1、应收账款管理案例应收账款管理案例案例三应收账款管理案例一、教学目的通过国际货运天津飞力代理有限公司运费的管理案例分析，深入理解应收账款的意义, 熟悉应收账款内部控制制度，掌握应收账款信用政策的内容融和决策原理。二、案例资料国际货运天津飞力代理有限公司运费的管理天津飞力国际货运代理有限公司是在天津口岸建立的以经营国际货运代理为主业的国有 大型专业化公司，是国家对外贸易经济合作部正式批准的国家级货运代理企业。公司实力雄 厚，经营业绩优秀。截止到2001年底，公司拥有资产73 182万元，场站和库房面积36万平 方米，各类集卡运输车200余部，其中进口车型白余部，总运力达 5 937吨。2001年度
2、公司 主营业务收入净额18 920万元，比上一年增长11%，营业利润1 102万元，比上一年增长61 %,两项指标连续保持了强劲的增长势头。企业的生命在于不断的发展，公司的资产得到很高效率的应用，成为企业赢利的根本保 障。2001年度公司资产周转率为87%。公司经营的特点决定公司资产中很大部分是应收运 费，因此，运费管理一直是公司一项非常重要的工作，运费回收的好坏直接影响到企业的经 济效益。为了加强运费管理工作，规范各业务步骤，确保做到从业务单证流转开始到财务收 回运费等各个环节规范化、制度化，层层都有保证运费回收的措施，堵住运费回收的漏洞， 保证运费“核算正确，收取及时”，提高运费回收率。为
3、此，公司特制定运费管理办法如下：（一） 运费管理的原则（1）揽货、运输都是为了收取运费，实现企业效益，只有收到运费才能有经济效益。为此，对没有把握收到运费的货坚决不承揽、不运输。 （2）确立“谁揽货、谁经营，谁承担运费 收取的最终责任”的原则，确保运费收取责任落实到人。（3）认真贯彻“见款放单，见款放货” 的原则，同时建立客户信用等级制度，与有关单位合作，执行多种灵活、安全的收付制度，达到既多揽货，乂安全收回运费的目的。 （4）明确各职责分工，严格工作程序，建立揽货 （运输）、审核、收费、催收、考核的工作流程，规范运费单证操作，统一运费资料统计口径，实 行运费回收目标管理，建立运费收取跟踪制度
4、，将运费回收率与各部门、个人经济效益挂钩， 定期检查，分析运费回收情况和存在的问题，以达到及时地、完整地收取运费的目的。（二） 运费管理体制及部门职责分工1.运费管理体制运费的日常管理主要由财务部负责。业务、市场、商务等部门大力协作，在坚持“谁揽 货，谁催收”的原则基础上，建立以财务部门运费管理及催收为主，业务、市场部门与财务 部门共同催收的两级运收催收体制。即财务部作为运费管理的职能部门，首先负责结算及催 收，尤其是对一些协议付费货主及见款放单货主，其运费结算及催收由财务部负责。在催收 过程中有困难，或催收不便，或无法催收时则由业务及市场等与货主接触较多的部门协助催 收。而两级催收体制的含义
5、是财务部门为一级催收部门，业务及市场揽货人员为第二级催收 部门，即一方面财务可直接向货主催收，若能催收上来，则不需要业务部门及市场揽货人员 再去催收；另一方面，对催收有一定难度的货主，财务部门可按照“谁揽货，谁催收”的原 则，向业务部门及市场揽货人员催收，这种运费催收体制既能保证运费最大限度地及时收回， 乂能进一步提高运费催收工作效率，将催收成本降低到最低限度。2.各部门运费管理职责运费管理及催收工作是企业管理工作的重中之重，是一个系统工程，需要各有关部门团 结协作，共同努力，明确内部职责分工，严格规范工作程序，建立揽货、计价、制单、开票、 收款、付款、催收、统计及分析考核等各项环节科学合理的
6、工作流程，明确各环节的权限与职责才能保证这项工作的圆满完成，实现预期目标。(1)企业负责人的职责。企业负责人(或法人代表)对企业运费管理工作负有领导责任，行 使以下职权：制定有关运费管理及催收的政策和内部管理制度办法。确定运费管理机构 的设置和运费管理负责人的聘用。确定运费管理及催收的原则。指导并协调运费管理及 催收的各项工作。(2)进出口业务部门职责。了解、掌握公司颁布的基本运价及各类运费的计算。积极 协助催收运费。在签订各类委托合同时，除订立运价条款外，还必须明确付费方式，付费 期限及超期处理办法，为运费收取明确相关的法律依据。为了得到客户对运费支付的有效 确认，揽货业务员必须按规定准确、
7、完整地填写运费确认单。对于使用电子定舱系统的 单位，可用其他具有同等效用的单证和方法替代运费确认单。当发现运费有误时，应 及时按规定填写运费更正单，经部门经理批准后及时传递给财务部门。制作单船运 费汇总表。(3)市场部职责。收集、整理有关运价资料，包括最新对外报价、特价书、包十协议等。 根据市场状况及经营策略，制定本公司的运价表。负责与客户签订委托代理协议书，按照 公司有关规定确定运费金额、付费方 式和付费期限等条款。负责客户信用状况的调查、了 解，并将调查结果及时反馈给业务及财务部门。协助财务部门催收运费。(4)财务部门职责。 按照会计制度规定，及时、准确做好运费核算工作，按时核销应 收账款
8、，对未达账项及时与揽货业务人员联系，查活原因，及时处理。认真组织并协调好 运费的管理、结算及催收工作。定期编制运费对账单，与客户对账，督促客户及时付费。及时提供运费回收及欠费情况的详细资料和总结报告。负责运费管理及催收的考核工作。(5)商务部门职责。审核单船运费汇总表、舱单运费活单等有关明细资料。 审核对外付费的各类单证的真实性、准确性、合理性，签署对外付费指令。(6)法律诉讼部门职责。根据领导要求，对于欠费不付，拖欠严重的客户及时组织材料， 相关部门向司 法部门提出诉讼请求，并密切关注案件发展情况，将诉讼结果及时通知相关部 门。(7)监督部门。监督、审查各项运费管理制度的合法性及有效性。监督
9、、审查运费管 理过程中各项内部控制制度的执行情况，并以书面形式反 馈给公司领导。监督各级领导及 有关人员在放单和催收过程中的不合理签字，对发生的各类舞弊行为及时以书面形式汇报公 司领导。负责运费管理及催收过程中客户的各项投诉，及时整理，迅速反馈，并监督 被投 诉单位改正措施的落实情况。(3)运费单证的管理从接受货主委托开始就产生了运费管理工作，因此运费单证管理的好坏，直接影响到运 费收取工作的整个过程，而运费的产生直接源于运价。各单位既要加强运 价管理，乂要对运费管理岗位明确分工，同时还要大家相互配合，积极协作，共同对运费的安全及时回收负责。1.运价管理运费的产生直接源于运价，运价管理是运费单
10、证制作、运费正确审核、运费及 时收取的 基础和保证，因此，各单位要确实加强运价的管理，明确运价的各级管理权限，保证运价的 可执行性、适度的灵活性、有效性。(1)公司的运价管理部门将船公司下发的运价和有关单位的收费标准，结合市场情况和营 销政策，制作出本公司的运价本，下发给有关业务部门及客户，以便 对外报价及委托运输。同时，将协议运价和特价申请通知交有关业务部门供制作运费单证之用，并将上述运价本、 协议运价、特价申请送商务部、财务部、网点管理部门，以便审核运费、收取运费、下发网 点使用。每当有新增运价或调整运价，运价管理部门应在接到通知的当天制作完成更正 贞，更正贞应包括运价名称、价格、运价条款
11、、适用范围、有效期等内容，并将更正贞按上述程序通 知有关部门，以便做到运价的及时性、有效性。对执行协议运价的客户，运价管理部门应有专人对协议客户进行跟踪，一旦发现不履行 协议内容的，及时通知有关部门，取消其享受的协议运价，执行运价本报价；与客户签订新 的协议运价时，应结合客户资信、货量、舱位、运价权限等实际情况签订协议运价，并按上 述程序通知有关部门；协议到期前，运价管理部门及时通知有关部门，以便到期时执行新的 运价。每当有申请特价的客户，应由运价管理部门向船公司书面申请，得到船公司的书面确认 后，将特价申请通知按上述程序通知有关部门。(2)各部门、网点的业务人员应熟悉运价本中的各种费率及运输
12、条款，严格按运价本规定 的费率对外报价。如有客户要求协议运价或特价，应由运价管理部门根据客户情况签订协议 运价，或向有关单位申请特价。业务部门只有在收到运价管理部门的协议运价或特价申请批 准书后，才能执行上述运价。(3)有关运费单证制作人员应严格按运价本、协议运价和特价通知来制作运费单证，没有 协议运价或特价通知的，一律按运价本制作运费单证。对运费单证的更改，一定要有运价部 门的书面运价更改单后才能修改。(4)商务部门、财务部门应严格按运价本、协议运价和特价通知进行审核和 收取运费。对不松规定运价执行的，做到审核不通过，不盖提单放行意。2.运费单证的管理运费单证贯穿着运费发生到运费收取的整个过
13、程，只有规范运费单证操作的各个环节， 才能有效确保运费及时、完整的收取。(1)运费单证的流转程序。业务接单员认真审核客户的书面委托，审核内容主要有：船名、航次、目的港、货名、箱量(件数)、箱型(尺码)、运费支付方式等，审核完毕后，决定是 否订舱。接受客户委托后，业务计费员根据编写委托号，审核该客户的类型，计算出 应收 海运费、陆上包十费、应付承运人海运费、应付佣金及应付各相关费用、费率、计费量等， 填写运费台账或直接输入计算机。在船舶开航当天，业务计费员审核委托运量与实际运量， 并跟踪运量差错结 果，同时计算出所有海运费及人民币包十费，分别打印出海运费账单和包 十费账单，交商务部门签收、审核。
14、商务部门根据各项收费标准，结合运费舱单，在 3个 工作日内，分别审核完毕海运费和人民币费用账单， 如审核时发现错误，及时退回有关部门， 查找错误原因，重新更正账单，直至审核无误后，交财务部门签收。当发生运费更改时， 只有收到运价管理部门的书面更改单后才能更改，并及时开出更改后的差额账单，并对每一 份账单附上运费调整活单，交商务部门签收、审核后，由商务部门交财务部门签收。(2)提单的发放。作为物权凭证的提单，特别是运费预付提单，一旦签发，将无法控制客 户付费。把握好提单的签发，是控制客户付费的有利手段。各单位一定要严格执行“见款放 单，见款放货”的原则。同时在激烈的市场竞争中，适当运用灵活、安全
15、的付费政策，是“见 款放单，见款放货”政策的必要补充。签发提单的部门必须凭财务部在客户“场站收据” 或其他提单领取凭证上加盖的“提单放行意”或其他表明可放提单的财务意，提单才可签发，否则无权签发。对协议客户，财务部根据与公司有“运费结算协议”的客户名单，有 权加盖“提单放行意”或其他表明可放提单的财务章。对虽然签有协议结算的客户，但在实 际结算过程中，违反结算协议规定的，付款信誉不好的或被列入“扣发提单客户”名单中的 客户，财务有权不盖“提单放行意”或其他表明可放提单的财务章。非协议客户，坚决执 行“见款放单，见款放货”制度，必须凭银行汇票、转账支票或现金等各种结算形式支付运 费后，财务部才可
16、加盖“提单放行意”或其他表明可放提单的财务章。以预付备用金抵扣 运费的客户，财务要建立“客户备用金台账”，如客户备用金足以抵扣应付运费，则可加盖“提单放行意”或其他表明可放提单的财务意；反之，则不能加盖“提单放行意”或其他表 明可放提单的财务意。并通知客户补充备用金，以保证运费全部回收。对执行其他付款方 式的客户，必须有保证运费回收的具体措施，以及一旦客户不遵守时的保全措施。同时，有 关部门要经常跟踪客户的付费情况，发现问题，及时采取措施。(4)运费核算的管理1.接受并收集原始单据财务部门在运费核算之前，首先应收集所有的原始单据，并办理相应的签收手续，具体 内容如下：(1)开船后5日内，进出口
17、业务部门或市场揽货人员在接受货主进出口委托时将经货主签字的运费确认单交财务部运费结算科应收账款核算员，此单所记载的货物应是 已正常上船。(2)开船后5日内，出口业务部门将海运费单船汇总表交应收账款核算员。(3)开船后5日内，商务部门应将审核无误的舱单运费活单交财务部运费结算科应收账款 核算员。(4)开船当日，业务操作部门应将结制完毕的提单交财务部收费人员。 (5)开船后5日内，商务部门应将审核无误的出口人民币包十费结算汇总表交财务部运费结算科应 收账款核算员。2.原始单据的审核财务部门应收账款核算员应对收到的各种原始单据进行完整细致的审核，其中需重点审 核的内容如下：(1)运费确认单上各客户、
18、每票货应收海运费、应收各类包十费、退佣比 例、退佣金额应与海运费单船汇总表中对应的内容及金额相符。 (2)舱单运费活单中应付船公司的海运费、佣金比例、退佣金额以及 FOB货到付运费退佣金额与海运费单船汇总表中对应的内容及金额相符。(3)出口人民币包十费结算汇总单与海运费单船汇 总表中对应的内容及金额相符。(4)各种收入划分的类别是否符合明细核算及编制报表的要 求，收入计算是否准确。各类收入是否有负数，若有负数应查明原因，及时反馈给市场揽货 人员。(5)各类单据的贞数是否正确，签字手续是否完整。各类单据审核完毕后，若发现错误，请及时填写联系单，以书面形式连同原始单据退还 原递交部门，改正后再交回
19、。若审核无误，即可填制会计凭证。3.应收应付账款的挂账财务部应收账款核算员根据审核无误的原始单据，即可填制会计凭证，填制记账凭证的 方式有两种。(1)利用电脑数据直接转账应收账款核算员在签收单船运费汇总表后，将出口部门电脑中的运费数据进行结转， 然后将已结转的运费数据拷贝至财务部电脑中，成为财务部运费结算资料。应收账款核算员 根据运费数据，在电脑中制作凭证，形成应收账款、应付账款、出口差价收入及出口佣金收 入等。(2)利用手工直接录入根据海运费单船汇总表、出口人民币包十费结算汇总单，在制作凭证时逐笔录 入应收账款、应付账款、出口差价收入及出口佣金收入。(3 )复核凭证应收账款核算员将打印后的凭
20、证交凭证复核员，复核员审核凭证的总账科目，明细科目 选用是否正确，并复核应收应付账款下的往来单位名称、船名、航次、提单号是否准确，各 类收入(包括美元收入及人民币收入)计算是否准确。对于正确的凭证，复核员在凭证上盖章， 并同步在电脑中确认，将凭证编号在凭证签收簿上登记，交凭证管理人员签收。制单有 误的凭证，复核员在退还凭证登记簿上，记录退还的日期、差错的原因。应收账款核算 员签收后，重新制作正确的转账凭证交凭证复核员复核。4.运费的更正当发现运费有如下错误时，应按规定的程序进行更正。更正要准确及时，更正时如需要 退回原已开出的发票，可采取两种方式进行：(1)货主退回来错误的发票，交给开具发票的
21、人员，开票人员将原发票贴回原来的发票存 根处(退回的发票联数必须完整，不能缺少)，并在退回的发票所在联加盖“作废”章。然后 重新开出一张正确的发票，交给货主，并要求货主按正确的发票金额付费。货主不退回错误的发票，而开票人员重新补开一张差额发票，补足或冲减错开的金 额，补足用蓝字，冲减用红字，然后交财务人员更正账目。5.运费结算单据及入账的处理(1)运费结算单据的处理。揽货及业务人员在接受货主承运要求的同时，应与货主谈妥支 付运费的方式，具体包括：现金、支票、托收、异地汇款。财务部运费结算人员收到货主交来的现金时，应首先核查交款金额是否正确，然后再 给货主开出或在发票财务记账联上加盖“现金收讫”
22、戳记 。然后运费结算人员将现金交财务出纳员，并要求出纳在现金收款登记簿上签收，财务出纳员在收款当天按每个货主的每 笔交款填写现金缴款单。将现金送存银行，经银行办理收款后盖章，拿回现金缴款单 的回单交财务做账。另外，运费结算人员将已加盖“现金收讫”章的发票记账联 、现金收据、经货主确认的付费明细交应收账款核算员，进行相应的会计核算，填制记账凭证，原则上结 算人员不得 填制收款时的记账凭证。运费结算人员收到货主交来的支票及银行汇票时 ，应首先核查交款金额是否正确，有无少收、漏收，然后填写支票收款通知单一式两联，连 同支票一同交财务出纳人员。财务出纳人员签收后，结算人员拿回“经办人留底联”。然后 在
23、两个工作日内再到出纳人员处领取“银行进账单”回单，并在出纳人员的“银行传票登记 簿”上签字。最后，将银行回单、发票记账联、经货主确认的收款明细一同交应收账款核算 员。当采取托收方式收取运费时，运费结算人员根据托收付费协议，于开船后两个工作日 内填写运费托收委托书，连同发票正本联一起交出纳人员，并要求出纳人员在运费托收登 记簿上签收。当托收款项人账后，运费结算人员去出纳人员处领取银行托收收款通知联， 并在出纳人员的“银行传票登记簿”上签字。然后将“银行托收收款通知联”、发票记账联 及经货主确认的收费明细交应收账款核算员制单人账。当货主采用汇款的方式支付运费 时，运费结算人员应根据货主汇款单的传真
24、件去出纳人员处查询是否到账。若到账，应领取“汇款收款通知”，并在出纳人员的“银行传票登记簿”上签收。然后审核货主交费是否正 确，有无漏收、少收现象。若审核无误，将“汇款收款通知”、发票记账联、经货主确认的 收费明细一起交应收账款核算员制单人账。(2)收款人账。当运费款项人账后，应收账款核算员根据结算人员交来的银行人账单据、 发票记账联、经货主确认的收费明细等原始资料填制记账凭证，冲减货主欠费。具体应按下 列规范要求操作：必须按挂账时的明细逐笔冲减，逐笔做账不能汇总一笔人账，以便于运 费的逐笔活理及核销。原则上运费结算人员不得填制收款时的记账凭证，以贯彻相互分离 的原则，明确各自的经济责任，相互
25、监督，相互制约。填制记账凭证时，必须取得经货主 确认的收费明细，根据收费明细逐笔冲账，以便于今后与货主核对。未经货主确认不得擅自 冲账，以避免带来争议等麻烦。关于收费明细的取得方式有两种：一种是货主付费时递交或 传真过来的付费明细表，此时付费明细汇总金额应与交款金额相等。另一种是由我方运费催 收人员提供给货主的欠费明细或运费催收明细通知单等。这种收费明细必须有货主的书 面确认。严禁用货主的佣金抵冲运费。若确实需要抵冲佣金时，应要求货主以书面形式确认 每笔佣金的金额，否则暂时挂账。(3)收款凭证的复核。应收账款核算员应将填制完毕的收款记账凭证连同后附的原始凭证 一同交复核人员审核。关于复核的方式
26、有两种：一种是通过手工逐笔核对；另一种是通过计算机的特殊复核功能进行复核(此时应按规定要求设账)。各单位可根据自己的具体情况自行 确定。(5)运费的结算及催收运费的结算及催收过程是企业运费管理最重要的环节，所有运费催收人员必须坚持正确 的工作态度，积极负责的工作方法，谨慎细致的工作作风，科学有效的催收方法，认真从事 每一笔运费的催收工作。1.运费的结算关于运费的催收千作应针对不同的货主采取不同的催收方式：(1)见款放单户。对于未签订付费协议的零散货主，应坚决执行“见款放单，见款放货”的原则，运费催 收人员需凭借货主交来的现金、支票，以及异地汇款银行回单复印件，方可发放提单、发票 及其他相关单证
27、。运费预付：海运费、包十费一并结活后方可签章，并发放提单。运费到付： 包十费结活后方可签章，并发放提单。(2)备用金客户。运费催收人员应首先查询备用金结算客户名单，若届于备用金结算客户，需查询该 客户应收账款明细账上的欠费总额和备用金余额，然后将两者进行比较：卫如备用金 余额大于该客户的运费拖欠总额，则可发放提单、发票及其他相关单证。如备用金余额小于该客户的运费拖欠总额，则不能发放提单、发票及其他相关单。只能等客户补足原核定的 备用金余额时，方可发放。对于采用备用金结算的客户，运费催收人员应定期核对该客户的 备用金余额，若发现不足应尽快通知客户及时补足。同时，还应定期 (如每月)将欠费转销备用
28、金明细表交于客户， 与客户同时转销备用金，抵消其所欠运费。(3)协议付费客户。根据协议客户名单及扣发提单客户名单签章、发放提单。届于协议客户名单 列名，而且未在扣发提单客户名单上出现的客户，予以签章，并将发票 (海运费、包十费)及提单交于取单员。届于协议客户名单歹0名，但在扣发提单客户名单上出现的客户， 则不予签章，不发放提单、发票。对于协议付费客户，应于协议付费期前 15天，将该客户的欠费明细表(或对账单)交于客户，要求客户尽快对账。若发现有疑义，及时更正；若无 疑义，要求客户到期付费。若到期未见付费，则签发扣发提单客户名单交放单员开始扣 发提单，直到收回欠费金额为止才可发放提单。(4)托收
29、付费客户。企业应首先与客户签订运费托收协议书。运费催收人员应根据托收客户名单、扣 发提单客户名单签章、发放提单。于托收客户名单列名，且未在扣发提单客户名单 中出现的客户，予以发放提单，并将发票提单一并交取单人。反之，则不予放行。在托收过程中，客户若发现运费金额有误，应及时与业务操作及市场揽货人员联系，协 商解决。若需更正运费的，应由业务操作及市场揽货人员填写运费更正单，交应收账款 核算员更正。客户应于更正后3日内付齐所有运费，或将银行汇款凭证传真给运费催收人员， 否则运费催收人员应填制扣发提单客户名单交放单员扣发提单。2.运费催收(1)运费催收机构的建立。为加强运费催收力度，加速企业的资金周转
30、，最大限度地减少企业的经济损失，对于 公司所届各口岸公司、下届分公司、各地网点，要求在日常运费管理工作方面建立健全必要 的运费催收机制并成立专门的运费催收机构。各级单位应建立以公司总经理为组长的运费 催收领导小组，由部门经理及有关业务及财务人员参加，负责制定运费催收工作的方针、政 策，并监督检查运费催收工作的成效。各口岸公司、下届分公司、各地网点应成立专门的 运费催收工作小组，由业务及财务人员组成，主要任务是执行公司的运费催收工作计划，负 责日常的运费催收工作和运费管理工作，定期汇报运费催收的进展情况。(2)运费催收原则。运费催收应本着最大限度地为企业减少经济损失的基本要求，贯彻执行“谁揽货，
31、谁催 收”的基本原则，明确责任，专人催收，多种手段，力见成效。(3)运费催收措施。书面通知。对于可能拖欠运费的客户，运费催收人员应在运费回收期内以书面形式通 知其按期付费，并保留有关材料。上门催收。对超过付费期的运费，运费催收人员应立即 上门催收，并保留详细的催收记录；经多次上门催收无效的，经运费催收领导小组同意后， 可将有关材料转由法律诉讼部门进行处理。定期确认。对于已拖欠的运费，应定期组织运 费催收人员到欠费单位进行运 费确认，并要求货主提供合法的还款计划。会同直接货主向协议货代催收。各口岸公司应与协议货代协商，扩大向直接 货主收费的比例；对于欠费的货代，应向直接货主通报其欠费情况，会同直
32、接货主共同催收。扣发提单。对于已欠费 的客户，经多次催收仍未付款，此时可采取扣发提 单、核销退税单、扣货等办法督促其付费。 停止订舱。对于付费状况较差，经常拖欠运费的客户，以及长期欠费的系统 内兄弟公司间，应按照公司的有关规定催收运费，催收无效的可停止其在口岸公司的订舱权。法律追 索。对于确实催收无效的，为减少公司经济损失，应及时提出法律诉 讼。(6)运费日常管理为了保证运费结算及催收工作顺利进行，运费管理有关部门应认真做好运费的 日常管理工作，以促使欠费数字准确，催收及时有效，为领导管理部门提供分析和决策依据。1.运费的催收因运费的催收主要是向货主催收，而不同的货主在付费的信誉度上也不同。因 此，为了 加强运费催收工作，采用科学合理的
