则可以到资产管理页面进行查询, 查询的条件里面选择登记入库，字典类型里面选择办公设备-办公用电脑设备，资产名称选择电脑主机。如下图5.3.1.2 领用登记概述: 资产登记入库后，就可以将资产分
14、派给其他同事，分派前需要进行领用登记。如何打开领用归还页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-点领用登记按钮以下是操作界面. 操作步骤：领用登记的领用人可以是用户也可以是部门。如果是部门，则领用的资产属于部门共用资产，如果领用人是用户，则资产的责任为该用户。下面分别以普通用户和部门用户对资产领用登记.普通用户领用的操作步骤：1：输入基本信息：输入领用人的工号，如果只知道该用户的，不知道用户的工号，则可以点系统主菜单通用资料-用户信息查询。输入用户就可以查询到用户的工号及部门信息. 在领用登记页面，输入用户的工号，系统会自动带出用户的。其中，红色字体为必填信息。输入领用人工号，负责人
15、工号，负责所属部门信息。2： 选择要领用的资产。在字典类型里面输入要领用的字典类型，在资产名称里面选择需要要领用的资产名称，点击查询，系统会列出属于库存状态的资产。当前库存资产列表中的数据表示可以用来领用的资产数据，选择需要领用资产，并且点击右边的添加按钮，如果点击新增对应的资产是配件，系统会弹出一个提示窗体：“当前该用户存在设备，是否需要将该配件添加到设备中”。系统弹出这个提示意思是：当前新增的配件，并且当前负责人已经存在设备信息。那么当前新增的配件是否要与已经存在的设备建立关系。比如说：用户三以前领用了一台主机，由于存太小了，需要加一根存。用户在做领用登记时点击的是存这个配件，系统就会弹出
16、这个提示，问是否需要将该配件添加到这个设备上面，让该存属于该主机。 如果用户选择yes, 则该配件就会添加到该设备上，如果当前负责人存在多个设备，系统会弹出一个选择设备的对话框，因为系统不知道用户需要将该配件与哪个设备建立关系，就如同用户有两个主机，系统不知道当前申请的存是添加到哪个主机下面，以下是弹出让用户选择的界面。注意，选择设备的窗体里面，用户只能选择一个设备，因为一个配件不可能同时供两个设备使用，如申请的存，只可能插在一台主机里面，不可能分开给两个主机使用。添加完要申请的资产后，用户还可以继续选择其他要申请的资产，如果用户要将当前列出的资产全部选择，并且数据量很大，用户可以点击“全选”
17、按钮，系统会将所有待选择的资产全部添加到已选择的列表里面,以下是领用登记页面截图：部门共用资产申请：部门共用资产申请与个人资产申请的唯一区别是领用人工号输入时是部门名称。如果不清楚部门的具体名称，可以点击负责人所属部门录入的边上的“选择” 按钮，系统会弹出所有的部门，用户可以记下部门名称，在领用人工号里面输入刚才看到的部门名称，录入完后，离开光标，系统会自动填写栏目里面的部门名称。其他操作与个人申请基本一样。可以参考个人申请的容描述,以下是共用部门申请截图5.3.1.3 领用归还概述：如果用户离职或者其他原因，需要归还资产，则需要做领用归还的登记。领用归还是将负责人的资产归还进行入库, 领用归
18、还后的资产的状态就属于入库的状态了。在我们的系统里面，领用归还，借用归还，维修归还等都是属于入库。入库后的资产就可以为其他同事领用（注意：如果归还的是设备中的配件，不是归还整个设备，那么该配件还需要删除与设备的关系才可以领用，删除关系后才可以领用）。注意：领用归还是不需要走web流程的。如何打开领用归还页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-点领用归还按钮以下是领用归还的登记界面领用归还的操作步骤：1：输入要归还资产负责人的基本信息: 包括负责人的工号，选择负责人所属的部门，及当前归还的时间, 备注信息.2: 选择需要归还的资产： 输入完基本信息后，点“查询此工号用户领用的资产”按
19、钮，系统会显示该用户所领用的资产信息, 在列表中，点右边的“添加”按钮，则该资产信息就会添加到下面的已选择归还列表里面。如果用户只是想将某个设备下的配件进行归还，则先选择要归还配件的设备，然后点右边的添加按钮，系统会提示当前用户是否只归还一部分配件信息：如图：如果想只是归还给设备下的某个配件信息则点击“Yes”，系统会列出当前设备下面所有的配件，用户选择需要归还的配件。如下图。点确定，则系统会把要归还的配件信息显示在下面的已选择归还资产列表里面。3: 点确定保存所要归还的资产信息。注意：如果归还的只是设备里面的某个配件信息，还需要做删除关系，才可以将被领用。因为配件虽然做了归还的操作，但是该配
20、件与设备的关系还是存在关系。做了删除关系的配件，则该配件就是属于单独的配件，不属于任何设备。可以用来领用了。5.3.1.4 删除关系概述: 删除关系是指将设备与配件脱离关系。注意，删除关系不会删除资产的负责人，即负责人是不会变的。如何打开删除关系页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单2: 找到需要删除关系的设备。如下图：3：点击删除关系按钮，系统会弹出删除关系页面：选择需要删除关系的配件。点确定，系统就会把配件与设备之间的关系删除。5.3.1.5 添加关系概述: 添加关系是指将设备与配件建立关系。即让某个配件属于某个设备，如为电脑主机添加存。注意：添加关系时，设备与配件的负责人必须
21、要相同。如果不相同，系统是允许添加的。如果设备与配件都是属于在库存状态，则不需要负责人相同.如何打开删除关系页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单2: 找到需要添加关系的设备。3：点添加关系按钮。如图：系统会列出当前可以添加到设备的配件列表。选择需要添加关系的配件，然后点确定按钮，则该配件和设备就建立了关系。5.3.1.6 送修登记概述: 送修登记是对用户归还的有故障的资产进行送修登记。送修登记不需要走web流程。也不需要走审批流程。做了送修登记的资产的状态为送修状态，相当于已经出库了，所以不能针对该资产进行领用操作。如果某个用户的资产需要进行送修登记，则首先需要将资产进行领用归还
22、，归还了才可以对资产进行送修登记。因为只有在库存状态下的资产才可以送修登记，所有需要先归还资产如何打开领用归还页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-点送修登记以下是送修登记的界面送修登记的操作步骤：1：输入要送修资产负责人信息: 注意负责人的资产在送修前，必须先要将资产做领用归还处理。否则负责人领用的资产是不可以送修的。2：录入送修登记的其他信息，如送修时间，如果需要提醒，则录入相关信息。 3: 选择需要送修的资产： 输入完基本信息后，点“查询负责人归还的资产”按钮，系统会显示该用户所已经归还的资产信息, 在列表中，点右边的“添加”按钮，则该资产信息就会添加到下面的已选择维修的列
23、表里面。如果送修的资产是设备中的某个配件，则选择该设备，然后点确定，系统会弹出提示信息：是否只送修设备中的某个配件，如下图：如果只送修某一个配件的话，点yes，系统会弹出该设备下的配件信息，用户选择需要送修的某个配件。如下图：点确定，则系统会将该配件显示在已选择要要维修资产。如果用户需要将整个设备进行送修，则在弹出是否只维修部分配件信息的页面里面选择no ,则系统会将整个设备进行送修。这里的逻辑与领用归还很类似。3: 点确定保存所要维修的资产信息。5.3.1.7 修好入库概述: 修好入库登记是对已经修完的资产进行登记入库，这里并不完全是修好的入库，也可以包括没有修好的做入库。修好入库也是不需要
24、走web流程。也不需要走审批流程，直接在后台系统里面做登记就可以了。对于做了维修好入库登记的资产的状态属于入库，该资产又可以被领用了。如何打开修好入库页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-点修好入库按钮修好入库的操作步骤：1：基本信息栏里面不需要手动输入负责人信息。只需要输入时间，维修结果，备注信息。2：点查询处于维修状态的资产.系统会查询当前处于维修状态的资产。3: 选择处于维修状态的资产列表中的某条数据，系统会自动将负责人信息更新到上面的基本信息中去。如下图：选择需要登记的资产，点右边的添加按钮，系统会把处于维修状态的资产添加到下面的已选择列表中，如果是设备，并且存在配件，点
25、添加按钮，系统会弹出提示，该资产存在多个配件，是否只维修好部分配件。如下图：如果点击“yes”,系统会弹出选择配件的对话框。这里的逻辑与上面的领用归还的逻辑很类似。4：点确定后，资产就做了维修好入库的登记了。该资产就可以被领用等操作了5.3.1.8 借用登记借用登记的操作和逻辑与领用登记的操作和逻辑都是一样的。可以参考领用登记的章节。5.3.1.9 借用归还借用归还的操作和逻辑与领用归还的操作和逻辑都是一样的。可以参考领用归还的章节。5.3.1.10 报废登记概述: 报废登记是对已经入库的资产进行报废（入库包括：登记入库，领用归还，借用归还。注意，如果归还的是配件则还需要删除与设备的关系，才可
26、以报废）。报废登记也是不需要走web流程。也不需要走审批流程，直接在后台系统里面做登记就可以了。对于做报废登记的资产不可以被领用了。如何打开报废登记页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-报废登记按钮报废登记的操作步骤：1：基本信息栏里面输入申请工号，信息，报废原因，时间，备注等信息。2：如果报废有审批的附件，则需要上传附件信息。3：选择需要报废的资产。点查询按钮，系统会将处于在库状态的资产显示出来。用户选择需要报废的资产，点添加，系统会把选择的资产添加到已选择的列表里面。注意：处于领用状态的，维修状态，借用状态的资产不可以进行报废，因为这些资产不是属于在库状态。如果要报废不属于在
27、库状态的资产需要将资产入库才可以进行报废。3: 选择处于维修状态的资产列表中的某条数据，系统会自动将负责人信息更新到上面的基本信息中去。如下图：5.3.2 操作查询 概述： 操作查询是对资产的操作登记查询。包括登记入库查询，领用登记查询，领用归还查询，维修登记查询，维修归还查询，借用登记查询，借用归还查询，报废登记查询。5.3.2.1 登记入库查询概述：登记入库查询是对资产登记入库日志的查询。如何打开登记入库页面:1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-登记入库查询操作步骤：1：输入查询条件。点击查询按钮5.3.2.2 领用查询概述：领用查询是对资产做领用登记日志的查询。如
28、何打开领用查询页面：1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-领用查询5.3.2.3 领用归还查询概述：领用归还查询是对资产做领用归还日志的查询如何打开领用归还查询页面：1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-领用归还查询5.3.2.4 维修登记查询概述：维修登记查询是对资产进行维修登记日志的查询如何打开维修登记查询页面：1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-维修登记查询5.3.2.5 维修好归还查询概述：维修归还查询是对维修归还登记日志查询。如何打开维修1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-维修好入库查询5.3
29、.2.6 借用登记查询 概述：借用登记查询是对资产借用登记日志查询。如何打开页面1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-借用登记查询5.3.2.7 借用归还登记查询概述： 借用归还登记查询是对资产借用登记日志查询。如何打开页面：1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-操作查询菜单-借用归还登记查询5.3.3 日志 查询概述： 日志查询包括两个部分：资产日志查询和用户日志查询。5.3.3.1 资产日志查询 概述： 资产日志查询是查询资产的生命周期。会列出某个资产从登记入库到现在所有的日志，包括登记入库，领用，领用归还等信息。如何打开页面：1: 登录系统-领用与查询菜单-
30、资产管理菜单-日志查询-资产日志查询菜单5.3.3.2 用户日志查询 概述：用日志查询是查询某个负责人从入职到现在，对所有资产的信息。包括领用资产，领用归还等信息。如何打开页面：1: 登录系统-领用与查询菜单-资产管理菜单-日志查询-用户日志查询菜单以下容只有是正式版本才有的功能。5.3.4 费用报销费用报销用来管理公司IT资产费用报销项。5.3.4.1 费用报销管理概述： 费用报销功能主要是为IT平台组，报销登记和查询功能。一个报销单可以包含多个报销项。如下截图如何打开页面： 登录系统-领用与查询菜单-费用报销-费用报销管理菜单在该页面中，用户可以查询报销信息。注意，在列表中，显示时是以报销项为单位显示。如果该报销项是资产购买或者资产维修的项，则可以查看具体的资产。5.3.4.1
